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文档简介

媒体公司档案管理制度与流程一、制定目的及范围为提升媒体公司档案管理的规范性与效率，确保档案信息的安全、完整与可追溯性，特制定本档案管理制度。该制度适用于公司所有部门的档案管理工作，包括但不限于新闻报道、项目资料、合同文件、财务记录等。二、档案管理原则1.档案管理应遵循“安全、完整、便捷”的原则，确保档案信息的保密性与可用性。2.所有档案必须按照规定的格式和标准进行整理，确保信息的准确性与一致性。3.各部门应指定专人负责档案管理，确保档案的及时更新与维护。三、档案分类与编码1.档案分类1.1按类型分类：将档案分为新闻报道档案、项目档案、合同档案、财务档案等。1.2按时间分类：根据档案形成的时间进行分类，便于查找与管理。1.3按重要性分类：将档案分为重要档案、一般档案与次要档案，确保重要档案的优先保护。2.档案编码2.1编码规则：每类档案应制定统一的编码规则，便于快速检索与管理。2.2编码示例：新闻报道档案可采用“NR-YYYY-MM-DD-序号”的格式进行编码。四、档案收集与整理流程1.档案收集1.1各部门在完成工作后，应及时收集相关档案资料，确保信息的完整性。1.2收集的档案资料应进行初步审核，确保信息的真实性与有效性。2.档案整理2.1对收集的档案进行分类整理，按照预定的分类标准进行归档。2.2整理后的档案应填写档案目录，记录档案的基本信息，包括档案名称、创建日期、责任人等。五、档案存储与保管1.存储方式1.1纸质档案应存放在专用档案柜中，确保防潮、防火、防虫。1.2电子档案应存储在公司指定的服务器上，定期备份，确保数据安全。2.保管责任2.1各部门档案管理员应定期检查档案存储情况，确保档案的安全与完整。2.2对于重要档案，应制定专门的保管措施，确保其不被随意访问或损毁。六、档案借阅与使用流程1.借阅申请1.1借阅人需填写《档案借阅申请表》，说明借阅目的与时间。1.2档案管理员审核申请，确认借阅人身份与借阅目的。2.档案借阅2.1经审核通过后，借阅人可在规定时间内借阅档案。2.2借阅人应妥善保管借阅的档案，确保其不被损坏或遗失。3.归还与登记3.1借阅人应在借阅期限内归还档案，并填写《档案归还登记表》。3.2档案管理员应对归还的档案进行检查，确认无损坏后方可登记归还。七、档案销毁与移交流程1.档案销毁1.1对于超过保留期限的档案，需进行销毁处理。1.2销毁前应填写《档案销毁申请表》，并经相关负责人审核批准。2.档案移交2.1对于需要移交的档案，应提

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