校合同管理制度

校合同管理制度合同编号：__________甲方（单位名称）：______________________，住所地：______________________，法定代表人：______________________。乙方（单位名称）：______________________，住所地：______________________，法定代表人：______________________。一、总则1.1目的本合同的目的在于明确双方的权利和义务关系，规范双方在特定事务（具体事务需根据实际情况确定，例如商品买卖、服务提供等）中的合作行为，保证双方的合法权益得到有效保障，并且遵循法律法规以及商业道德的要求，促进双方的合作顺利进行。1.2适用范围本合同适用于双方就（具体项目名称或合作事项）所开展的一切活动，包括但不限于相关的策划、执行、交付、验收等环节。任何一方在本合同范围内的行为均受本合同条款的约束。1.3定义与解释（1）“合同产品/服务”：指在本合同约定下，乙方应当向甲方提供的特定产品或者服务内容，其具体的规格、质量标准、功能特性等将在合同的相关条款中详细规定。（2）“交付期限”：是指乙方按照本合同的要求，将合同产品/服务交付给甲方的最后期限，该期限以合同中明确约定的日期为准，如遇特殊情况需要变更，应按照本合同约定的变更程序进行。二、合同管理组织与职责2.1管理组织架构（1）双方各自指定专门的合同管理团队或人员负责本合同的管理工作。甲方的合同管理团队由（列出相关部门或人员，如法务部门、业务部门相关人员等）组成，乙方的合同管理团队由（类似甲方列出相关人员）组成。（2）双方的合同管理团队应建立有效的沟通机制，以便在合同执行过程中及时交流信息、解决问题。2.2各部门职责（1）甲方的法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审查，保证合同条款符合法律法规的要求，防范法律风险。业务部门负责明确业务需求，参与合同条款中关于业务内容（如产品规格、服务范围等）的制定，并负责合同执行过程中的业务对接和协调工作。（2）乙方的法务部门同样承担合同合法性审查的任务，业务部门负责按照合同要求组织生产、提供服务，并及时向甲方反馈合同执行情况。三、合同的分类与编号3.1合同分类本合同属于（根据实际情况确定，如买卖合同、服务合同等类型）。这种分类有助于双方根据合同类型确定特定的管理流程和法律适用。3.2合同编号规则合同编号由（详细说明编号的组成部分，例如合同签订年份、双方公司代码、合同序号等）组成，该编号是本合同的唯一标识，在双方的合同管理、查询、履行等过程中具有重要意义。四、合同的起草4.1起草原则（1）合法性原则：合同条款必须符合国家法律法规的规定，不得包含任何违法、违规的内容。（2）完整性原则：合同应涵盖双方在合作过程中的所有主要权利和义务，包括但不限于产品/服务的描述、价格、交付方式、质量标准、违约责任等内容，避免出现重要条款的遗漏。（3）公平性原则：合同条款应体现双方在权利和义务上的对等性，不得存在一方过度倾斜的情况，保证双方在平等自愿的基础上达成合作。（4）明确性原则：合同中的各项条款应表达清晰、准确，避免使用模糊、歧义的语言，以免在合同履行过程中产生争议。4.2起草流程（1）由甲方或乙方（根据实际情况确定谁先起草）根据双方初步达成的合作意向开始起草合同草案。（2）起草人员在起草过程中应充分征求内部相关部门（如法务、业务、财务等部门）的意见，保证合同条款符合各部门的要求。（3）起草完成后，将合同草案发送给对方进行审核和反馈。4.3起草要求（1）合同文本应采用规范的书面语言，用词准确、严谨。例如，在描述产品/服务的质量标准时，应使用明确的技术指标或者行业公认的标准，而不是模糊的描述。（2）合同条款的逻辑顺序应合理，一般按照先基本信息、再主要权利义务、后违约责任等顺序排列，便于阅读和理解。（3）对于合同中的重要条款（如价格条款、交付期限条款等），应采用加粗、下划线等方式突出显示，以引起双方的重视。五、合同的审核5.1审核主体（1）甲方的审核主体包括法务部门、业务部门以及可能涉及的财务部门等。法务部门主要审核合同的法律风险，业务部门审核合同条款是否符合业务需求，财务部门审核涉及的财务条款（如付款方式、发票开具等）是否合理。（2）乙方的审核主体同样包括法务、业务和财务等相关部门，各自承担与甲方相应部门类似的审核职责。5.2审核内容（1）法律风险审核：包括合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在潜在的法律纠纷风险，例如合同中的免责条款是否合法有效等。（2）业务需求审核：审核合同中的业务内容是否准确反映了双方的合作意向，如产品/服务的规格、数量、交付地点等是否与双方事先商定的一致。（3）财务条款审核：对合同中的价格、付款方式、结算周期等财务相关条款进行审核，保证其符合双方的财务政策和财务状况。5.3审核流程（1）双方在收到对方发送的合同草案后，各自内部的审核主体应在规定的时间（具体时间可根据实际情况确定，如5个工作日内）内完成审核，并将审核意见反馈给起草部门或人员。（2）起草部门或人员根据审核意见对合同草案进行修改完善，然后再次提交审核，直至审核通过。六、合同的签订6.1签订权限（1）甲方的签订权限由其法定代表人或者经法定代表人授权的代理人行使。法定代表人有权直接签订本合同，代理人则需提供法定代表人签署的授权委托书，明确授权范围和期限，方可签订合同。（2）乙方的签订权限同样由其法定代表人或者经法定代表人授权的代理人行使，要求与甲方类似。6.2签订流程（1）在双方完成合同的起草、审核且对合同条款达成一致意见后，由双方的签订权限人确定签订合同的时间和地点。（2）签订时，双方应仔细核对合同的各项条款、合同编号、双方的基本信息等内容，保证无误后在合同上签字或盖章。（3）签订完成后，双方应各留存一份合同原件，并保证合同的保管安全。6.3签订形式本合同采用书面形式签订，包括纸质合同和电子合同。纸质合同需双方签字（或盖章），签字（或盖章）的位置应在合同的指定位置（一般为合同结尾处）。电子合同应采用符合法律法规规定的电子签名技术，保证合同的真实性、完整性和不可抵赖性。七、合同的履行7.1履行原则（1）全面履行原则：双方应按照合同约定全面履行自己的义务，包括履行的主体、标的、数量、质量、履行期限、履行地点和履行方式等方面，不得擅自变更或者解除合同。（2）诚实信用原则：在合同履行过程中，双方应遵循诚实信用原则，相互协作、配合，及时沟通合同履行情况，如遇问题应积极协商解决，不得故意隐瞒或者采取不正当手段损害对方利益。7.2履行监控（1）甲方有权对乙方的合同履行情况进行监控，包括但不限于要求乙方定期提供履行进展报告、对乙方提供的产品/服务进行检查验收等方式。（2）乙方应积极配合甲方的监控工作，按照甲方的要求提供相关资料和信息，并保证所提供的产品/服务符合合同约定的质量标准和交付期限。（3）双方应建立合同履行的跟踪记录，记录合同履行过程中的重要事件、问题及解决方案等内容，以便在需要时进行查询和追溯。7.3履行中的变更与解除（1）变更：若在合同履行过程中，由于不可抗力、法律法规变更或者双方协商一致等原因需要变更合同条款的，应签订书面的合同变更协议。变更协议应明确变更的内容、变更的生效时间以及对合同其他条款的影响等内容。变更协议的签订程序应参照本合同的签订程序进行。（2）解除：在符合法律法规规定或者合同约定的解除条件时，一方有权解除合同。解除合同应提前通知对方，并说明解除的原因和依据。解除合同后，双方应按照法律法规和合同约定进行善后处理，如返还已支付的款项、处理已交付的产品/服务等。八、合同的档案管理8.1档案建立（1）双方应各自建立合同档案，合同档案应包括合同原件、合同变更协议、履行过程中的相关文件（如履行进展报告、验收报告等）以及与合同有关的往来函件等资料。（2）合同档案应按照一定的分类标准进行整理，例如按照合同编号、签订时间或者业务类型等进行分类，以便于查询和管理。8.2档案保管（1）合同档案应妥善保管，保管地点应安全可靠，具备防火、防潮、防虫等条件。（2）合同档案的保管期限应根据法律法规和双方的内部规定确定，一般情况下，重要合同的保管期限应不少于（具体年限，如5年）。8.3档案查阅（1）双方内部人员因工作需要查阅合同档案时，应按照内部的档案查阅程序进行申请，经批准后方可查阅。查阅过程中应遵守档案保管的相关规定，不得损坏、涂改或者泄露档案内容。（2）若一方因特殊原因需要查阅对方的合同档案（如在法律诉讼或者审计过程中），应提前向对方提出书面申请，说明查阅的原因和范围，经对方同意后方可查阅。九、合同的风险管理9.1风险识别（1）市场风险：包括市场价格波动对合同产品/服务价格的影响，市场需求变化导致合同产品/服务可能出现滞销或者供应不足等情况。（2）法律风险：如合同条款存在法律漏洞或者违反法律法规的规定，可能导致合同无效或者产生法律纠纷。（3）信用风险：一方可能因经营不善、财务困难等原因无法履行合同义务，从而给对方带来损失。（4）技术风险：如果合同涉及技术产品或服务，可能存在技术研发失败、技术更新换代导致产品/服务不符合要求等风险。9.2风险评估（1）对于识别出的风险，双方应根据风险发生的可能性和风险发生后可能造成的损失程度进行评估。例如，市场风险发生的可能性较高，但如果采取适当的价格调整机制等措施，可能造成的损失程度可以得到控制。（2）风险评估可以采用定性分析和定量分析相结合的方法。定性分析主要根据经验和专业知识判断风险的性质和影响程度，定量分析则可以通过建立数学模型等方式对风险进行量化评估。9.3风险应对（1）针对市场风险，双方可以在合同中约定价格调整条款、市场波动应对机制等措施，如设置价格上下浮动的范围或者根据市场指数调整价格。（2）对于法律风险，应加强合同的审核工作，保证合同条款的合法性，同时建立法律纠纷预警机制，及时发觉和处理可能出现的法律问题。（3）信用风险应对方面，可以要求对方提供担保（如保证金、保证人等），或者建立信用评估体系，对对方的信用状况进行定期评估。（4）技术风险应对措施包括要求技术提供方提供技术保障承诺、在合同中约定技术更新的责任和方式等。十、合同管理的监督与检查10.1监督主体（1）甲方内部的监督主体包括法务部门、内部审计部门等。法务部门主要监督合同的法律合规性，内部审计部门则从财务、管理等方面对合同执行情况进行监督。（2）乙方内部同样由法务部门和内部审计部门等作为监督主体，履行与甲方类似的监督职责。10.2检查内容（1）合同执行情况检查：包括双方是否按照合同约定履行各自的义务，是否存在逾期履行、未完全履行等情况。（2）合同管理流程检查：检查合同的起草、审核、签订、履行、档案管理等流程是否符合本合同管理制度的要求，是否存在违规操作的情况。（3）风险防控检查：检查双方在合同风险管理方面的措施是否有效，是否及时识别、评估和应对了合同履行过程中的风险。10.3违规处理（1）若一方在合同管理过程中发觉另一方存在违规行为，应及时通知对方，并要求对方限期整改。（2）对于严重违规行为（如故意违反合同约定、存在欺诈行为等），应按照合同约定追究违约方的违约责任，包括要求违约方赔偿损失、支付违约金等，同时可以根据法律法规的规定采取进一步的法律措施。十一、附则11.1制度的修订本合同管理制度可根据法律法规的变化、双方业务发展的需要或者实际执行过程中发觉的问题进行修订。修订后的制度应及时通知对方，并经双方协商一致后生效。11