非盈利组织会议管理制度

非盈利组织会议管理制度一、制定目的及范围为确保非盈利组织的会议管理规范、高效，提升会议的组织与执行质量，特制定本制度。此制度适用于组织内部各类会议的管理，包括但不限于理事会、项目推进会、志愿者培训会及其他相关会议。二、会议管理原则会议管理应遵循以下原则：1.会议目的明确，决策清晰，确保每次会议都有实质性成果。2.会议时间和地点应合理安排，尽量减少对参与者的时间成本。3.参与会议的人员应根据会议主题进行合理选择，确保与会人员具备相关知识和经验。4.会议记录应完整、准确，确保信息传递的有效性。三、会议流程1.会议筹备阶段1.1会议需求分析：在确定召开会议之前，应对会议的必要性进行分析，明确会议目的、议题和预期成果。1.2会议申请：会议发起人填写《会议申请表》，说明会议目的、参与人员、时间及地点，并提交给主管领导审批。1.3会议安排：经批准后，由会议组织专员负责会议的具体安排，包括场地预定、设备准备及相关资料的准备。1.4会议通知：会议组织专员向所有参会人员发送《会议通知》，通知内容应包括会议时间、地点、议题及参会人员。2.会议实施阶段2.1会议签到：参会人员到达会议现场后，需进行签到，记录到场人员。2.2会议主持：由会议发起人或指定的主持人负责会议的召开，确保会议按照既定议程进行。2.3议题讨论：各议题讨论应有时间限制，主持人需控制时间，以确保会议的高效性。2.4决策记录：对会议中所做的每项决策、讨论结果及后续行动计划进行详细记录，确保信息的完整性。3.会议结束阶段3.1会议总结：会议结束后，主持人应对会议内容进行总结，重申重要决策和后续任务。3.2会议记录整理：会议组织专员在会议结束后24小时内整理并撰写《会议纪要》，包括参会人员、讨论内容及决策事项。3.3会议纪要分发：整理后的《会议纪要》需在一周内发送给所有参会人员及相关负责人，确保信息传达及时。四、会议记录与档案管理所有会议记录应分类存档，便于后续查阅和追溯。会议组织专员应负责将《会议纪要》及相关资料进行归档，确保资料的完整性和安全性。档案管理应遵循以下要求：1.会议纪要需保存至少三年，重要会议资料需长期保存。2.会议记录应妥善保管，避免泄露重要信息。3.定期对会议档案进行审核，确保档案的更新与完整。五、会议反馈机制为持续改进会议管理，建立会议反馈机制至关重要。会议结束后，组织应收集参会人员对会议的意见和建议。反馈机制的具体步骤包括：1.反馈表设计：设计《会议反馈表》，内容包括会议组织、内容质量、时间管理等方面。2.反馈收集：会议组织专员在会议结束后一周内收集反馈表，并对反馈进行汇总和分析。3.改进措施：根据反馈结果，制定改进措施，以优化后续会议的管理和执行。六、会议纪律与责任为确保会议的高效进行，参会人员需遵守以下会议纪律：1.准时参会，未按时到达者需提前请假。2.会议过程中应积极参与讨论，提出建设性意见。3.未经允许，不得私自录音或录像会议内容。4.参会人员应尊重他人发言，保持良好的会议氛围。各部门负责人对其部门参会人员的纪律与行为负责，确保会议管理制度的落实与执行。对于违反会议纪律的行为，组织将依照相关规定进行处理。七、制度的评估与更新为适应不断变化的内外部环境，会议管理制度需定期进行评估与更新。评估的具体步骤包括：1.定期评估：每年对会议管理制度进行一次全面评估，收集各部门的意见和建议。2.制度修订：根据评估结果，必要时对制度进行修订，确保制度的科学性与实用性。3.新制度宣贯：修订后的制度需通过内部培训、会议等方式向