《全国计算机等级考试一级教程》课件-5-2

5.2Excel的基本操作

5.2.1建立与保存工作簿1．建立新工作簿新建工作簿有以下几种方法：

（1）启动Excel系统自动新建名为“工作簿1”的工作簿，用户可以在保存工作簿时重新命名。

（2）单击“自定义快速访问工具栏”下拉箭头

，勾选“新建”，“新建”按钮被放置在“自定义快速访问工具栏”。方便操作者使用。

（3）选择“文件”选项卡，“新建”，单击“可用模板”中的“空白工作簿”，在右侧窗口单击“创建”。2．保存工作簿保存工作簿有以下几种方法：

（1）单击“文件/保存”命令。

（2）单击“自定义快速访问工具栏”的“保存”按钮。也可以使用“另存为”保存工作簿：

选择“文件”选项卡，“另存为”，选定文件保存位置。在“另存为”对话框的“保存类型”列表中，选择“Excel工作簿”，在“文件名”框中输入工作簿名称。单击“保存”。

5.2.2输入和编辑工作表数据

1．输入数据

新工作簿默认有3个工作表，当前默认工作表是sheet1。（1）输入文本

文本数据可由汉字、字母、数字、特殊符号、空格等组合而成。文本数据的特点是可以进行字符串运算，不能进行算术运算（除数字串以外）。

在当前单元格输入文本后，按Enter键或移动光标到其他单元格或单击编辑栏的“√”按钮，即可完成该单元格的文本输入。提示：

①如果输入的内容有数字或汉字或字符，或者它们的组合，例如输入“100元”，默认为是文本数据。

②如果文本数据出现在公式中，文本数据须用英文的双引号括起来。

④如果文本长度超过单元格宽度，当右侧单元格为空时，超出部分延伸到右侧单元格，当右侧单元格有内容时，超出部分隐藏。（2）输入数值

数值数据一般由数字、+、－、(、)、小数点、￥、$、％、／、E、e等组成。数值数据可以进行算术运算。当输入数值长度超过单元格宽度时，自动转换成科学表示法。提示：

如果单元格中数字被“######”代替，说明单元格的宽度不够，增加单元格的宽度即可。（3）输入日期和时间

在单元格中输入Excel可识别的日期或时间数据时，

单元格的格式自动转换为相应的“日期”或“时间”格式，而不需要去设定该单元格为“日期”或“时间”格式。（4）输入逻辑值

逻辑值数据有两个：“TRUE”（真）和“FALSE”（假）。可以直接在单元格输入逻辑值“TRUE”或“FALSE”，也可以通过输入公式得到计算的结果为逻辑值。（5）检查数据的有效性

使用数据有效性可以控制单元格可接受数据的类型和范围。

【例题5-1】建立“人力资源情况表”，设置A3:A8单元格数据只接受1000～9999之间的整数，并设置显示信息“只可输入1000-9999之间的整数”。具体操作步骤如下：

（1）建立“人力资源情况表”，并输入数据。

（2）选择“数据/数据工具”，单击“数据有效性”按钮

打开“数据有效性”对话框，单击“设置”标签，在“设置”选项卡中输入“有效性条件”各项，如图5-2所示。

（3）单击“输入信息”标签，在“输入信息”选项卡“输入信息”框中输入“只可输入1000～9999之间的整数”，选中“选定单元格时显示输入信息”复选框，单击“确定”按钮。提示：

使用Delete键删除单元格内容时，只有数据从单元格中被删除，单元格的其他属性，如格式等仍然保留。想要删除单元格的内容和其他属性，可选择“开始/编辑”组，单击“清除”按钮

在弹出的下拉列表中选择“全部清除”或“清除格式”或“清除内容”“清除批注”或“清除超链接”命令，如图5-3所示。2）修改单元格内容有以下两种方法：

（1）单击单元格，输入数据后按Enter键即完成单元格内容的修改。

（2）单击单元格，然后单击编辑栏，在编辑区内修改或编辑内容。3．移动或复制单元格内容1）移动或复制单元格内容

（1）选定需要被移动或复制的单元格区域。

（2）选择“开始/剪贴板”，单击“剪切”按钮

（或“复制”按钮

）。

（3）单击目标位置，选择“开始剪贴板”组，单击“粘贴”按钮

。2）复制单元格中特定内容具体操作步骤：

（1）选定需要被复制的单元格区域。

（2）选择“开始/剪贴板”，单击“复制”。

（3）单击目标位置，选择“开始/剪贴板”，单击“粘贴”下拉箭头，选择“选择性粘贴”。

（4）利用“选择性粘贴”对话框，如图5-4所示。也可复制单元格中特定内容。4．自动填充单元格数据序列1）利用填充柄填充数据序列在工作表中选择一个单元格或单元格区域，在右下角会出现一个填充柄，当光标移动至填充柄时会出现“＋”形状填充柄，拖动“填充柄”，可以实现快速自动填充。

【例题5-2】在“课程表”工作表C2:H2单元格区域，利用填充柄填上“星期”信息：“星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六”，在A3:A6单元格区域填上“节次”信息“1、2、3、4”。具体操作步骤如下：

（1）在C2单元格内输入“星期一”，选定C2单元格为当前单元格，移动光标至C2单元格填充柄处，当出现“＋”形状填充柄时，拖动光标至H2单元格处，即可完成填充，如图5-5所示。

（2）在A3和A4单元格内分别输入数字“1”和“2”，选中A3:A4单元格区域，移动光标至A4单元格填充柄处，重复步骤（1）的动作，拖动光标至A6单元格处，即可完成填充，如图5-6所示。2）利用“序列”对话框填充数据序列

利用对话框填充数据序列有两种方式：

（1）利用“序列”对话框填充数据序列，进行已定义序列的自动填充，包括数值、日期和文本等类型。具体操作步骤如下：

①在需填充数据序列的单元格区域开始处第一个单元格输入序列的第一个数值（等比或等差数列）值或文字（文本序列）

②选定这个单元格或单元格区域。

③选择“开始/编辑”，单击“填充/系列”，在弹出的“序列”对话框，按照所需设置各选项。

（2）利用“自定义序列”对话框填充数据序列，可自己定义要填充的序列。具体操作步骤如下：

①选择“文件”选项卡，单击“选项/高级/常规”中“编辑自定义列表”按钮。

②打开“自定义序列”对话框，在右侧“输入序列”下输入用户自定义的数据序列，单击“添加”和“确定”按钮即可；或利用“从单元格中导入序列”后的折叠按钮

，选中工作表中已定义的数据序列，按“导入”按钮即可。

【例题5-3】在“课程表”工作表中利用“序列”对话框按等差数列填入时间序列，步长值为“0:50”，终止值为“10:30”；利用“自定义序列”定义“数学、语文、物理、英语”，再利用“序列”对话框填入C3:C6单元格区域。具体操作步骤如下：

（1）在B3单元格填入“8:00”并选中B3:B6单元格区域，选择“开始/编辑”，单击“填充/系列”，打开“序列”对话框，如图5-7所示。

（2）在“序列产生在”选项组中选择“列”单选框，在“类型”选项组中选择“等差数列”单选框，“步长值”框中填“0:50”，“终止值”框中填“10:30”。

（3）单击“确定”按钮即完成填充，如图5-8所示。

（4）选择“文件”选项卡，单击“选项/高级/常规”中“编辑自定义列表”按钮，打开“自定义序列”对话框，在“输入序列”框下输入“数学、语文、物理、英语”，单击“添加”按钮，如图5-9所示。

（5）在C3单元格内输入“数学”，在C3:C6单元格区域，拖动填充柄完成自动填充。如图5-10所示。

5.2.3使用工作表和单元格

1．使用工作表1）选定工作表

操作前需选定工作表，可以选定一个或多个工作表。

（1）选定一个工作表：单击工作表的标签，选定该工作表，该工作表成为当前活动工作表。

（2）选定相邻的多个工作表：单击第一个工作表的标签，按Shift键的同时单击最后一个工作表的标签。

（3）选定不相邻的多个工作表：按Ctrl键的同时单击要选定的工作表标签。

（4）选定全部工作表：鼠标右键单击工作表标签，在快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。2）插入新工作表具体操作步骤：

①选定一个或多个工作表标签。

②选择“开始/单元格”，单击“插入/插入工作表”。3）删除工作表具体操作步骤：

①选定一个或多个要删除的工作表。

②选择“开始/单元格”，单击“删除/删除工作表”。4）重命名工作表

双击工作表标签，输入新的名字即可。

5）移动或复制工作表具体操作步骤：

①在当前工作簿选定要“复制或移动”的一个或多个“工作表标签”。

②选择“开始/编辑”，单击“单元格/格式/移动或复制工作表”（或鼠标右键单击选定的工作表标签，在弹出菜单中选择“移动或复制工作表”命令），弹出“移动或复制工作表”对话框，如图5-11所示。

③在“工作簿”下拉列表框中选择要复制或移动到的目标工作簿。

④在“下列选定工作表之前”下拉列表框中选择要插入的位置。

⑤如果移动工作表，清除“建立副本”复选框；如果复制工作表，选中“建立副本”复选框，单击“确定”按钮即可完成将选定的工作表移动或复制到目标工作簿。6）拆分和冻结工作表窗口

（1）拆分窗口具体操作步骤：

①鼠标单击要拆分的行或列的位置。

②选择“视图/窗口”组，单击“拆分”按钮

，一个窗口被拆分为四个窗格。如图5-12所示。

（2）取消拆分

具体操作步骤：选择“视图/窗口”，单击“拆分”按钮

。

（3）冻结窗口具体操作步骤：

①选定要在滚动时保持可见的行下方的行（或列右侧的列）。

②选择“视图”选项卡，“窗口”组，单击“冻结窗格/冻结拆分窗格”按钮。

如选定第二行，冻结第一行；选定第三行，冻结前两行；选定第二列，冻结第一列。图5-13为冻结第一行和第一列后的工作表。

（4）撤销冻结

具体操作步骤：选择“视图/窗口”组，单击“冻结窗格/取消冻结窗格”按钮。7）设置工作表标签颜色

具体操作步骤：鼠标右键单击工作表标签，在弹出快捷菜单中选择“工作表标签颜色”。2．使用单元格1）选定单元格，有以下两种方法

（1）鼠标指针移至需选定的单元格上，单击鼠标左键，该单元格即被选定为当前单元格。

（2）选择“开始/编辑”，单击“查找/转到”按钮弹出“定位”对话框，在“引用位置”文本框中输入要选定的单元格地址。2）选定一个单元格区域

（1）鼠标左键单击要选定单元格区域左上角的单元格，按住鼠标左键并拖动鼠标到区域的右下角单元格，然后放开鼠标左键即选中单元格区域，单元格区域用该区域左上角单元格地址和右下角单元格地址表示，中间以“：”分隔。

（2）单击该区域中左上角的单元格，然后在按住Shift的同时单击该区域中左下角的单元格。您可以使用滚动功能显示最后一个单元格。

在工作表中单击任一单元格即可取消选择。3）选定不相邻的单元格区域

单击并拖动鼠标选定第一个单元格区域之后按住Ctrl键，使用鼠标选定其他单元格区域即可。

单击工作表行标题可以选中整行；单击工作表列表题可以选中整列；单击工作表全选按钮

可以选中整个工作表。单击工作表行号或列标，并拖动行号或列标可以选中相邻的行或列；单击工作表行标题或列表题，按住Ctrl键，再单击工作表其他行标题或列表题，可以选中不相邻的行或列。4）插入行、列与单元格具体操作步骤：

选择“开始/单元格”，单击“插入/插入单元格（或插入工作表行或插入工作表列”按钮可进行单元格（或行或列）的插入。

要插入单一行（列），请选择要在其上方（要在紧靠其右侧）插入新行（列）的行（列）或该行（列）中的一个单元格。要插入多行（列），请选择要在其上方（要紧靠其右侧）插入行（列）的那些行（列）。所选的行（列）数应与要插入的行（列）数相同。

【例题5-4】在“人力资源情况表”工作表的第4行和第5行前插入两行，之后在D6单元格处插入一单元格，D6单元格内容右移。

具体操作步骤：

（1）选择第4行和第5行，选择“开始/单元格”，单击“插入/插入工作表行”，如图5-14所示。（2）选定D6单元格，使其成为当前单元格，选择“开始/单元格”，单击“插入/插入单元格”按钮，弹出“插入”对话框，如图5-15所示，在“插入”对话框中选中“活动单元格下移”单选框，单击“确定”按钮