商业银行档案管理办法

PAGE1PAGE1xxxx商业银行档案管理办法第一章总则第一条为加强商业银行档案管理工作，逐步实现档案工作的规范化、制度化，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和市档案局有关规定，特制定本办法。第二条档案工作是本单位工作的组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护本单位历史真实面貌的一项工作。第三条本单位在工作活动中形成的全部文书档案均由总行档案部门集中统一管理。第二章工作职责第四条总行专职档案人员职责：档案工作由总行办公室统一负责。设专职档案员、文书各一人，各部室分别设一名兼职档案员，档案人员要保持相对稳定，如有变动，应报告总行办公室，及时补充或调整，并办理交接手续。1、对本行文书人员或业务部门的归档工作进行指导和监督；2、负责由文书人员及各部室兼职档案员收集齐全的各种档案材料的归档、保管、利用工作，保证档案资料齐全、完整及书写载体规范。3、负责管理总行的全部文书档案，积极提供利用，为总行各项工作服务，并为本单位积累档案史料。第五条总行档案部门必须贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案的安全。第六条文书人员职责：凡是本年度工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书人员进行收集、整理、保证齐全完整，并负责本行文件的传阅、催办、保管，做到不丢失、不积压，及时处理，及时退回。所有文件在次年的三月底前按时移交档案室。如实反映本行的重要会议及活动的照片、录音、录像带应当随时移交档案室，并注明时间、地点、人物、姓名和活动内容。第七条兼职档案员职责：各部室兼职档案员按照分类方案，负责本部门文件资料的收集、整理、保证其连续性、完整性，并接受总行档案员业务指导。本年度归档文件资料应于次年2月底前按时移交总行档案室。应归档文件范围应归档的上级机关的文件材料上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的法规性文件；上级机关领导视察、检查本单位工作时的重要批示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称音像材料）等材料；上级机关针对本单位的专题会议纪要代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。7、上级机关对本单位开办新业务、业务机构成立、撤销、迁址、开业、高级管理人员任职、变更等工作的批复。第九条应归档的本单位的文件材料本单位召开的股东代表大会、理事会、监事会、党政联席会议、办公会、专题业务会的全套会议材料，以及各种音像材料；本单位颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、定稿、电子版以及重要文件的修改稿。本单位的请示与上级单位的批复文件，各支行的请示与本单位的批复文件；批复在前，请示在后。本单位以及内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；反映本单位业务活动的专业文件材料；本单位检查各支行工作、调查研究形成的主要文件材料；本单位或本单位汇总的统计报表和统计分析资料；单位领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与本单位有关的未经文书处理登记的文件材料（如人代会）；本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、人员编制等文件材料；本单位制定的工作条例、章程、制度等文件材料；本单位的历史沿革、大事记、年鉴，反映本单位重要活动时间的剪报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览音像等文件材料；本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、专业技术职务评定、聘任，干部奖惩等文件材料；本单位办理的干部、工人的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根；本机关财产、物资、档案等交接凭证、登记薄、销毁清册；本单位编印的简报等刊物草稿、定稿、电子版。本单位与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；第四章档案移交第十条文书人员应于第二年一季度末将所收集、整理完毕的文件、资料移交档案室。文书人员应建立收文、发文两套登记薄，通过登记，对来往行文、内部文件、会议文件均逐件登记，做到有据可查。登记时，不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会的有关人员带回本单位的文件材料也要认真登记，杜绝“账外文件”。文书人员应严格执行先登记编号后发文的程序，禁止出现漏号、错号、重号现象。根据本行工作实际情况，对网上来文，通过办公自动化传阅办理完毕后，须打印纸质文档，便于档案完整交接。根据现行《档案整理归则》，文书人员应随时将电子档案、网上签批办理程序与纸质文件同时归档。文书人员与档案人员进行交接时须提供完整的收发文登记薄，并做到登记薄与实际纸质文件相符，双方在登记薄上进行签字交接，同时由办公室主任进行交监。第五章整理归档第十一条凡记述反映本单位工作活动，具有保存价值的文件材料，均由文书人员在次年2月底前收集、整理齐全后移交档案室，档案室应在次年6月底前做好分类、装订、编号、装盒、入橱，完成归档工作。第十二条归档的各类文件材料，以件为单位，按照保管期限、年度、组织机构划分，力求方便完整，按照文件材料自然形成的规律，保持文件之间的有机联系。归档的文件材料，纸质优良、规格统一、字迹工整清晰、装订整齐，牢固无金属物。归档的文件材料，严禁用纯蓝墨水、红墨水以及圆珠笔、铅笔书写。归档目录应做到字迹工整、语言简练，能概括文件内容。第十三条声像材料形成后，经过整理及时移交办公室，不得由部门和个人保存。声像档案归档时，须编制档案目录一式二份，移交和接收部门各留一份。归档的声像档案材料应是原版原件。第十四条实物档案归档范围：被市委、市政府及以上级别的机关表彰颁发的奖杯、奖旗、奖状等。及时送交办公室归档。归档的各种实物，在归档前各部门要指定专人负责保存，要完整无损、以防丢失、失去历史考察作用。归档的各种实物档案应交原件、不准交复印、复制件，凡列入归档范围的文件资料，各部室、个人必须上交，不得私自留存。第六章不归档文件材料范围第十五条上级机关的文件材料：上级机关任免、奖惩非本行工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料；上级机关征求意见未定稿的文件；上级机关发来供工作参考的抄件；第十六条本行的文件材料。重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规文件、定稿除外）；从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的供工作参阅的非证明材料；无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文程序的行文、介绍信等；本行负责人兼任外机关职务形成的与本行无关的文件材料；为参考目的从各方面收信的文件材料。第十七条同级机关和非录属机关的文件材料：1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；2、非录属机关抄送的不需要办理的材料；3、下级单位送来参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料；4、抄送的一般的、不需要办理的文件材料；5、下级单位抄报备案的一般性文件材料。第十八条下级部门的文件材料：1、送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料。2、越级抄送不需要办理的文件材料。3、抄报的备案的一般性文件材料。第七章档案保密第十九条档案资料人员要严格遵守《保密守则》和各项保密制度，对违反保密规定的行为予以制止。第二十条本行有关部门查阅档案，需经本部门领导者签字同意，与本部门业务有关的方可查阅。否则不得查阅。第二十一条未经办公室主任批准，不得对秘级档案室进行擅自摘抄、复制、传播和公开利用，严禁出卖档案。第二十二条违犯档案保密规定者，视情节轻重追究当事者的责任。第八章档案借阅第二十三条本行档案资料主要供本行领导和各部处查阅使用。查阅资料要经过主任或主管主任审批。一般不对外出借本行档案资料。第二十四条借阅档案资料的部处人员，在保密安全、方便的情况下，原则上在档案室内查阅，确因工作需要带回部处，必须严格办理借阅手续。第二十五条借阅的档案资料带回部处，一般不得超过七天，如确需延长借阅时间，须经办公室主任批准，重新办理借阅手续。第二十六条借阅人必须爱护档案资料，不得随意拆卷、涂改和撕掉其中的张页，不准转借他人。如发现借阅的档案资料丢失或损坏，视情节提交办公室或行领导研究处理。第二十七条为了掌握了解档案资料的利用效果，借阅人应主动向档案管理人员提供有关情况，协助做好档案资料利用信息反馈工作。第九章档案鉴定、销毁第二十八条根据“档案保管期限表”的规定，对库存档案进行定期或不定期的鉴定工作，准确地制定档案的存毁。第二十九条档案鉴定在分管领导和办公室主任具体领导下进行。第三十条经鉴定需要销毁的档案资料造册登记，经领导和职能部门审定批准后方可销毁。第三十一条销毁档案时需由两人监督，销毁清册要归档保存。第三十二条本办法自下发之日起执行，原有相关制度同时废止。xxxx商业银行文书档案保管期限表序号一、文书档案保管期限1本行党委颁发的决定、规定、通报、通知等（1）重要的永久（2）一般的长期2本行党委会议记录、纪要永久3本行党组织向上级组织的请示报告和上级的批复材料（1）重要的永久（2）一般的长期本行党委关于党员揭发、检举、申诉、控告等党级案件的检查处理意见(1)重大问题永久(2)一般问题长期5本行党委对党员的奖惩、处理决定材料永久6本行党委关于党的思想、组织作风建设方面的材料(1)组织建设永久(2)其他长期本行理事会、监事会、党政联席会、社主任办公会议记录、纪要永久8本行理事会、监事会章程、本行大事记永久9本行股东大会、理事会、监事会通过的决议、决定等材料永久10本行工作总结(1)本行全年永久(2)内部职能部门全年、本行半年长期(3)内部职能部门半年短期11本行的工作计划(1)长远规划永久(2)年度以下计划短期12本行召开全行业务工作会议的会议通知、会议签到薄、会议文件、领导讲话长期13本行召开的各类专业会议的文件材料会议通知、讨论通过的文件、决定、领导讲话长期(2)其他文件短期14本行对各级政协、人大提案的答复长期15本行关于公文运转、档案、信访、保卫、保密工作的文件材料(1)重要的长期(2)一般的短期16本行的简报、内部刊物等永久17本行对下级单位检查情况通报等(1)重要的长期(2)一般的短期18上级召开的需要贯彻执行会议主要文件材料短期19上级（机关）普发的需要贯彻执行的文件材料（1）重要的长期（2）一般的短期20上级机关对本行工作检查时形成的文件材料、审计报告(1)重要的永久(2)一般的长期21本行机构设置、迁址、主要负责人变更请示与批复永久22本行开办新业务的请示与批复永久23本行重大事项的专题请示与批复永久24本行高级管理人员的任职