学术会议策划服务协议

学术会议策划服务协议编号：__________

甲方：__________（以下简称“甲方”）

地址：__________

乙方：__________（以下简称“乙方”）

地址：__________

鉴于甲方拟举办学术会议，需要乙方提供策划服务，双方本着平等互利、诚信合作的原则，经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的

本协议旨在明确甲方与乙方在学术会议策划服务中的权利、义务及责任，确保双方合作顺利进行，实现甲方的会议目标。

二、合同背景

甲方为举办学术会议，需乙方提供策划、执行及支持等服务，双方经充分沟通，达成共识，签订本协议。

三、服务内容

乙方应按照甲方要求，提供以下服务：

1.会务策划：包括会议主题、议程、场地选择、嘉宾邀请、宣传推广等；

2.会务执行：包括现场布置、签到、接待、摄影摄像、资料发放等；

3.后期支持：包括会议总结、资料整理、后续合作等。

四、费用及支付

1.乙方服务费用为人民币__________元；

2.甲方应在本协议签订后__________日内支付乙方预付款人民币__________元；

3.会议结束后__________日内，甲方支付乙方剩余款项。

五、保密条款

双方对本协议内容负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。

六、违约责任

1.任何一方违反本协议约定，导致对方损失的，应承担相应的违约责任；

2.违约方应赔偿守约方因此遭受的直接损失和合理费用。

七、争议解决

双方在履行本协议过程中发生的争议，应友好协商解决；协商不成的，可向甲方所在地人民法院提起诉讼。

双方的责任和义务：

编号：__________

一、甲方责任和义务：

1.甲方应按照本协议约定的时间、地点和要求，为乙方提供必要的会议策划信息，包括但不限于会议主题、目标受众、预期规模、预算范围等。

2.甲方应在本协议约定的预付款支付期限内，向乙方支付预付款，并在会议结束后支付剩余款项。

3.甲方应配合乙方进行会议策划和执行工作，包括但不限于提供必要的场地、设备、资料等。

4.甲方应对乙方在策划和执行过程中提供的建议和方案进行审慎考虑，并在合理期限内给予反馈。

5.甲方应确保会议的顺利进行，包括但不限于确保参会人员的注册、签到、住宿、交通等事宜。

6.甲方应对乙方在会议策划和执行过程中所涉及的个人和单位信息保密。

7.甲方应在本协议约定的范围内，对乙方提供的服务质量进行监督，并对乙方提出改进建议。

二、乙方责任和义务：

1.乙方应根据甲方的需求，制定详细的会议策划方案，包括但不限于会议议程、演讲嘉宾邀请、宣传推广计划等。

2.乙方应按照甲方的要求，及时完成会议策划方案的制定和修改，并在甲方规定的期限内提交。

3.乙方应负责会议的现场执行工作，包括但不限于场地布置、设备调试、嘉宾接待、现场管理等。

4.乙方应确保会议的顺利进行，包括但不限于确保会议内容的连贯性、嘉宾演讲的准时性、参会人员的满意度等。

5.乙方应遵守国家相关法律法规，确保会议策划和执行过程中的合法性。

6.乙方应对甲方提供的个人信息保密，不得泄露给任何第三方。

7.乙方应在本协议约定的范围内，对甲方提出的服务需求进行及时响应，并确保服务质量。

三、双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定提供策划服务，并有权对乙方提供的服务质量进行监督。

2.甲方有权要求乙方对会议策划方案进行修改和完善。

3.乙方有权要求甲方按照约定支付费用，并有权要求甲方提供必要的支持。

4.乙方有权要求甲方对会议策划和执行过程中的问题提出意见和建议。

四、双方义务：

1.双方应遵守本协议的约定，履行各自的责任和义务。

2.双方应保持良好的沟通，及时解决合作过程中出现的问题。

3.双方应共同维护会议的声誉，确保会议的成功举办。

4.双方应在本协议约定的范围内，对各自的权利和利益进行合理行使和保护。

合同金额与支付方式：

编号：__________

一、合同金额

本协议项下，乙方为甲方提供的学术会议策划服务总金额为人民币__________元整（大写：人民币__________元整），包括但不限于策划费用、执行费用、后期支持费用等。

二、支付方式

1.预付款：甲方应在本协议签订之日起__________个工作日内，向乙方支付人民币__________元作为预付款。

2.阶段性付款：在乙方完成以下阶段性工作后，甲方应按以下比例支付相应款项：

a.策划方案提交：完成并提交会议策划方案后，甲方应支付总金额的__________%；

b.会议筹备完成：完成会议场地确认、嘉宾邀请等工作后，甲方应支付总金额的__________%；

c.会议执行完毕：会议结束后，甲方应支付总金额的__________%。

3.尾款支付：会议结束后__________个工作日内，甲方应支付剩余的款项，即总金额的__________%。

三、支付条件

1.甲方支付款项前，乙方应向甲方提供详细的费用清单和发票。

2.甲方支付款项后，乙方应向甲方提供相应的服务成果，如策划方案、执行报告等。

3.乙方应在收到甲方支付款项后__________个工作日内，完成相应的工作内容。

四、额外费用

1.如在协议执行过程中，因不可抗力或其他原因导致额外费用的产生，双方应协商解决，并在本协议附件中详细列明。

2.额外费用的支付将按照实际发生和双方协商一致的原则进行。

五、违约责任

1.如甲方未按时支付款项，应向乙方支付相应的违约金，违约金为逾期未付款项的__________%。

2.如乙方未按时完成工作，导致甲方利益受损，甲方有权要求乙方承担相应的违约责任，包括但不限于赔偿损失。

六、财务报告

1.乙方应在每个付款周期结束后__________个工作日内，向甲方提交详细的财务报告，包括但不限于收入、支出、余额等。

2.甲方有权要求乙方提供相关财务凭证和资料，以验证支付款项的准确性。

违约与争议解决机制：

编号：__________

一、违约责任

1.如甲方未能按照本协议约定支付款项，应向乙方支付逾期付款的违约金，违约金比例为每日__________%，直至实际支付日止。

2.如乙方未能按照本协议约定提供符合要求的服务，甲方有权要求乙方进行整改或重新提供服务，并承担由此产生的额外费用。

3.如任何一方违反保密条款，泄露对方商业秘密，应承担相应的法律责任，包括但不限于赔偿对方因此遭受的损失。

4.如任何一方违反合同目的或合同条款，导致合同无法履行或履行不符合约定，应承担违约责任，并赔偿对方因此遭受的直接损失和合理费用。

二、争议解决

1.双方应本着友好协商的原则，解决合同履行过程中产生的任何争议。

2.如协商不成，任何一方均可将争议提交至双方共同选择的仲裁机构进行仲裁。仲裁机构的选择应为__________仲裁委员会。

3.仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。仲裁费用由败诉方承担，除非仲裁裁决另有规定。

4.如双方均同意，也可选择诉讼方式解决争议。诉讼应向合同签订地或甲方所在地人民法院提起。

5.在争议解决期间，除争议事项外，双方应继续履行合同中的其他条款。

三、适用法律

本协议的订立、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院

如双方发生争议，任何一方均可选择向合同签订地或甲方所在地人民法院提起诉讼，该法院具有管辖权。

五、不可抗力

1.如因不可抗力导致任何一方无法履行本协议约定的义务，该方应及时通知对方，并采取一切合理措施减轻不可抗力的影响。

2.不可抗力事件持续超过__________天，任何一方均有权解除本协议，并免除在此期间因不可抗力而无法履行的责任。

3.不可抗力事件结束后，双方应尽快恢复履行本协议。

附则：

编号：__________

一、生效条件

本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，自生效之日起至协议约定的服务完成之日止为协议的有效期限。

二、有效期

本协议的有效期为__________年，自协议生效之日起计算。在协议约定的服务完成后，本协议自动终止。

三、变更

1.本协议的任何变更必须以书面形式进行，并由双方签字（或盖章）后方可生效。

2.任何一方不得擅自变更本协议的内容，否则变更部分无效。

四、终止

1.本协议在以下情况下终止：

a.协议约定的服务完成；

b.双方协商一致解除；

c.一方违约，经对方书面通知后，违约方未在__________日内纠正；

d.因不可抗力导致本协议无法履行；

e.法律法规或政策变化导致本协议无法履行。

2.本协议终止后，双方应按照协议约定处理未完成的服务和未支付的款项。

五、通知

1.双方应按照本协议约定的地址进行通知送达。

2.任何通知应以书面形式发送，并被视为在发送后__________个工作日送达。

六、不可分割性

本协议的各个部分构成一个不可分割的整体，各部分具有同等法律效力。

七、协议份数

本协议一式__________份，甲乙双方各执__________份，具有同等法律效力。

八、其他

1.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本协议的标题仅为方便阅读，不构成协议的组成部分。

3.本协议的解释权归甲方所有。

附件：

编号：__________

一、需求文档

1.学术会议策划需求说明书

2.参会人员信息表

3.会议场地要求说明书

4.嘉宾邀请函模板

5.宣传推广计划书

二、设计方案

1.会议场地布置方案

2.会议日程表设计

3.会议资料包装设计

4.宣传海报设计

三、技术规格

1.会议设备清单及使用说明

2.网络接入要求

3.录音录像设备技术参数

4.现场灯光、音响设备技术参数

四、各类证件复印件

1.乙方营业执照复印件

2.乙方法定代表人身份证明复印件

3.乙方相关资质证书复印件

4.乙方税务登记证复印件

5.乙方开户银行许可证复印件