物业财务管理制度集锦

物业财务管理制度集锦合同编号：__________甲方（委托方）：______________________法定代表人：______________________地址：______________________联系方式：______________________乙方（受托方，即物业管理公司）：______________________法定代表人：______________________地址：______________________联系方式：______________________鉴于甲方委托乙方对其物业进行管理服务，为明确双方在物业管理服务中的财务权利与义务，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，双方经友好协商，达成如下协议：一、总则1.1目的与适用范围本物业财务管理制度的目的在于规范乙方在物业管理服务过程中的财务活动，保证财务信息的准确、透明，保障甲方及相关方的合法权益。本制度适用于乙方在管理甲方物业过程中的所有财务相关事务，包括但不限于财务预算、会计核算、收入与支出管理、固定资产管理等。1.2相关定义解释（1）物业管理服务费用：指甲方按照本协议约定向乙方支付的，用于乙方提供物业公共区域维护、安全保卫、环境卫生等服务的费用。（2）其他收入：指乙方在物业管理过程中，除物业管理服务费用以外的其他合法收入，如公共区域的广告位出租收入、车位管理费收入等。（3）财务支出：指乙方为履行物业管理服务职责而发生的各项费用支出，包括但不限于人员工资、办公费用、设备维护费用等。1.3财务管理原则（1）合法性原则：乙方的所有财务活动必须遵守国家法律法规及相关财务制度的规定。（2）准确性原则：乙方应保证财务信息的记录、核算准确无误，财务报表真实反映财务状况。（3）完整性原则：乙方应将与物业管理服务相关的所有财务收支纳入管理范围，不得遗漏。（4）效益性原则：乙方应合理安排财务收支，提高资金使用效益，降低管理成本。二、财务机构与人员管理2.1财务机构设置乙方应设立专门的财务部门负责物业管理服务的财务工作。该部门应配备足够数量且具备专业资格的财务人员，明确各财务人员的职责分工，保证财务工作的有序开展。财务部门应具备独立的办公场所和必要的办公设备，以保证财务工作的保密性和安全性。2.2财务人员岗位职责（1）财务经理：负责制定和执行财务管理制度，组织编制财务预算和财务报表，审核财务收支，监督财务工作的执行情况，协调与外部财务机构的关系等。（2）会计：负责日常会计核算工作，包括账务处理、会计凭证编制、会计科目设置与维护等；按照规定的时间和要求编制财务报表，进行财务分析；协助财务经理进行财务预算编制和执行情况监控等。（3）出纳：负责现金收付和银行结算业务，按照规定登记现金日记账和银行存款日记账；保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等；配合会计进行现金盘点和银行对账工作。2.3财务人员招聘与培训（1）招聘：乙方应根据财务工作的需要，按照公开、公平、公正的原则招聘财务人员。招聘的财务人员应具备相应的学历、专业资格和工作经验，能够胜任财务工作岗位的要求。（2）培训：乙方应定期组织财务人员参加业务培训，不断提高财务人员的业务水平和综合素质。培训内容包括但不限于财务法规政策、会计核算方法、财务软件操作等。三、财务预算管理3.1预算编制原则与流程（1）原则：预算编制应遵循实事求是、全面完整、收支平衡、适度弹性的原则。在编制预算时，应充分考虑物业管理服务的实际需求、市场价格变化、政策法规调整等因素。（2）流程：①每年的[具体时间]前，乙方各部门应根据本部门的工作计划和业务需求，编制本部门的预算草案，包括收入预算和支出预算。②财务部门对各部门的预算草案进行汇总、审核和调整，形成初步的物业管理服务财务预算草案。③初步的财务预算草案应提交乙方管理层进行审议，根据审议意见进行修改完善。④最终的财务预算方案应在[具体时间]前报甲方备案。3.2预算执行与监控（1）执行：乙方应严格按照批准的财务预算方案执行财务收支活动。在预算执行过程中，各部门应按照预算安排合理使用资金，不得超预算支出。（2）监控：财务部门应建立预算执行情况监控机制，定期对预算执行情况进行分析和评估。对预算执行偏差较大的项目，应及时查明原因，并采取相应的措施进行纠正。3.3预算调整（1）在预算执行过程中，如因不可抗力、政策法规调整、物业管理服务内容变更等原因导致预算需要调整的，乙方应按照规定的程序进行预算调整。（2）预算调整程序：①由相关部门提出预算调整申请，说明调整的原因、金额和影响等。②财务部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见。③预算调整申请经乙方管理层批准后，报甲方备案。四、会计核算管理4.1会计核算制度乙方应按照国家统一的会计制度和相关财务法规的规定，建立健全会计核算制度。会计核算应采用权责发生制原则，保证财务信息的准确反映。乙方应设置完整的会计账簿，包括总账、明细账、日记账等，对物业管理服务过程中的各项财务收支进行详细记录。4.2会计科目设置乙方应根据物业管理服务的特点和财务核算的需要，合理设置会计科目。会计科目应涵盖收入、支出、资产、负债、所有者权益等方面，以便准确反映物业管理服务的财务状况和经营成果。例如，在收入科目下应设置物业管理服务收入、其他收入等明细科目；在支出科目下应设置人员工资、办公费用、设备维护费用等明细科目。4.3账务处理流程（1）原始凭证的取得与审核：乙方在发生财务收支业务时，应取得合法有效的原始凭证，如发票、收据、银行结算凭证等。财务人员应对原始凭证进行审核，保证原始凭证的真实性、合法性和完整性。（2）记账凭证的编制：根据审核无误的原始凭证，财务人员应按照规定的会计科目和记账方法编制记账凭证。记账凭证应注明业务发生的日期、摘要、会计科目、金额等内容。（3）账簿登记：根据编制好的记账凭证，财务人员应及时将相关业务登记到相应的账簿中，保证账簿记录的及时性、准确性和完整性。（4）对账与结账：定期进行账证核对、账账核对和账实核对，保证账簿记录与原始凭证、账簿之间、账簿记录与实际情况相符。在会计期末，应按照规定进行结账，计算本期的财务成果。五、财务收入管理5.1收入范围与分类（1）收入范围：乙方的财务收入包括物业管理服务费用、公共区域的经营收入（如广告位出租收入、车位管理费收入等）、代收代付费用的手续费收入等。（2）分类：①物业管理服务费用：按照物业建筑面积、服务内容等因素确定收费标准，向业主或物业使用人收取的费用。②公共区域经营收入：乙方利用物业公共区域进行经营活动所取得的收入，如在电梯内设置广告位收取的广告费用、出租小区内闲置场地的租金收入等。③代收代付费用的手续费收入：乙方代收代付水电费、燃气费等费用时，按照一定比例向相关部门或业主收取的手续费收入。5.2收入确认原则（1）物业管理服务费用：按照服务期间分期确认收入。例如，对于按年收取的物业管理服务费用，应在每个月按照1/12的比例确认当月的收入。（2）公共区域经营收入：在相关经营活动已经完成，且收入金额能够可靠计量时确认收入。例如，当广告位出租合同约定的出租期限开始，且乙方已经收到或能够确定能够收到租金时，确认广告位出租收入。（3）代收代付费用的手续费收入：在代收代付费用的业务实际发生，且手续费金额能够确定时确认收入。5.3收款管理（1）乙方应明确收款方式，如现金收款、银行转账收款等。对于现金收款，应保证现金安全，及时缴存银行；对于银行转账收款，应及时查询收款情况，保证款项到账。（2）乙方应向付款方提供合法有效的收款凭证，如发票、收据等。收款凭证应注明收款日期、金额、收款项目等内容。（3）建立收款台账，对每一笔收款进行详细记录，包括付款方名称、付款方式、收款日期、金额等信息，便于查询和核对。六、财务支出管理6.1支出范围与分类（1）支出范围：乙方的财务支出涵盖物业管理服务过程中的各个方面，包括但不限于人员薪酬支出、办公费用支出、设备维护与购置支出、公共区域维修支出、清洁绿化费用支出等。（2）分类：①人员薪酬支出：包括物业管理人员、维修人员、保洁人员、保安人员等的工资、奖金、社会保险费、住房公积金等支出。这部分支出是保障物业管理服务正常运行的基础，需要按照国家相关法律法规及劳动合同的约定进行支付。②办公费用支出：包含办公场所的租金、水电费、办公用品购置、办公设备维修等费用。办公费用支出应遵循节约原则，保证在合理范围内满足物业管理办公的需求。③设备维护与购置支出：对于物业管理服务中使用的各类设备，如电梯、消防设备、监控设备等，需要定期进行维护保养，产生的维护费用以及设备达到使用寿命或损坏需要更新购置时的费用都属于这一支出范围。④公共区域维修支出：物业公共区域如楼道、电梯间、小区道路等的维修费用，包括日常小修和大型维修改造费用。这部分支出关系到小区整体环境和业主的生活质量，应及时安排资金进行维修。⑤清洁绿化费用支出：为保持小区环境卫生和绿化美观，支付给清洁人员的工资、清洁用品购置费用以及绿化养护费用等。6.2支出审批流程（1）预算内支出审批：①对于金额较小（具体金额由乙方根据实际情况确定，如[X]元以下）的预算内日常支出，由部门负责人审核签字后，交财务部门进行合规性审查，审查通过后即可支出。②对于金额较大（超过[X]元）的预算内支出，除部门负责人审核签字和财务部门审查外，还需报乙方管理层审批。审批通过后，财务部门方可安排资金支出。（2）预算外支出审批：①当发生预算外支出时，由相关部门提出书面申请，详细说明支出的原因、金额、必要性以及对整体预算的影响等情况。②部门申请首先提交财务部门进行审核，财务部门重点审查该支出是否符合公司财务规定、是否有合理的资金来源以及对预算的影响程度。③财务部门审核通过后，将申请提交乙方管理层进行审批。管理层应综合考虑各方面因素，权衡利弊后作出决策。在审批通过后，财务部门才可以安排预算外支出。6.3费用报销管理（1）报销凭证要求：①所有费用报销必须提供合法有效的原始凭证，如发票、收据、车票等。原始凭证应具备日期、金额、单位名称、经济业务内容等基本要素，且不得涂改。②对于发票，应符合国家税务部门的相关规定，包括发票的种类、开具内容、盖章等要求。（2）报销流程：①员工在发生费用后，应及时整理报销凭证，填写报销单。报销单应注明报销日期、报销人姓名、部门、报销项目、金额、附件张数等内容，并按照要求粘贴报销凭证。②报销单首先提交给部门负责人进行初审，部门负责人应审核报销事项是否真实、合理，是否符合公司相关规定，审核通过后签字确认。③部门初审后的报销单交至财务部门进行复审。财务部门主要审核报销凭证的合法性、金额计算的准确性以及是否符合财务预算等。如发觉问题，财务部门应及时通知报销人补充或更正。④经财务部门复审通过后的报销单，按照支出审批流程进行最终审批。审批通过后，财务部门根据公司资金情况安排报销款项的支付。七、固定资产管理7.1固定资产范围与分类（1）范围：乙方在物业管理服务过程中，使用期限超过一年，单位价值较高（具体价值由乙方确定，如[X]元以上），并且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产属于固定资产。例如，物业管理服务中使用的办公设备（电脑、打印机等）、维修设备（电焊机、电钻等）、小区内的公共设施（路灯、健身器材等）等。（2）分类：①房屋建筑物类：包括物业管理用房、小区内的门房、车棚等。②办公设备类：如电脑、打印机、复印机、传真机等办公用设备。③维修设备类：电焊机、电钻、电锯等用于物业维修的设备。④公共设施类：路灯、垃圾桶、健身器材、电梯等为业主提供公共服务的设施。7.2固定资产购置与入账（1）购置：①固定资产购置应遵循预算管理原则，在年度预算范围内进行。对于预算内的固定资产购置，由相关部门提出购置申请，详细说明购置的原因、设备的规格型号、预计金额等信息。②购置申请经部门负责人审核、财务部门审查（主要审查资金是否到位、是否符合预算安排等）后，报乙方管理层审批。审批通过后，按照公司采购流程进行购置。③对于预算外的固定资产购置，除按照上述流程审批外，还需详细说明超预算的原因以及对整体预算的影响，经管理层特殊批准后方可购置。（2）入账：①固定资产购置后，财务部门应及时办理入账手续。入账时应根据购置发票、合同等相关凭证，确定固定资产的入账价值。入账价值包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、安装费等使固定资产达到预定可使用状态前所发生的必要支出。②财务部门应按照固定资产的类别、名称、规格型号等信息建立固定资产卡片，详细记录固定资产的基本信息、购置日期、入账价值、折旧方法等内容。固定资产卡片应作为固定资产管理的重要依据，与固定资产账簿保持一致。7.3固定资产折旧与处置（1）折旧：①乙方应根据固定资产的性质、预计使用年限、预计净残值等因素，合理选择折旧方法，如直线法、双倍余额递减法等。一经确定，不得随意变更。②财务部门应按照选定的折旧方法，按月计提固定资产折旧。折旧金额应计入相应的成本或费用科目，如办公设备折旧计入办公费用，维修设备折旧计入设备维护费用等。③在每个会计期末，财务部门应检查固定资产的折旧情况，保证折旧计提的准确性。如发觉固定资产的使用情况发生变化，应及时调整折旧方法或折旧年限。（2）处置：①当固定资产达到使用寿命、损坏无法修复或不再需要使用时，应进行处置。固定资产处置应按照规定的程序进行。②由使用部门提出处置申请，说明处置的原因、固定资产的现状等情况。财务部门对处置申请进行审核，主要审核固定资产的账面价值、是否已提足折旧等情况。③经审核后的处置申请报乙方管理层审批。审批通过后，根据固定资产的不同情况，采取出售、报废、捐赠等处置方式。④在固定资产处置过程中，应按照国家相关法律法规的规定进行账务处理。对于出售固定资产取得的收入，应计入其他收入；对于报废固定资产的净损失，应计入营业外支出等。八、财务报表与分析8.1财务报表编制（1）定期报表：①乙方应按照国家统一的会计制度和相关财务法规的规定，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。②资产负债表应反映在特定日期（如月末、季末、年末）乙方的资产、负债和所有者权益状况；利润表应反映在一定会计期间（如月度、季度、年度）乙方的经营成果；现金流量表应反映在一定会计期间内乙方的现金流入、流出和净流量情况。③财务报表的编制应遵循准确性、完整性和及时性原则。在编制过程中，应保证数据来源真实可靠，计算准确无误，内容完整无缺，并在规定的时间内完成编制和报送。（2）其他报表：①除定期报表外，乙方根据物业管理服务的需要，还应编制一些其他报表，如物业管理服务费用收支明细表、公共区域经营收入明细表、固定资产明细表等。②这些报表应详细反映物业管理服务过程