行政办公流程规范化作业指导书

行政办公流程规范化作业指导书TOC\o"1-2"\h\u628第一章行政办公概述 4320501.1行政办公的重要性 4108221.1.1保证企业正常运行 4295251.1.2提高企业管理水平 4283421.1.3增强企业凝聚力 4252381.1.4促进企业创新与发展 5224901.2行政办公的基本原则 5155061.2.1合法性原则 5233761.2.2规范性原则 523271.2.3高效性原则 5203951.2.4服务性原则 56141.2.5创新性原则 513372第二章文件管理规范 5267112.1文件分类与归档 5143682.1.1文件分类 5270542.1.2文件归档 66952.2文件收发与传递 6156632.2.1文件收发 643472.2.2文件传递 641412.3文件借阅与归还 7220852.3.1文件借阅 7242282.3.2文件归还 711552.4文件销毁与保密 7105322.4.1文件销毁 8161172.4.2文件保密 824342第三章会议管理规范 8214743.1会议筹备与通知 8184663.1.1筹备工作 8155903.1.2通知工作 9198993.2会议记录与整理 9252923.2.1会议记录 9199983.2.2会议整理 9186983.3会议决议与跟踪 9113403.3.1决议执行 998253.3.2决议跟踪 9114593.4会议资料归档 1023338第四章人力资源管理规范 10279024.1员工招聘与入职 10315734.1.1招聘计划 10297074.1.2招聘渠道 1043954.1.3招聘流程 1032524.1.4入职手续 10100624.2员工培训与发展 10240794.2.1培训计划 10234394.2.2培训实施 1175394.2.3培训考核 1124454.2.4员工晋升 11197424.3员工考核与评价 11213114.3.1考核指标 11217824.3.2考核周期 11160814.3.3考核流程 11286844.3.4考核结果应用 1173034.4员工离职与档案管理 11297634.4.1离职申请 11154804.4.2离职手续 112044.4.3档案管理 1231586第五章财务管理规范 1265575.1预算编制与执行 1299605.1.1预算编制 12208015.1.2预算执行 12319925.2费用报销与审核 12218195.2.1报销原则 12264135.2.2报销流程 1367385.3资金支付与结算 13231415.3.1资金支付 1341865.3.2结算管理 13173795.4财务报告与审计 13167015.4.1财务报告 13309085.4.2审计 147502第六章资产管理规范 143436.1固定资产购置与登记 1418376.1.1购置原则 14108276.1.2购置流程 149596.1.3登记要求 14196896.2固定资产折旧与报废 14222866.2.1折旧方法 1454096.2.2折旧计算 14238256.2.3报废处理 15306456.3低值易耗品管理 1596326.3.1分类 15252946.3.2采购与领用 15217966.3.3库存管理 15175226.4资产盘点与清查 1560906.4.1盘点周期 1575306.4.2盘点流程 159022第七章安全保卫规范 16196097.1安全防范措施 16253947.1.1目的 16240257.1.2范围 1639097.1.3防范措施 16165867.2突发事件处理 1674347.2.1目的 16121087.2.2范围 16223227.2.3处理流程 1621577.3安全教育与培训 16274377.3.1目的 16194677.3.2范围 1722427.3.3教育与培训内容 1711737.4安全设施检查与维护 17193067.4.1目的 1760037.4.2范围 1790707.4.3检查与维护内容 1731273第八章秘书工作规范 17258878.1领导日程安排 17310348.1.1制定日程计划 1757908.1.2日程提醒 17264378.1.3调整与协调 1764108.2来访接待与安排 18322518.2.1接待准备 18286988.2.2接待流程 18183988.2.3安排会谈 18172458.3文件起草与审核 18248148.3.1起草文件 18201618.3.2文件审核 1834938.3.3文件分发 18256168.4办公用品采购与分发 18253348.4.1采购计划 18280298.4.2采购流程 18202708.4.3验收与分发 1885718.4.4库存管理 194834第九章档案管理规范 19231589.1档案收集与整理 19292669.1.1收集范围 19228209.1.2收集方式 19273729.1.3整理要求 19119109.2档案保管与维护 19219709.2.1保管环境 19130149.2.2保管措施 19265029.2.3维护要求 20227669.3档案查阅与利用 20159329.3.1查阅权限 20271239.3.2查阅流程 20315759.3.3利用要求 20213199.4档案销毁与保密 2025799.4.1销毁条件 20166509.4.2销毁程序 2011529.4.3保密措施 2020923第十章办公环境与文化建设 212897010.1办公环境布置与维护 212142010.1.1办公环境布置 211001910.1.2办公环境维护 211726810.2企业文化建设 212132910.2.1企业文化理念 211497210.2.2企业文化传播 211258210.2.3企业文化实践 211416510.3员工关怀与福利 222309110.3.1员工关怀 221370210.3.2员工福利 222744410.4内部沟通与协作 223095210.4.1沟通渠道 222931110.4.2协作机制 22第一章行政办公概述1.1行政办公的重要性行政办公作为企业运营的基础环节，对于保障企业高效运转、提高管理质量具有重要意义。以下是行政办公重要性的几个方面：1.1.1保证企业正常运行行政办公涉及企业内部各部门的沟通、协调与协作，通过制定和执行各项规章制度，保证企业各项业务顺利进行，提高工作效率。1.1.2提高企业管理水平行政办公对企业内部资源进行有效整合，通过科学、规范的管理方法，提高企业整体管理水平，为企业的可持续发展奠定基础。1.1.3增强企业凝聚力行政办公通过组织各类活动、加强员工之间的交流与沟通，增进员工对企业文化的认同，提高员工归属感，从而增强企业凝聚力。1.1.4促进企业创新与发展行政办公关注企业内部管理创新，通过不断优化管理流程、提高办公效率，为企业创新与发展提供有力支持。1.2行政办公的基本原则为保证行政办公的高效、规范，以下基本原则应予以遵循：1.2.1合法性原则行政办公应严格遵守国家法律法规，保证企业运营合规，避免产生法律风险。1.2.2规范性原则行政办公应遵循企业内部规章制度，保证各项业务有序进行，提高管理质量。1.2.3高效性原则行政办公应注重提高工作效率，通过优化流程、简化手续，降低企业运营成本。1.2.4服务性原则行政办公应以服务企业内部各部门和员工为宗旨，关注员工需求，提高服务水平。1.2.5创新性原则行政办公应关注企业内部管理创新，不断摸索新的管理方法，提高企业竞争力。第二章文件管理规范2.1文件分类与归档2.1.1文件分类文件分类应遵循以下原则：（1）根据文件的性质、内容、来源和用途进行分类；（2）保证文件分类的科学性、合理性和可操作性；（3）保持文件分类的稳定性和连续性。具体分类方法如下：（1）按照文件性质分类：分为政策法规、规章制度、工作计划、工作总结、业务资料等；（2）按照文件内容分类：分为综合类、业务类、财务类、人事类等；（3）按照文件来源分类：分为上级文件、本级文件、下级文件、外部文件等；（4）按照文件用途分类：分为日常工作文件、专项工作文件、决策参考文件等。2.1.2文件归档文件归档应遵循以下原则：（1）及时归档，保证文件完整、准确、系统；（2）按照文件分类和归档范围进行归档；（3）遵循归档程序，保证文件归档质量。具体归档流程如下：（1）文件整理：对文件进行分类、排序、编号；（2）填写归档清单：记录文件名称、编号、归档日期等信息；（3）归档入库：将文件放入档案柜，按照编号存放；（4）归档登记：在档案管理系统中登记文件信息。2.2文件收发与传递2.2.1文件收发文件收发应遵循以下原则：（1）保证文件收发及时、准确、无误；（2）严格履行收发程序，保证文件安全；（3）对收发文件进行分类、登记、存放。具体收发流程如下：（1）接收文件：接收上级、下级、外部文件，并进行初步分类；（2）登记文件：记录文件名称、文号、发送单位、接收日期等信息；（3）分发文件：按照文件性质、内容、用途进行分发；（4）传递文件：将文件传递给相关部门或个人。2.2.2文件传递文件传递应遵循以下原则：（1）保证文件传递及时、准确、安全；（2）遵循文件传递程序，保证文件传递质量；（3）对文件传递进行记录，以便查询和追溯。具体传递流程如下：（1）确定文件传递对象：根据文件内容、用途确定传递对象；（2）选择传递方式：采用纸质、电子、邮件等传递方式；（3）传递文件：将文件传递给指定对象；（4）记录传递情况：记录文件传递时间、方式、对象等信息。2.3文件借阅与归还2.3.1文件借阅文件借阅应遵循以下原则：（1）保证文件借阅安全、有序；（2）遵循文件借阅程序，保证文件借阅质量；（3）对文件借阅进行记录，以便查询和追溯。具体借阅流程如下：（1）提出借阅申请：借阅人向档案管理员提出借阅申请，说明借阅目的、用途等；（2）审核借阅申请：档案管理员对借阅申请进行审核，保证文件借阅安全；（3）办理借阅手续：借阅人填写借阅单，档案管理员办理借阅手续；（4）借阅文件：借阅人按照规定时间、地点借阅文件。2.3.2文件归还文件归还应遵循以下原则：（1）保证文件归还及时、准确；（2）遵循文件归还程序，保证文件归还质量；（3）对文件归还进行记录，以便查询和追溯。具体归还流程如下：（1）归还文件：借阅人将文件归还给档案管理员；（2）检查文件：档案管理员检查文件完整性、准确性；（3）办理归还手续：借阅人填写归还单，档案管理员办理归还手续；（4）记录归还情况：记录文件归还时间、归还人等信息。2.4文件销毁与保密2.4.1文件销毁文件销毁应遵循以下原则：（1）保证文件销毁安全、合规；（2）遵循文件销毁程序，保证文件销毁质量；（3）对文件销毁进行记录，以便查询和追溯。具体销毁流程如下：（1）提出销毁申请：文件管理员向相关部门提出销毁申请，说明销毁理由、文件名称等；（2）审核销毁申请：相关部门对销毁申请进行审核，保证文件销毁合规；（3）办理销毁手续：文件管理员填写销毁单，相关部门办理销毁手续；（4）实施销毁：按照规定时间、地点进行销毁，保证文件安全。2.4.2文件保密文件保密应遵循以下原则：（1）保证文件保密安全、合规；（2）遵循文件保密程序，保证文件保密质量；（3）对文件保密进行记录，以便查询和追溯。具体保密措施如下：（1）制定保密制度：明确文件保密范围、等级、措施等；（2）落实保密责任：明确各部门、人员的保密责任；（3）加强保密管理：对文件保密进行定期检查、监督；（4）开展保密培训：提高员工保密意识和能力。第三章会议管理规范3.1会议筹备与通知3.1.1筹备工作（1）确定会议主题：会议筹备人员应根据工作需要，明确会议主题，保证会议目的清晰。（2）拟定会议议程：会议议程应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主持人、记录人等要素。（3）邀请参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门和人员参会，保证参会人员具备相关知识和能力。（4）会议场地安排：提前预订会议室，保证场地设施齐全，满足会议需求。（5）会议材料准备：整理会议相关资料，包括会议通知、会议议程、会议记录表等，并提前分发给参会人员。3.1.2通知工作（1）会议通知内容：包括会议时间、地点、主题、参会人员、主持人、记录人等信息。（2）通知方式：根据实际情况，采取口头、书面、邮件等方式通知参会人员。（3）通知时间：提前至少三天通知参会人员，保证参会人员有足够的时间准备。3.2会议记录与整理3.2.1会议记录（1）记录人：会议记录人应具备较强的文字表达能力，保证记录准确、完整。（2）记录内容：包括会议时间、地点、参会人员、主持人、会议议程、会议内容、会议决议等。（3）记录方式：采用书面记录，可使用电脑或手写记录。3.2.2会议整理（1）整理会议记录：会议结束后，记录人应及时整理会议记录，保证内容清晰、完整。（2）编写会议纪要：会议纪要应概括会议主题、议程、参会人员、会议内容、会议决议等，便于传达和执行。3.3会议决议与跟踪3.3.1决议执行（1）明确决议内容：会议决议应具体、明确，便于执行。（2）责任分配：根据决议内容，明确责任人和执行期限。3.3.2决议跟踪（1）跟踪进度：对会议决议的执行情况进行跟踪，保证按时完成。（2）反馈结果：执行完成后，及时向会议组织者反馈执行情况。3.4会议资料归档（1）会议通知、会议记录、会议纪要等文件资料应及时归档，便于查阅。（2）归档资料应按照档案管理要求进行分类、编号，保证资料完整、有序。（3）归档资料应存放于指定的档案柜或电子档案系统中，保证资料安全。第四章人力资源管理规范4.1员工招聘与入职4.1.1招聘计划企业应根据业务发展和部门需求，制定年度招聘计划，明确招聘人数、岗位、职责、任职资格等要素。招聘计划需经人力资源部门审核，并报请公司领导审批。4.1.2招聘渠道企业可采取多种招聘渠道，包括内部推荐、社会招聘、校园招聘等。各招聘渠道的具体操作流程应严格按照公司规定执行。4.1.3招聘流程（1）发布招聘信息：根据招聘计划，发布招聘信息，包括岗位名称、职责、任职资格等。（2）筛选简历：对收到的简历进行筛选，确定符合条件的人员。（3）面试：组织面试，评估应聘者的综合素质和能力。（4）体检：安排通过面试的人员进行体检。（5）录用通知：对体检合格的人员发放录用通知。（6）签订劳动合同：录用人员与公司签订劳动合同，明确双方权利和义务。4.1.4入职手续（1）提交材料：新员工需提交身份证、学历证书、相关资格证书等材料。（2）办理入职手续：人力资源部门负责为新员工办理入职手续，包括入职登记、签订保密协议等。（3）入职培训：组织新员工进行入职培训，了解公司文化、业务流程等。4.2员工培训与发展4.2.1培训计划企业应根据员工岗位特点和个人需求，制定年度培训计划，包括培训内容、时间、形式等。4.2.2培训实施（1）内部培训：组织内部讲师进行授课，提高员工专业技能和综合素质。（2）外部培训：安排员工参加外部培训，获取行业最新知识和技能。（3）在线培训：利用网络资源，开展在线培训，方便员工自主学习。4.2.3培训考核对参加培训的员工进行考核，评估培训效果，对优秀学员给予表彰和奖励。4.2.4员工晋升企业应根据员工工作表现、业务能力和培训情况，定期开展晋升评估，为优秀员工提供晋升机会。4.3员工考核与评价4.3.1考核指标企业应制定明确的考核指标，包括工作业绩、工作态度、团队协作等方面。4.3.2考核周期员工考核分为季度考核和年度考核，以保证对员工表现的实时监控和评价。4.3.3考核流程（1）自评：员工对自己在本考核周期内的表现进行自评。（2）上级评价：上级领导对员工的表现进行评价。（3）综合评价：人力资源部门根据自评和上级评价，对员工进行综合评价。4.3.4考核结果应用根据考核结果，对优秀员工给予表彰和奖励，对表现不佳的员工进行约谈、培训和调整。4.4员工离职与档案管理4.4.1离职申请员工提出离职申请，应提前30天向人力资源部门提交书面申请。4.4.2离职手续（1）办理工作交接：员工需与接替人员办理工作交接，保证工作连续性。（2）签订离职协议：员工与公司签订离职协议，明确双方权利和义务。（3）办理离职手续：人力资源部门负责为员工办理离职手续，包括离职证明、社会保险转移等。4.4.3档案管理（1）档案归档：员工离职后，将其人事档案归档，保证档案完整。（2）档案查询：员工档案查询需经公司领导审批，保证信息安全。（3）档案保管：加强对员工档案的保管，防止档案丢失、损坏。第五章财务管理规范5.1预算编制与执行5.1.1预算编制预算编制是财务管理的重要环节，各部门应严格按照以下步骤进行预算编制：（1）收集基础数据：各部门根据上年度实际完成情况、本年度工作计划和目标，收集相关基础数据。（2）编制预算草案：各部门根据收集的基础数据，结合部门职责和业务发展需求，编制预算草案。（3）预算审核：财务部门对各部门提交的预算草案进行审核，保证预算编制的合规性、合理性和可行性。（4）预算审批：总经理办公会对财务部门提交的预算草案进行审批，批准后的预算作为财务管理的依据。5.1.2预算执行预算执行是预算管理的核心环节，各部门应严格按照以下要求执行预算：（1）严格执行预算：各部门在预算执行过程中，应严格按照预算指标进行控制和调整，保证预算目标的实现。（2）预算调整：如遇特殊情况，导致预算执行发生重大偏差，各部门应提出预算调整申请，经财务部门审核、总经理办公会审批后，进行调整。（3）预算分析：财务部门定期对预算执行情况进行统计分析，为管理层决策提供依据。5.2费用报销与审核5.2.1报销原则费用报销应遵循以下原则：（1）合规性：报销费用应符合国家法律法规和公司规章制度。（2）真实性：报销费用应真实反映业务活动。（3）合理性：报销费用应合理控制，避免浪费。5.2.2报销流程报销流程如下：（1）报销人提交报销申请：报销人按照报销规定，提交报销申请及相关证明材料。（2）部门负责人审核：部门负责人对报销申请进行初步审核，保证报销合规、真实、合理。（3）财务部门审核：财务部门对报销申请进行详细审核，保证报销合规、真实、合理。（4）报销付款：财务部门审核通过后，进行报销付款。5.3资金支付与结算5.3.1资金支付资金支付应遵循以下要求：（1）合规性：资金支付应符合国家法律法规和公司规章制度。（2）安全性：保证资金支付安全，防止资金流失。（3）及时性：按照合同约定及时支付资金。5.3.2结算管理结算管理包括以下内容：（1）内部结算：公司内部各部门之间的费用结算，按照内部结算规定执行。（2）外部结算：公司与外部单位之间的费用结算，按照合同约定执行。（3）结算记录：财务部门应做好结算记录，保证结算数据的准确性。5.4财务报告与审计5.4.1财务报告财务报告包括以下内容：（1）资产负债表：反映公司在一定时期内的财务状况。（2）利润表：反映公司在一定时期内的经营成果。（3）现金流量表：反映公司在一定时期内的现金流入和流出情况。（4）财务报表附注：对财务报表中的重要事项进行说明。5.4.2审计审计工作包括以下内容：（1）内部审计：公司内部审计部门对财务报告进行定期审计，保证财务报告的真实性、合规性。（2）外部审计：公司聘请具有资质的外部审计机构对财务报告进行年度审计，保证财务报告的真实性、合规性。（3）审计整改：针对审计发觉的问题，公司应及时进行整改，保证财务管理规范运行。第六章资产管理规范6.1固定资产购置与登记6.1.1购置原则固定资产的购置应遵循必要性、合理性、经济性原则。在购置前，需进行充分的市场调研，比较不同供应商的产品质量、价格及售后服务，保证所购资产符合企业需求。6.1.2购置流程（1）部门提出购置申请，详细说明购置原因、资产名称、规格型号、数量、预算等；（2）财务部门对购置申请进行审批，必要时组织相关部门进行论证；（3）购置申请经批准后，进行采购；（4）资产到货后，进行验收，保证资产质量及数量无误；（5）验收合格后，进行资产登记，录入固定资产管理系统。6.1.3登记要求固定资产登记应包括以下内容：资产名称、型号规格、购置日期、使用部门、使用人、原值、预计使用年限、折旧方法等。登记信息需真实、准确、完整。6.2固定资产折旧与报废6.2.1折旧方法固定资产折旧采用直线法，按照固定资产预计使用年限平均计算折旧。6.2.2折旧计算折旧计算公式为：固定资产原值×（1预计净残值率）÷预计使用年限。6.2.3报废处理固定资产达到报废条件时，需按照以下流程进行处理：（1）使用部门提出报废申请，说明报废原因及资产现状；（2）财务部门对报废申请进行审批；（3）报废申请经批准后，进行资产报废处理；（4）报废资产残值回收，计入当期损益。6.3低值易耗品管理6.3.1分类低值易耗品分为以下几类：办公用品、劳保用品、维修材料、消耗性材料等。6.3.2采购与领用低值易耗品的采购与领用应遵循以下原则：（1）采购应合理控制库存，避免积压；（2）领用应按照实际需求，不得浪费；（3）领用过程中，需进行登记，以便于后续管理。6.3.3库存管理低值易耗品库存管理应遵循以下要求：（1）定期进行库存盘点，保证库存数据准确；（2）对库存物资进行分类存放，便于查找；（3）对库存物资进行定期检查，防止过期、损坏等。6.4资产盘点与清查6.4.1盘点周期资产盘点分为定期盘点和临时盘点。定期盘点每年至少进行一次，临时盘点根据实际需求进行。6.4.2盘点流程（1）成立盘点小组，明确盘点范围、时间、方法等；（2）对盘点范围内的资产进行全面清查，保证无遗漏；（3）对盘点结果进行登记，与固定资产管理系统进行核对；（4）对盘点过程中发觉的差异，进行追溯调查，查明原因；（5）对盘点结果进行处理，保证资产数据的准确性。第七章安全保卫规范7.1安全防范措施7.1.1目的为了保证公司行政办公场所的安全，预防各类安全的发生，特制定本节安全防范措施。7.1.2范围本节适用于公司行政办公场所的安全防范工作。7.1.3防范措施（1）加强门禁管理，严格控制外来人员进入办公区域，实行来访登记制度。（2）加强员工证件管理，员工需佩戴工作证，不得随意借给他人。（3）设立监控摄像头，对办公区域进行实时监控，保证安全。（4）定期进行安全检查，对火源、电源、易燃易爆物品等进行重点排查。（5）加强网络安全管理，定期更新密码，防止信息泄露。（6）建立安全信息反馈机制，员工发觉安全隐患及时报告。7.2突发事件处理7.2.1目的保证在突发事件发生时，能够迅速、有序地开展应急处理，降低损失。7.2.2范围本节适用于公司行政办公场所的突发事件处理。7.2.3处理流程（1）发觉突发事件，立即启动应急预案，通知相关责任人。（2）迅速评估事件性质和影响，采取有效措施，防止事态扩大。（3）启动紧急疏散程序，保证人员安全。（4）及时向上级领导报告，请求救援和支持。（5）配合相关部门进行调查，查找原因。（6）根据原因，制定整改措施，防止类似事件再次发生。7.3安全教育与培训7.3.1目的提高员工安全意识，增强安全防范能力。7.3.2范围本节适用于公司全体员工。7.3.3教育与培训内容（1）安全知识培训，包括消防安全、电气安全、网络安全等。（2）突发事件应急处理培训，包括紧急疏散、救援技能等。（3）安全法规培训，提高员工遵守安全规定的自觉性。（4）定期举办安全知识竞赛，激发员工学习安全知识的兴趣。7.4安全设施检查与维护7.4.1目的保证安全设施正常运行，提高办公场所安全系数。7.4.2范围本节适用于公司行政办公场所的安全设施。7.4.3检查与维护内容（1）定期检查消防设施，保证消防器材完好、通道畅通。（2）检查电气设施，防止电气火灾。（3）检查监控设备，保证监控系统正常运行。（4）检查安全标识，保证标识清晰可见。（5）对安全设施进行定期维护，保证设施正常运行。第八章秘书工作规范8.1领导日程安排8.1.1制定日程计划秘书应根据领导的工作性质和需求，制定详细的日程计划，包括会议、活动、出差等各项安排。计划应提前报领导审批，并根据实际情况进行调整。8.1.2日程提醒秘书应于每日工作开始前，向领导提醒当天的日程安排，保证领导按时参加各项活动。8.1.3调整与协调如遇领导临时有事，秘书应及时调整日程，与相关部门协调，保证领导工作的顺利进行。8.2来访接待与安排8.2.1接待准备秘书应提前了解来访者的基本信息，包括姓名、单位、职务等，并准备相关接待材料。8.2.2接待流程秘书应按照公司规定的接待流程，热情、礼貌地接待来访者，并及时向领导报告。8.2.3安排会谈秘书应根据领导的时间安排，为来访者安排会谈时间、地点，并通知相关参会人员。8.3文件起草与审核8.3.1起草文件秘书应根据领导的要求，负责起草各类文件，包括通知、报告、请示等，保证文件内容完整、准确、规范。8.3.2文件审核秘书应对起草的文件进行初步审核，保证文件格式、文字、内容等符合要求。审核无误后，呈送领导审批。8.3.3文件分发秘书应根据领导审批意见，及时将文件分发至相关部门和人员，并做好文件存档工作。8.4办公用品采购与分发8.4.1采购计划秘书应根据部门办公用品需求，制定采购计划，包括物品名称、规格、数量等。8.4.2采购流程秘书应按照公司采购流程，向供应商询价、比价，并办理采购手续。8.4.3验收与分发秘书应对采购的办公用品进行验收，保证物品质量。验收合格后，按照部门需求进行分发，并做好分发记录。8.4.4库存管理秘书应定期对办公用品库存进行盘点，保证库存数量准确。如遇库存不足，应及时采购补充。第九章档案管理规范9.1档案收集与整理9.1.1收集范围档案收集工作应遵循全面、准确、及时的原则，主要包括以下内容：（1）公司内部文件、资料、记录、报表等；（2）外部文件、资料、记录、报表等；（3）与公司业务相关的法律法规、政策文件等；（4）公司内部规章制度、工作流程、岗位职责等；（5）其他具有保存价值的文件和资料。9.1.2收集方式（1）通过各种渠道主动收集；（2）接收相关部门、人员提交的文件和资料；（3）对现有文件和资料进行梳理、整理。9.1.3整理要求（1）按照档案分类标准进行分类、编号；（2）填写档案目录，注明文件名称、文号、形成时间、归档号等；（3）对文件进行排序、装订，保证档案整洁、完整；（4）按照档案保管期限进行划分，便于查阅和管理。9.2档案保管与维护9.2.1保管环境（1）档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等基本条件；（2）档案室温度、湿度应保持适宜，保证档案的安全；（3）档案室应配备档案柜、档案架等设施，保证档案存放有序。9.2.2保管措施（1）对档案进行定期检查，发觉问题及时处理；（2）对档案进行分类、编号，便于查阅和管理；（3）对重要档案进行备份，保证档案的完整性；（4）建立档案借阅制度，严格审批手续，保证档案安全。9.2.3维护要求（1）档案柜、档案架等设施应定期检查、维修；（2）档案室应保持清洁卫生，定期进行消毒；（3）对档案进行定期保养，防止档案受损。9.3档案查阅与利用9.3.1查阅权限（1）公司内部员工查阅档案，需经部门负责人批准；（2）外部单位查阅档案，需经公司领导批准。9.3.2查阅流程（1）查阅者提交查阅申请，注明查阅目的、内容、范围等；（2）档案管理员根据查阅申请，提供档案资料；（3）查阅者应在规定时间内完成查阅，并归还档