DB14-T 2950-2023 专利申请代理服务规范

ICS03.080.01

CCSA00

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山西省地方标准

DB14/T2950—2023

专利申请代理服务规范

2023-12-27发布2024-03-28实施

山西省市场监督管理局发布

DB14/T2950—2024

专利申请代理服务规范

1范围

本文件规定了专利申请代理服务相关的规范性引用文件、术语和定义、基本要求、代理机构、服务

人员、服务内容与质量、执业纪律、管理、评价与改进方面的内容。

本文件适用于山西省内专利代理机构提供的专利申请代理服务。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T21374知识产权文献与信息基本词汇

GB/T34833专利代理机构服务规范

3术语和定义

GB/T21374界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

专利申请代理patentapplicationagent

专利代理机构以委托人名义，代委托人处理与专利申请、专利复审相关的事务。

3.2

专利代理机构patentagency

依法设立,取得专利代理执业许可,办理专利代理业务的服务机构。

3.3

专利代理师patentagent

获得了专利代理师资格证书,持有专利代理师执业证并在专利代理机构专职从事专利代理工作的人

员。

3.4

委托人client

委托专利代理机构办理专利代理业务的自然人、法人或其他组织。

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4基本要求

4.1专利代理机构应运用法律和技术服务专长，提供专利申请代理服务，促进专利的创造、运用、保

护和管理，充分实现发明创造的价值。

4.2专利代理机构应遵守法律法规，恪守职业道德和执业纪律，履行告知义务，保守委托人秘密，在

委托权限内尽职尽责，勤勉敬业，维护委托人的合法权益。

4.3专利代理机构应加强内部管理，规范代理服务，提升服务质量，实现持续发展。

5代理机构

5.1依法设立登记，通过国家知识产权局的行政许可审批。

5.2设置业务接待、服务质量监督管理以及专利技术支撑等部门，配置专利代理师、流程管理人员等。

5.3合法有序运行，制定保密管理、档案管理、人员管理等制度。

5.4专利代理机构应遵守专利法立法宗旨、诚实信用原则，不得进行不正当竞争，不应出现因非正常

专利申请代理对社会造成恶劣影响行为。

6服务人员

6.1任职条件

6.1.1负责人应具有沟通与协调的能力；工作人员具有对应岗位的专业素养和能力。

6.1.2依法签订劳动合同、保密协议等。

6.1.3进行岗前培训，合格后上岗。

6.2培训与考核

6.2.1专利代理师每年参加行业认可的学习或培训时间不小于8小时，其他工作人员每年参加业务学

习或培训时间不少于4小时。

6.2.2建立考核机制，制定考核制度，明确考核办法，制定奖惩措施，确保严格执行，记录考核过程

和结果。

7服务内容与质量

7.1事务咨询

7.1.1提供专利申请的法律知识、国家及本省政策等咨询。

7.1.2提供专利的基础知识、申请流程、周期、收费标准、代理协议等咨询。

7.1.3提供非正常专利申请风险咨询。

7.2签订协议

签订书面专利代理协议，明确服务内容、服务时限、费用支付、交付结果等。

7.3文件撰写与提交

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7.3.1作业流程

a)与委托人就技术问题进行充分的沟通与讨论；

b)对委托人技术进行必要检索并告知；

c)专利申请文件申请前由委托人确认；

d)向专利局提交专利申请或者其他文件；

e)向委托人报告委托案件的进展情况；

f)向专利局缴纳专利申请费用；

g)接收、记录专利局发出的文件并向委托人转达；

h)对答复或者处理时限的工作进行时限设置、时限提醒和完成后时限撤销。

7.3.2撰写专利申请文件前与委托人进行充分的沟通与讨论：

a)专利代理师充分理解技术交底书的内容，把握技术创新的本质；

b)在与委托人进行沟通和交流时，专利代理师根据自身的专业能力对委托人进行积极引导，以

促使委托人提供更多的实施例，确定合适的专利保护范围；

c)专利代理师对技术创新内容做必要的检索并告知委托人。

7.3.3在专利说明书的形成过程中，避免简单拷贝技术交底书的内容。

7.3.4专利说明书的内容严格忠实于技术方案，在未与发明人充分讨论并经申请人许可时,避免对技

术交底书的技术内容进行实质性删除和修改。

7.3.5专利申请文件，应满足如下要求:

a)严密性：避免用词不当对专利的保护范围造成无谓的限制或者损害；

b)准确性：内容的描述应清楚、准确、无歧义；

c)规范性：符合专利法、专利法实施细则和审查指南的规定；

d)条理性：内容的描述层次清晰，结构合理；

e)客观性：在描述技术内容时要保持客观分析。

7.3.6撰写独立权利要求应在具体实施例的基础上，结合所要解决的技术问题进行提炼概括，确定保

护范围合理的权利要求，同时使得权利要求所限定的技术方案满足新颖性和创造性。

7.3.7应考虑申请成本、维权成本、证据固定、赔偿计算、运营收益等因素，对权利要求进行合理布

局。

7.4撰写答复审查意见

7.4.1认真阅读审查意见通知书:

a)明确审查员实质审查后提出对该申请总体的倾向性意见；

b)阅读重点放在审查意见通知书中所指出的实质性缺陷，尤其是权利要求书的评价；

c)将审查意见通知书中提出的所有问题进行归纳整理；

d)答复文件应由委托人书面确认。

7.4.2对审查意见通知书及其引用证据的要具体分析，认真答复:

a)抓住技术方案中的实质不同点进行分析；

b)结合审查指南进行针对性答复，做到有理有据；

7.4.3面对“显而易见”或“公知常识”的审查意见，应加强与审查员的沟通并注意答复技巧。

7.4.4对答复或者处理时限的工作进行时限设置、时限提醒和完成后时限撤销。

7.5请求专利复审

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7.5.1按以下服务流程开展专利复审:

a)根据规定的格式，准备好复审申请书、意见陈述书以及证据材料等；

b)向专利复审部门邮寄或递交材料，注意接收受理通知书；

c)根据情况决定是否提交补充证据或者补充意见；如有必要，提供实物以便查明事实和技术问

题；

d)接收审查决定书；对审查决定书不服的，征询委托人是否提起行政诉讼。

7.6专利维护

7.6.1开展专利申请授权后的年费缴纳、状态监控等专利维持管理。

7.6.2有条件的开展专利许可、转让、产业化等动态管理。

8执业纪律

8.1除有关法律法规规定应当披露或经委托人同意披露的内容外，对委托人的商业秘密予以保密。

8.2专利代理机构及其服务人员不得进行不正当竞争，包括但不限于:

a)承诺或采用给介绍人或委托人经办人员提取“案件介绍费”或者其它好处的方式争揽业务；

b)明示或暗示可以帮助委托人达到不正当目的，或者以不正当的方式、手段达到委托人目的；

c)就服务结果或者行政机关、司法机关的决定、判决作出任何没有事实及法律根据的承诺；

d)向委托人明示或者暗示与司法机关、行政机关、社会团体及其工作人员具有特殊关系；

e)通过不正当手段垄断服务事务，限定当事人接受其指定的代理师或者专利代理机构提供的服

务；

f)捏造事实，诋毁其它专利代理机构或服务人员。

9管理

9.1信息管理

9.1.1建立信息化系统，确保信息安全、高效工作。

9.1.2信息化系统包括能够对接国家知识产权局专利业务办理系统的专利电子管理系统。

9.1.3有条件的专利代理机构配备基于多用户协同办公的专利工作管理系统，一般包括：

a)动态监测委托人及发明人信息的委托人信息模块；

b)动态监测和管理专利申请过程文件和法律状态的流程管理模块；

c)对目标专利文献进行检索、保存及分析的专利信息分析模块。

9.2档案管理

9.2.1机构应建立完善的档案管理制度，对委托办理的各类事宜建立档案并编号，将代理协议、代理

委托书、往来函件等各类文件进行存档登记。

9.2.2机构应根据代理事务的进展及时保存并更新业务档案，保证信息的及时性、完整性与连贯性。

10评价与改进

10.1定期开展自我评价、满意度调查和第三方评价。

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10.2总结分析服务评价，持续改进专利申请代理服务质量。

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参考文献

[1]《专利代理管理办法》

[2]《中华人民共和国专利法》

[3]《中华人民共和国专利法实施细则》