员工自购笔记本管理制度

XXXX有限责任公司员工自购笔记本电脑管理制度文件编号：拟稿日期初审日期复审日期标准化日期批准日期XXXX有限责任公司目录1、目的 22、适用范围 23、术语和定义 24、相关部门及职责 25、制度说明 26、相关文件 47、相关记录文件 48、修改记录 41、目的制订本制度的目的在于规范员工办公用自购笔记本电脑的申请审批、补贴费用报销、日常使用等。2、适用范围2.1本制度适用于入司一年以上（以入职时间为准起算）的通信工程、网优工程、市场营销、产品规划、商务等岗位，且有移动办公需要的正式员工。各单位为有移动办公需要的员工配置笔记本电脑时，原则上应优先采取本制度配置方式执行。2.2其他岗位员工,若确实因工作需要配备笔记本电脑且申请适用本制度的，经公司分管副总经理审核通过后，方可适用于本制度。 3、术语和定义本制度将通信工程、网优工程岗位的员工统称为“工程类员工”，除此以外统称为“商务类员工”。4、相关部门及职责 4.1综合部行政管理部：负责员工办公用自购笔记本电脑的归口管理，包括制度的制定、审批、补贴发放的组织和审核、台帐管理等；4.2各部门、分公司：负责本单位员工的需求申报和审批流程，负责组织补贴的集中申报；4.3财务部：负责补贴的报销审批与发放。5、制度说明5.1需求申报5.1.1申报时间公司每年定期组织两次集中申报，每年3月、9月各一次。原则上不单独受理申报。5.1.2申报程序（1）公司综合部每年3月和9月上旬分别发出通知，组织各单位申报。（2）各部门、各分公司按照年度费用预算及实际工作需求，组织本单位符合条件的员工申报并填写《员工自购笔记本电脑需求申请汇总表》（见附件7.1）。（3）总部各职能部门及直管分公司需经各单位负责人及公司分管副总经理（除直管分公司之外，其他分公司的需求还需经大区总经理审批）审批后，报送至公司综合部。（4）非直管分公司需经各单位负责人及大区总经理审批后，报送至公司综合部。5.1.3需求审核综合部根据公司年度固定资产预算及电脑存量情况，对单位提交的《员工自购笔记本需求申请汇总表》进行审核，报综合部分管副总经理审批后，形成自购笔记本电脑补贴名单表，并将补贴名单表反馈至各单位。5.2笔记本电脑的购买5.2.1自综合部将补贴名单表发至各单位后21个工作日内，在补贴名单表范围内的员工自行完成笔记本电脑采购，并将笔记本电脑的型号、序列号和发票原件发回公司，由综合部汇总建档，财务部备案，以作为补贴发放的依据。5.2.2员工购买笔记本电脑时，需开具合法有效的发票。发票以公司名称为抬头5.2.3员工自行购买的笔记本电脑，采购价不得低于4500元，配置应满足工作需要。如因购置的电脑性能不能满足工作需要而影响工作的，公司有权终止补贴发放，员工应退还前期已发放的补贴。5.3补贴发放5.3.1补贴标准员工个人购置4000元以上笔记本电脑，公司分3年3次给给予4000元补贴：第一年发放1500元，第二年发放1500元，第三年发放1000元。若采购价低于4000元的，三年内每年的补贴金额分别为采购价的35%、35%、30%，补贴总额不超过采购价。5.3.2补贴发放补贴由综合部统一办理，交财务部审核、发放。（1）各单位将《员工自购笔记本电脑补贴发放汇总表》（见附件7.2）经各单位负责人审批后发至综合部；（2）综合部根据补贴名单表审核各单位提交的《员工自购笔记本电脑补贴发放汇总表》（见附件7.2）并汇总，经综合部总经理、综合部分管副总经理、财务部分管副总经理审批后统一交财务部；（3）财务部办理补贴发放。上半年办理笔记本电脑自购的员工报销办理受理截止时间：购买次年开始，每年4月30日下半年办理笔记本电脑自购的员工报销办理受理截止时间：购买次年开始，每年10月30日5.4自购笔记本电脑的使用时间及归属5.4.1员工自购笔记本电脑使用期限为4年，使用期满后，自购笔记本电脑归属个人所有。员工可以选择继续参加新一轮自购笔记本电脑补贴，也可以选择申领公司的笔记本电脑。5.4.2如果笔记本电脑补贴名单表中已享受补贴的员工因工作需要调至其它岗位,可继续使用原电脑并继续享受补贴至使用期结束。5.4.3如果员工在笔记本电脑使用期内离职，自购笔记本电脑归个人所有，公司自离职之日起停止补贴发放。5.5笔记本电脑的维护与管理5.5.1按本制度规定领取补贴的员工自行负责其电脑的软件安装、保管、保养、升级及维修等，因安装非法软件等造成的损失、侵权由员工自行承担。5.5.2员工若因电脑维修或其他个人原因，延误工作3个工作日以上者，公司将按120元/月的标准扣减其电脑补贴，并终止其补贴的发放。5.5.3为避免发生延误工作的情况，若因自购笔记本电脑维修需要临时周转的，公司可以向员工提供电脑无偿使用5个工作日，5个工作日之后按天数×10元/天计算租金，从补贴中扣除。5.5.4