RPA财务机器人：基于UiBot 课件 第八章 邮箱自动化

第八章

E-mail自动化授课教师：余冰冰目录案例导入01工资条拆分并群发邮件机器人03E-mail自动化概述02下载预算表邮件附件机器人04拓展案例：付款邮件下载及付款信息汇总机器人05单击此处添加文本具体内容，简明扼要地阐述您的观点根据需要可酌情增减文字，以便观者能够准确地理解您所传达的思想素质目标掌握使用SMTP/POP协议发送邮件的相关命令用法；掌握使用SMTP/POP协议接收邮件的相关命令用法；掌握使用IMAP协议接收邮件的相关命令用法；能力目标熟悉E-mail自动化的常用命令和收发邮件的参数设置（授权码）方法；掌握E-mail自动化流程的设计思路和具体自动化流程设计；利用UiBotCreator开发E-mail自动化流程。知识目标本章学习目标本章主要内容案例导入01案例导入美国富达（AmericanFidelity）是一家为教育、公共部门和其他团体提供保险的企业，每月都需要处理大量的用户反馈邮件。由于时间、人力资源等问题，这些工作往往会造成积压无法完成，而且很多邮件无法得到实时有效的回复，大大地降低了客服质量。在得到RPA成功的验证之后，美国富达迅速将RPA应用在电子邮件提取业务上。首先RPA机器人会打开每一封电子邮件提取所有文本内容，然后根据内置的机器学习算法，将每个客户反馈信息进行分类。当电子邮件被分好类后，RPA机器人根据用户规则设定，将邮件自动分发到各个匹配的部门进行后续处理，整个业务流程无需人为干预即可自动完成。如果有需要人工处理的地方，RPA机器人则可以协助员工共同完的。当RPA机器人发现同一用户反复发多封邮件时，这表明该用户的情况非常紧急，需要及时处理。这时RPA机器人会立即将这些邮件发送给专人处理，以实现更快，更有效的解决方案，显著提升客服质量。目前美国富达已经部署了10个RPA机器人来处理电子邮件业务流程，每个月节省25000个工时，员工从繁琐的邮件筛选中解脱出来，可以把时间和精力用在意见反馈上，很多客户都表示在反馈方面比以前有了质的提升。案例思考如何通过RPA技术实现电子邮件自动化？RPA技术如何做到既能服务公司内部员工，又能为客户提供便利呢？0102E-mail自动化

概述流程概述02E-mail概述电子邮件（ElectronicMail，简称E-mail）是一种用电子手段提供信息交换的通信方式。它允许用户通过互联网发送和接收文本、图像、声音等多种形式的邮件。电子邮件通常需要一个电子邮件地址，其格式通常为“用户名@域名”。电子邮件的出现彻底改变了人们的生活和工作方式，成为现代社会中最为普遍和重要的通信工具之一。通过电子邮件，人们可以随时随地与世界各地的人进行沟通和交流，分享信息、交流想法、讨论问题等。在商业领域，电子邮件已成为一种基本的沟通工具。企业可以通过电子邮件向员工、客户和合作伙伴发送消息、公告、广告等，实现高效的营销和内部沟通。同时，电子邮件也可以用于个人社交和娱乐等方面，例如与朋友保持联系、订阅新闻、参加社区活动等。总之，电子邮件是一种方便、快捷、灵活的通信方式，已经成为人们日常生活和工作中不可或缺的一部分。让RPA流程来自动发送或接受邮件，是很常见的需求。为了实现邮件的自动发送和接收，通常有两种方法：一种是直接通过SMTP/POP3/IMAP等邮件协议来实现，一种是通过邮件客户端来实现。前者不需要在计算机上安装任何客户端软件即可完成，后者需要依赖于邮件客户端软件。本章先介绍前者，即直接通过SMTP/POP3/IMAP等邮件协议来实现的方式。使用网络协议预制件方式,需要通过SMTP和POP3协议进行邮件的收发。使用RPA命令进行E-mail自动收发前必须登录邮箱进行相应的设置。配置第三方登录QQ邮箱步骤1：打开浏览器，登录QQ邮箱，点击“设置”按钮，再点击“账户”标签页，找到“POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV服务”，注意新开通的QQ邮箱账号在14天后才能够开启IMAP/SMTP服务。步骤2：开启“POP3/SMTP服务”和”IMAP/SMTP服务“（服务默认是关闭的），这个时候QQ邮箱系统会生成一串授权码，将这串授权码保存好（只会显示1次），后续的邮件收取和邮件发送操作都使用这串授权码，而不是使用您邮箱的原始密码。步骤3：当SMTP和POP3等协议开启后，则“服务状态”显示为“服务已开启”。E-mail自动化的相关命令E-mail自动化命令在命令树的“网络-SMTP/POP”和“网络-IMAP”目录下，主要包括发送邮件、连接邮箱、断开邮箱连接、获取邮件列表、删除邮件和下载附件等。发送邮件命令基于POP3协议接收邮件命令基于IMAP协议接收邮件命令检索预算表邮件发送邮件命令“发送邮件”命令是基于SMTP协议，SMTP协议的全称是“SimpleMailTransferProtocol”，即简单邮件传输协议。它是一组用于从源地址到目的地址传输邮件的规范，通过它来控制邮件的中转方式。在命令区域“网络”的“SMTP/POP”分类下，选择并插入一条“发送邮件”命令，该命令将使用SMTP协议给指定邮箱发送一封邮件。

基于POP3协议接收邮件命令POP的含义是邮局协议，它负责从邮件服务器中检索电子邮件，POP3(PostOfficeProtocol3)即邮局协议的第3个版本，是因特网电子邮件的第一个离线协议标准。POP协议在今天的互联网上早已广泛使用。用POP协议可以收邮件，但会稍微复杂一点儿。一条命令是不够的，需要多条命令配合才行。UiBotCreator中基于POP3协议接收邮件命令序号命令名称使用协议主要功能1连接邮箱POP3连接一个邮箱，并作为操控对象2断开邮箱连接POP3断开通过连接命令（Connect）连接上的邮箱服务器的连接3获取邮件列表POP3获取收件箱中的邮件列表，列表为一个数组，数组中的每一项为邮件对象4删除邮件POP3指定邮件对象删除对应邮件，在使用该命令删除邮件后，必须调用断开邮箱连接（Mail.Disconnect）命令，才能真正删除成功。如果邮件服务器设置了“禁止收信软件删除邮件”，则依然无法删除5下载附件POP3下载邮件中的附件基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮件列表连接邮箱020301删除邮件04下载附件05基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮件列表连接邮箱020301删除邮件04下载附件05基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮件列表连接邮箱020301删除邮件04下载附件05基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮件列表连接邮箱020301删除邮件04下载附件05基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮件列表连接邮箱020301删除邮件04下载附件05基于IMAP协议接收邮件命令互联网信息访问协议（IMAP）是一种优于POP的新协议。和POP一样，IMAP也能下载邮件、从服务器中删除邮件或询问是否有新邮件，但IMAP克服了POP的一些缺点。例如，它可以决定客户机请求邮件服务器提交所收到邮件的方式，请求邮件服务器只下载所选中的邮件而不是全部邮件。客户机可先阅读邮件信息的标题和发送者的名字再决定是否下载这个邮件。通过用户的客户机电子邮件程序，IMAP可让用户在服务器上创建并管理邮件文件夹或邮箱、删除邮件、查询某封信的一部分或全部内容，完成所有这些工作时都不需要把邮件从服务器下载到用户的个人计算机上。UiBotCreator中基于IMAP协议接收邮件命令序号命令名称使用协议主要功能1连接邮箱IMAP连接IMAP接收邮件服务器，返回一个可操控的连接对象2断开邮箱连接IMAP断开IMAP连接3获取邮箱文件夹列表IMAP根据指定的IMAP连接，获取邮箱中的系统文件夹和我的文件夹列表4获取邮件列表IMAP获取邮箱文件夹中的邮件列表，返回为一个数组，数组中的每一项为邮件消息对象5移动邮件IMAP将指定的邮件移动至指定的邮箱文件夹，移动成功返回true,移动失败返回false6查找邮件IMAP指定查找关键字，检索邮件标题来获取对应的邮件,返回为一个数组，数组中的每一项为邮件消息对象7下载附件IMAP下载邮件中的附件，如附件名称出现中文乱码，须设置正确的字符集进行解码，如"gb2312"等8删除邮件IMAP删除指定邮件基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮箱文件夹列表连接邮箱020301获取邮件列表04移动邮件05查找邮件06下载附件07删除邮件08断开邮箱连接获取邮箱文件夹列表连接邮箱020301获取邮件列表04移动邮件05查找邮件06下载附件07删除邮件08基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮箱文件夹列表连接邮箱020301获取邮件列表04移动邮件05查找邮件06下载附件07删除邮件08基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮箱文件夹列表连接邮箱020301获取邮件列表04移动邮件05查找邮件06下载附件07删除邮件08基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮箱文件夹列表连接邮箱020301获取邮件列表04移动邮件05查找邮件06下载附件07删除邮件08基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮箱文件夹列表连接邮箱020301获取邮件列表04移动邮件05查找邮件06下载附件07删除邮件08基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮箱文件夹列表连接邮箱020301获取邮件列表04移动邮件05查找邮件06下载附件07删除邮件08基于POP3协议接收邮件命令断开邮箱连接获取邮箱文件夹列表连接邮箱020301获取邮件列表04移动邮件05查找邮件06下载附件07删除邮件08基于POP3协议接收邮件命令检索预算表邮件企业邮箱里面每天都会收到很多邮件，有各种报表、预算表等等。现在需要将公司下属的各个分公司报送的9月份预算表邮件检索出来，以便进行后续的汇总统计。下面将使用RPA技术实现此项业务。【实验准备】开始此项实验前，需要你准备一个可用的QQ邮箱并提前向该邮箱发送实验所用的“预算表邮件”。“预算表邮件”各项主要内容如表所示。序号邮件主题邮件附件1重庆分公司2023年9月预算表重庆分公司2023年9月预算表.xlsx2北京分公司2023年9月预算表北京分公司2023年9月预算表.xlsx3广州分公司2023年9月预算表广州分公司2023年9月预算表.xlsx4哈尔滨分公司2023年9月预算表哈尔滨分公司2023年9月预算表.xlsx5合肥分公司2023年9月预算表合肥分公司2023年9月预算表.xlsx6昆明分公司2023年9月预算表昆明分公司2023年9月预算表.xlsx7上海分公司2023年9月预算表上海分公司2023年9月预算表.xlsx8天津分公司2023年9月预算表天津分公司2023年9月预算表.xlsx9西安分公司2023年9月预算表西安分公司2023年9月预算表.xlsx10香港分公司2023年9月预算表香港分公司2023年9月预算表.xlsx“检索预算表邮件”操作步骤连接邮箱查找邮件新建流程块020301输出调试04“检索预算表邮件”操作步骤连接邮箱查找邮件新建流程块020301输出调试04“检索预算表邮件”操作步骤连接邮箱查找邮件新建流程块020301输出调试04“检索预算表邮件”操作步骤连接邮箱查找邮件新建流程块020301输出调试04工资条拆分并

群发邮件机器人03需求分析人力资源部小熊每月要从员工工资汇总表逐条提取每名员工的工资信息制作每名员工的工资条，然后通过电子邮箱将员工个人工资条发送给本人。截止目前，他每月要手工从公司的员工工资汇总表（示例如下）中阅读相关信息，制作成“×××（员工工号）工资条.xlsx”，然后通过电子邮箱逐个发送邮件（工作流程如下图所示）。这项工作重复度高，人工摘录易出错。了解到RPA技术后，小熊希望有一个机器人能帮助他进行员工个人工资条的制作以及通过电子邮箱群发的工作。

人工工资条制作及发送工作流程

员工工资汇总表示例自动化流程设计RPA咨询分析师在分析小熊的需求后，结合痛点问题，设计工资条制作和发送机器人工作流程如下图所示。该流程与现有的流程相比，机器人替代小吴读取员工工资汇总表，并自动生成每个员工的工资条，然后读取员工个人信息表中的电子邮箱信息并自动发送工资条附件。机器人减轻了小吴的机械重复性工作量，也减少了人工操作错误，有利于提升小熊的工作满意度。工资条拆分并群发邮件机器人工作流程自动化流程实现针对以上工资条拆分并群发邮件机器人工作流程，在UiBot中，采用“生成工资条”和“发送工资条”两个流程块来实现其功能。开发流程如图所示。开发步骤【实验准备】新建一个“工资条拆分并群发邮件机器人”流程，该流程包含“生成工资条”和“分发工资条”两个流程块。准备一个可用的QQ邮箱，扫描右方二维码下载“工资条制作和发送机器人”实验材料，并将其保存在该流程的res文件夹下。“生成工资条”流程块开发步骤获取打开的“员工工资表.xlsx”工作簿名称计算出工作表中有数据的行数打开“员工工资表.xlsx”020301机器人批量生成员工个人工资条04关闭“员工工资表.xlsx”05“生成工资条”流程块开发步骤获取打开的“员工工资表.xlsx”工作簿名称计算出工作表中有数据的行数打开“员工工资表.xlsx”020301机器人批量生成员工个人工资条04关闭“员工工资表.xlsx”05“生成工资条”流程块开发步骤获取打开的“员工工资表.xlsx”工作簿名称计算出工作表中有数据的行数打开“员工工资表.xlsx”020301机器人批量生成员工个人工资条04关闭“员工工资表.xlsx”05“生成工资条”流程块开发步骤获取打开的“员工工资表.xlsx”工作簿名称计算出工作表中有数据的行数打开“员工工资表.xlsx”020301机器人批量生成员工个人工资条04关闭“员工工资表.xlsx”05“生成工资条”流程块开发步骤获取打开的“员工工资表.xlsx”工作簿名称计算出工作表中有数据的行数打开“员工工资表.xlsx”020301机器人批量生成员工个人工资条04关闭“员工工资表.xlsx”05“生成工资条”流程块开发步骤获取打开的“员工工资表.xlsx”工作簿名称计算出工作表中有数据的行数打开“员工工资表.xlsx”020301机器人批量生成员工个人工资条04关闭“员工工资表.xlsx”05“生成工资条”流程块开发步骤获取打开的“员工工资表.xlsx”工作簿名称计算出工作表中有数据的行数打开“员工工资表.xlsx”020301机器人批量生成员工个人工资条04关闭“员工工资表.xlsx”05“分发工资条”流程块开发步骤利用机器人向所有的员工单独发送工资条获取员工电子邮箱信息0102“分发工资条”流程块开发步骤利用机器人向所有的员工单独发送工资条获取员工电子邮箱信息0102“分发工资条”流程块开发步骤利用机器人向所有的员工单独发送工资条获取员工电子邮箱信息0102“分发工资条”流程块开发步骤利用机器人向所有的员工单独发送工资条获取员工电子邮箱信息0102“分发工资条”流程块开发步骤利用机器人向所有的员工单独发送工资条获取员工电子邮箱信息0102运行测试结果流程小结邮件发送失败在开发过程中，需要确保邮件服务器设置正确，邮件发送过程中可能会遇到网络问题、邮件服务器故障等问题，需要及时排查并解决。邮件格式错误在生成工资条时，需要确保工资条格式正确，否则可能导致邮件发送失败或邮件内容显示异常。邮件附件过大在发送工资条时，如果附件过大，可能会导致邮件发送失败或邮件服务器拒绝接收。需要确保附件大小在允许范围内，或者对附件进行压缩处理。邮件发送频率过高在开发过程中，需要注意邮件发送频率，避免因发送频率过高而被邮件服务器封禁。1.开发易错点流程小结2.流程适用性适用于需要批量生成员工个人工资条并通过电子邮箱群发的场景。该流程可以减轻员工的机械重复性工作量，减少人工操作中的错误，提高工作效率。适用于财务共享中心自动报税场景。业务单位发送邮件给到机器人邮箱，机器人筛选邮件后通过正文获取需要处理公司的名称，在本地的数据字典（Excel）中获取到公司代码，税号等信息，进行数据填报，并将填报结果邮件反馈指定人员。下载预算表

邮件附件机器人04需求分析每月20日前，各分公司都需要通过电子邮件将下一个月的预算表发送总公司汇总，预算表的名称格式为“××分公司×年×月预算表.xlsx”,财务部小余每个月都需要通过公司邮箱下载大量的预算表（工作流程如下图所示）。这项工作重复度高，人工操作易出错。了解到RPA技术后，小余希望有一个机器人能帮助他进行预算表自动下载工作。人工下载预算表邮件附件工作流程自动化流程设计数智运营中心的小郭在分析小余的需求后，结合该流程痛点问题，设计下载预算表邮件附件机器人工作流程（如下图所示）。该流程与现有的流程相比，机器人替代小余逐个查找并打开预算表邮件，然后下载邮件附件并保存到计算机中。机器人减轻了小余的机械重复性工作量，也减少了人工操作中错误，有利于提升工作满意度。下载预算表邮件附件机器人工作流程自动化流程实现针对以上下载预算表邮件附件机器人工作流程，在UiBot中，采用一个“下载预算表邮件附件机器人”流程块来实现其功能。下载预算表邮件附件机器人开发流程开发步骤【实验准备】新建一个“下载预算表邮件附件机器人”流程，该流程仅有“下载预算表邮件附件机器人”一个流程块。开发实现步骤依次读取邮件，并保存到指定的文件夹中循环结束，退出邮箱获取当月邮箱中所有分公司发送的预算表邮件010203开发实现步骤依次读取邮件，并保存到指定的文件夹中循环结束，退出邮箱获取当月邮箱中所有分公司发送的预算表邮件010203开发实现步骤依次读取邮件，并保存到指定的文件夹中循环结束，退出邮箱获取当月邮箱中所有分公司发送的预算表邮件010203运行测试测试运行，“下载预算表邮件附件机器人”运行结果，如图所示。流程小结邮箱授权码设置错误在连接邮箱时，需要正确设置邮箱的授权码，否则会导致连接失败。邮件附件保存路径设置错误在下载邮件附件时，需要正确设置附件的保存路径，否则会导致附件无法保存到指定位置。邮件附件格式判断错误在下载邮件附件时，需要正确判断附件的格式，否则会导致附件无法正确识别和下载。邮件附件下载失败处理在下载邮件附件时，需要正确处理下载失败的情况，例如重试下载或跳过下载等。1.开发易错点流程小结2.流程适用性适用于需要自动下载邮件附件的场景，例如公司财务主管需要下