股份制企业合同签署与审查流程规范

股份制企业合同签署与审查流程规范一、合同签署前的准备工作1.1确定签署人员及权限在股份制企业中，确定签署人员及权限是合同签署前的重要准备工作。要明确合同的签署层级和对应的权限范围，这通常根据企业的内部管理制度和相关法律法规来确定。比如，重大合同可能需要董事长或董事会的批准，而一般的日常合同可能由总经理或授权的部门经理签署。同时要对签署人员的身份进行核实，保证其具有合法的代表企业进行合同签署的资格。例如，要检查签署人员的授权委托书是否有效，以及其在企业内部的职务和职责是否与合同签署相关。还需要考虑签署人员的时间安排和可用性，保证在合同签署时能够到场并完成签字手续。1.2收集相关资料收集相关资料是合同签署前的另一个关键步骤。这包括与合同内容相关的各种信息，如交易的背景、双方的基本情况、合同标的的详细描述等。例如，在一份设备采购合同中，需要收集设备的规格、型号、数量、价格等信息，以及供应商的资质证明、产品质量保证等相关资料。同时还要收集与合同签署相关的法律法规、政策文件等，以保证合同的合法性和合规性。比如，对于涉及到特定行业的合同，要了解该行业的相关法律法规和监管要求，避免出现违法违规的情况。还可以收集一些类似合同的范本或案例，作为参考和借鉴，帮助起草和审核合同文本。二、合同文本的起草与审核2.1起草合同文本起草合同文本是合同签署前的重要环节，需要具备一定的法律知识和合同起草技巧。起草合同文本时，要明确合同的目的和双方的权利义务，语言表达要准确、清晰、简洁，避免产生歧义。例如，在起草一份销售合同时要明确销售的产品、数量、价格、交货时间、付款方式等关键条款，同时要使用规范的法律术语和表达方式。还要注意合同的结构和格式，使其符合企业的内部要求和行业惯例。比如，合同通常包括标题、当事人信息、引言、正文、附则等部分，每个部分都要有明确的内容和格式要求。2.2内部审核流程内部审核流程是保证合同文本质量的重要保障。在起草完成合同文本后，需要经过企业内部的多个部门或人员进行审核，包括法务部门、财务部门、业务部门等。每个部门或人员都要从自己的专业角度对合同文本进行审核，提出意见和建议。例如，法务部门要审核合同的合法性和合规性，财务部门要审核合同的财务条款，业务部门要审核合同的交易条款等。审核过程中，要形成书面的审核意见，并及时反馈给起草人员进行修改。起草人员要根据审核意见对合同文本进行修改和完善，保证合同文本符合企业的利益和要求。三、合同签署的流程3.1签署地点与时间的确定签署地点与时间的确定是合同签署的重要环节，需要双方协商一致。签署地点通常选择在企业的办公地点或双方约定的其他地点，以保证合同的签署过程安全、便捷。例如，对于一些重要的合同，可以选择在企业的会议室或律师事务所进行签署，以保证签署环境的庄重和专业。签署时间要根据双方的时间安排和合同的紧急程度来确定，尽量避免在节假日或周末等特殊时间签署合同。同时要保证签署时间的准确性和及时性，避免因时间延误而影响合同的履行。3.2签署人员的到场与签字签署人员的到场与签字是合同签署的关键步骤，需要双方签署人员亲自到场并在合同上签字。签署人员要携带有效的身份证件和授权委托书，以证明其具有合法的签署资格。在签字过程中，要保证签字的真实性和完整性，避免出现代签或漏签的情况。同时要注意签字的顺序和方式，通常是先由一方签署，再由另一方签署，以体现合同的平等性和公正性。还可以邀请公证人员或律师在场见证合同的签署，以增加合同的法律效力和可信度。四、合同审查的重点内容4.1合法性审查合法性审查是合同审查的重要内容之一，主要审查合同是否符合法律法规的规定。这包括合同的主体资格是否合法、合同的内容是否合法、合同的形式是否合法等方面。例如，要审查合同当事人是否具有相应的民事行为能力，合同的条款是否违反法律法规的强制性规定，合同是否采用了法定的形式等。如果合同存在合法性问题，可能会导致合同无效或被撤销，给企业带来法律风险。因此，在合同审查过程中，要对合法性问题进行严格审查，保证合同的合法性。4.2合规性审查合规性审查是合同审查的另一个重要内容，主要审查合同是否符合企业的内部规章制度和行业惯例。这包括合同的条款是否符合企业的财务制度、采购制度、销售制度等内部规章制度，是否符合行业的通用做法和标准等方面。例如，要审查合同的付款方式是否符合企业的财务审批流程，合同的交货时间是否符合行业的通常交货期等。如果合同存在合规性问题，可能会影响企业的内部管理和运营效率，甚至可能导致企业面临内部处罚或行业声誉受损的风险。因此，在合同审查过程中，要对合规性问题进行认真审查，保证合同的合规性。五、审查意见的反馈与修改5.1反馈审查意见反馈审查意见是合同审查过程中的重要环节，需要及时、准确地将审查意见反馈给起草人员。审查人员要对合同文本进行详细的审查，提出具体的意见和建议，并以书面形式进行反馈。反馈的审查意见要明确、具体，便于起草人员理解和修改。例如，审查意见可以包括合同条款的修改建议、法律风险的提示、相关法律法规的引用等内容。同时要与起草人员进行充分的沟通和交流，解答起草人员的疑问，共同推动合同文本的修改和完善。5.2对意见的修改与完善对意见的修改与完善是合同审查的后续工作，需要起草人员根据审查意见对合同文本进行修改和完善。修改合同文本时，要认真对待审查意见，逐条进行修改，保证修改后的合同文本符合审查意见的要求。同时要注意修改的准确性和完整性，避免出现修改错误或遗漏的情况。修改完成后，要将修改后的合同文本再次提交给审查人员进行审核，保证修改后的合同文本符合企业的利益和要求。六、合同签署后的归档与保管6.1合同的归档要求合同签署后的归档是合同管理的重要环节，需要按照企业的档案管理制度进行归档。归档的合同要包括合同文本、相关的审批文件、审查意见、签署记录等资料，要保证档案的完整性和准确性。同时要按照合同的类别、编号等进行分类归档，便于查找和管理。例如，可以将合同分为采购合同、销售合同、租赁合同等类别，每个类别再按照合同的编号进行归档。6.2保管期限与方式合同的保管期限与方式要根据企业的实际情况和法律法规的要求来确定。一般来说，重要的合同要长期保管，一般的合同可以按照一定的期限进行保管。保管方式可以采用纸质档案保管或电子档案保管，或者两者结合的方式。采用纸质档案保管时，要注意档案的存放环境和安全措施，避免档案的损坏和丢失。采用电子档案保管时，要注意电子档案的备份和加密，保证电子档案的安全性和可靠性。七、特殊情况的处理7.1合同变更的处理合同变更的处理是合同管理中的重要环节，需要按照合同的约定和法律法规的规定进行处理。在合同履行过程中，如果需要对合同进行变更，双方要协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议要明确变更的内容、变更的时间、变更的效力等相关事项。同时要将变更协议及时归档，并通知相关部门和人员。如果合同变更涉及到法律问题，要及时咨询律师，保证变更的合法性和有效性。7.2合同纠纷的解决合同纠纷的解决是合同管理中的难点和重点，需要根据合同的约定和法律法规的规定进行处理。在合同履行过程中，如果出现合同纠纷，双方要首先尝试通过协商解决。如果协商不成，可以通过调解、仲裁或诉讼等方式解决。在选择解决方式时，要根据合同的约定、纠纷的性质和具体情况等因素进行综合考虑。同时要及时保留相关的证据和资料，以便在解决纠纷时使用。如果需要通过诉讼解决合同纠纷，要选择有管辖权的法院，并按照法律程序进行诉讼。八、合同签署与审查的监督与评估8.1监督机制的建立监督机制的建立是合同签署与审查的重要保障，需要建立健全的监督制度和流程。企业要设立专门的合同管理部门或岗位，负责合同的签署与审查的监督工作。监督部门要对合同的签署与审查过程进行全程监督，及时发觉和纠正存在的问题。同时要建立监督报告制度，定期向企业管理层汇报合同签署与审查的监督情况。8.2评估指标