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文档简介

建筑行业供应商合同管理流程一、制定目的及范围为提升建筑行业供应商合同管理的效率与规范性,确保合同的执行与监督,特制定本流程。该流程适用于所有与供应商签订的合同,包括材料采购、工程分包及服务合同等,旨在明确各环节的职责与操作步骤,确保合同管理的高效性与合规性。二、合同管理原则1.合同管理应遵循“合法、公平、透明”的原则,确保各方权益得到保障。2.所有合同必须经过严格审核,确保条款的合理性与可执行性。3.各部门需指定专人负责合同管理,确保信息的及时传递与反馈。三、合同管理流程1.合同需求确认1.1各项目部门根据实际需求提出合同申请,明确所需物资或服务的规格、数量及预算。1.2申请部门需提供相关的市场调研资料,确保需求的合理性与必要性。2.供应商选择2.1依据需求,项目部门进行供应商筛选,至少提供三家合格供应商的资料。2.2组织评审会议,综合考虑供应商的资质、信誉、报价及交货能力,最终确定合格供应商。3.合同草拟3.1由法务部门根据评审结果起草合同,确保合同条款符合公司政策及法律法规。3.2合同草稿需涵盖项目范围、交付时间、付款方式、违约责任等关键条款。4.合同审核4.1合同草稿完成后,需提交相关部门进行审核,包括财务、法务及项目管理部门。4.2各部门需在规定时间内反馈审核意见,确保合同条款的合理性与合规性。5.合同签署5.1审核通过后,合同需由双方授权代表签署,确保合同的法律效力。5.2签署完成后,合同需进行备案,确保合同文档的完整性与可追溯性。6.合同执行与监督6.1项目部门负责合同的具体执行,确保供应商按合同约定提供物资或服务。6.2定期对合同执行情况进行检查,确保各项条款得到落实,及时发现并解决问题。7.合同变更管理7.1如需对合同进行变更,需由项目部门提出变更申请,并提供变更原因及相关依据。7.2变更申请需经过审核,确保变更的合理性与合规性,最终由双方签署确认。8.合同履行评估8.1合同履行结束后,项目部门需对合同执行情况进行评估,分析合同的执行效果及存在的问题。8.2评估结果需形成书面报告,作为后续合同管理的参考依据。9.合同档案管理9.1所有合同及相关文档需进行归档管理,确保信息的完整性与安全性。9.2合同档案需定期进行审核与更新,确保信息的准确性与时效性。四、备案与记录所有合同及相关文档需进行备案,确保信息的可追溯性。项目部门需将合同、变更申请、履行评估报告等资料整理归档,便于后续查阅与审计。五、合同管理纪律1.合同管理人员职责:负责合同的起草、审核、签署及执行,确保合同管理的规范性与有效性。2.合同管理行为规范:合同管理人员不得与供应商私下交易或接受贿赂,违者将受到严肃处理。六、反馈与改进机制为确保合同管理流程的持续优化,需建立反馈机制。项目部门在合同执行过程中应及时反馈问题与建议,管理层定期召开会议,分析反馈信息,针对性地调

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