学术会议保证金合同样本

学术会议保证金合同样本编号：__________

甲方（以下简称“甲方”）名称：__________

甲方地址：__________

乙方（以下简称“乙方”）名称：__________

乙方地址：__________

鉴于甲方拟举办学术会议，为保障会议顺利进行，乙方同意向甲方支付保证金，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：本合同旨在明确甲方举办学术会议的保证金事宜，保障双方权益。

二、保证金金额：乙方应向甲方支付人民币__________元作为保证金。

三、保证金用途：保证金用于支付甲方因举办学术会议所产生的相关费用，包括场地租赁、设备租赁、宣传费用等。

四、保证金退还：会议结束后，若乙方无违约行为，甲方应在__________个工作日内将保证金无息退还乙方。

五、违约责任：若乙方违反本合同约定，甲方有权扣除相应保证金，并追究乙方违约责任。

六、争议解决：双方在履行本合同过程中发生的争议，应友好协商解决；协商不成的，可向甲方所在地人民法院提起诉讼。

七、合同生效：本合同自双方签字盖章之日起生效。

甲方（盖章）：__________

乙方（盖章）：__________

签订日期：__________

双方的责任和义务：

双方的责任和义务如下：

一、甲方责任和义务：

1.甲方负责按照合同约定的时间、地点和内容举办学术会议。

2.甲方应确保会议场地的安全、卫生和适宜性，并负责会议期间的安全保障工作。

3.甲方应提供必要的会议设施和设备，确保会议顺利进行。

4.甲方应按照合同约定的时间向乙方提供会议相关的资料和文件。

5.甲方应遵守国家有关法律法规，确保会议内容合法、合规。

6.甲方应按照合同约定的时间和方式退还乙方保证金，无息退还。

7.甲方应承担因自身原因导致的违约责任，包括但不限于赔偿乙方因此遭受的损失。

二、乙方责任和义务：

1.乙方应按照合同约定的时间和金额向甲方支付保证金。

2.乙方应遵守会议纪律，不得从事违法、违规行为。

3.乙方应配合甲方完成会议筹备工作，包括但不限于提供参会人员名单、参会费用等。

4.乙方应按照甲方要求，在会议期间提供必要的协助和支持。

5.乙方应按时参加会议，不得无故缺席。

6.乙方应按照合同约定，在会议结束后及时提供会议反馈意见。

7.乙方应承担因自身原因导致的违约责任，包括但不限于赔偿甲方因此遭受的损失。

三、双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照合同约定支付保证金，并有权在乙方违约时扣除保证金。

2.甲方有权要求乙方配合完成会议筹备工作，并有权对乙方进行必要的监督和管理。

3.乙方有权要求甲方按照合同约定提供会议相关资料和文件，并有权要求甲方退还保证金。

4.乙方有权要求甲方保障会议的顺利进行，并有权对甲方进行必要的监督。

四、争议解决：

1.双方在履行合同过程中发生的争议，应友好协商解决。

2.协商不成的，任何一方均可向甲方所在地人民法院提起诉讼。

本合同未尽事宜，双方可另行协商解决。

合同金额与支付方式：

一、合同金额

本合同的总金额为人民币__________元整（￥__________），该金额包含但不限于会议筹备费用、场地租赁费、设备租赁费、宣传费用等，具体费用明细详见附件。

二、支付方式

1.保证金支付：

乙方应在合同签订之日起__________个工作日内，向甲方支付人民币__________元作为保证金。该保证金在会议结束后，若无违约行为，甲方将在__________个工作日内无息退还乙方。

2.会议筹备费用支付：

甲方在会议筹备过程中，根据实际发生费用向乙方开具发票，乙方应在收到发票后__________个工作日内支付相应费用。

3.会议现场费用支付：

会议期间，甲方如需乙方支付现场服务费、额外设备租赁费等，甲方应提前__________个工作日向乙方提出书面申请，乙方应在收到申请后__________个工作日内支付相应费用。

三、支付条件

1.甲方提供的发票应真实、合法、有效，并符合国家相关税务规定。

2.乙方支付费用时，应确保资金来源合法，不得使用非法资金。

3.甲方在收到乙方支付的费用后，应及时出具相应的收据或发票。

四、支付时间

1.保证金支付：合同签订后__________个工作日内。

2.会议筹备费用支付：甲方开具发票后__________个工作日内。

3.会议现场费用支付：甲方提出申请后__________个工作日内。

五、额外费用

1.如因不可抗力等因素导致会议费用增加，双方应协商确定增加的费用及支付方式。

2.任何未预见的额外费用，双方应按照公平合理的原则分担。

六、违约责任

1.若甲方未按时提供发票，乙方有权拒绝支付相应费用。

2.若乙方未按时支付费用，甲方有权暂停或终止会议筹备工作，并要求乙方承担违约责任。

本合同金额与支付方式条款为双方履行合同的重要依据，双方应严格遵守。如有变更，需经双方书面同意并签署补充协议。

违约与争议解决机制：

一、违约行为及处理

1.违约行为：

a.甲方未能在合同约定的时间内举办学术会议或提供会议相关资料；

b.甲方未按照合同约定退还乙方保证金；

c.乙方未能在合同约定的时间内支付保证金或会议相关费用；

d.乙方违反会议纪律，造成会议秩序混乱或损害甲方利益；

e.双方约定的其他违约行为。

2.违约责任：

a.违约方应承担违约责任，向守约方支付违约金，违约金金额为合同总金额的__________%；

b.违约方应赔偿守约方因此遭受的直接经济损失；

c.若违约行为导致合同无法履行，守约方有权解除合同，并要求违约方承担全部违约责任。

二、争议解决

1.争议解决方式：

a.双方应首先通过友好协商解决争议；

b.协商不成的，任何一方均可向甲方所在地人民法院提起诉讼；

c.双方也可选择仲裁作为争议解决方式，仲裁机构为__________。

2.适用法律：

本合同及其履行过程中发生的争议，适用中华人民共和国法律。

3.管辖法院：

本合同争议解决过程中，任何一方提起诉讼的，应向甲方所在地人民法院提起。

4.争议解决程序：

a.双方应在争议发生后__________个工作日内提出书面争议通知；

b.双方应自收到争议通知之日起__________个工作日内开始争议解决程序；

c.争议解决过程中，双方应继续履行合同义务，除非争议解决机构或法院另有裁定。

三、其他

1.本合同违约与争议解决机制为双方履行合同的重要条款，双方应严格遵守。

2.如有变更，需经双方书面同意并签署补充协议。

3.本合同违约与争议解决机制不排除双方在特定情况下可能适用的其他法律救济途径。

附则：

一、生效条件

本合同自双方签字盖章之日起生效。在合同生效前，任何一方不得以任何形式变更或解除本合同。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起至会议结束后的__________个工作日止。在此期间，双方应严格按照合同约定履行各自的权利和义务。

三、变更和终止条款

1.变更：

本合同在有效期内，如需变更，应经双方书面同意，并签署书面变更协议。任何口头变更或未经双方书面确认的变更均无效。

2.终止：

a.本合同因一方违约而导致合同无法继续履行时，守约方有权解除合同，并要求违约方承担相应的违约责任。

b.会议结束后，若双方无争议，本合同自行终止。

c.在合同有效期内，如遇不可抗力因素导致合同无法履行，双方应协商解决，必要时可终止合同。

四、通知

1.任何一方需要向对方发出通知或公告，应采用书面形式，并通过__________方式送达。送达日期以实际收到通知之日为准。

2.若一方提供的联系信息发生变更，应及时通知对方。

五、合同份数

本合同一式__________份，甲乙双方各执__________份，具有同等法律效力。

六、争议处理

本合同履行过程中发生的争议，双方应首先通过协商解决。协商不成的，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。

七、其他

1.本合同的附件（如会议费用明细、参会人员名单等）为本合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。

2.本合同未尽事宜，由双方友好协商解决。任何补充协议均需经双方书面同意并签署。

八、法律适用与管辖

本合同及其履行适用中华人民共和国法律。如因履行本合同产生的任何争议，双方同意提交合同签订地人民法院管辖。

九、合同解释

本合同用词用语均以中文为准，若存在不同版本，以中文版为准。

附件：

一、会议费用明细

包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、宣传费用、参会人员费用、餐饮费用、住宿费用、交通费用等，具体费用明细见附件一。

二、会议日程安排

详细列出会议的日期、时间、地点、议程安排、参会人员名单等，见附件二。

三、参会人员名单

包括参会人员的姓名、单位、职务、联系方式等信息，见附件三。

四、会议场地及设施清单

详细列出会议场地及所需设施的名称、规格、数量等，见附件四。

五、会议宣传资料

包括会议宣传海报、邀请函、日程表等宣传资料的电子版或复印件，见附件五。

六、参会人员签到表

会议期间参会人员的签到记录，见附件六。

七、会议费用支付凭证

包括甲方开具的发票、收据等，证明乙方已支付相关费用的凭证，见附件七。

八、会议照片及视频资料

会议期间拍摄的照片和视频资料，用于记录会议盛况，见附件八。

九、会议总结报告

会议结束后