高级人才寻访服务机构运营SOP指导规范

1高级人才寻访服务机构运营SOP指导规范本标准规定了高级人才寻访服务机构业务运营过程中各岗位及部门的工作步骤和配合路径。本标准适用于高级人才寻访服务机构。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T25124高级人才寻访服务规范3术语和定义下列术语、缩略语和定义适用于本标准。3.1高级人才寻访服务机构ExecutiveSearchCompany为客户提供中高级人才或关键人才寻访、推荐服务的企业或机构。3.2标准操作流程StandardOperationProcedure（SOP）SOP高级人才寻访服务机构运营核心业务的标准操作步骤和要求。3.3寻访员Researcher在高级人才寻访服务机构里主要从事各类人才的寻访和初步沟通等工作的人员。3.4顾问Consultant在高级人才寻访服务机构里主要从事各类人才寻访、深度沟通和向客户推荐合适人选等专业工作的人员。3.5经理Manager2在高级人才寻访服务机构里主要从事团队管理、客户沟通维护、关键业务的跟进、重点及难点问题的协调解决等工作的人员。4总则高级人才寻访服务应符合GB/T25124的规范要求，高级人才寻访服务机构（以下简称机构）应按照本标准第5章到第13章要求运营。5客户开发5.1业务目标设定及分解经理根据团队的业务目标，指导顾问制定个人业务目标及客户开发计划，并为顾问进行市场细分。市场细分可包括领域、行业、区域、职能等内容。顾问在经理指导下，将个人业务目标转化为客户开发计划。客户开发计划可包括需要开发客户的数量、需要开发职位的数量和层级等内容。客户开发计划应符合机构客户管理政策。5.2业务线索搜寻经理应跟进顾问客户开发过程及业务线索搜集进展，可为顾问具体开发方向的指引。顾问应列出客户开发名单，上报经理并将相关资料录入至机构系统中，成为潜在客户。潜在客户不应被开发过。顾问应找到潜在客户的联系人和联系方式，并录入机构系统。5.3业务拓展电话顾问应通过电话沟通，了解客户合作意向，挖掘客户业务需求，在机构系统中进行记录。在电话沟通结束后，应将机构的介绍材料发送至客户，并与客户保持联系，创造机会和客户见面。5.4实地拜访客户经理或顾问在客户拜访前，应确认拜访的目的、时间、地点及客户方参加人员，据此确定机构出席人员并通知客户。经理或顾问在拜访客户时，应了解客户的公司及部门的状况、潜在的需求状况、招聘渠道状况、以及对供应商的期望。经理或顾问应有侧重地介绍机构和业务情况，宜重点介绍契合客户需求的服务，可交换双方的合同条款状况。经理或顾问在拜访客户后，应进行总结并完成拜访记录，上传至机构系统。5.5商业计划书经理或顾问可撰写商业计划书并发至客户。商业计划书可包括客户方、服务方、项目背景、客户需求、解决方案、费用报价、需要的支持等内容。5.6客户开发SOP流程图客户开发可参见图1客户开发SOP流程图3经理顾问顾问寻访员寻访员客户服务部客户服务部业务目标业务目标设定业务目标分解列出客户开发名单进行业务拓展电话补充客户补充客户名单信息主动客户接洽服务跟进客户开发进展陪同顾问陪同顾问拜访客户实地拜访客户提交商业计划书图1客户开发SOP流程图6合同谈判6.1确认合作方式经理或顾问应向客户介绍合同的基本信息和合作方式，根据客户的需求建议确认合作方式。合作方式可为独家服务、长期服务、项目服务、一次性服务、预付合作、非预付合作等。6.2选择合同模板经理或顾问宜将机构标准合同模板发至客户。4经理或顾问应在客户要求使用非机构标准合同模板时，向客户索要合同模板，并提交至法务部门和上级业务负责人征集意见。法务部门应对非机构标准合同模板进行审阅，并对合同条款出具法律专业建议。建议应明确合同条款的合规程度。上级业务负责人应对合同的商务条款进行审阅，清晰给出期望值和底线，并指导经理或顾问制定合同签订规则和谈判策略。合同的商务条款可包括收费基数、费率、首期服务费、中途取消委托费用、保证期、回款周期、退款约定、归属期、禁挖期等内容。6.3条款细节谈判经理或顾问应与客户对合同条款细节进行磋商并确认。合同条款细节应符合机构合同签订规则。6.4合同修改审批经理或顾问应将合同按条款细节谈判的结果进行相应修改，并按照机构规定流程进行审批。6.5合同签署存档经理或顾问将机构审批后的合同发送至客户进行审核确认。客户确认后，经理或顾问应与客户确认合同盖章顺序、邮寄地址及联系人。双方盖章确认，完成合同签订。经理或顾问应将合同原件交由法务部门存档，电子版本的合同文档上传至机构系统。6.6合同谈判SOP流程图合同谈判可参见图2合同谈判SOP流程图5经理经理顾问顾问法务部门法务部门条款细节条款细节审批支持确认确认合作方式选择合同模板审批法务相关条款条款细节谈判磋商完成合同修改审批完成合同签署存档图2合同谈判SOP流程图7获取订单7.1获得委托订单6顾问可通过对客户合同规定合作范围内的职位进行跟进和得到客户招聘联系人主动委托两种方式获得订单。7.2首付服务费顾问应确认合同中是否对首付服务费进行了规定，对于有规定的，顾问应及时向财务部门申请首付服务费发票。经理应指导顾问完成首付服务费发票的申请。财务部门应将首付服务费发票申请与合同进行核对，核对无误后出具首付服务费的付款通知及发票，并寄至客户。7.3职位需求沟通寻访员应根据顾问要求对职位进行调研及准备对标人才样本简历并向顾问汇报。调研可包括客户公司的业务及吸引力，委托职位的职责及要求，对标人群画像及分布等内容。顾问或寻访员应邀约客户招聘联系人通过电话或见面就职位需求进行沟通、探讨及确认。顾问或寻访员可携带样本简历对需求进行对标，给予客户相应建议，并应与客户约定人选的推荐时间及数量。职位需求沟通内容可包括客户公司状况、委托职位状况、所需人才胜任要求，以及项目进展和状况等内容。7.4职位需求总结顾问或寻访员应就职位需求沟通进行总结和分析，并得到人选画像图，目标公司表，优势与挑战及搜寻策略书。7.5获取订单SOP流程图获取订单可参见图3获取订单SOP流程图7顾问顾问寻访员寻访员财务部门签核出具首付发票经理获得职位获得职位委托订单提交首付发票申请签核首付发票申请职位需求前期调研沟通及确认↓职位需求分析及共识图3获取订单SOP流程图8候选人搜寻8.1发布职位广告8寻访员可将职位需求发布在机构网站、外部招聘网站等相关社交媒体上。8.2数据库及线上搜寻寻访员应将职位的胜任要求生成关键词，并在机构数据库、外部招聘网站或社交网站搜寻符合条件的候选人以备接洽。8.3深度线下摸排顾问和寻访员应协同对目标公司进行摸排，摸排可包括获取目标公司的组织架构，胜任人才的数量、名字、岗位及电话等内容。顾问和寻访员应对数据库、线上搜寻以及线下摸排所获取的人选线索进行电话接洽，一方面，了解候选人的意向、背景和薪酬，并对其能力进行初步判断；另一方面，将职位有效地呈现给符合职位要求的候选人，提升其意向度。顾问和寻访员应通过电话接洽、微信沟通等方式，获取候选人的简历。8.4简历筛选寻访员应按照客户的职位要求对候选人简历进行筛选，将通过筛选的简历提供至顾问。顾问对候选人简历进行筛选，宜在筛选的过程中，引导和训练寻访员筛选优质候选人的能力。8.5面试筛选寻访员应协助顾问安排候选人面试。顾问应通过电话沟通或面对面沟通，对候选人的工作背景、工作经验、工作能力、文化风格等进行有效筛选。顾问在面试中，应详细了解候选人在职业上的需求，可包括对行业、雇主、角色、汇报对象、工作环境、薪酬福利等各方面的期望。并了解候选人对职位的意愿、认知和自我评估。对于背景合适但意愿偏低的候选人，应深入探讨，提升其意愿。对于背景合适但薪酬期望偏高的候选人，管理其薪酬期望，获得候选人的推荐许可。8.6测评筛选顾问应运用专业评价工具对候选人的性格倾向、管理能力、专业知识与技能、工作业绩、相对优势与劣势、离职原因、职业取向等相关要素进行评估，了解候选人与职位的匹配度。8.7技术筛选顾问应对技术岗位候选人进行必要的技术测试，筛选候选人的技术能力。8.8候选人搜寻SOP流程图候选人搜寻可参见图4候选人搜寻SOP流程图9顾问顾问寻访员 发布职位数据库搜寻公开渠道搜寻审核简历给予反馈对候选人进行面试及测评对候选人技术测试按照客户要求进行简历筛选协助安排顾问面试图4候选人搜寻SOP流程图9推荐与面试9.1撰写推荐报告顾问应为通过筛选的候选人撰写推荐报告。推荐报告可包括候选人的经验技能、核心优势、薪酬福利及顾问的推荐理由、联系方式等内容，并附上候选人的简历。9.2人选推荐顾问应将候选人推荐报告发至客户，并致电客户，详细地介绍被推荐的人选和倾听客户对人选的反馈。顾问应与客户就职位需求进行深度探讨，加深对职位需求的理解，再次进行对标及搜寻，直至客户确认面试人选。9.3客户面试安排顾问应协助客户协调候选人面试的时间、地点、时长及面试官等，并与招聘联系人及候选人同步确认面试信息。顾问宜向客户申请陪同面试。9.4面试辅导顾问在客户面试前，应搜集必要信息，对候选人进行面试辅导。辅导内容可包括客户资讯、职位由来及价值、客户对职位的期望及职位职责权限、面试官的背景信息、候选人的意愿呈现、薪酬的沟通方式、困难问题的处理以及其他必要的提醒事项等内容。9.5面试陪同顾问宜陪同候选人进行面试，深度了解客户的关注点和候选人的面试呈现。9.6面试跟进顾问应在面试结束后，先后对候选人和招聘联系人进行跟进，追踪面试结果。顾问应与候选人和招聘联系人充分沟通，协调和匹配需求，拉升意向度，促成双方达成共识。9.7面试结束顾问应根据客户反馈进行如下操作，候选人通过最终面试，面试结束；候选人未通过最终面试，顾问应搜寻、推荐候选人进行客户面试，直至候选人通过最终面试。9.8推荐与面试SOP流程图推荐与面试可参见图5推荐与面试SOP流程图顾问撰写人选撰写人选推荐报告将人选推荐给客户客户面试协调安排对候选人进行面试辅导陪同人选进行面试面试结束跟进获得反馈候选人通过终面图5推荐与面试SOP流程图10聘用洽谈10.1聘用决策顾问应在候选人通过最终面试之后，了解客户聘用意向，推动客户锁定意向聘用人选，直至做出录用决策。10.2背景调查顾问应对候选人做背景调查，并将调查结果反馈至客户，辅助客户做出录用决策。顾问应与客户确认背景调查实施方及调查问题清单，并协助客户跟候选人沟通调查流程。10.3候选人期望顾问应与候选人深入沟通，了解其对职位的认知和意向及其期望薪酬和条件，协助其分析自身、客户、职位及外部市场，管理其预期，并将候选人的期望反馈至客户。10.4聘用条件磋商顾问应与客户和候选人进行聘用条件确认前的磋商，包括管理候选人的期望及影响客户的聘用条件，直至双方达成初步共识。10.5聘用条件确认顾问应将客户在双方磋商后的聘用条件告知候选人，征询候选人意向，并协调双方进行磋商与调整，直至达成一致。顾问应记录每一次的聘用条件并经过双方书面形式确认。10.6正式书面聘用书顾问应将客户的正式书面聘用书转发至候选人，请候选人回复和确认。10.7签署聘用书顾问应将经候选人签署的聘用书发至客户，并与候选人确认入职日期。10.8聘用洽谈SOP流程图聘用洽谈可参见图6聘用洽谈SOP流程图顾问推动客户推动客户做聘用决策对意向聘用人选做背景调查充分了解候选人期望和双方磋商聘用条件磋商达成共识发送正式书面聘用书人选正式答复确认聘用图6聘用洽谈SOP流程图11入职管理11.1离职辅导顾问应为候选人提供离职前的辅导，协助其以专业精神和职业态度，友好顺利从现职位离职。11.2离职跟进顾问应持续跟进候选人的离职流程，确认离职日期、离职进度、最后工作日及入职日期等内容，并将候选人的离职流程告知客户。11.3入职跟进顾问应在候选人入职目标职位前一天，与其进行确认和提示。顾问应在候选人入职当日上午与客户联系，确认候选人是否入职。顾问应在候选人入职当日下午与候选人联系，了解候选人入职反馈。11.4质量跟踪顾问应在候选人入职后两个月内，与招聘联系人进行沟通，请其对候选人的工作表现进行评估反馈。经理应在候选人入职后三个月内，与候选人进行沟通，请其对雇主、部门及职位等做满意度反馈。经理或顾问应在候选人入职三个月后，拜访客户，请其就此职位的服务质量进行评价，并根据反馈进行调整，及时反馈调整成果。11.5试用期跟进顾问应持续跟进候选人，了解其工作状态，在候选人遇到困难和挑战时，协助其解决顾虑，在客户公司正常开展工作并取得成功。11.6入职管理SOP流程图入职管理可参见图7入职管理SOP流程图经理经理顾问给候选人给候选人提供离职辅导持续跟进离职流程候选人满意度服务质量满意度入职当日跟进客户和人选请客户反馈候选人表现试用期内持续跟进候选人图7入职管理SOP流程图12费用收取12.1付款信息确认顾问应在付款条件满足时，发送付款通知书至客户，跟客户确认付款信息，并将确认后的付款通知书发至财务部门。12.2开具发票财务部门应在付款条件满足时，根据付款通知书为客户开具发票，并与顾问确认发票信息后，根据通知书上的地址和联系人寄至客户。12.3回款跟踪财务部门应在付款到期三天之前，提醒顾问收款状态。顾问应提前提醒回款流程复杂的客户及时进行请款。顾问应跟进客户的回款状况，直至财务部门确认收到款项。12.4确认收款财务部门收到客户款项后，应更新应收款项并告知顾问。12.5客户通知顾问应向已按期付款客户发送电子邮件确认收款并感谢支持。财务部门应与经理就逾期未付款客户情况进行沟通，并向逾期未付款客户发送催款信。财务部门应将情况严重的逾期未付款客户提交机构授权负责人，机构酌情决定是否需要法务部门通过法律途径解决。法务部门应协助财务部门解决费用收取过程中的法律问题。12.6费用收取SOP流程图费用收取可参见