建筑公司合同管理流程规范

建筑公司合同管理流程规范一、制定目的及范围为了提高建筑公司的合同管理水平，确保合同执行的合规性与有效性，特制定本合同管理流程规范。该规范涉及所有与公司业务相关的合同，包括但不限于建设工程合同、材料采购合同、分包合同及其他相关法律文件。通过明确合同的管理流程，旨在确保公司在法律、财务及运营层面的安全，促进合同的顺利履行。二、合同管理原则1.合同管理必须遵循合法、合规、透明的原则，确保所有合同符合国家法律法规和行业标准。2.合同的内容应明确、具体，双方权利义务清晰，避免模糊不清的表述。3.各部门应指定专人负责合同的起草、审核与执行，确保合同管理的专业性与高效性。三、合同管理流程1.合同起草1.1需求分析：项目负责人依据项目需求，明确合同的基本要素，包括合同标的、金额、履行期限等。1.2草拟合同：根据需求分析结果，起草初步合同文本，需参考公司模板及标准条款，确保合同符合公司政策。1.3相关部门审核：草拟合同完成后，应提交法律、财务等相关部门进行审核，确保合同条款的合法性及财务的合理性。2.合同谈判2.1确定谈判代表：项目负责人指定谈判代表，负责与对方进行合同条款的协商。2.2谈判准备：谈判代表应对合同条款进行充分准备，列出关键条款及底线，确保在谈判中维护公司利益。2.3实施谈判：在谈判过程中，代表需保持良好的沟通，确保双方达成共识。谈判结果应记录并形成会议纪要。3.合同签署3.1最终审核：谈判结束后，合同文本需经过最终审核，确保所有条款完善且无误。3.2签署合同：合同经最终审核通过后，由公司法定代表人或授权代表进行签署，确保合同的法律效力。3.3合同归档：签署完成后，合同文本应进行归档管理，确保合同资料的完整性与可追溯性。4.合同执行4.1执行计划制定：项目负责人需制定合同执行计划，明确各项工作安排与责任人。4.2监督执行：各相关部门需定期对合同执行情况进行监督，确保合同条款得到有效实施。4.3变更管理：如需对合同进行变更，须提起变更申请，经过相关部门审核及双方确认后方可实施。5.合同履行监控5.1定期检查：项目负责人需定期检查合同履行情况，确保各项工作按时、按质完成。5.2问题处理：在合同执行过程中，如出现问题，需及时反馈并采取相应措施进行处理。5.3记录与反馈：合同履行情况应进行详细记录，形成履行报告，便于后续的总结与改进。6.合同结算与收尾6.1合同结算：合同履行完毕后，项目负责人需根据合同约定进行结算，确保财务的准确性。6.2资料整理：所有与合同相关的资料，如会议纪要、变更记录等，需整理归档，以备后续查阅。6.3合同评估：项目结束后，需对合同履行情况进行评估，总结经验教训，为今后的合同管理提供参考。四、备案与记录所有合同的管理过程应记录在案，包括起草、审核、签署、执行及结算等环节，形成完整的合同管理档案。这些档案应定期进行审查，确保资料的规范性与完整性。合同的电子版本应备份在公司内部系统中，确保信息的安全与便捷。五、合同管理纪律1.合同管理人员职责：合同管理人员应具备法律、财务等相关知识，确保合同的专业化管理。2.合同签署规范：未经授权的人员不得擅自签署合同，违者将受到相应的纪律处分。3.保密原则：在合同管理过程中，涉及的商业秘密及敏感信息应严格保密，未经授权不得泄露。六、反馈与改进机制为确保合同管理流程的持续优化，需建立反馈机制。项目负责人应定期收集合同管理过程中的意见与建议，组织相关部门进行讨论与分析。根据反馈结果，及时调