会议规章制度

会议规章制度

第一章总则

为确保会议的效率与效果，加强会议的组织与管理，规范会议流程，提高决策

质量和执行力，特制定以下会议管理制度。

一、会议目的

1.会议旨在加强团队沟通与协作，促进信息交流，解决工作中的实际问题，推

动公司战略目标和各项工作的落实。

2.会议应聚焦主题，注重买效，避免形式主义，确保会议质量和参会人员的投

入。

二、会议类型

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时召集的会议，如项目协调会、专题讨论会

等。

三、参会人员

1.会议主持人：负责会议的组织、主持、协调和总结，确保会议目标的实现。

2.参会人员：根据会议主题和职责分工，按时参加相关会议，积极参与讨论，

为会议决策提供支持。

3.记录人：负责会议纪要的记录、整理和分发，确保会议内容的准确性和完整

性。

四、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，如有紧急事项需离开会场，应

向主持人请假。

2.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退，如有特殊情况需提前向主持人

请假。

3.会议内容涉及公司内部信息，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露给无

关人员。

4.会议结束后，主持人应对会议成果进行总结，并对参会人员提出的工作要求

进行跟踪落实。

五、本制度的解释权归公司管理部门，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补

充。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，特制定

以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司战略目标、工作计划和实际需要，明确会议主题，

确保会议内容具有针对性和实用性。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确各议题的讨论时长和责任

人。

3.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议

程、参会人员等信息，并要求回复确认。

4.准备会议材料：根据会议主题和议程，收集、整理相关资料，为会议讨论提

供依据。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，记录人负责组织参会人员签到，确保参会人员按时

到场。

2.会议主持人开场：主持人介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目标，

宣布会议开始。

3.会议讨论：根据议程安排，依次进行各议题的讨论。参会人员应围绕议题充

分发表意见，主持人负责引导讨论方向，确保会议有序进行。

4.会议决策：针对讨论议题，主持人组织参会人员进行表决或决策，形成会议

结论。

三、会议总结

1.主持人对会议进行总结，概括会议成果，明确下一步工作计划和责任分工。

2.记录人整理会议纪要，包括会议主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结

果等。

四、会议结束

1.主持人宣布会议结束，对参会人员表示感谢。

2.记录人将会议纪要发送给主持人审核，并在规定时间内将会议纪要发送给所

有参会人员。

五、会议跟踪

1.主持人负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保工作计划落实到位。

2.参会人员应按照会议纪要中的责任分工，积极推进相关工作，并及时向主持

人反馈进展情况。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，强化工作落实，提高会议成果的转化率，特制定

以下会议纪要跟踪落实制度。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，包括会议主题、

时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等关键信息。

2.会议纪要初稿需经主持人审核确认后，于48小时内发送给所有参会人员。

3.会议纪要应准确、清晰、具体，明确责任人和完成时限，便于跟踪执行。

二、会议决策的执行与跟踪

1.主持人负责对会议决策的执行情况进行总体协调和监督。

2.各责任部门或责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并按计

划推进工作。

3.责任人应定期向主持人汇报工作进展，遇到问题及时沟通，确保决策事项按

时完成。

三、会议纪要的跟踪机制

1.建立会议纪要跟踪表，记录每项决策的执行情况，包括完成情况、未完成原

因、预计完成时间等。

2.定期召开会议纪要跟踪会，对未完成的决策事项进行分析、讨论，制定解决

方案，并明确新的完成时限。

3.主持人应定期检查会议纪要跟踪表，对执行不力的部门或个人进行督促，确

保会议决策得到有效落实。

四、会议纪要的归档与查阅

1.记录人负责将会议纪要整理归档，便于日后查阅。

2.会议纪要归档后，应设置权限，确保公司内部人员根据需要可随时查阅相关

内容。

五、激励机制

1.对会议决策执行到位、工作成效显著的部门或个人，给予表彰和奖励，激发

工作积极性。

2.对执行不力、影响工作进展的部门或个人，视情况给予相应的处罚，以强化

责任意识。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，营造良好的会议环境，特制定

以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议申请人提前向行政部门或指定管理人员提

交会议室申请。

2.申请时应明确会议时间、参会人数、会议类型等，以便行政部门合理分配会

议室资源。

3.预订成功后，会议申请人需在会议前做好相关准备工作，确保会议设施设备

正常运行。

二、会议室使用

1.会议室内应保持整洁、安静，严禁吸烟、进食或大声喧哗。

2.会议期间，参会人员应爱护会议设施，不得随意损坏或搬离设备。

3.如需调整会议室布局或使用额外设备，应提前通知行政部门，确保会议需求

得到满足。

三、会议室设备管理

1.会议室内的设施设备由行政部门负责维护和管理，定期进行检查和保养。

2.会议申请人如发现设备故障或损坏，应及时向行政部门报修，确保设备正常

运行。

3.非授权人员不得随意操作会议室设备，以免造成损坏。

四、会议室清洁与维护

1.会议结束后，会议申请人应负责清理会议室，将垃圾带走，确保会议室整

洁。

2.行政部门负责定期对会议室进行深度清洁和消毒，保障会议环境的卫生。

3.会议申请人如在使用过程中发现会议室设施损坏，应立即报告行政部门，以

便及时修复。

五、违规处理

1.对违反会议室管理规定的个人或部门，将视情况给予警告、罚款等处罚，并

记录在案。

2.重复违规者，将加重处罚，并在公司内部进行通报批评。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间根据公司工作安排和实际需求进行调整，行政部门负责通

知全体员工。

2.特殊情况下，如需在非开放时间使用会议室，应提前向行政部门申请，经批

准后方可使用。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，公司全体员工应严格遵守。

二、本管理制度解释权归公司管理部门，如