合同会签单的模板

合同会签单的模板合同编号：__________甲方：[甲方公司名称]，地址：[甲方公司地址]，联系方式：[甲方联系电话]。乙方：[乙方公司名称]，地址：[乙方公司地址]，联系方式：[乙方联系电话]。一、总则1.1目的本合同会签单的目的在于规范合同签订过程中的会签流程，保证合同在各方达成共识的基础上签订，保障合同的合法性、合规性、合理性以及各方的权益。通过会签流程，让涉及合同的各个部门或人员对合同内容进行审核，及时发觉并解决可能存在的问题，从而降低合同履行过程中的风险。1.2适用范围本会签单适用于[甲方和乙方之间签订的各类合同名称，如采购合同、服务合同等]，包括但不限于合同的起草、修改、续签等相关情形。二、会签单定义2.1基本概念合同会签单是一种用于在合同签订过程中，由各个相关部门或人员对合同内容进行审核、签字确认的文件。它记录了会签的流程、参与方的意见以及合同的基本信息等内容，是合同签订的重要依据之一。2.2相关术语解释“发起会签”：指由合同的发起方（如业务部门）启动会签流程，将合同及会签单发送给相关部门或人员进行审核的行为。“会签流转顺序”：明确规定了合同会签过程中，各个会签部门或人员接收和审核会签单的先后顺序。“会签完成确认”：当所有会签参与方按照规定完成审核并签字确认后，表示会签流程结束的确认状态。三、会签单流程概述3.1发起会签合同的发起部门或人员应在合同起草完成后，填写合同会签单的基本信息，包括合同名称、合同编号、合同金额、合同主要内容等。然后按照预先设定的会签流转顺序，将合同会签单及合同文本发送给第一个会签部门或人员。在发起会签时，应保证提供的合同文本清晰、完整，且包含所有必要的条款和信息。3.2会签流转顺序会签流转顺序应根据公司内部的组织架构和职能分工进行设定。例如，对于采购合同，可能首先流转到采购部门进行采购条款的审核，然后流转到法务部门进行法律合规性审核，接着流转到财务部门进行财务相关条款的审核，最后流转到管理层进行最终审批。每个会签部门或人员应在规定的时间内完成审核，并将会签单及合同文本传递给下一个会签部门或人员。如果某个会签部门或人员发觉合同存在问题，应将合同及会签单退回给上一个环节，并注明问题所在及修改建议。3.3会签完成确认当会签单按照规定的流转顺序流转到最后一个会签部门或人员，且所有会签部门或人员均已签字确认，表示会签完成。会签完成后，会签单及合同文本应存档备案，作为合同签订的重要依据。同时会签完成确认也是合同进入签订阶段的前提条件。四、会签参与方4.1发起部门/人员发起部门或人员应是对合同内容有直接需求或负责的部门或人员。例如，在销售合同中，销售部门可能是发起部门；在服务合同中，服务需求部门可能是发起部门。发起部门或人员的主要职责包括合同的起草、填写会签单的基本信息、按照会签流转顺序发起会签以及根据会签部门或人员的意见对合同进行修改等。4.2会签部门/人员会签部门或人员包括但不限于法务部门、财务部门、业务主管部门、管理层等。法务部门负责对合同的法律条款进行审核，保证合同符合法律法规的要求，防范法律风险；财务部门负责对合同的财务条款进行审核，如合同金额、付款方式、发票开具等条款，保证财务合规性；业务主管部门负责对合同涉及的业务内容进行审核，保证业务条款的合理性和可行性；管理层负责对合同的整体情况进行审核和决策，从公司战略、政策等方面进行把控。4.3各参与方权利与义务发起部门/人员权利：有权根据业务需求起草合同，要求会签部门或人员按照规定时间进行会签，根据会签意见对合同进行修改完善。义务：保证合同内容真实、准确、完整，按照规定流程发起会签，积极配合会签部门或人员的审核工作，及时修改合同存在的问题。会签部门/人员权利：有权对合同内容进行全面审核，提出修改意见和建议，在发觉重大问题时有权暂停会签流程。义务：按照规定时间完成审核工作，提供专业、合理的审核意见，对审核结果负责。五、会签单内容要求5.1合同基本信息合同基本信息应包括合同名称、合同编号、合同签订日期、合同有效期、合同类型（如买卖合同、租赁合同等）、合同双方当事人（甲方和乙方的名称、地址、联系方式等）、合同金额（大写和小写）、付款方式（此处暂留空）等内容。这些信息应准确无误地填写在会签单上，以便于各方对合同的基本情况有清晰的了解。5.2项目详情项目详情应包括项目的背景、项目的目标、项目的具体内容、项目的执行时间、项目的交付成果等内容。例如，在服务合同中，项目详情应详细描述服务的内容、服务的标准、服务的时间安排、服务的验收标准等；在采购合同中，项目详情应包括采购物品的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点等内容。通过详细的项目详情描述，让会签部门或人员能够全面了解项目的情况，从而更好地进行审核。5.3特殊条款说明特殊条款是指合同中不同于常规条款的特殊约定。这些特殊条款可能涉及保密条款、知识产权条款、违约责任条款、不可抗力条款等。对于特殊条款，应在会签单上进行详细说明，包括特殊条款的具体内容、制定的原因、对合同双方的影响等。例如，保密条款应明保证密的范围、保密的期限、保密的责任等内容；知识产权条款应明确知识产权的归属、使用范围、侵权责任等内容。六、会签时间要求6.1总体时间限制从合同发起会签之日起，至会签完成确认，应设定一个总体的时间限制。这个总体时间限制应根据合同的复杂程度、紧急程度以及公司内部的工作流程等因素综合确定。例如，对于简单的常规合同，总体时间限制可以设定为[X]个工作日；对于复杂的大型合同，总体时间限制可以设定为[X]个工作日。总体时间限制的设定旨在提高合同签订的效率，避免会签流程过长而影响业务的正常开展。6.2各环节时间节点除了总体时间限制外，还应明确规定会签流程中各个环节的时间节点。例如，发起部门/人员应在合同起草完成后的[X]个工作日内发起会签；法务部门应在收到会签单及合同文本后的[X]个工作日内完成法律条款的审核并将会签单及合同文本传递给下一个会签部门或人员；财务部门应在收到会签单及合同文本后的[X]个工作日内完成财务条款的审核并将会签单及合同文本传递给下一个会签部门或人员等。各环节时间节点的明确规定有助于保证会签流程的顺畅进行，防止某个环节出现拖延而影响整个会签进度。七、会签意见处理7.1不同意见分类会签意见可分为修改性意见、补充性意见、否定性意见等类型。修改性意见是指会签部门或人员认为合同中的某些条款需要修改，以使其更加完善、准确或符合法律法规、公司政策等要求；补充性意见是指会签部门或人员认为合同中缺少某些必要的条款或内容，需要进行补充；否定性意见是指会签部门或人员认为合同存在重大问题，无法通过修改或补充解决，从而否定合同的签订。7.2意见反馈与协商机制当会签部门或人员提出意见后，应及时将意见反馈给发起部门/人员或上一个会签部门/人员。发起部门/人员或上一个会签部门/人员应在收到意见后的[X]个工作日内对意见进行回复。如果双方对意见存在分歧，应建立协商机制，通过面对面沟通、电话沟通、邮件沟通等方式进行协商，以达成一致意见。协商过程中，应充分考虑各方的利益和关注点，寻求最佳的解决方案。7.3意见处理结果记录对于会签意见的处理结果，应在会签单上进行详细记录。记录内容应包括意见的提出部门或人员、意见的内容、意见的处理方式（如修改、补充、接受或拒绝等）、处理结果的反馈时间等。通过意见处理结果记录，可以追溯会签意见的处理过程，保证会签流程的透明性和可追溯性。八、会签单的修订与补充8.1修订情形会签单在以下情形下可能需要进行修订：合同内容发生重大变更，如合同金额、合同履行期限、合同主要条款等发生变更；会签流程发生变更，如会签流转顺序、会签参与方等发生变更；法律法规或公司政策发生变更，影响到合同会签单的相关内容等。8.2补充材料要求当会签单需要修订时，可能需要补充相关的材料。例如，合同金额变更时，可能需要提供变更的依据，如市场价格波动的证明、成本核算的依据等；合同履行期限变更时，可能需要提供变更的原因说明，如项目进度调整的计划等。补充材料应与修订内容相关，并能够充分说明修订的必要性和合理性。8.3修订与补充流程会签单的修订与补充应按照一定的流程进行。由发起部门/人员提出修订或补充的申请，并填写修订或补充申请表，说明修订或补充的原因、内容、涉及的条款等。将修订或补充申请表及相关补充材料提交给相关部门或人员进行审核。审核部门或人员应按照与合同会签相同的审核标准和流程进行审核，提出审核意见。根据审核意见对会签单进行修订或补充，并重新进行会签流程（如果需要）。九、会签单的效力与存档9.1会签单的法律效力会签单作为合同签订过程中的重要文件，具有一定的法律效力。会签单记录了合同会签的流程、参与方的意见以及合同的基本信息等内容，是合同双方当事人真实意思表示的体现。在合同履行过程中，如果出现争议或纠纷，会签单可以作为证据之一，用于证明合同签订的过程和双方的约定。同时会签单的法律效力也受到法律法规的保护，任何一方不得擅自篡改或伪造会签单。9.2存档方式与期限会签单应采用纸质和电子两种存档方式。纸质存档应将会签单及相关合同文本整理成册，按照合同编号进行编号归档，存放在专门的档案库中；电子存档应将会签单及相关合同文本扫描成电子文档，存储在公司内部的电子档案管理系统中，同时进行备份，以防止数据丢失。会签单的存档期限应根据法律法规和公司政策的要求确定，一般应与合同的存档期限