SOP-FIN-001 应收账款管理规定

此Logo暂不放置编号SOP-FIN-001日期20171026标题应收账款管理规定1/7第一章总则第一条 为保证应收账款计算准确、及时回收、提高周转效率及减少坏账的发生，经公寓事业部财务部研究，制定此管理规定。第二条 应收账款是由客户在公司所属门店消费后，承诺在约定固定结算周期内完成支付的债权。第三条 应收账款由项目负责人统筹负责，各部门全力配合、协同工作：1. 项目销售部门对挂账资格的确认、与客人沟通联系并对应收账款的有效回收负责；2. 项目营运部门应对挂账消费合规性及挂账支持文件的完整性负责；3. 项目财务部门对挂账金额的准确性负责，并负责整理单据归档、与协议单位客户对账、寄送账单、跟进应收账款到款入账复核等工作。第二章授信资格的确认第四条 应收账款的授信权限仅限于事业部本级，由事业部财务总监及事业部营运总监共同参与控制，项目无权自行授信。第五条 在客户挂账消费前，客户应先取得授信资格。第六条 符合授信资格的客户，应满足生产经营稳定、诚信守法、无不良记录等必要条件。第七条 项目负责人应对客户资质进行初步筛查，连同拟与客户签署的《挂账协议》（模板见附件1）提交至事业部营运总监及财务总监审批。第八条 经事业部总经理批准、事业部营运总监及财务总监授权，城市发展经理可代行本规定第七条所述审批职能。第九条 自然人（个人）原则上不予授信。如自然人确实需要挂账的，项目负责人需要说明充分必要的理由，并对该个人客户的逾期未归还的应收账款承担责任。第十条 授信审批人员在审批过程中，应结合实际情况加予考虑，有权要求项目负责人提交必要的补充文件，以证明客户符合授信挂账资格。第十一条 授信审批人员对授信结果的否决有完全自由的审批权，而无需理由。第十二条 在客户挂账资格获核准后，项目应与目标客户签定《挂账协议》。项目可根据实际情况另行拟定《挂账协议》，但《挂账协议》的约定应至少包括：1. 合同双方名称、法人、代表人、地址等企业信息；2. 挂账消费的范围：（1）准予挂账的消费类型；（2）准予挂账消费的人士名单及其签名式样；（3）提交或获取房间预订信息的途径等；3. 挂账交易结算价格；4. 挂账协议期间及挂账额度；5. 账单接收方式及账单视同已接收的确认条件；6. 挂账结算方式、结算周期、开票信息；7. 项目公司收款信息；8. 协议终止条件；9. 违约赔偿责任条款（如滞纳金、加计利息等）；10. 其他必要信息。第十三条 原则上《挂账协议》应明确约定客户应于收到账单后15日内结清欠款账单。第十四条 《挂账协议》约定的有效期不得超过1年，约定的结算周期不得大于1个月。第十五条 《挂账协议》必须完整填写所有内容，不得修改、涂改，由合同双方加盖公章或合同专用章确认，其他印章一律无效。客户营业执照、开户许可证、一般纳税人资格证明、工商年检登记记录等资料应作为《挂账协议》不可分割的补充附件。第十六条 任何情况下，不得就《挂账协议》的授信期约定自动续约、自动展期条款。第十七条 《挂账协议》由合同双方盖章后生效，依据有效《挂账协议》，在约定的信贷额度内，客户可以挂账消费。第十八条 《挂账协议》的关键内容（如协议单位名称、授信额度、结算周期）需要变更的，《挂账协议》重签。第十九条 《挂账协议》的一般内容（如联系人信息、挂账人资格及签名式样、协议价格、结算银行账户信息、开票信息），项目公司及客户可以通过发出公函加以确认，公函可作为原《挂账协议》的补充协议。第二十条 《挂账协议》到期需要续签的，销售部门及项目负责人应复查原客户是否仍符合挂账资格，此前满足的信贷条件是否有发生重大改变。继续符合授信条件的，应按本规定第七条执行。第二十一条 原《挂账协议》的签立不得免除新《挂账协议》的审批程序。第三章应收账款管理第二十二条 项目财务部门应依据有效《挂账协议》在业务系统、核算系统内建立挂账账户、设定授信额度，对应收账款进行管理。第二十三条 营运部门及销售部门在接到客房预订时，需要核对确认预订信息符合挂账条件；与挂账条件不符或存在差异的，应拒绝该预订，并通过销售人员与客户沟通交涉。第二十四条 符合挂账条件的预订应当满足：1. 项目公司已与该客户签有《挂账协议》，且《挂账协议》在有效期内，客户累积未结账款未超过约定的信贷额度且不存在逾期60日未结应付款项；2. 该预订是通过《挂账协议》约定的渠道提交生成的、预订人在准予挂账的人士名单范围内、签名样式一致；3. 预订房价与《挂账协议》中约定的交易结算价格相一致。第二十五条 营运部门不得将《挂账协议》约定范围以外的消费挂入应收账款，除非得到挂账客户盖章的书面同意。第二十六条 挂账客户要求续住的，应当告知客户通过《挂账协议》指定途径重新提请预订，收到续住预订后方可挂账；否则，应要求客人就续住消费于离店时即时结账。第二十七条 客户在离店结算时必须在账单上指定位置签字，营运部门应核对其签字与《挂账协议》中的签字式样一致，如有不符应要求客户完成结账后方可离店。第二十八条 营运部门应将预订的订单金额全额挂入应收账款，预计未来直接从应收账款抵减的、不能回收的佣金部分金额不得在应收账款初始入账时剔除。第二十九条 客人离店后，营运部门应整理与挂账消费有关的资料，逐份独立完好装订，交到财务部门审核。装订的资料应依次序包括：1. 客人离店时签署的结账单；2. 客人入住时签署的入住登记表；3. 客人其他消费产生时签署的其他单据；4. 预定订单。第三十条 营运部门在为挂账客人办理入住及离店时应当核实客人挂账资格，合理保证单据齐全、要素全备。营运部门将不合资格的交易挂账，应承担追索及赔偿责任，预订生成人亦应承担连带责任。第三十一条 项目财务部门应依据《收入审核指引》的要求审核确认营运部门提交的单据文件符合规定，不满足指引规定的单据应及时退回营运部门过失人要求补全相关手续；审核无误后应妥善保存纸质文档，并在业务系统上确认有关交易无误。第三十二条 营运部门过失人因各种原因未能及时对第二十九条所述不合规定单据采取补全补救措施的给项目公司造成损失的，过失人应承担赔偿责任。第三十三条 项目财务部门应于《挂账协议》约定记账周期结束后五日内整理应收账款对账单，主动与挂账客户联系对账。对账无误后应及时向挂账客户寄送对账单及发票，请求客户付款，并于寄送后通知销售部门及时跟进。第三十四条 采用快递方式寄送账单的，应适用增值税发票专用信封，并在快递单注明内含增值税发票的字样；有条件的，可采取到付的形式确保快递妥投。第三十五条 项目财务部门未能与挂账客户顺利对账的，销售部门应即时予以协助。第三十六条 项目财务人员在收到挂账客人的汇款后，应同步录入业务系统及财务系统，并及时进行核销操作，减少应收账款于系统内的未结金额，及时恢复客户可用挂账额度。第三十七条 确认的应收账款与实际收到的款项存在差异的，项目财务人员应分析其差异的组成原因：如属于应收账款入账核算差异，应及时要求相关人员调整处理；如查实属于客人多汇款，项目公司可将多出款项转回客户，亦可抵充客户以后期间的挂账消费；如查实属于客人少汇款，应及时通知销售部门敦促客户尽快将尚欠款项结清。第三十八条 直接从应收账款中扣减的佣金，项目财务人员应对该部分金额确认为佣金成本费用，冲减应收账款，并及时就佣金成本费用向挂账客户索要增值税专用发票等有效凭据。第三十九条 项目财务部门应对业务系统和财务系统应收账款余额一致负责，事业部会计应于每月月末进行复核。第四章 催款与坏账第四十条 销售部门应在财务部门向客户发出账单后履行催款职责，对未能收款；项目负责人对应收账款的回收负责。第四十一条 销售部门应在条件允许的情况下亲自确认账单送达客户公司，并通过电话、登门拜访等方式与客户保持紧密联系沟通，敦促客户支付款项。第四十二条 催收款项的过程中应注意遵守有关法律法规，不得损害公司及客户的正当利益。第四十三条 客户未能于收到账单或视同收到账单后约定日期内未能结清账单欠款的，销售部门应与客户及时了解拖欠款项的原因，并发出催款函。第四十四条 销售部门应每月就账龄超过60天且尚未回收的应收账款分挂账客户逐一进行解释，应当解释说明：1. 尚未能回收的原因；2. 预期能回收的日期；3. 为能确保应收账款及时回收将做什么工作；4. 是否存在发生坏账可能的迹象；5. 其他需要说明的情况。解释说明应当每月报送城市发展经理、本级营运总监及财务总监批准。第四十五条 当挂账客户应收账款账龄超过60天且未回收的，应当停止该客户的所有挂账消费，《挂账协议》终止执行，客户挂账资格终止，并追究挂账客户的违约法律责任。第四十六条 客户逾信用期结清应收账款的，项目负责人及销售人员应重新核定其授信资格，重新评估客户是否继续符合授信挂账的条件，考虑是否继续执行原《挂账协议》。第四十七条 销售部门及项目负责人均应始终履行催促挂账客户尽快还款的义务，并对坏账承担责任。催促还款的手段包括但不限于：1. 发警告信；2. 发律师信；3. 提请诉讼要求强制执行；4. 其他必要的措施。发律师信、提请诉讼前应先取得商业公司法务、事业部总经理的同意；销售部门及项目负责人