零售快消行业企业文件管理云平台解决方案

零售快消行业企业文件管理云平台解决方案

行业现状1零售业历史上

一次具有划时代意义的

位置转换65年2305亿美元20年2478亿美元传统零售企业的最大挑战：

如何打造基于数据的高效协同？新零售的核心特征数据驱动效率为王协同复杂数据的分类分为：结构化数据和非结构化数据，存储数量上非结构化数据约占企业总数据量的80%1、结构化数据（字段数据）：数据可拆分为字段，存储于数据库；（eg.客户A拆分为姓名、身份证号码、住址等字段，存储在数据库中。可通过数据库编程进行查询、分类、数据抽取组合成报表）2、非结构化数据（电子文件）：按整个电子文件而不拆分成字段存储的办公文档、运营报表、文件、图片、音频和视频等；零售行业非结构化数据分布现状邮箱文件管理不方便（需接收、查看、另存等一系列动作）即时通讯开放性带来安全隐患，便于分发传送而管理不便；FTP适合局域网内使用，须下载才能使用，权限设置繁琐，维护工作量大无法支持多终端平台，不支持文件分享、自动同步、备份；个人云盘功能有限(缺少权限管理，组织架构匹配，定制，第三方应用集成等核心功能)开放平台的安全隐患零售行业文件现状导致的问题1文件繁多企业内部的市场宣传文件、销售文件、供应商文件资料，音频文件繁多、无法形成规范的管理体系01繁多04高效散乱0203安全行业特征文件散乱部分的文件散落在员工的PC或单个文件服务器中，形成信息孤岛，无法有效的统一管控和检索2安全管控企业的涉密文件等重要数据无法按照合规性进行存储，文件的访问、外发的无法管控，同时无法对操作进行审计和追溯。人员流动、离职造成文档流失。3高效协作企业内部之间、内部与外部之间，没有一个高效的文件管理平台实现基于文件的流转和协作4

产品方案2文件的全生命周期管理企划部销售部设计部企划编辑评论分享审阅预览设计稿设计部采购部面辅料供应商编辑评论预览内部协作根据企划进行设计设计定稿分享给版房基于设计稿进行沟通版房分享评论外部协作版房交付样衣企业高层销售部设计部设计稿/面辅料编辑评论分享审阅预览针对样衣进行设计稿或面料调整样衣调整订货会预览款式图片/宣传资料/销售文件代理商销售经销商内/外部协作编辑按订单进行生产生产部分享企业文件协同企业文件管理0102

传统的企业内部与外部协作往往通过QQ、微信以及邮件的方式实现，导致离线数据不可控，文件版本管理混乱

传统的企业内部跨部门协作往往通过NAS、文件服务器等方式实现，导致权限配置复杂，且不稳定，协作不灵活企业员工的协作邀请文件分享

通过文档云平台，建立组织文件目录

使用文档云的文件分享，可将企业的多种文件资料进行下发，包括业务资料、行政通知、Bi文件等资料。

选择下发的对象时，可选择单人或者多人分享

下发完毕，可在“我的分享”中查询分享信息消息订阅新增订阅消息：订阅消息显示为小红点消息支持搜索、筛选实时消息提醒，让您不错过任何一条重要信息，及时处理重要工作！移动端APP消息同步推送，主动接收来自文件或文件夹的订阅消息。文件在线预览

无须安装专业软件

自动压缩文件提供最佳预览体验

产品设计图等专业格式

供应商随时随地查看推送文件不仅支持word/ppt/excel/pdf这些普通的格式的在线预览，还支持cad/psd/ai/visio/rvt这些专业格式资料的预览在线评论（实时沟通）基于文件形成有效沟通信息永久保留，可追溯，减少沟通成本沟通更聚焦、更有效、更清晰文件收集文件移动审阅

移动端（手机、PAD）支持移动审阅、批示。

发起审阅后，会在发起人以及接收人的消息中心中进行审阅消息的实时推送。

参与审阅的相关人员可针对审阅的文件进行在线预览，同时还可发起语音或者文字的评论。外部协作（经销商/供应商）外部协作：邀请供应商参与外部协作文件夹，信息及时共享权限设置：通过权限管控，严格设置供应商权限评论：资料新增或更新，一键@相关人员，消息即时提醒全文检索

全局提供搜索入口，随时可以搜索，且搜索可在文件、消息中选择

提供搜索历史，可在之前搜索过的词语中选择快速再次搜索（可清除记录）

不论是标题、内容、标签、说明时时可以被检索企业文件协同企业文件管理0102打通企业全业务链条数据协同打造高效的企业资源共享协作平台，打破信息孤岛，让部门和部门以及内部和外部之间文件的沟通和往来更加便捷，增强管理透明性；加速公司各类项目计划的执行效率，升级市场和销售的精细运营能力；文档云用互联网思维帮助企业保护重要数字资产，降低沟通成本，提高企业内外部工作效率，提升在互联网时代的快速反应能力。企业品牌宣传市场营销研发设计采购物流企业内部文件安全管控

传统的文件服务器权限设置复杂，且不稳定；员工无法针对自己的文件夹进行基于权限的分享与协作

传统的文件服务器在文件传输过程中，无法实现加密传输，容易被网络嗅探或监听

传统的管理方式和手段，无法针对重要的、机密的文件进行水印的设置企业文件的分享管控内部分享：大文件通过文档云一键分享给内部相关的同事、部门以及群组，并可对分享链接进行访问权限（下载、只读预览）的设置。链接分享：大文件通过文档云一键分享给外部的客户或第三方，可针对分享链接进行分享边界、权限、时效性以及密码的管控，同时还可将二维码一键转发至任何渠道和应用。水印预览

面向高密级文件的水印管控，让文件的泄露者无处藏身回收站安全机制，让误删、恶意删除的文件可恢复文件会在个人、部门、管理员保存三个副本，个人、部门文件删除都不足以彻底清除文件，被删除的文件将在回收站中保留45天才可最终删除（后期可通过开放功能延长存留时间）系统登录的二次验证+设备的安全管理

二次验证：会在帐号密码以外提供额外保护

设备管理：查看账户登录情况，识别风险企业员工的离职交接

员工离职时将文件一键转交给对接人数据报表和日志管理

行业应用3区域化办公难管理X数据量庞大的办公文件，分散个人PC中，无法统一管理。资源投入重复，各系统之间文件、权限管控困难。办公文档（行政文件、设计文件、市场文件等）散落员工PC中，协作困难，易造成安全隐患。数据库OAERPERP文件分散无管理（场景：企业文件存储备份）

数据量庞大的办公文件分散，各个区域有自己独立的文档管理服务器，散落文件无法统一。

市场分析报告、促销活动方案、培训资料、数据报告等分散在员工的个人电脑、U盘中，散乱的存放方式使得需要查找某个文件变得困难又复杂。

电脑磁盘、病毒入侵、U盘丢失、员工离职，造成企业数据永久性丢失。销售渠道多样化（场景：商品销售渠道管理）网上商城各大卖场大量的一线卖场销售需要了解产品信息、销售信息、市场活动专柜、门店开张时快速共享大量相关资料，门店日常管理中促销方案、陈列图片等统一分发产品图、宣传资料、市场活动等大量高清图需要与各大电商的传输门店专柜内部协作难以规范化信息孤岛，沟通不畅：企业的部门间通常存在信息孤岛，彼此共享信息不及时，沟通成本高。协作方式不规范：企业内部传输文件，沿用传统的微信、QQ等第三方社交工具，导致离线数据不可控，文件版本管理混乱文件协作不灵活：使用传统的方式作为文件管理的载体，导致权限配置复杂，且不稳定，协作不灵活文件存储方式不规范：文件存储方式为本地磁盘一旦载体损毁，会导致不可恢复的事故发生企业前、后端资料收集：企业内部资料收集互通存在瓶颈与迟滞现象，后端无法快速得到前端的需求资料，后端也无法快速响应前端的需求外部协作难以实现便捷高效（场景：跨企业信息同步）产品资料下发迟滞：最新产品产品资料无法第一时间覆盖到所有的线上、线下渠道，导致最新产品无法快速占领市场信息不对称：需求资料无法及时共享，与供货商信息不对称，且由于产品资料版本问题，导致产品错误沟通不顺畅：通过邮件/QQ/微信传输材料，传输附件大小受限，且容易淹没多元化品牌管理（场景：子品牌文件管理）快消品的素材图片精度高，当设计部、电商部、运营部等部门需要高清原图时，品牌部需要花大量的时间在文件传输上。门店分散难统筹（门店标准化管理）门店分散在全国各地产品新品图片产品宣传海报其他品牌产品资料痛点：门店管理复杂，缺乏总部与门店间的信息交互通路零售快消企业为了总部更好树立企业形象，需要对门店进行统一化地标准管理，包括：门店建店管理：总部对开店店面的装饰、店内陈列、装修风格需要采用统一的运营标准，但零售企业大多都缺乏有效的建店跟踪与协同方式，不利于总部对于门店管理的透明性。一般都需要总部或区域领导进行各门店的现场巡查督导，人员出差成本高；门店陈列管理：门店陈列的展现形式经常发生变化，不同区域、不同门店间的陈列水平参差不齐，但因缺乏统一的反馈渠道，总部与区域领导不能实时获取门店陈列的图片，所以不能及时地给予指导。门店数据跟踪：销售网络复杂后，企业很容易与区域、门店间形成信息断层，企业对分布在各地区的消费者数据、市场动态不能及时掌握，收集工作难度大。店员专业化培训和管理

店员培训文件繁杂，缺乏实时的学习培训平台为了保证各门店服务的标准化，需要对各门店进行各种专业化的培训。但是零售快消企业大多门店网点密集，店员数量众多，且门店店员业务水平参差不齐，经常需要接受各种各样的培训，比如产品、服务、陈列、销售技巧等培训，随着培训会产生大量的培训资料，门店店员如何快速获取资料，实时学习资料成为难题。移动办公效率低业务即时性差：领导出差，往往不会随身携带电脑，遇到紧急事宜无法在线进行批复移动便利性低：在外出差时，需携带电脑或纸质文档给合作伙伴讲解资料访问终端受限：在外出差