合同台账管理制度

合同台账管理制度合同编号：__________甲方（卖方/提供服务方）：公司名称：____________________法定代表人：________________地址：______________________联系方式：____________________电子邮箱：____________________乙方（买方/接受服务方）：公司名称：____________________法定代表人：________________地址：______________________联系方式：____________________电子邮箱：____________________一、总则1.目的和依据为了加强合同管理，规范合同台账的建立、管理和使用，提高合同管理的效率和质量，根据相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各单位签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、工程承包合同等。3.基本原则（1）合法性原则：合同的签订和管理必须符合国家法律法规和公司的相关规定。（2）真实性原则：合同台账中的信息必须真实、准确、完整，不得虚假记载或隐瞒重要信息。（3）及时性原则：合同签订后，应及时将相关信息录入合同台账，并及时更新合同履行情况。（4）保密性原则：合同台账中的信息属于公司商业秘密，应严格保密，未经授权不得对外披露。二、合同台账的建立1.台账的设立要求（1）公司应设立统一的合同台账，采用电子表格或专门的合同管理软件进行记录。（2）合同台账应包括合同编号、合同名称、合同类型、签订日期、履行期限、合同金额、付款方式、对方单位名称、联系人及联系方式等基本信息。2.合同信息的录入内容（1）合同签订后，合同承办部门应及时将合同的相关信息录入合同台账，保证信息的准确性和完整性。（2）合同信息的录入内容包括但不限于：合同文本、合同审批表、对方单位的营业执照、资质证书等相关文件。三、合同台账的管理1.台账的维护与更新（1）合同承办部门应负责合同台账的日常维护和更新，及时记录合同的履行情况、变更情况和解除情况。（2）每月末，合同承办部门应对合同台账进行核对和整理，保证台账信息的准确性和完整性。2.台账的审核与监督（1）法务部门应定期对合同台账进行审核，检查合同的签订、履行、变更和解除是否符合法律法规和公司的相关规定。（2）审计部门应定期对合同台账进行审计，检查合同台账的管理是否规范，合同信息的录入是否准确、完整。四、合同的分类与编号1.合同分类标准（1）根据合同的性质和内容，将合同分为买卖合同、租赁合同、服务合同、工程承包合同等类型。（2）根据合同的重要性和风险程度，将合同分为重大合同、重要合同和一般合同。2.合同编号规则（1）合同编号由公司代码、合同类型代码、签订年份和流水号组成，例如：X。（2）公司代码为公司的简称，合同类型代码根据合同分类标准确定，签订年份为合同签订的年份，流水号为合同签订的顺序号。五、合同的签订与审批1.合同签订流程（1）合同承办部门负责起草合同文本，经部门负责人审核后，提交法务部门进行法律审核。（2）法务部门对合同文本进行法律审核，提出修改意见，返回合同承办部门进行修改。（3）合同承办部门将修改后的合同文本提交公司领导进行审批，审批通过后，方可签订合同。2.审批权限与程序（1）重大合同由公司董事会审批，重要合同由公司总经理办公会审批，一般合同由公司分管领导审批。（2）合同审批应按照规定的程序进行，审批意见应明确、具体，并形成书面记录。六、合同的履行与监控1.合同履行的跟踪（1）合同承办部门应负责合同履行的跟踪和管理，及时了解合同履行情况，发觉问题及时解决。（2）合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应及时办理相关手续，并将变更、解除情况及时录入合同台账。2.履行异常情况的处理（1）如发觉对方当事人存在违约行为，合同承办部门应及时收集证据，向对方提出书面异议，并要求对方承担违约责任。（2）如因不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，合同承办部门应及时通知对方，并采取措施减少损失。七、合同的变更与解除1.变更与解除的条件（1）经双方协商一致，可以变更或解除合同。（2）因不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，可以变更或解除合同。（3）一方当事人违反合同约定，致使合同目的无法实现，另一方当事人可以解除合同。2.变更与解除的程序（1）合同变更或解除应由合同承办部门提出书面申请，经法务部门审核后，提交公司领导审批。（2）审批通过后，合同承办部门应与对方当事人签订变更或解除协议，并将变更或解除情况及时录入合同台账。八、合同纠纷的处理1.纠纷的预防与预警（1）合同承办部门在签订合同前，应充分了解对方当事人的信誉和履约能力，避免签订风险较大的合同。（2）合同履行过程中，合同承办部门应及时关注合同履行情况，发觉可能引发纠纷的问题，及时采取措施加以解决。2.纠纷的处理流程与方式（1）如发生合同纠纷，合同承办部门应及时收集证据，向法务部门报告。（2）法务部门应根据纠纷的具体情况，制定解决方案，并报公司领导审批。（3）根据公司领导的审批意见，法务部门可以采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。九、合同的归档与保管1.归档的要求与时限（1）合同履行完毕后，合同承办部门应将合同文本及相关资料整理归档，移交公司档案管理部门。（2）合同归档应按照公司档案管理的相关规定进行，保证档案的完整性和安全性。2.保管的方式与条件（1）公司档案管理部门应设立专门的档案库房，对合同档案进行集中保管。（2）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，保证合同档案的安全。十、合同信息的查询与利用1.查询的权限与流程（1）公司内部人员因工作需要查询合同信息，应填写《合同信息查询申请表》，经部门负责人审核后，报法务部门审批。（2）法务部门根据审批意见，为查询人提供相应的合同信息。2.信息利用的规定（1）查询到的合同信息仅供查询人工作使用，不得用于其他目的。（2）查询人应严格遵守公司的保密制度，不得泄露查询到的合同信息。十一、保密制度1.保密范围与要求（1）合同台账中的所有信息，包括但不限于合同文本、对方单位信息、合同金额、履行情况等，均属于保密范围。（2）公司员工应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露合同信息。2.违反保密制度的责任（1）如发觉公司员工违反保密制度，泄露合同信息，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。（2）如因泄露合同信息给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任。十二、培训与宣传1.培训计划与内容（1）公司应定期组织合同管理培训，提高员工的合同管理意识和业务水平。（2）培训内容包括合同法律法规、合同管理制度、合同签订与履行的注意事项等。2.宣传方式与对象（1）公司应通过内部刊物、宣传栏、培训等方式，加强对合同管理制度的宣传。（2）宣传对象为公司全体员工，重点是合同承办部门和相关管理人员。十三、监督与检查1.监督检查的内容与方式（1）监督检查的内容包括合同台账的建立与管理、合同的签订与审批、合同的履行与监控、合同的变更与解除、合同纠纷的处理等方面。（2）监督检查的方式包括定期检查、不定期抽查、专项检查等。2.问题整改与跟踪（1）对监督检查中发觉的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。（2）对整改情况应进行跟踪检查，保证问题得到彻底解决。十四、附则1.解释权与修订权本制度的解释权归公司法务部门所有，公司有权根据实际情况对本制度进行修订。2.生效日期本制度自发布之日起生效。甲方（盖章）：__________