2025年公文写作基础知识基础知识

公文写作基础知识(基础知识)一,公文写作基本规定公文是一种特殊的文章,写作過程中除了要遵行一般的写作通则之外,還需要遵照某些特殊的规律,公文写作基本规定就是對這些规律的反应.其内容是:合"法",求实,合体,简要,严谨,精确,规范,完整,清晰,耐久.二,行文规则行文规则是有关對的有效传递文献的规定,也是撰拟公文的指导根据.遵守行文规则具有重要意义.行文规则的重要内容包括:根据机关间的工作关系精确行文;选择合适的行文方式,一般不越级行文;對的选择主送,抄送机关;明确发文权限,不越权行文;坚持"党政文献分開";联合行文時,作者应為"同级";行文前需就有关問題协商一致;严格控制文献数量,简化行文手续.三,文稿書写规范文稿書写规范重要波及:文稿用紙规定;图文区的规定;稿紙的使用;書写格式规定;字体与多种计量單位的使用;標點符号使用;外文字母書写;公文中的数字表达;序号表达;標注格式设计,排版,印刷注意事项的规定;文稿的修改;页码的標注;注释的处理;公式的处理;文中的表格的编排.四,公文写作的一般环节公文写作前的准备1.明确行文目的和规定.2.确立公文主題.3.选定公文文种.4.占有材料.5.确定详细体現方式.撰拟文稿1.安排好构造,一是确定總体的构成;二是确定正文的详细构成,处理好各构成部分的编排次序,安排各层次,段落间的衔接与转换,处理好開頭和結尾.2.拟出写作提纲.3.正式撰拟文稿.审核修改文稿的审核修正要认真严厉反复進行,要按规定的程序進行.五,公文的語言特點公文語言的重要特點是:庄严,精确,朴实,精炼,严谨,规范.這些特點详细体目前公文詞語,公文語句,公文体現,公文修辞中.六,公文詞語的选择在选择詞語的過程中应注意:认真辨析詞語确实切含义,使詞語的意义符合客观实际;注意辨别詞語的感情色彩,以對的体現作者的立場观點;注意詞語声音和語气對語义的影响,以提高体現效果;注意詞語间的對的搭配,遵照語言法则;注意公文详细使用場所對詞語風格的规定,维护公文的严厉性及强制执行性;注意针對公文详细收受對象的特點选詞,以"有的放矢"便于理解和执行;注意根据公文中所波及的人和事物的特殊性质选詞,以获得愈加鲜明直接的体現效果;注意根据上下文的需要选詞,以维护公文的完整有效性;注意根据文种的不一样特點选詞,以保证語言得体而有力;注意詞語的规范性,以提高公文沟通的效果,扩展沟通的范围.七,公文中特殊事物和概念的体現规定在對公文中所波及的事物和概念進行体現的過程中,除了必须遵照一般的語法规则,逻辑规则之外,還必须遵照某些特殊规定.其中尤其需要注意:時间的体現;空间的体現;职务,姓名的体現;数量的体現;范围的体現;程度的体現;語气,神态的体現.八,公文修辞公文修辞在其所追求的效果方面,重精确鲜明,质朴平匀,精练顺达,反對模糊暖昧,繁冗堆砌,轻浮造作,重内在美而不只求形式美;在修辞手法方面,以消极修辞手法為主,以积极修辞手法為辅,重在选詞炼句及章法方面下功夫,审慎使用修辞格.九,公文专用詞語由于表意和体現特殊色彩的需要,公文中有某些出現频率较高的詞語.這些詞語詞形确定,詞义精确特定,用途稳定专门,并為從事公文工作的人們所熟悉,它們就是公文专用詞語.對的地使用公文专用詞語可使写者顺手,讀者便當,保证表意精當得体,理解精确周严,可提高制发和处理公文的质量与效率.根据详细用途的不一样,公文专用詞語可被划提成多种,其中比较常見的有:称谓詞語,领叙詞語,追叙詞語,补叙詞,承转詞語,祈請詞語,商洽詞語,受事詞語,感盼詞語,令知詞語,告诫詞語,見解詞語,鉴定詞語,時态詞語,目的詞語,报送詞語,颁行詞語,核查詞語,結尾詞語等.拾,公文語言体現的简化简化公文語言体現的措施重要是:取消,压缩,替代,合并.拾一,公文中防止歧义的一般措施歧义是指語句有两歧或多歧意义,可同步形成两种或多种解释的一种語言現象.在文献中,歧义是一种非常有害的語病,它将使作者与受文者對文献内容無法建立一致的理解,無法实現沟通目的.因此,必须防止歧义的出現.消除歧义的重要途径是語言变换;严禁滥用省略;在語句中增長必要的限定修饰成分;禁用夸张,拟人,反語,双关等修辞格;語气一般不附加語义,必须附加時用標點符号作為辅助体現方式,保证語句含义單一明确;以上下文提供尽量充足的語言环境.公文写作基础知识二1,公文即公务文書,是党政机关,企事业單位,社會团体在進行公务活動時所使用的体式完整,内容系统的多种書面材料.2,狭义的公文指《国家行政机关公文处理措施》中规定的13类14种公文;广义的公文既包括狭义的公文,也包括司法,軍事,外交,科技等部门专用公文以及机关常用应用文,如倡议書,請柬等等.還包括改革開放以来出現的市場调查汇报,商务阐明書等.3,按使用范围划分,公文分為政务公文,专用公文,經济公文和平常事务类.4,政务公文包括法定文种和非法定文种.法定文种即13类14种,命令,决定,公告,通告,告知,通报,议案,汇报,請示,批复,意見,函,會议纪要.非法定文种即9类14种,即计划,總結,调查汇报,简报,发言稿,提案,提议書,协议,聘書,章程,条例,规定,措施,電报.5,专用公文:在科研,财經,司法,軍事,外交等部门使用.包括科研文書,财經文書,司法文書,軍事文書,外交文書等.如科研汇报,试验汇报,可行性汇报,學术论文,设计阐明書,起诉書,公诉書,法律意見書,答辩状,判决書,审计汇报,训令,照會,公约,申明等.6,經济公文:包括經济协议,市場调查汇报,市場预测汇报,經济活動分析汇报,产销分析汇报,质量分析汇报,广告,意向書,商务阐明書等.7,平常事务公文:包括规章制度,简报,计划,總結,演讲稿,述职汇报,倡议書,提议書,挑战書,表扬信,感謝信,慰問信,聘書,請柬,证明,简介信,启事等.8,按行文方向划分,公文分為:上行文,下行文,平行文.9,按和运转方向分為:收文,发文,内发文.10,按处理時限分為:紧急公文,一般當曰办复;急办公文,一般3曰内办复;常规公文,一般7-10曰内办复.11,按机密程度划分:绝密文献,机密文献,秘密文献,一般公文.12,公文的特點是什么一,法定性二,权威性三,实用性四,规范性五,時效性13,提高公文写作能力的措施重要有哪些一,参与实践,增强整体素质.政治素质經济意识业务素质二,學习协作知识,熟悉常用文体三,多讀古今中外范文.14,汇报是下级机关向上级机关汇报工作,反应状况,提出提议的上行文.汇报分呈报性汇报和呈转性汇报.15,汇报重要包括標題,发文字号,主报机关,正文,发文机关,发文曰期等.如有附件,则应在正文下面一行空两格後写明附件的件数和名称.有抄报机关的,应在末页的下半部分写明.16,請示:是下级机关祈求上级机关對某一工作,事项予以請示,同意的上行文.17,請示的特點:一,一文一事二,不能多頭請示三,一般不能越级18,請示包括標題,发文字号,主送机关,正文,发文机关,发文曰期等内容.19,請示和汇报有何区别一,内容不一样.請示是一文一事,汇报内容可广泛.二,對象不一样:請示只送一种领导机关,汇报可多頭主送.三,处理方式不一样:請示需要批复,汇报一般不需要批复.四,行文時间不一样.請示是事先行文,汇报可在事前,事中,事後行文.20,函的特點:行文自由,用途广泛,灵活多样.21,函的种类:商洽函,問询函,答复函,請示函,周知函.22,值班记录是指把工作期间发生的事情,客户的意見或提议如实记录下来的書面材料.23,值班记录的特點是:一,记实性二,直接性三,原始性公文写作基础知识一、公文的定义和分类（一）定义公文，是公务活動中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、状况的体現者、运载者，是机关实行管理的基本手段和重要工具，发挥著上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的一直。我們要向上级汇报状况，需要写成文献；我們要向乡镇、村安排什么工作，提工作规定，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我們要告知社會公众一种什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我們每一种机关告知人员息息有关，可以說，具有较强的公文写作能力，是每一种机关工作人员的基本素质规定。目前，各级各部门都拾分缺乏优秀的文秘工作人员，有許数年轻人由于具有很好的文字功底，而被选拔進市、县党委、政府机关工作，從而变化了自已的生活环境和人生境遇，某些机关還由于选不到合适的文秘人员而发愁。由此可見，重视公文写作、加强公文写作，對于年轻人来說，具有愈加积极的作用。（二）分类下载:公文写作基础知识全文1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、軍事机关公文、企事业單位公文、社會团体公文。今天讲的，重點是行政机关公文。2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清晰行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、一般公文5种。我們在起草或者管理公文時，必须要按照该公文的秘密等级来处理，波及秘密問題的，不能泄密。4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、一般公文5种。紧急公文的处理，我在背面要专门給大家讲。5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、告知、通报、汇报、請示、批复、意見、函、會议纪要等全是通用公文；司法类的公文、經济类的公文、任免类公文、议案、提案、提议等等，属专用公文。今天讲的，重要是通用公文。6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、告知、通报、议案、汇报、請示、批复、意見、函、會议纪要。非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查汇报、工作计划类、工作總結类、提案、提议、阐明、发言稿、简报信息、書信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。（三）机关公文要素机关公文由版頭、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、標題、主送机关、正文、附件、发文机关签名、成文曰期、印章、印发传达范围、主題詞、抄送机关、印制版记构成。（四）公文处理包括哪些工作公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。*二、公文写作的共性规定公文不一样于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来進行。（一）确定文种這是写作公文首先要明确的。我們在写作公文前，要弄清晰這個文献具有或者說应當发挥什么作用，是在什么背景下写這個文献材料。根据写作的背景、目的、受文對象（為何要写這個文献；写這個文献要到达什么目的，是安排工作、通报状况，還是处理困难問題；文献是写給哪個部门，是上行、平行還是下行），确定采用哪個文种。一般說来：1、要對重要事项或者重大行動作出安排，奖惩有关單位及人员，变更或者撤销下级机关不合适的决定事项，选择《决定》文种。例如：党中央决定在全党（尤其是党员领导干部）開展讲政治、讲正气、讲团結的“三讲”活動，這對党的建设来說，是件大事，因此用决定文种；每年初的农村工作會议、计划生育工作會议上，县政府都要出台一种《有关兑現**年农村工作（人口与计划生育工作）责任制的决定》，這就是個奖惩决定。2、要向社會公众或者广大行政管理相對人宣布重要事项或决定，合用公告。例如，要在县城取缔三轮車、或者实行三轮車分單双号進城运行，這波及到广大三轮車從业人员的切身利益，我們就要事先以多种方式发出公告，告知社會各界。联合执法队、建设局、交警大队。要公布社會各有关方面应當遵守或者周知的事项，例如停水停電，合适采用通告文种。3、我們要将上级的文献批转給下级执行，或者规定下级從哪些方面作好哪件工作時，一般印发《告知》4、向上级机关汇报工作、反应状况、答复上级机关的問询時，选用汇报类文种，如工作汇报、状况汇报等等。（在其中，政府工作汇报是一种有特指内容的文种，政府工作汇报是政府向同级人大或人大常委會汇报工作状况）5、向上级机关反应并祈求协助处理困难和問題，选用《請示》。6、答复下级机关的祈求事项，用《批复》。7、我們要對某项重要工作或者某個重要問題提出見解和处理措施，一般选用《意見》。8、不相從属的机关之间，也就是說不存在直接的行政管理关系的机关之间，例如绥江县与三峡企业、与市财政、审计、国土等市政府部门，商洽問題、問询或答复問題，一般用《函》。9、明确通過會议形式决定的事项、记录會议精神，选用《會议纪要》。10、尚有一种《命令》文种，重要合用于根据有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令），這些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通過，因此，在市、县两级，一般不波及到《命令》文种。以上讲的是一般原则，详细采用哪类文种，要根据详细状况来确定。（二）规范写作公文写作要努力做到“七個规范”：1、主題规范。主題是文章所要体現的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提炼原则，就是集中單一、鲜明显露。规定一文一事，一种主題，主題鲜明突出。主张什么，反對什么，要鲜明直接，不能模糊，不能让人产生歧义。2、使用材料规范。公文材料的选用原则必须是真实經典，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反应目前事物本质规律的真实。我們分析問題時，所列举的現象，不是假的、人為编造的，也不是偶尔現象和個别現象。所谓經典，就是既是個性特性，又是共性特性。新鲜有力，就是我們所列举的、分析的問題，、提出的措施，必须是符合目前实际的，必须是有說服力的。你不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的数据和一成不变的措施措施，由于事物總是在发展变化，尤其在這個信息飞速发展和人的民主法制意识普遍迅速增强的這样一种時代下，假如總是一成不变、不思進取，不思索、不调研，写公文也好、安排工作也好（实际上，写公文也是安排工作的一种方式），都做不到“有的放矢”—即對准目的放剑，一剑中的。公文的选材原则与文學作品不一样，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文學作品的关键和灵魂。一、公文写作的四条原则企业秘書要写多种文体的公文，大到上萬字的《工作汇报》，小到几拾字的《告知》。這些文字材料，無论是什么样的文体，也無论篇幅大小，均有某些最基本的写作原则规定，只有掌握了這些原则规定，并且按照這些原则规定去做，才能使文字材料成型，才能使文字材料有基本的质量。這些基本原则规定是什么呢？重要有四条：第一条是逻辑紧密，也就是說文章要有非常强的逻辑性。什么是文章的逻辑性呢？打個比方說，文章的逻辑性就好象人身体内部有經络同样，文章内部也有“經络”，就是文章内容的内在互相联络，构成了文章的逻辑性。逻辑紧密是說文章内容的内在联络要环环相扣，不脱节，不錯乱，給人一种“针插不進、水泼不進”的感覺。假如人身上的經络出了毛病，就會得病，文章也是這样，逻辑乱了，也就不成文章了。某些年轻朋友所写的文章之因此让人看了覺得很散，或者序言不搭後語，病根儿往往出在逻辑混乱上面。文章文章，有“章”才能成“文”，這個“章”就是逻辑性。因此，写文章的時候一定要注意逻辑性。第二条是构造清晰，也就是說文章的构造要非常清晰。什么是文章的构造呢，打個比方說，文章的构造就好象楼房的楼层同样，楼房是由一层一层盖起来的，文章也是由多种层次构成的。這一条的要點有两點：一是文章内容的排列要有层次，通篇要分列成多种大的层次，每一种大的层次中要有若干小的层次，通過层次的排列，使构造清晰；二是层次的排列要有先後次序，按照先後次序排列层次，并且层次的次序排列不能随意，不能排錯，必须按照内容的内在联络排列，通過對的的层次次序排列，使构造清晰。某些年轻朋友在写文章的時候，往往不會安排构造，或者不注意构造安排，所写出来的文章，让人看著杂乱不清，甚至糊涂，這就是构造不清晰导致的。因此，写文章一定要注意排列好层次，使构造拾分清晰。第三条是内容表述對的，也就是說對文章内容的表述要對的，不能出現观點錯误，假如把观點表述錯了，那是严重的失职行為，也是领导不能容許的。因此，必须保证内容表述的對的性。這一条的要點有两點：首先是所写的事实必须真实，不能有假，文章不是“编”出来的，而是根据事实写出来的，無中生有、弄虚作假、编造事实不行，不能玩儿虚的；另首先是按照内容的客观规定体現观點，企业公文中所体現的观點，并不是作者個人的观點，而是内容自身就存在的，因此必须根据内容的客观规定体現观點。某些年轻的朋友在写文章的時候，往往根据自已的主观意愿写，自已怎么想的就怎么写出来，這样写很轻易出錯，必须注意自覺纠正這個习惯。第四条是語言体現精确，也就是說要用精确的語言体現文章内容。這一条的要點有三個：一是要选择好語言表述形式，企业公文有書面語言、口語語言、程式化語言三种表述形式，应當根据需要选用對应的表述形式，需要用書面語言形式表述的，不能用口語語言表述，需要用口語語言形式表述的，不能用書面語言表述；二是谴詞造句要精确，必须根据所要体現的内容需要，选用恰當的詞句表述内容，既不能随意“谴詞儿”，也不能随意“造句儿”，假如這样做，肯定會出錯；三是必须谨慎使用形容詞，企业公文不是文學作品，不能為了追求文章“生動”就大量的使用形容詞，只有在确实需要的時候，才能使用形容詞。上面讲的四条基本原则，既是文章写作的规定，也是文章写作的基本功，需要在長期的写作实践中刻苦修炼，才能不停提高。因此，但愿從事企业公文写作的秘書朋友和從事文案制作的朋友，应當努力修炼這四项基本功。二、怎样写單位工作汇报企仔细研讀了題為《励精图治再铸辉煌》的哈工大第四届教职工代表大會的工作汇报，在這裏，我結合实际談一談怎样写工作汇报。我們懂得，更清晰、更快捷地让员工理解單位所获得的成绩，有效地贯彻贯彻下一步的工作计划，是我們写工作汇报的重要目的。目前，工作汇报已逐渐在程式化、格式化的風格上定位。并且，常常是文風朴实、常用直笔。上面提到的這篇汇报，其构造简朴明了，基本框架如下：各位代表、同志們：我代表??做汇报，請各位代表审议。一、過去工作回忆二、未来工作展望通讀全篇，我們可以发現工作汇报有如下几种特性：1、總結的客观性2、措施的可行性3、执行的约束力4、明确的目的性這几點，在如下的探讨中我們會有更深的认识。在過去工作回忆這部分，常常談及重要业绩、重要体會、存在的重要問題這三點。我們懂得，只有认真分析總結經验教训，才能更好地為下一步工作提供参照根据。业绩是肯定成绩，鼓舞人心的；体會是交流心得，再接再厉的；問題是发現局限性，予以改善的。在未来工作展望這部分，常常是先分析形势，然後明确任务。分析形势是我国由来已久的、汇报中不可或缺的一部分，它可以让员工懂得目前的状况，增强他們的归属感。明确任务時一定要详细：首先是基本状况。需要對前期计划执行状况進行概要阐明，從而根据下阶段的特點，找出目前执行计划的有利条件和不利原因，以保证新的工作计划建立在切实可行的基础上。另一方面是經预测和论证，客观地把工作计划分解到各详细部门，使之成為各部门的详细任务，包括對工作数量、质量、效率、經济效益等的规定。最终是环节和措施。它规定写明“怎样做”的問題，包括指挥机构的建立、制度的形成、责任部门的分工协作、時间安排等。它要尽量详细、详尽，便于检查，以保证工作计划在执行中环环相扣，衔接自如。三、秘書工作规定我們要不停提高自身修养我虽有３年的秘書經验，但非“科班出身”。一种很偶尔的机會，我加入了這個行列，從那時起，便愛慕上這個职业。作為秘書，要注意人际亲和。對外，我們代表的是一种企业的形象；對内，我們是联络管理者和员工的纽带。合适的言辞、优雅的举止、清淡的装扮、整洁的衣冠都會給周围的环境带来美感、轻松和活力。因而，自信、情绪稳定、理解和信赖他人、合作精神等性格将對我們的工作产生积极影响。此外，秘書還应重视第一印象，學會倾听他人的談话；學會向他人体現发自内心的赞美；學會保持自然、轻松和愉悦的表情；學會用朴实、亲切和精确的言語体現思想；學會“罔談彼短，靡恃已長。”四、文秘提高写作能力的途径一种称职的秘書，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字体現能力和操作現代化办公设备的能力。其中文字体現能力是最重要、最基本的，也是实現其他能力的基础。可以這样說，文字体現能力是秘書工作人员的基本功，是“看家”的本领。因此，對于秘書来說，认真學好文秘写作，努力提高文字体現水平，是拾分重要和不容体制忽视的。那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢？详细說来，重要应注意如下几點：首先，要端正态度，培养愛好，自覺學好文秘写作。不管干什么事情，必须有對的的态度和浓厚的愛好，這样才有動力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。學习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项拾分严厉而艰苦的发明性脑力劳動，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。文秘写作是党政机关、人民团体、企事业單位处理公务、实現指挥、组织管理和协调工作的工具，在四化建设中所的地位拾分重要。我們应當充足认识秘書工作和文秘写作的意义，從党和人民的利益出发，從更好地胜任秘書工作出发，抱著對人民、對工作高度负责的精神去看待写作。美国著名的未来學家约翰·奈斯比特在《大趋势——变化我們生活的拾個新方向》一書中指出：“在工业社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情应當记住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具有最基本的讀写技能。這裏所說的?讀写技能?，首先就是足以应付平常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同步，我們還要培养學习文秘写作的浓厚愛好，变被動為积极，变要我學為我要學。愛因斯坦說過：热愛是最佳的老師。對写作有强烈的责任感和浓厚的愛好，热愛写作，热愛到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去揣摩，持之以恒，锲而不舍，這样就一定會學得好，學得入门，就會不停地获得進步。另一方面，學习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。提高写作水平，究竟有無“秘诀”？我們的回答与否认的。那么，写作有無规律可循、措施可求呢？我們的回答又是肯定的。任何事物均有其内在的必然联络即规律性，任何物质产品和精神产品的制作均有其特有的措施和技巧，写作當然也不例外。那种认為写作無规律可循、没有什么理论的观點，是唯心主义不可知论的反应，是完全站不住脚。古人說：“写作無秘雇作文有要道”，“定体则無，大体须有”，這种认识是符合辩证法的。我們所學的文秘写作教材，就是前人文秘写作經验的科學總結，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人們掌握文秘写作措施和技巧的理论。要提高文秘写作能力，還应故意识地选讀某些范文，以作借鉴。鲁迅說過：“但凡已經有定评的大作家，他的作品，所有就阐明著?应當怎样写?。只是讀者很不轻易看出，也就不能领悟。“巴金也曾談到阅讀對写作的亲密关系時說：讀多了，讀熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体會到它們的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。但我們也应认识到：讀書是讀他人之書，作文是作自已之文；借鉴只是從中汲取营养，經消化後成為自已的東西；而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。最终，要勇于实践，坚持多练习、多修改。写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，這是提高写作能力最有效的途径。假如只讀不写或少写，那就會眼高手低，所學到确实良知识，将無用武之地，写作水平也就止步不前。清人唐彪深有体會地說：“多讀乃藉人之功夫，多做乃切实求已功夫；其益相去遠矣。人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故；不知艰难费力者，由于手笔不熟也。若荒疏之後作文艰难，每曰即一篇半篇亦無不可；渐演至熟，自然易矣。”天道酬勤，勤能补拙。只有勤學苦练，坚持不懈，才會熟能生巧，运笔自如，真正學到本领。作為文秘人员，多写多练當然重要，但每次拟稿時，還要進行仔细的修改。多修改自已的文章也是提高文秘写作能力的一种重要环节。多改符合人們认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种体現。文章频改，工夫自出。实际上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项详细的收获。作為称职的秘書人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好习惯，虚心听取领导和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反复推敲，精思细改，這样写作能力才能迅速地提高。五、秘書的心得一种很偶尔的机會我成了培训部的一名秘書。在诸多人眼裏，所谓秘書就是打打字、倒倒茶、接接電话什么的，可是在培训部做了一年多，我却覺得要真正做好這份工作，當一种好的秘書并不轻易。由于缺乏系统的學习和实践，刚開始我的诸多工作做得很不好。记得刚来培训部的第一天，部長布置我打一份表格并且要我尽快交給他。那份表格有點类似目前的员工评分表，其实非常简朴。可我那時连打字都不熟，更不用說做表格。我在電脑前坐了一种下午，直到晚上下班同事都走了表格也没做出来，急得几乎要掉眼泪，最终還是部長三下五除二幫我把表格搞好。“表格事件”後第二天，當時的部長助理謝平布置我写一篇叫做《企业培训工作的组织措施》的文章。虽然在學校裏學了公文写作，但還没有实践的机會，拿著謝助理給的几句话的提纲，憋了整整两天，總算才憋出一篇两仟字的文章，质量可想而知。尚有後来的办公设备故障的简朴维修、必要的礼仪、文档管理、人际关系的运作等等，不停給我诸多的震動和教训，我第一次体會出做一名秘書专门的知识和技能很重要，學习的紧迫感和動力也油然而生。作為一名部门秘書，我最怕的是写出来的文章领导不满意。部门文献，肩负著對外宣传、對内传达的重要作用，不仅在行文上受到格式的限制，還要受到领导承认。记得有一次我給部裏起草一份协议，没有按正式的格式写，也没有认真检查就交了上去。下午，當時的部長把我叫了過去，我看見那份协议上满紙都是部長改正的字迹，连標點符号也没放過，尚有一种錯别字被醒目地標了出来。那天部長說了诸多话，记得最清晰的一句是他說：“一种年轻人做事要认真，做出来的事情還要有专业水准”。我低著頭，紅著脸，简直無地自容。那次錯误，使我刻骨铭心，在後来的工作中時時提醒自已：认真某些。秘書工作比较繁杂琐碎，因此要把事情做得有条不紊和有效率也成了努力目的。目前我准备了一种办公记录，几乎每天都要记下领导和自已正在做的事情，看哪那些事情正在办，哪些事情办得差不多了，一時未完毕，记得去催促，一年下来還可以看看這一年共做了哪些工作；在工作中我覺得记住電话号码也很重要，尤其是常常来往的领导或有关部室的電话号码，由于领导很忙，也許會忘掉這些号码，當他需要的時候假如立即回答出来，他就可以不用翻電话簿，节省了好多時间；平時還要注意搜集记录某些有用的信息，例如過一段時间就记录一下我們部门有多少人参与了培训，從外面聘任了多少专家讲課，让领导從数字上有一种精确的概念；我也花了诸多時间将部裏大量凌乱的文档整顿出来，变化了以往追求以便而用手写標签目录的措施，用统一格式打印標签目录，標识不一样档案，使档案清晰美观更以便了领导和同事查询。在公文的写作上，我也体會出要写出质量好的文献，不仅要多讀重要的經典文献，還要多讀领导发言，多揣摩领导的意思。理解他們思想的“关注點”，這样写作時才能站在他們的角度，對事物的方方面面進行分析，才能到达稿件中规定的對事物的预見性、针對性和操作性。目前送部長审定的稿子上還是時常有被修补、添改的地方，這使我懂得自已的肤浅，也愈知一种秘書的成長并非一蹴而就的事情，而是一种外因和内因不停磨合，充足调動主观能動性的循序渐進的過程。目前，在领导和同事的协助下，我在不停地成長，并且，我開始慢慢喜欢上自已的工作。记得此前看過一篇文章說在學校裏我們讲的是“你學了什么”，走入社會讲的则是“你能做什么”。而我覺得一种人從學到做的過程中更重要的是心态，對于工作有一种服务意识，無论大事小事都能尽心竭力，還要在工作中不停地思索、不停地總結，不停地创新，终有一天你會发現你比此前做得更好。六、行文的基本规则正常有效的行文应當遵照如下普遍合用的基本规则:1、按机关從属关系和职责范围行文的规则這条规则要明确两點：一是按机关從属关系行文。上级机关對下级机关可以作指示、布置工作、提出规定；下级机关可以向直接的上级机关汇报工作、提出請示，上级机关對請示事项应予研究答复。假如没有這种直接的领导与被领导关系，党和国家的方针、政策就难以层层贯彻贯彻。除了這一层关系外，在我們国家現行管理体制中，還形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上确实存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。這一點的规定是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超過，超過了即為越权。假如干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，并且會导致政令混乱。當然，不相從属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、告知事项、征询意見等，而不存在請示、汇报或布置任务的性质。2、授权行文的规则這条规则是上一条规则的引申。假如一种部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按從属关系和职责范围又不具有布置工作提出规定的行文权限時，這就可以通過授权行文来处理。详细說，這個部门可向本级政府請示，經本级政府同意并授权後，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签订，請本级政府分管领导审批。經政府领导审批後的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經**政府同意”的字样。這裏尤其需要阐明的是各级政府办公厅（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级政府办公厅（室）以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，對外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中標注“經***同意”的字样。3、联合行文的规则這条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、軍事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、軍事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业單位之间，就某些互相有关的业务，通過會商一致後可以联合行文。联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应當确有必要，單位不适宜過多。4、一般状况下不越级行文的规则不越级行文体現了一级抓一级、一级對一级负责的原则。一般状况下不能破壞這种原则，破壞了，就會导致混乱，也影响机关办事效率。因此一般状况下不越级行文。遇有特殊状况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在現場办公中尤其交待的問題，可越级行文，特事特办，但要抄送被越過的上级机关。否则，受文机关對越级公文，可退回原呈报机关，好可作為阅件处理，不予办理或答复。5、不越权行文的规则第一条规则中已明确规定按机关职责范围行文，假如有波及其他部门职责范围的事项又未与其他部门协商，或虽經协商但未到达一致意見，不可以單独向下行文。假如私自行文就构成侵权行為，會导致工作中的許多矛盾。上级机关如发現這种状况，有权责令纠正或撤销此类公文。現实中，此类状况時有发生，因此导致“文献打架”、“政出多门”。处理此类問題，应倡导部门之间多协商、多對话、多沟通，通過联合行文或授权行文的方式处理。6、“請示”不直接报送领导者個人的规则“請示”直接报送领导者個人，其危害性大体上有三點：一是未經文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理状况不得而知，查無踪迹，成了“断线的風筝”；二是此类公文到了领导同志手裏，领导同志也颇為难，批，没有部门的审批意見，只能以經验、凭感覺办事，往往失去决策的科學性；不批，也有也許影响报送單位的工作；三是現实中某些單位拿著直送领导的指示件當“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导指示向對方施加压力，引起矛盾。因此，领导同志一般不受理此类直报的請示，而退給文秘机构统一签收、登记、分办，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文处理的正常程序，导致了不必要的紊乱。假如上级领导個别交办、答应的事项，由此而上报的“請示”，最佳也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出阐明。收文机关在分办時，自然會把這份公文分送給這位领导同志批阅。7、“請示”应一文一事、只主送一种机关、不抄送下级机关的规则這条规则包括三项内容：一是一文一事。机关或部门均有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，假如一文数事，必然波及几种主管部门，給公文交办带来困难，虽然勉强交办出去，也許谁也不愿牵頭办理，导致互相推诿、扯皮。二是請示公文只主送一种机关。請示内容是规定答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。有关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意見或會签。假如多頭呈送，上级机关一般不予受理。假如办理，會导致机关之间互相等待或意見不统一，增長协调难度，影响工作效率。三是不一样步抄送下级机关。請示内容是未决事项，在上级机关還没有同意前，向下级机关抄送透露，會引起不必要的误會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事项只能在上级机关答复或同意之後，告知下级机关。8、“汇报”中不得夹带請示事项的规则“汇报”和“請示”是两种不一样的文种，合用范围有明显的界线，不能混用。“汇报”是向上级机关汇报工作，反应状况，或向上级机关提出意見、提议，供上级机关决策参照。上级机关對“汇报”一般不作答复，假如汇报中夹带請示事项，很轻易误事。假如既想汇报工作，让上级掌握，又想請示处理問題，一般有两种措施处理：一是将“汇报”和“請示”分開，形成两份公文分别上报；二是以請示公文為主，将汇报的内容作為附件，附在請示背面作為背景材料，让上级理解請示的充足理由。9、公文由文秘机构统一处理的规则為了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配置专人处理公文。公文的正常流程应當是：“收”由文秘机构统一签收，拆封，清點分类，登记，拟办，分办，催办；“发”由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然後再回到文秘机构登记编号，缮印，校對，用印，分发，分发前，要通過复核或第一讀者认真阅讀無误後，才可照單分发。這样，無论是公文收進或发出，都通過专司公文处理工作的一种口子把关，就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。行文规则中還要阐明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。經同意的报刊上全文公布的行政法规和规章，应视為正式公文根据执行，可不再发文。发文机关可印制少許文本，供存档备查。公文写作基础知识一、公文的定义和分类（一）定义公文，是公务活動中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、状况的体現者、运载者，是组织实行管理的基本手段和重要工具，发挥著上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文写作，重视公文写作、加强公文写作，對于年轻人来說，具有愈加积极的作用。（二）分类规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、告知、通报、议案、汇报、請示、批复、意見、函、會议纪要。非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查汇报、工作计划类、工作總結类、提案、提议、阐明、发言稿、简报信息、書信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。二、公文写作的共性规定公文不一样于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来進行。（一）确定文种這是写作公文首先要明确的。我們在写作公文前，要弄清晰這個文献具有或者說应當发挥什么作用，是在什么背景下写這個文献材料。根据写作的背景、目的、受文對象（為何要写這個文献；写這個文献要到达什么目的，是安排工作、通报状况，還是处理困难問題；文献是写給哪個部门，是上行、平行還是下行），确定采用哪個文种。一般說来：1、要對重要事项或者重大行動作出安排，奖惩有关單位及人员，变更或者撤销下级机关不合适的决定事项，选择《决定》文种。2、要向社會公众或者广大行政管理相對人宣布重要事项或决定，合用公告。3、我們要将上级的文献批转給下级执行，或者规定下级從哪些方面作好哪件工作時，一般印发《告知》4、向上级机关汇报工作、反应状况、答复上级机关的問询時，选用汇报类文种，如工作汇报、状况汇报等等5、向上级机关反应并祈求协助处理困难和問題，选用《請示》。6、答复下级机关的祈求事项，用《批复》。7、我們要對某项重要工作或者某個重要問題提出見解和处理措施，一般选用《意見》。8、不相從属的机关之间，也就是說不存在直接的行政管理关系的机关之间，，商洽問題、問询或答复問題，一般用《函》。9、明确通過會议形式决定的事项、记录會议精神，选用《會议纪要》。10、尚有一种《命令》文种，重要合用于根据有关法律公布行政法规和规章或宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令）以上讲的是一般原则，详细采用哪类文种，要根据详细状况来确定。（二）规范写作公文写作要努力做到“七個规范”：1、主題规范。主題是文章所要体現的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提炼原则，就是集中單一、鲜明显露。规定一文一事，一种主題，主題鲜明突出。主张什么，反對什么，要鲜明直接，不能模糊，不能让人产生歧义。2、使用材料规范。公文材料的选用原则必须是真实經典，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反应目前事物本质规律的真实。。公文的选材原则与文學作品不一样，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文學作品的关键和灵魂。3、文章格式规范。公文普遍的构造格式是：公文標題—主送机关—正文—結尾—成文時间。為了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分為写作格式和印制格式两個方面来讲，這裏重要讲公文的写作格式，写作格式包括標題、正文、結尾三個部分。4、文字表述规范。公文的用語用字规定简要、精确、朴实、得体、通俗、易懂，体現字面意义而非联想意义，讲求陈說性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述為主，据事說理，言之有物。不象诗歌、散文、小說等文學作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，這些，恰恰是写公文所忌讳的。因此，诸多時候，我們看文學作品很過瘾，看公文则覺得死板、仟篇一律，這個跟公文的性质有关系，不過公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充足考虑了各阶层、各方面的利益問題和也許出現的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的发言稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。5、標點符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。6、数字和计量單位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前後要统一，不能一時用大写，一時用小写。7、印制规范。包括印制格式、排版、用紙规格、发文机关、发文字号、印制份数、发送單位等。只點两個方面的细节：（1）印鉴：即盖章，也有讲究。首先是不能盖倒了；另一方面是要盖在單位落款和成文時间之间，详细有下套、中套两种盖法；联合行文的落款盖印，一般每排平行落两個單位的名称，依次往下排，盖印時不能互相侵占。目前有诸多新成立的机构，需要启用新印章，印鉴的启用也有规范。（2）行文层次序数的写法：一种正式的文献材料，除總標題外一般有四個层次，總標題用二号宋字体。第一种层次，是大標題，一般用三号黑体，写成一、二、三；第二個层次是小標題，用（一）、（二）、（三）来表达，三号楷体或仿宋；第三個层次用阿拉百数字表达，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；第四個层次用（1）、（2）、（3）表达。三、几种常用公文的写作（一）常用规范性公文1、告知：告知的应用范围很广泛。传达指示、布署工作、实行管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发告知。告知以紅頭文献和白頭文献印发都行。属下行文，要下级机关（或受文對象）明确做什么、怎么做（這与請示、汇报不一样，比意見要细），要具有操作性。例如写一种會议告知，開會時间、地點、参与人员、有些什么规定等等，要一、二、三逐一說清晰，让看的人一看就明白。告知可以不写結束語。2、工作计划类：是對未来一定期期内的某项工作或全面工作進行安排布署的文献，明确下一步做什么、怎么做。工作计划要有操作性（缺乏操作性是目前部门上报工作计划的通病）。计划、规划、方案、要點，都属于计划类公文范围。计划类公文必须具有目的、措施、环节三要素。计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包括的信息量大）。3、工作總結类：写作关键和重點：其特點是实践性、經验性、自述性、理论性（不仅陈說工作状况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“為何”、“怎么做”的問題。一般包括本年度（六個月）基本工作状况、所做的重要工作、工作進度、获得哪些成绩經验、存在的局限性和教训、下步工作计划（個人總結写努力方向）。個人總結要抓住重要問題，把握写的侧重點，突出收获最大、成绩最突出或者感受体會最深的東西，不是记流水帐。四、公文处理中几种需要注意的問題（一）数字和数值范围规范表述的問題1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。如20%不应写為中文表述的“百分之二拾”，3/4不应写為“四分之三”。2、数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，比例不也許不小于1，只能不不小于或等于1。如表述“3%--8%”，不能写成“3—8%”，不能省略3後的百分号；用分数和整数表述数字范围時，也同理不能省略第一种数字後的單位，5萬-10萬人不能写成5-10萬人。3、表述時间時段，一般不要表述為去年、今年、明年等，应表述出详细的年份，如、。（二）规范用字用詞的問題這些规范不能根据自已的語言习惯，要靠平時积累，多看多练，通過实践才能掌握详细的操作。一、公文的定义和分类（一）定义公文，是公务活動中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、状况的体現者、运载者，是机关实行管理的基本手段和重要工具，发挥著上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的一直。我們要向上级汇报状况，需要写成文献；我們要向乡镇、村安排什么工作，提工作规定，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我們要告知社會公众一种什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我們每一种机关告知人员息息有关，可以說，具有较强的公文写作能力，是每一种机关工作人员的基本素质规定。目前，各级各部门都拾分缺乏优秀的文秘工作人员，有許数年轻人由于具有很好的文字功底，而被选拔進市、县党委、政府机关工作，從而变化了自已的生活环境和人生境遇，某些机关還由于选不到合适的文秘人员而发愁。由此可見，重视公文写作、加强公文写作，對于年轻人来說，具有愈加积极的作用。（二）分类1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、軍事机关公文、企事业單位公文、社會团体公文。今天讲的，重點是行政机关公文。2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清晰行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、一般公文5种。我們在起草或者管理公文時，必须要按照该公文的秘密等级来处理，波及秘密問題的，不能泄密。4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、一般公文5种。紧急公文的处理，我在背面要专门給大家讲。5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、告知、通报、汇报、請示、批复、意見、函、會议纪要等全是通用公文；司法类的公文、經济类的公文、任免类公文、议案、提案、提议等等，属专用公文。今天讲的，重要是通用公文。6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、告知、通报、议案、汇报、請示、批复、意見、函、會议纪要。非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查汇报、工作计划类、工作總結类、提案、提议、阐明、发言稿、简报信息、書信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。（三）机关公文要素机关公文由版頭、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、標題、主送机关、正文、附件、发文机关签名、成文曰期、印章、印发传达范围、主題詞、抄送机关、印制版记构成。（四）公文处理包括哪些工作公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。*二、公文写作的共性规定公文不一样于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来進行。（一）确定文种這是写作公文首先要明确的。我們在写作公文前，要弄清晰這個文献具有或者說应當发挥什么作用，是在什么背景下写這個文献材料。根据写作的背景、目的、受文對象（為何要写這個文献；写這個文献要到达什么目的，是安排工作、通报状况，還是处理困难問題；文献是写給哪個部门，是上行、平行還是下行），确定采用哪個文种。一般說来：1、要對重要事项或者重大行動作出安排，奖惩有关單位及人员，变更或者撤销下级机关不合适的决定事项，选择《决定》文种。例如：党中央决定在全党（尤其是党员领导干部）開展讲政治、讲正气、讲团結的“三讲”活動，這對党的建设来說，是件大事，因此用决定文种；每年初的农村工作會议、计划生育工作會议上，县政府都要出台一种《有关兑現**年农村工作（人口与计划生育工作）责任制的决定》，這就是個奖惩决定。2、要向社會公众或者广大行政管理相對人宣布重要事项或决定，合用公告。例如，要在县城取缔三轮車、或者实行三轮車分單双号進城运行，這波及到广大三轮車從业人员的切身利益，我們就要事先以多种方式发出公告，告知社會各界。联合执法队、建设局、交警大队。要公布社會各有关方面应當遵守或者周知的事项，例如停水停電，合适采用通告文种。3、我們要将上级的文献批转給下级执行，或者规定下级從哪些方面作好哪件工作時，一般印发《告知》4、向上级机关汇报工作、反应状况、答复上级机关的問询時，选用汇报类文种，如工作汇报、状况汇报等等。（在其中，政府工作汇报是一种有特指内容的文种，政府工作汇报是政府向同级人大或人大常委會汇报工作状况）5、向上级机关反应并祈求协助处理困难和問題，选用《請示》。6、答复下级机关的祈求事项，用《批复》。7、我們要對某项重要工作或者某個重要問題提出見解和处理措施，一般选用《意見》。8、不相從属的机关之间，也就是說不存在直接的行政管理关系的机关之间，例如绥江县与三峡企业、与市财政、审计、国土等市政府部门，商洽問題、問询或答复問題，一般用《函》。9、明确通過會议形式决定的事项、记录會议精神，选用《會议纪要》。10、尚有一种《命令》文种，重要合用于根据有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令），這些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通過，因此，在市、县两级，一般不波及到《命令》文种。以上讲的是一般原则，详细采用哪类文种，要根据详细状况来确定。（二）规范写作公文写作要努力做到“七個规范”：1、主題规范。主題是文章所要体現的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提炼原则，就是集中單一、鲜明显露。规定一文一事，一种主題，主題鲜明突出。主张什么，反對什么，要鲜明直接，不能模糊，不能让人产生歧义。2、使用材料规范。公文材料的选用原则必须是真实經典，新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反应目前事物本质规律的真实。我們分析問題時，所列举的現象，不是假的、人為编造的，也不是偶尔現象和個别現象。所谓經典，就是既是個性特性，又是共性特性。新鲜有力，就是我們所列举的、分析的問題，、提出的措施，必须是符合目前实际的，必须是有說服力的。你不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的数据和一成不变的措施措施，由于事物總是在发展变化，尤其在這個信息飞速发展和人的民主法制意识普遍迅速增强的這样一种時代下，假如總是一成不变、不思進取，不思索、不调研，写公文也好、安排工作也好（实际上，写公文也是安排工作的一种方式），都做不到“有的放矢”—即對准目的放剑，一剑中的。公文的选材原则与文學作品不一样，公文强调真实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃想象（合理的推测可以），而想象则是文學作品的关键和灵魂。3、文章格式规范。公文普遍的构造格式是：公文標題—主送机关—正文—結尾—成文時间。為了便于大家理解，我把公文格式方面的内容分為写作格式和印制格式两個方面来讲，這裏重要讲公文的写作格式，写作格式包括標題、正文、結尾三個部分。1標題：公文標題的写法一般是发文机关+事由+文种。例如：县国土局要向市国土局写一种祈求协助处理地质灾害防治經费的請示，標題就是“绥江县国土资源局有关祈求协助处理地质灾害防治經费的請示”；板栗乡人民政府要向县政府汇报一种煤矿安全事故的调查汇报，则標題就要写成“板栗乡人民政府有关**煤矿安全事故的调查汇报”。2主送机关的写法：一是只写受文机关的名称，不写领导個人名字（领导尤其规定的除外）；二是只能写一种主送机关，例如：市委、市政府，其他需要送达的受文机关采用抄送方式（调查汇报由于是知阅性公文，受文單位不尤其确定，除了规定有主送机关的，可以不写主送机关）；三是用统称或者规范的简称，不能随意写，如市政府、市人民政府都是规范的简称，但不能写成市府；四是行文关系，只能逐层行文，一般不能越级行文（如要上报省政府的文献，一般只能市政府转报），某些經费請示属特殊状况。3正文的写法：正文是主送机关如下、結束語之前的部分。正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。一般是在主送机关之後，先写一段或几句导語，阐明写這篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。正文要做到逻辑层次清晰有序，說理简洁精确并力争深刻，用語符合规范。4結尾：正文写完後，一般要写几句号召的话（一般针對下行文），或者表决心、态度的话（上行文）。《請示》要說“妥否，請指示；《意見》要說“以上意見若無不妥，請批转执行；《告知》和《汇报》可以不要結尾，說完就落款結束；发言稿类的一般有鼓劲、号召的话語；汇报材料一般有表达感謝和此後打算、态度的。4、文字表述规范。公文的用語用字规定简要、精确、朴实、得体、通俗、易懂，体現字面意义而非联想意义，讲求陈說性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述為主，据事說理，言之有物。不象诗歌、散文、小說等文學作品，需要大肆铺展、渲染，大量的想象，细致的描写，這些，恰恰是写公文所忌讳的。（比较文學作品語言与公文語言的异同：同是写一种夜晚发生的一件事，武侠小說写“月黑風高夜，***燕子李三一种鹞子翻身越窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而公文只写某年某月某曰，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。）因此，诸多時候，我們看文學作品很過瘾，看公文则覺得死板、仟篇一律，這個跟公文的性质有关系，不過公文同样可以写得很好，好的法规性、政策性公文，充足考虑了各阶层、各方面的利益問題和也許出現的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的发言稿可以写得饱含感情，深刻、精彩。5、標點符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累揣摩。要注意：转发上级或下级文献時，標題一般不用標點符号（有書名号的，取消書名号）；此外，標題中不要過多出現“告知”两個字，例如省、市层层转发国务院一种文献的告知，到县级，可直接說转发国务院***文献的告知。6、数字和计量單位使用规范。一般使用阿拉伯数字。前後要统一，不能一時用大写，一時用小写。7、印制规范。包括印制格式、排版、用紙规格，紧急程度、发文机关、发文字号、印制份数、发送單位、印制机关等要素標识。目前各單位在印制上比较规范，請大家在制文的過程中，拿單位印制好的文献来参照學习，我只點几种方面的细节：1印制格式（印制方式）：两种，紅頭文献和白頭文献。紅頭就是單位的文献頭、简报、信息等，一般合用于正式形成的請示、汇报、意見、告知、函等文献。白頭就是不冠特定的文献用紙，直接排版印制，一般會议印发的发言稿、汇报材料等用白頭印制。调查汇报、對内的工作方案（如單位解放思想大讨论方案）此类文献既可印制成紅頭，也可印制成白頭，视详细状况定。紅頭文献拟文單位、成文時间等落款在結尾处，白頭文献一般把拟文單位、成文時间放在標題下。2签发：公文的制作签发程序很严谨，不能谁写谁签都行。重要文献要一把手或單位主持工作的领导签发，一般文献由一把手、分管领导或重要领导委托的领导签发。3印鉴：即盖章，也有讲究。首先是不能盖倒了；另一方面是要盖在單位落款和成文時间之间，详细有下套、中套两种盖法；联合行文的落款盖印，一般每排平行落两個單位的名称，依次往下排，盖印時不能互相侵