公司接待流程

接待步骤图步骤图说明实施部门相关表单文件用户来访需求用户来访需求了解用户来访情况和用户需求提出接待单;依据接待申请要求,在用户抵达前应作好相关接待安排,接待立刻与来访联络了解具体到访人数、是否需用车等相关事宜;在接待单上提出需求,明确接待等级;讲解:a.一级接待需副总裁等级领导讲解展厅;b.二级接待需总监等级或展厅讲解员讲解;c.三级接待及一般接待则由需求部门经过展厅讲解考评人员自行讲解;接待需求:如需求有接待车辆、水果、鲜花、接待手册这4项需求,需要部门需另询行政部经理同意,接待专员方可实施。需求部门（股份企业了解用户需求后需以总裁办接待专员沟通后方可安排《接待通知》）《接待通知》接待单自填项接待单自填项座位牌:需要部门在接待单上写清,并按等级从上至下排序好姓名（如:吴光胜、赵术开、冯军正…）;欢迎牌:则需将编辑好欢迎词打在《接待通知》备注那一空白处上,需求部门行程计划行程计划需求部门依据用户来访时间制订行程计划、目及需要,填写《接待通知》;需求部门接待人员确定来访接待等级。通常情况下,来访人员没有离开前,接待人员不宜随意更改;确定是否需要座谈,需求部门自行订好会议室（101及贵宾室需别寻行政部订）。需求部门/总裁办《接待通知》总裁办审核总裁办审核结适用户来访等级、目及项目情况等原因审核用户接待合理性;依据需求部门具体要求,安排好接待人职员作事宜,如:如会议室摆放、展厅讲解、物资安排等总裁办接待前准备接待前准备经行政经理同意后,需求部门最少接待前提前1天提议接待OA,因步骤审批时间不定,能够先截图给行政经理、接待专员做好接待准备;接待专员接到需求接待:座位牌:提前1天做好座位牌;欢迎牌:接待专员在接到通知单后,在用户来提前半个小时将欢迎牌挂在大厅屏幕;会议室:提前2小时检验摆放,安排会议室及准备,包含会议电脑、投影仪、投影笔、信签纸、画册、笔等;接待手册:若重大接待需要接待手册,安排企划部帮助;拍照:行政部提前1小时安排企划部帮助;茶水:到客人抵达前30分钟准备好接待茶水。名片:每个领导名片不能低于30张,准备好于前台,并清楚分类。总裁办《座位牌》《接待手册》用户迎接用户迎接需求部门依据用户路线,填写《用车申请单》,确定路线后依据用户接乘坐交通企业,安排接;司机需提前15分钟抵达对应地方提前等候;若需做水晶框合照,则在进展厅前由企划部先拍摄好照片,快速打印完成后好放于前台送礼手提袋。需求部门/总裁办《用车申请单》企业参观企业参观参与接待人员在用户抵达企业前5分钟在前台恭候,客人到后主动交换名片;接待专员准备好展厅操控设备,跟进展厅讲解事宜。由领导或经过考评展厅讲解员为用户介绍企业展厅。接待人员/企划部/总裁办座谈座谈如需座谈,需求部门自行预定会议室（101及贵宾室需另外向行政部申请）;在用户入座后10分钟内上好茶水;上茶注意事宜:茶杯需在客人右手边上,如遇不方便在右边上茶时,礼貌请客人让位或从左边放于客人右手边;拿茶杯时,应一手拿杯耳,另一手托杯底,双手奉上;若领导需要讲解PPT,接待专员帮助领导把第一排灯光关闭;会议约15分钟加一次茶水,依据客人饮多饮少,合适地增加或降低次数,避免打搅会议。接待人员/需求部门/总裁办《接待通知》住宿、用餐住宿、用餐需求部门依据用户需求确定是否安排住宿及用餐安排;如需进住酒店并填写《酒店入住单》,由相关责任人员安排预订酒店;若就餐安排,依据需求部门订好就餐地点,依据接待等级合理配菜,及酒水安排。（控制在合理价格内）如遇重大接待,接待人员需就餐前确定就餐点茶水、酒水等服务是否到位,跟进并提醒服务员做好服务工作。需求部门／总裁办《酒店入住单》用户送别用户送别依据接待等级,需求部门提前准备好纪念品和宣传册等放在前台,有合照则一同放置于送礼手提袋;来访人员从会议室走出时,接待人员开好门,座谈领导和部门接待人员陪同送车,如有企业要赠予纪念品和画册等,一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。送车时,须等到来访人员离开自己视线范围以后,才能离开;司机送用户到对应目地,需求部门