文件控制程序

标题文件控制程序编号HJ/QP-QC-001页次2/4制订部门品质部版次A/0修订日期2020-10-20XXXXXXXXX有限公司文件控制程序制定：XXX审核：XXX核准：XXX生效日期：2024年10月20日修订记录修订日期版本修改描述修订部门修订者备注2020.10.20A/0新版发行品质部1目的对与质量体系和产品质量有关的文件进行控制，确保各有关部门使用的文件为有效版本。2适用范围适用于质量体系和产品质量有关的文件的控制。3职责3．1质量负责人负责组织质量手册/程序文件的编制，各部门负责相关的三、四类文件的编制。3．2文控负责对质量文件的发放、管理和销毁。3．3公司文件分为以下几类：一类文件：质量手册（QM）二类文件：程序文件（QP）三类文件：包括采购、设备、生产、品质、销售等方面的作业指导书、工艺规范/图纸、外来标准（WI）四类文件：表单（QR）外来文件：（F）来自客户的图纸、资料、供应商的产品规范说明书、适用的国际、国家以及地方标准、法令、法规等文件。4工作程序4．1文件的编写：4．1．1质量负责人组织质量手册及程序文件的编写；各部门负责本部门相关的三、四类文件的编写。4．1．2文件编码原则质量手册编号:例如：HJ/QM××-××顺序号颁布年份质量手册厂名拼音字头程序文件编号:例如：HJ/QP-××-××顺序号涉及要素程序文件厂名拼音字头作业指导书/管理性文件编号:例如:HJ/QC××-××顺序号涉及要素管理性文件厂名拼音字头表单编号:例如:HJ/QD××-××顺序号涉及要素质量记录厂名拼音字头版本号以A0、A1……An编号4．2文件的审批：质量手册和程序文件由质量负责人审核，总经理批准；三、四类文件由各部门经理审核，经理批准。4．3文件的发放4．3．1文件的发放由该文件的审批负责人填写《文件发放登记表》，根据使用范围确定需要确定发放范围及复印份数。4．3．2根据《文件发放登记表》填写的发放范围及复印份数，由文控进行发放；文件正本存放文控备案；技术文件（如图纸、材料清单、外来标准等）由技术部发放并由技术部备案。4．3．3文件领用人在《文件发放登记表》上签名，领取文件、资料；若有受控要求，发放人须在文件上加盖“受控”章。4．3．4需要使用文件的人员未领到文件时，应申请文件领用，经文件审批人同意，方可领用；不准借他人文件复印。注：受控文件——用于指导工作与生产及有追溯性要求的文件。“受控”章的使用——由文件的审批负责人确定该文件是否受控，并在《文件发放登记表》“受控状态”栏目上注明“是”或“否”；若注明“是”，文件发放人则在文件上盖“受控”章。4．3．5当文件使用部门的文件严重损坏或丢失时，应申请文件领用，经该文件审批人批准后，到文控以旧换新。4．4文件的更改：4．4．1各部门使用的文件，任何人不得随意在文件上更改。4．4．2文件需要更改时，应由提出更改人或部门填写《文件更改申请表》，阐明更改原因，由原文件的编写人或部门进行更改并履行审批手续。将更改内容填写在《文件修改页》上，附在修改文件的后面。4．4．3若是受控文件，除更改正本外，还须收回该文件的所有副本进行修改。4．5文件的换页或换版：4．5．1文件经多次修改或大幅度修改后应进行换页或换版。4．5．2换页或换版时，由该文件的文件发放人按《文件发放登记表》收回旧页或旧版，发放新页或新版。4．6文件的销毁或留用：4．6．1收回旧页、旧版及作废的文件，应盖上“作废”印章，由文件发放人会同文件审批人一同销毁；4．6．2需作资料保留的作废文件，经该文件审批人同意，由文件发放人加盖“作废”“保留”印章后留用。4．7对外来文件的控制：4．7．1品质部负责收集/更新质量管理体系/产品直接相关的国际、国家标准以及适用的法律法规，并形成相应的清单。必要时，在公司内部实施相关培训，以确保相关人员了解上述各类标准的要求，从而保证相关要求得到有效的实施;如有更新，需及时发邮件通知到相关部门。4．7．2在工作中直接引用的各类外部文件，均是“受控文件”由质量负责人在《文件发放登记表》签字批准并盖上“外来文件”章后方可使用；4．7．3外部文件的主要使用人，负责每年与外间机构（如顾问公司）联络，统一核查所使用的国际标准、部颁标准、行业标准等外部标准是否属有效版本，如过期则及时更换，确保获得和使用的外来文件是最新版本。4．8对外发文件的控制4．8．1所有的外发文件必须经文件发放审批人批准后，由文控办理发文手续，并将外发文件记录于《文件发放登记表》。4．8．2若是受控文件则加盖“受控”章，由文控进行跟踪。4．9文件的管理4．9．1文件的正本由公司文控保存，并应与其它文件隔离，不准外借；文件的副本由使用部门保管。4．9．2各部门收到文件后，应由专人及时搞好归档工作，并在《文件清单》上作好登记。4．9．3各部门因工作需要借阅文件的，填写借阅登记，经经理审批同意，方可办理借阅登记手续可以借阅；但应按时归还，不得遗失。技术文件的借阅，必须有技术部负责人审批同意，方可借阅。4．9．4在使用文件时要注意保护，不得遗失，不得随意复印，不得乱涂乱画，并保管在适宜的环境或设施中。4.10每年底文控必须组织各部门对现有质量管理体系文件进行评审,必要时予以修改,执行4.4条款规定。4.11对承载媒体不是纸张的文件的控制如磁盘、电子档案的管理等，应分类管理，并定期进行查毒处理，以确保文件的有效性。4.12技术文件规范的管理4.12.1顾客工程标准/规范及其更改，