企业合同管理制度指南

企业合同管理制度指南合同编号：__________甲方（卖方/提供服务方）：公司名称：法定代表人：地址：联系方式：邮箱：乙方（买方/接受服务方）：公司名称：法定代表人：地址：联系方式：邮箱：一、总则1.目的与依据为了规范企业合同管理，防范合同风险，维护企业合法权益，根据相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本企业与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。3.合同管理原则（1）合法性原则：合同的签订、履行、变更和解除等活动必须符合法律法规的规定。（2）平等自愿原则：合同当事人在法律地位上是平等的，应遵循自愿原则，协商一致订立合同。（3）诚实信用原则：合同当事人应诚实守信，履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。（4）风险防范原则：企业应加强对合同风险的评估和防范，采取有效措施降低合同风险。二、合同管理机构与职责1.合同管理部门及职责（1）企业设立合同管理部门，负责合同的日常管理工作，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除、纠纷处理等。（2）合同管理部门的职责包括：制定和完善合同管理制度，规范合同管理流程。审核合同的合法性、完整性和可行性，提出修改意见。监督合同的履行情况，及时发觉和解决问题。处理合同纠纷，维护企业合法权益。建立合同档案，保管合同文件。2.相关部门职责（1）业务部门负责合同的前期洽谈和起草工作，提供合同相关的业务信息和资料。（2）财务部门负责合同的财务审核，包括合同价款的合理性、付款方式的可行性等。（3）法务部门负责合同的法律审核，提供法律咨询和建议，防范法律风险。（4）其他相关部门按照各自的职责，配合合同管理部门做好合同管理工作。三、合同的签订1.合同签订的流程（1）业务部门与对方当事人进行初步洽谈，了解对方的基本情况和合作意向。（2）业务部门根据洽谈情况，起草合同文本，并填写《合同审批表》，连同合同文本及相关资料一并提交合同管理部门审核。（3）合同管理部门对合同文本进行审核，提出修改意见，反馈给业务部门。业务部门根据修改意见对合同文本进行修改，再次提交合同管理部门审核。（4）合同管理部门审核通过后，提交法务部门进行法律审核。法务部门提出法律意见，反馈给合同管理部门。合同管理部门根据法律意见，组织业务部门和对方当事人进行协商，对合同文本进行修改。（5）合同文本经协商修改后，提交企业领导审批。企业领导审批通过后，合同管理部门加盖企业合同专用章，合同正式生效。2.合同主体的审查（1）在签订合同前，企业应对对方当事人的主体资格进行审查，包括对方当事人的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证件的真实性、合法性和有效性。（2）审查对方当事人的经营范围、资质证书等，保证对方当事人具备履行合同的能力和资格。（3）对对方当事人的信誉情况进行调查，了解其是否存在不良信用记录。3.合同条款的拟定（1）合同条款应包括以下内容：合同当事人的名称、住所、联系方式等基本信息。合同标的、数量、质量、价款或报酬等内容。履行期限、地点和方式。违约责任。争议解决方式。其他必要条款。（2）合同条款应明确、具体、完整，避免使用模糊、含混的语言。合同条款应符合法律法规的规定，不得违反国家强制性标准和行业规范。四、合同的审批1.审批流程（1）合同审批按照以下流程进行：业务部门提交合同审批申请，填写《合同审批表》，并附上合同文本及相关资料。合同管理部门对合同进行初审，提出初审意见。财务部门对合同进行财务审核，提出财务审核意见。法务部门对合同进行法律审核，提出法律审核意见。企业领导对合同进行审批，做出审批决定。（2）合同审批过程中，各审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并将审核意见反馈给合同管理部门。合同管理部门应及时汇总各审核部门的意见，组织相关部门进行协商，对合同进行修改和完善。2.审批权限（1）合同审批权限根据合同金额和性质的不同，分别由不同层次的领导进行审批。具体审批权限如下：合同金额在[具体金额]以下的，由业务部门负责人审批。合同金额在[具体金额]以上、[具体金额]以下的，由分管领导审批。合同金额在[具体金额]以上的，由企业主要领导审批。（2）对于重大合同或涉及重大法律风险的合同，应提交企业董事会或股东会审批。五、合同的履行1.合同履行的监督（1）合同签订后，业务部门应负责合同的履行工作，按照合同约定的时间、地点和方式履行合同义务。（2）合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发觉和解决合同履行过程中出现的问题。（3）财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续，保证合同款项的支付。2.合同变更与解除（1）在合同履行过程中，如遇客观情况发生变化，需要变更或解除合同的，应按照以下程序进行：业务部门提出合同变更或解除的申请，填写《合同变更（解除）审批表》，并附上相关证明材料。合同管理部门对申请进行审核，提出审核意见。财务部门对合同变更或解除的财务影响进行评估，提出财务审核意见。法务部门对合同变更或解除的法律风险进行评估，提出法律审核意见。企业领导对合同变更或解除申请进行审批，做出审批决定。（2）合同变更或解除经审批通过后，业务部门应及时与对方当事人协商，签订合同变更或解除协议，并将协议提交合同管理部门备案。六、合同的档案管理1.档案的分类与编号（1）合同档案应按照合同类型进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同等。（2）合同档案应按照签订时间顺序进行编号，编号规则为：[年份][合同类型代码][流水号]。2.档案的保管与借阅（1）合同档案应由合同管理部门指定专人负责保管，保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。（2）合同档案的保管期限为[具体年限]，保管期满后，应按照有关规定进行销毁。（3）因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。借阅人应妥善保管借阅的合同档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。查阅完毕后，应及时归还合同档案。七、合同的纠纷处理1.纠纷的预防（1）在合同签订前，应充分了解对方当事人的情况，对合同条款进行认真审查，避免合同纠纷的发生。（2）在合同履行过程中，应严格按照合同约定履行义务，及时沟通协调，解决问题，避免纠纷的扩大。2.纠纷的处理流程（1）当发生合同纠纷时，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。（2）合同管理部门应及时对纠纷进行调查了解，分析纠纷的原因和责任，提出处理建议。（3）根据纠纷的性质和情况，合同管理部门可以采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。（4）在纠纷处理过程中，企业应积极配合有关部门的工作，维护企业的合法权益。八、合同的风险管理1.风险评估（1）在合同签订前，企业应对合同进行风险评估，分析合同可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险等。（2）风险评估应根据合同的性质、金额、履行期限等因素进行，评估结果应作为合同审批的重要依据。2.风险防范措施（1）针对合同可能存在的风险因素，企业应采取相应的风险防范措施，如签订担保合同、购买保险、约定违约金等。（2）企业应加强对合同履行过程的监控，及时发觉和解决问题，降低合同风险。九、合同的统计与分析1.统计的内容与方法（1）合同统计的内容包括合同签订数量、合同金额、合同履行情况、合同纠纷情况等。（2）合同统计应采用定期统计和专项统计相结合的方法，定期统计每月进行一次，专项统计根据需要进行。2.分析报告的编制（1）合同管理部门应根据合同统计结果，编制合同分析报告，分析合同管理中存在的问题和不足，提出改进措施和建议。（2）合同分析报告应定期向企业领导汇报，作为企业决策的参考依据。十、合同的信息化管理1.信息化系统的建设（1）企业应建立合同信息化管理系统，实现合同管理的信息化、自动化和规范化。（2）合同信息化管理系统应具备合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理等功能。2.信息安全保障（1）企业应加强对合同信息化管理系统的安全管理，采取有效措施保障系统的安全运行，防止信息泄露和数据丢失。（2）合同信息化管理系统的操作人员应严格遵守操作规程，不得擅自修改系统数据和设置。十一、培训与考核1.合同管理培训（1）企业应定期组织合同管理培训，提高合同管理人员的业务水平和法律意识。（2）合同管理培训的内容包括合同法律法规、合同管理制度、合同管理流程、合同风险防范等。2.考核机制（1）企业应建立合同管理考核机制，对合同管理部门和相关部门的合同管理工作进行考核。（2）考核内容包括合同签订情况、合同履行情况、合同纠纷处理情况、合同档案管理情况等。考核结果应作为部门和个人绩效评价的重要依据。十二、奖励与惩罚1.奖励措施（1）对在合同管理工作中表现突出的部门和个人，企业应给予表彰和奖励。（2）奖励的形式包括物质奖励和精神奖励，如奖金、荣誉证书、晋升等。2.惩罚规定（1）对违反合同管理制度的部门和个人，企业应根据情节轻重给予相应的处罚。（2）处罚的形式包括警告、罚款、降职、撤职等。对给企业造成重大损失的，企业应依法追究其法律责任。十三、附则1.解释权本制度的解释权归企业所有。2.修订程序本制度的修订应由合同管