国际会议承办协议

国际会议承办协议编号：__________

本协议由以下双方签订：

甲方：[甲方名称]，地址：[甲方地址]，以下简称“甲方”。

乙方：[乙方名称]，地址：[乙方地址]，以下简称“乙方”。

鉴于甲方有意向在国际范围内举办会议，乙方愿意提供会议承办服务，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：本协议旨在明确甲乙双方在国际会议承办过程中的权利义务，确保会议的顺利进行。

二、合同背景：甲方为推广自身业务，提高国际影响力，决定举办国际会议。乙方具备丰富的会议承办经验，愿为甲方提供专业服务。

三、会议名称、时间、地点及主题等具体事项将在后续补充协议中约定。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方应确保会议的主题、目的和议程符合双方协议的要求，并提前向乙方提供必要的会议资料和指导。

2.甲方负责会议的筹备工作，包括但不限于邀请嘉宾、确定会议日程、安排会场布置、准备会议材料等。

3.甲方应按照协议约定的时间向乙方支付各项费用，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、人员费用等。

4.甲方负责协调与政府、媒体、合作伙伴等第三方的关系，确保会议的顺利进行。

5.甲方应对乙方提供的服务进行监督，确保服务质量符合双方协议的要求。

乙方责任和义务：

1.乙方应根据甲方要求，提供符合国际标准的会议场地、设备、餐饮、住宿等后勤保障服务。

2.乙方应按照甲方提供的会议资料和指导，确保会议的顺利进行，包括但不限于会议组织、现场管理、技术支持等。

3.乙方应保证会议设备的安全、有效运行，确保会议的顺利进行。

4.乙方应按照甲方要求，提供专业的会议接待和翻译服务，确保与会人员能够顺利沟通。

5.乙方应在甲方规定的期限内，完成会议费用的结算，并提交详细的费用清单。

6.乙方应对会议期间出现的突发事件进行妥善处理，确保会议的顺利进行。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照协议约定提供符合标准的服务，并对服务质量进行监督。

2.甲方有权要求乙方在会议期间对会议内容进行保密。

3.乙方有权要求甲方按照协议约定支付各项费用。

双方义务：

1.双方应遵守协议约定，履行各自的责任和义务。

2.双方应友好协商，解决在履行协议过程中产生的任何争议。

3.双方应共同维护会议的声誉和形象，不得做出有损对方利益的行为。

4.双方应遵守国家法律法规，确保会议的合法性。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本协议项下，甲方同意支付乙方会议承办服务费用，总额为人民币[金额]元整，大写：[金额大写]。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在签订本协议之日起[预付款支付期限]日内，向乙方支付合同总金额的[预付款比例]%作为预付款，即人民币[预付款金额]元整。

2.进度款：甲方应在以下节点向乙方支付相应比例的进度款：

-[进度款节点1]：支付合同总金额的[进度款比例1]%，即人民币[进度款金额1]元整；

-[进度款节点2]：支付合同总金额的[进度款比例2]%，即人民币[进度款金额2]元整；

-[进度款节点3]：支付合同总金额的[进度款比例3]%，即人民币[进度款金额3]元整。

3.结算款：会议结束后，甲方应在[结算款支付期限]日内，根据乙方的实际服务情况和协议约定，支付剩余的合同总金额的[结算款比例]%作为结算款，即人民币[结算款金额]元整。

三、支付条件

1.乙方应在收到甲方支付的款项后[付款确认期限]日内，向甲方提供相应的发票和收据。

2.甲方支付款项前，乙方应确保已完成或基本完成约定的服务内容。

3.如发生任何争议，双方应协商解决，在争议解决前，甲方有权暂停支付相应款项。

四、额外费用

1.除合同总金额外，双方应明确约定可能产生的额外费用，如不可抗力事件导致的额外支出、特殊需求服务等。

2.额外费用应在发生前或发生后，由双方协商确定，并在协议中明确支付方式和时间。

五、违约责任

1.如甲方未按约定支付款项，应向乙方支付违约金，违约金为未支付款项的[违约金比例]%。

2.如乙方未按约定提供服务，应向甲方支付违约金，违约金为合同总金额的[违约金比例]%。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.违约行为：任何一方未履行本协议约定的义务，均构成违约行为。具体包括但不限于以下情形：

-甲方未按约定支付款项；

-乙方未按约定提供服务或提供的服务不符合协议要求；

-任何一方未履行保密义务；

-任何一方未遵守法律法规。

2.违约责任：违约方应承担以下责任：

-向守约方支付违约金；

-赔偿守约方因此遭受的直接损失；

-采取必要措施纠正违约行为，恢复协议的履行；

-承担由此产生的其他责任。

3.违约金：违约金的具体数额由双方在协议中约定，未约定的，按守约方实际损失的百分比计算。

二、争议解决

1.争议类型：本协议项下发生的任何争议，包括但不限于合同解释、履行、违约等，均适用本争议解决机制。

2.争议解决方式：双方应首先通过友好协商解决争议。协商不成时，可以选择以下一种争议解决方式：

-诉讼：双方可以选择向合同签订地或争议发生地的法院提起诉讼。

-仲裁：双方可以选择将争议提交至[仲裁机构名称]进行仲裁。仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

3.适用法律：本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议解决均适用中华人民共和国法律。

4.管辖法院：如双方选择诉讼解决争议，则任何一方均可向合同签订地或争议发生地的法院提起诉讼，该法院为具有管辖权的法院。

三、保密

1.保密义务：双方对本协议及其内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。

2.保密期限：本保密义务自本协议签订之日起至协议终止后[保密期限]年止。

四、其他

1.本协议的违约与争议解决机制为本协议不可分割的一部分，与协议其他条款具有同等法律效力。

2.如本协议的任何条款因违反法律、行政法规而无效，不影响其他条款的效力。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效，但以下条件成就前，本协议不生效：

1.甲方已按照协议约定支付了预付款；

2.乙方已按照协议要求完成了会议场地、设备的准备工作。

二、有效期

本协议的有效期为[协议期限]，自协议生效之日起计算。除非因双方协商一致或法定事由终止，否则本协议在有效期内持续有效。

三、变更与终止条款

1.变更：本协议的任何变更必须以书面形式进行，经双方签字盖章后生效。任何口头变更均视为无效。

2.终止事由：

-双方协商一致，书面终止本协议；

-因不可抗力导致本协议无法履行；

-一方违约，另一方在合理期限内书面通知违约方解除本协议；

-法律法规或政策变动，导致本协议无法继续履行。

3.终止程序：协议终止时，双方应立即停止履行本协议项下的权利和义务，并按照协议约定处理未完成事项和费用结算。

四、通知

1.除非另有约定，所有与本协议相关的通知、文件或要求均应以书面形式发送至双方在协议中指定的地址。

2.通知的送达日期以发送日期为准，除非能够证明接收方在正常业务时间内收到通知。

五、不可抗力

1.不可抗力是指无法预见、无法避免且无法克服的客观情况，包括自然灾害、战争、政府行为、社会异常事件等。

2.如发生不可抗力事件，受影响方应立即通知对方，并提供相关证明材料。

3.在不可抗力事件持续期间，双方应协商解决履行协议的问题。如不可抗力事件导致本协议无法履行，双方均有权终止本协议。

六、其他

1.本协议未尽事宜，双方可另行签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。

2.本协议的标题仅为方便查阅，不构成协议内容的解释或限制。

3.本协议一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

附件：

一、需求文档

1.会议主题及目标；

2.会议议程安排；

3.预期参会人员及嘉宾名单；

4.会议场地及设备要求；

5.餐饮及住宿安排需求；

6.会议宣传及推广方案。

二、设计方案

1.会议场地布置方案；

2.会议标识及宣传物料设计；

3.会议活动流程设计。

三、技术规格

1.会议设备清单及技术参数；

2.会议系统搭建及维护方案；

3.网络及通信技术支持方案。

四、各类证件复印件

1.甲方及乙方营业执照复印件；

2.甲方及乙方税务登记证复印件；

3.甲方及乙方法定代表人身份证明复印件；

4.甲方及乙方银行开户许可证复印件。

五、其他

1.会议合同附件；

2.乙方提供的会议服务方案；

3.双方协商一致的其他相关文件。

双方签字、盖章及日期