集团公文处理管理办法

2-1-集团公司公文处理管理办法第一章总则第一条为进一步提高11（集团）有限公司（以下简称集团公司）公文处理质量和效率，实现公文处理精细化管理，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）和天津市、市国资委相关规定，结合集团公司实际工作，特制订本办法。第二条本办法适用于11集团公文处理工作，各单位应参照本办法并结合实际情况，制定本单位关于公文处理管理工作有关制度，依责做好相关工作落实。第三条公文是实施管理、传达部署、履行职能、发布制度、报告情况、解决问题、指导工作、业务往来的重要工具。集团公司办公室主管集团公司公文处理工作，对各部室、单位进行业务指导和督促检查。各部室、单位是公文处理工作的主体责任单位，要加强组织领导，强化队伍建设，配备专职或兼职人员负责公文处理工作。平台公司要落实集团公司公文管理制度，按照改革要求做好对所属企业的工作指导、监督、检查、考核等工作。第四条公文处理工作主要包括收文办理、公文制发、公文归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，以办公自动化系统（智慧工作平台）为主，以纸质文件为辅，积极采用先进技术手段以提高公文处理工作效率。第二章公文种类第五条集团公司常用的法定公文种类主要有：1.决定。适用于对重要事项作出部署安排、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。2.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。3.通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。4.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。5.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。6.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。7.批复。适用于答复下级机关请示事项。8.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。9.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第六条集团公司自有签报、工作专报、情况通报、基层上报集团公司公文、信息参阅等内部公文流程，按照有关规定要求，用于处理、协调、掌握和安排集团公司有关工作。第七条集团公司自有内部公文流程，主要用途分别如下：1.签报。各部室及担负集团公司部分管理职能的有关单位在行使管理职能过程中，遇有报请集团领导个人决策的重要事项时，原则上通过办公自动化系统中“集团公司签报”流程按程序向相关集团公司领导提请。2.工作专报。集团公司各单位、本部各部室遇有向集团领导专项报告的非请示类事项时，原则上通过办公自动化系统中“集团公司工作专报”流程向相关集团公司领导进行报告。3.情况通报。集团公司部室及担负集团公司部分管理职能的有关单位发布集团公司领导讲话、调研报告等周知性事项时，原则上通过办公自动化系统中“情况通报”流程进行发布。4.信息参阅。集团公司部室及担负集团公司部分管理职能的有关单位向领导个人报送研究课题、参考信息等集团外部经验性做法或成果时，原则上通过办公自动化系统中“信息参阅”流程进行报送。5.基层上报集团公司公文。基层单位遇到需集团公司审批办理、协调转报、掌握知悉的事项，原则上通过办公自动化系统中“基层上报集团公司公文”流程按程序向集团公司进行请示或报告。第三章收文办理第八条收文办理主要包括签收、登记、初审、提出拟办意见、承办、催办、办复等环节。第一节收文初审第九条主送集团公司的各类纸质和电子公文，由集团公司办公室统一接收，按规定做好签收登记，并进行初审。第十条外来公文的初审1.完整性。初审公文的整体内容，若存在要件不齐、内容不全、字迹不清、破损等情况，要及时向来文单位询取完整的公文。2.有效性。初审公文的各要素，若存在主送不对、行文不当、内容有误、办期已超、发收文间隔过长等情况，要及时向来文单位询取准确的公文。3.唯一性。针对多次接收到的同一公文，在确定内容一致且已流转的情况下，不再重复进行收文处理。第十一条内部公文的初审1.行文应符合行文规则（1）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文应符合隶属关系和职权范围要求，一般不得越级行文。（2）向上级机关行文原则上只主送一个上级机关，根据需要可以同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（3）下级机关的请示事项，如需以集团公司名义向上级机关请示，应提出倾向性意见后上报，并将代拟稿一并上报。（4）请示应符合一事一报原则，事项必须明确，不得将请示内容夹藏于附件中，报告类公文不得夹带请示事项。（5）请示类文件行文前要与相关部室充分沟通，告知背景情况、紧急程度等内容，相关情况须在文件中加以体现。（6）无明确主管部门的请示，本单位一把手要负起第一责任人责任，正式行文前须亲自向相关集团公司领导做好请示汇报工作。（7）集团公司可以对本部各部室和各单位行文；各单位可以向集团公司报告工作和请示问题，亦可相互间行文。（8）属于本部部室职权范围内的事项应当直接报送本部相关主管部室；本部各部室可以在职权范围内对各单位的相关业务部室行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向集团公司各单位发布指令性公文。本部各部室之间遇有问题应当协调解决，原则上不相互行文。2.公文内容应符合格式规定公文一般由份号、内容提示、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（1）（2）内容提示。含有重要信息、商业机密的公文，可以标注“内部资料、注意保密”等字样，按照保密文件要求进行管理。（3）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。（4）发文机关标志。由发文机关全称或规范简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范简称。联合发文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。（5）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。同一单位报送集团公司的公文，发文机关代字部分应保持一致。（6）（7）标题。由发文机关名称（或规范简称）、事由和文种组成。公文标题应准确表达公文内容。发文机关名称不得省略。（8）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，应无错字、别字、漏字现象，语言表述应简洁、规范、没有歧义。要严格控制公文篇幅，原则上不得超过1500字，确需详细阐述有关情况的，可附件说明。使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。请示类公文，应以“妥否，请批示。”“妥否，请批复。”收尾。批复类公文，以“特此批复。”收尾。报告类公文，应以“特此报告。”“专此报告。”收尾。禁止套用、杜撰其他表述形式。（9）附件说明。附件说明应与附件标题一致。附件顺序应根据与公文的关联程度，并结合附件成文日期，按照由近及远的原则排列。附件内容不应重复。（10）成文日期。署报文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。（11）印章。纸质公文应按规范要求加盖报文单位公章，并与署名机关相符。（12）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。上行文还要注明联系人和联系电话，联系人应为熟悉工作情况的负责同志，联系电话中应有移动电话号码。（13）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。公文中如涉及其他文件、集团领导批示、重大事件及相关政策法规等内容的，须作为附件一并上报。（14）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称。（15）印发机关和印发日期。公文印发机关原则为各单位公文管理部室。印发日期与成文日期原则上相差不得超过3个工作日。电子公文实际报送日期应与公文印发日期一致；纸质公文实际报送日期与公文印发日期相差不得超过1个工作日。3.各单位报送集团公司的公文，应通过办公自动化系统报送，原则上不接收纸质公文。敏感公文不得通过系统报送。（1）电子公文标题应与公文标题一致。（2）制发电子公文时，应按要求填写公文标题、来文单位、文件编号、收文日期、拟稿人、基层公司领导批示意见、提示等。（3）5.初审不合格的公文，将退回报文单位进行修改。第二节公文拟办第十二条集团公司收文原则上应由集团公司各部室或相关承担集团公司管理职能的单位办理。办公室办公室第三节收文流转第十三条拟办意见确定后，集团公司办公室负责将拟办意见及公文送主办联络员，由其按照批示意见进行流转。第一时间将文件取走，各节点应在24小时内（不含节假日）退回，如同一节点需多人阅签，应在48小时内退回，主办部室停留时长最长不应超过72小时。主办部室、单位领导请假离岗期间，公文签批工作应由申请请假时所明确的代为主持工作的相关领导负责签批，确保公文流转时效。第十四条承办部室、单位对交办的公文应当及时办理，认真领会批示意见和审看公文内容，并按规定时限办理完毕。办理时限要求较长的，承办部室、单位要合理安排办件时间，严防办件前松后紧，要为集团公司领导留出足够的研究和决策时间。对于需要办理的公文，填写办理意见时，除填写必要的工作分配、任务指派意见外，需适当拿出指明工作方向、强调办理要点和注意事项的意见。办理过程中，主办与会办部室、单位各负其责，按照“谁主办、谁负责、谁反馈”原则，由主办部室、单位对事项办理负总责，并组织协调会办部室、单位，督促落实事项办理情况。会办部室、单位要积极主动做好配合，加强分工和协作。对于紧急公文，主办部室、单位应即收即办，采取多种方式提速办理。第十五条对于第十六条集团公司办公室将及时了解掌握公文的办理进展情况，运用管理和技术手段督促催办主办部室按期办结，会办部室的催办工作由主办部室负责。第四章公文制发第十七条公文制发主要包括起草、初审、复核、签发、登记、校核、印发等环节。第一节公文起草第十八条1.符合国家法律法规、党的路线方针和上级机关相关政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关文件相衔接。2.一切从实际出发，分析问题实事求是，充分体现发文宗旨，所提政策措施和办法切实可行。3.落实减负工作总体要求，遵循“确有必要、注重效用”原则，严控发文规格及总量。4.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。5.文种正确，格式规范。6.深入调查研究，广泛听取意见，不得照抄照搬上级公文。7.公文涉及其他部室、单位职权范围内的事项分工，起草部室必须征求相关部室、单位意见，力求达成一致。8.公文篇幅要符合“八项规定精神”相关要求。第十九条以集团公司名义制发的公文应由集团公司各部室或相关承担集团公司管理职能的单位起草并报请制发。第二十条各部室、单位要根据职能分工、上级文件要求、集团领导指定和工作实际需要起草公文。会议纪要由主汇报部室、单位或与会议主题对应的部室、单位负责整体起草，起文时间原则上不超过会议结束转天后2个工作日。第二十一条拟稿部室、单位是公文起草的主体，按照“文责自负”原则拟稿发文，负有以下责任：1.拟稿人2.部室、单位负责人对本部室、单位拟制的公文负总责，对行文的必要性、内容的完整性、准确性进行审核把关，确保数字及逻辑关系的严密和基本结论表述准确。同时，应指导拟稿人提高公文撰写水平，保证文稿质量。3.部室、单位文书负责本部室、单位拟制公文的流转，对发文全过程进行跟踪催办，遇有会签意见不一致的，应及时通知部室、单位有关人员及负责人进行协商，达成一致，确保流转顺畅。部室、单位之间征求意见或会签公文时，除主办部室、单位另有时限要求的，相关部室、单位应在3个工作日内予以回复，过程中应避免“逼宫式”反馈意见。如因特殊情况不能按期回复，相关部室、单位应主动与主办部室、单位沟通并商定回复时限及方式，否则可以视其为同意。第二节规格要求第二十二条公文的制发应遵循“就低不就高”原则，严格控制发文规格及总量，不得以公文落实公文、以发文代替工作，不得存在照搬照抄、重复转发、随意发文情况。拟稿部室、单位负责发文初审工作。第二十三条发文规格原则上根据拟印发公文所涉及内容的重要程度，并参考上级机关同类公文的印发规格予以确定。以集团公司名义发文的事项一般包括：1.管理规范性公文（决定、章程、规则等）、指导性公文（意见、批复等）、请求批准（请示）、知照性公文（通知、通报等）、汇报性公文（报告）。2.涉及集团公司某领域重要性、综合性较强的制度规定（管理办法、工作细则等），一般包括集团公司基本管理制度、具体规章等。3.涉及集团公司重大决策部署、重要问题的请示和报告，重要工作的商洽和答复（函），重要情况的通报，记载重要会议主要情况和议定事项（纪要）。4.向上级机关请示有关事项，汇报工作、反映情况和答复上级机关的询问。5.人事任免、机构设置、职能调整等。属下列情形的，一般不以集团公司名义发文：1.国家法律法规和党内法规已做出明确规定的。2.现行公文规定仍然适用和制定时机条件尚不成熟的。3.可以通过会议部署、部门协作机制等推动落实的。4.部室职权范围内的事宜,由部室发文或部室联合发文能够解决的。5.贯彻上级文件精神层层转发，没有新的具体政策措施的转发类公文。6.不需要发布的或者可以由各部室自行发布的公文。7.属于部室年度工作安排部署的。8.其他不适宜以集团公司名义发文的。第二十四条集团公司办公室公文是对集团公司公文的补充，主要用于受集团公司委托，传达部署集团公司关于某一方面工作的决定、通知有关事项以及办公室职权范围内的事项。第二十五条严格控制文件篇幅，除部署全局性、综合性工作外，文件稿一般不超过5000字，部署专项工作或具体任务的文件稿一般不超过4000字。外报上行文的综合报告一般不超过5000字，专项报告一般不超过3000字。第二十六条贯彻落实类公文的发文形式和规格原则上比照上位公文确定。没有实质内容的一律不发，严禁简单照抄照搬上位公文、上下一般粗或者堆砌虚话套话、言之无物。第二十七条经集团公司决策、审议原则通过的文件稿，拟稿部门要在会后1个工作日内（需作较大修改的一般不超过3个工作日）修改完善，并起草公文履行发文程序。第二十八条外报公文应为集团公司领导审批预留足够时间，特别紧急的应及时向集团领导汇报，并与集团公司办公室沟通说明情况，并尽快完成公文制发。第二十九条涉及多个部室职权范围内的事务，必要时可以联合行文。若部门之间未协商一致的，不得行文。第三十条公文涉及保密内容确需定密的，由公文起草部门落实公文保密有关要求，履行相关定密程序，并对文件拟定密级、保密期限、发布层次等提出建议。第三节公文复核第三十一条以集团公司名义制发公文的，经拟稿部室、单位完成初审后，由部室、单位文书送相关联络员根据规定进行复核，并按规定程序流转。公文复核应主要审核以下方面：1.行文理由是否充分，行文依据是否准确，制度性文件是否依照规定履行完决策程序。2.内容是否符合国家法律、法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.公文写法是否符合文种要求。批复是否与原请示相对应；会议纪要是否符合会议原意。4.是否符合发文程序，拟稿部室、单位负责人是否签批。5.内容涉及其他部室、单位职权范围的事项，是否经过充分协商并达成一致意见，会签意见是否在文中得以体现。6.提请签发的领导是否适当。7.秘密等级、紧急程度、分发范围、主抄送单位是否恰当。8.是否符合公文格式或行文规则等其他要求。9.公文中的人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。公文中的年份应写全称。公文的成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。使用阿拉伯数字时，一组数字不能移行。10.语言表述是否符合语法逻辑。11.所需要件是否完整、齐全。第三十二条公文复核应坚持严谨、高效的原则。对于紧急公文，采用即到即审的方式办理。经复核不宜发文的，由联络员通知办公室退回拟稿部室、单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟稿部室、单位修改后重新流转。第三十三条集团公司办公室是集团公司公文格式及标准的归口管理部室，负责对经部室、单位初审合格、联络员复核通过的公文进行把关。同时，对公文中格式及逻辑的准确性负责，指导部室、单位进一步规范公文相关要素，提高公文的逻辑性。第四节公文签发第三十四条以集团公司名义制发的公文应报请集团公司领导签发。如遇集团公司领导提出修改意见，应退回拟稿部室、单位修改。领导签发公文时，应明确签署“同意”等类似字样内容。签发后的公文由集团公司办公室进行后续流转。联合发文由所有联署机关的负责人会签。以集团公司名义向交通运输部、市政府、市国资委、市交通运输委、市港航局、滨海新区政府等上级机关报送的请示、报告，经集团公司分管领导审核后，批呈集团公司主要领导签发；一般管理规范性工作，需以集团公司名义发文的，报集团公司分管领导签发或由分管领导批呈主要领导签发；会议纪要按照“谁主持、谁签发”原则执行，由集团公司主要领导主持的会议，在集团公司分管领导审核后，批呈主要领导签发；部分专业会议根据实际情况酌定签发人。第三十五条公文签发后，集团公司办公室确定发文字号，并对公文的审批程序、内容、文种、格式、附件、印发范围、印制份数进行印前核对、登记、排版。签发后的公文原则上不应再做调整，如因特殊情况需做重大修改的公文，应履行报请修改程序，原签发人同意后方可修改。第三十六条公文核对无误并经拟稿人校对后，由集团公司办公室按规定程序印刷、装订、分发。电子公文，按规范操作通过办公自动化系统传输。纸制公文发出时间与印制时间不得超过1个工作日，紧急公文即印即发。第五章公文归档第一节归档依据第三十七条公文归档工作要根据《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）《归档文件整理规范》（DB12/T127-2018）《11（集团）有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定》《11（集团）有限公司档案管理办法》《11集团公司归档文件整理标准》等相关规定，对具有保存价值文件材料进行收集、整理、分类、鉴定、归档。第三十八条集团公司各单位应设立与本单位发展相适应的综合档案室，配备满足档案工作需要的人员，负责本单位档案工作，并对本单位各部室和所属机构的档案工作实行监督、指导和检查。各部室应配备兼职档案人员，负责本部室文件材料的收集、整理、立卷（件）归档工作。第二节收集整理第三十九条公文的整理原则1.归档公文整理分为纸质公文和电子公文的整理。纸质公文整理是以件为单位进行。2.归档公文整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。3.归档公文整理应区分不同价值，便于保管和利用。4.归档公文整理应符合文档一体化管理要求，便于应用办公自动化手段进行档案管理。5.归档公文整理保证纸质公文和电子公文协调统一。第四十条公文的归档整理要求1.立档单位在其职能活动中形成的具有保存价值的公文，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.归档的公文以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。3.归档的公文应是原件。完整的发文应有正文（加盖公章）、签发单（加盖公章）和修改稿；完整的收文应有承办单和文件正文。纸质流转的收文，要求必须归原件;办公自动化系统流转的收文，可以打印件归档。4.发文办结后，由拟稿部室兼职档案人员进行归档。公司级发文归档率应达到100%，部室级发文需通过鉴定再进行归档。5.收文办结后，上级的来文，由公司行政文书统一负责归档，各部室兼职档案人员负责本部室主办的公文归档。主办部室应汇总协办部室对形成的文件材料统一完成收集、整理、归档工作。6.归档公文的整理单位一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件、正文与附件为一件、原件与复制件为一件、转发文与被转发文为一件、来文与复文为一件（请示与批复为一件）、报表、名册、图册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。7.归档公文以件为单位，按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中，正文在前，签发单、定稿（发文稿纸、修改稿）在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后（批复在前，请示在后）；会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检案件形成的材料要分别集中排列。8.将公文按其形成的年度分类，对计划、总结、统计等归入文件产生的年度；请示与批复、来文与复文等来往文件，归入文件批复、复文（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度（如合同）；会议文件归入闭幕年度。9.归档公文按件装订，要去掉金属物，用档案管理部室指定使用的装订材料装订（每件左上角），不得压字。10.以件为单位，登记每一件归档公文的实际页数。公文中有图文的页面为一页。以公文原有页码为序，无页码的文件要编制页码。页码编写位置：用碳素墨水笔书写，单面文件右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角。11.整理过程中对文件进行鉴定保管期限后，将文件按规定的不同保管期限分类。第三节归档要求第四十一条归档时间应于每年6月底前完成上一年度纸质及电子公文的归档工作。第四十二条电子公文的归档工作，参照纸质公文归档的有关规定执行。归档前应确