华为会议室预订管理制度

华为会议室预订管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.为了加强华为公司内部会议管理，提高会议效率，规范会议室预订及使用，特制定本制度。

2.本制度遵循公开、公平、高效、节约的原则，确保会议资源的合理分配和有效利用。

二、适用范围

1.本制度适用于华为公司全球范围内的会议室预订、使用及管理。

2.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于部门例会、项目会议、培训会议等。

三、定义

1.会议室：指公司内部用于召开各类会议的固定场所，包括但不限于大会议室、小会议室、培训室等。

2.会议预订人：指负责预订并组织会议的人员，以下简称“预订人”。

3.会议参与者：指参加会议的人员，以下简称“参与者”。

四、责任与权限

1.预订人负责会议的预订、通知、组织及会议纪要的编写。

2.参与者应按时参加会议，遵守会议纪律，配合预订人完成会议任务。

3.各部门负责人对本部门会议的管理工作负总责，确保本制度的贯彻执行。

五、会议分类

1.按照会议性质，会议分为例行会议、专题会议、临时会议等。

2.按照会议规模，会议分为大型会议、中型会议、小型会议等。

六、会议时间

1.会议时间应根据会议内容、参会人员等因素合理安排，避免过长或过短。

2.预订人应提前规划会议时间，确保会议的顺利进行。

七、会议通知

1.预订人应在会议召开前，通过邮件、电话等方式通知参会人员。

2.会议通知应包括会议时间、地点、议程、参会人员等信息。

八、制度修订

1.本制度根据公司业务发展需要，由行政部门负责修订和完善。

2.修订后的制度报公司领导审批后，予以发布实施。

九、解释权

1.本制度的解释权归华为公司行政部门所有。

2.如对本制度有疑问，可向行政部门咨询。

十、生效时间

1.本制度自发布之日起生效。

2.原有相关制度与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

一、会议预订

1.预订人需提前通过公司指定的会议室预订系统进行预订。

2.预订时应详细填写会议主题、预计参会人数、会议时间、所需设备等。

3.预订人需在预订成功后及时通知参会人员，确保会议时间、地点等信息准确无误。

二、会议准备

1.预订人应提前进入会议室，检查会议设备、设施是否齐全、正常。

2.预订人负责准备会议所需的资料、文件，并提前分发给参会人员。

3.预订人应确保会议室环境整洁、安静，有利于会议的顺利进行。

三、会议签到

1.会议开始前，预订人应安排专人负责会议签到，记录参会人员到场情况。

2.签到表需包括参会人员姓名、部门、签到时间等信息。

3.预订人应关注未签到人员，及时联系以确保会议的完整性。

四、会议议程

1.会议开始时，预订人应简要介绍会议主题、议程及参会人员。

2.会议主持人按照议程逐项进行讨论，确保会议内容完整、有序。

3.鼓励参会人员积极发言，充分发表意见，提高会议效果。

五、会议记录

1.会议期间，预订人指定专人负责会议记录，确保记录准确、详实。

2.会议记录应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。

3.会议结束后，预订人负责整理会议记录，形成会议纪要。

六、会议决策

1.会议决策应遵循民主、集中、个别酝酿、集体决策的原则。

2.对于重大事项，需进行充分讨论，形成明确决策意见。

3.会议决策结果应及时传达给相关人员，确保决策的贯彻执行。

七、会议结束

1.会议结束后，预订人应感谢参会人员的参与，并提醒注意事项。

2.预订人负责安排会议纪要的发放、存档工作，确保会议成果得以落实。

八、会议反馈

1.参会人员对会议内容、效果等方面提出建议和意见，以提高会议质量。

2.预订人收集会议反馈，总结经验教训，为下次会议提供参考。

九、紧急情况处理

1.如会议期间出现紧急情况，预订人应根据情况及时调整会议议程或时间。

2.如遇特殊情况，预订人可临时取消或改期会议，并及时通知参会人员。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，预订人应立即根据会议记录整理会议纪要，确保内容准确无误。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论事项、决策结果、行动计划及负责人等信息。

3.预订人应在会议结束后24小时内将会议纪要发送给所有参会人员，并抄送相关利益相关者。

二、行动计划的制定与分配

1.会议纪要中应明确列出各项决策对应的行动计划，包括具体任务、完成时间、责任人等。

2.预订人应与相关责任人沟通确认行动计划的可行性和执行时间表。

3.行动计划应具有可操作性，明确责任到人，确保决策能够得到有效执行。

三、跟踪与监督

1.预订人应建立会议纪要跟踪机制，定期检查行动计划的执行情况。

2.责任人需按照行动计划的时间表及时更新进展情况，并向预订人汇报。

3.预订人应定期向会议组织者或相关部门汇报会议纪要的落实情况。

四、问题反馈与解决

1.在行动计划执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时反馈给预订人。

2.预订人应协助责任人分析问题原因，并提供必要的支持和资源。

3.对于重大问题，预订人应组织相关人员召开专题会议，研究解决方案。

五、效果评估与总结

1.预订人应在行动计划完成后进行效果评估，确保会议决策达到预期效果。

2.根据效果评估结果，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

3.对于执行不力的责任人，应视情况给予提醒、警告或处罚，以促进会议决策的落实。

六、档案管理与查阅

1.会议纪要应作为公司重要档案进行管理，保存期限按照公司规定执行。

2.预订人应确保会议纪要的查阅权限，便于相关人员进行查阅和参考。

3.如有需要，预订人应提供会议纪要的复印件或电子版给相关人员。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订规则

1.会议室预订需通过公司指定的预订系统进行，禁止私下占用或转让。

2.预订人应在会议前合理预估会议时间，避免会议室资源浪费。

3.如需取消或变更会议，预订人应提前通知会议室管理部门，以便及时调整会议室安排。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，不得吸烟、进食或大声喧哗。

2.使用会议室时，应爱护会议设备，遵守设备操作规程，不得私自拆卸或携带设备离开。

3.会议结束后，预订人应组织参会人员共同清理会议室，恢复原状。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政部门负责维护和管理，定期进行检查和保养。

2.预订人应在会议前确认所需设备功能正常，如有问题及时与行政部门联系。

3.使用会议室设备时，应遵循操作规程，发现问题及时报修，确保设备安全运行。

四、会议室安全管理

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患。

2.会议室内应配置必要的安全设施，如消防器材、应急照明等。

3.预订人应确保会议期间参会人员遵守安全规定，不得在会议室内进行危险行为。

五、会议室卫生与环保

1.会议室应保持干净整洁，定期进行卫生清洁。

2.会议室内应提供垃圾分类设施，鼓励参会人员积极参与环保活动。

3.预订人应关注会议室环境状况，及时向行政部门反映卫生问题。

六、会议室预约权限管理

1.公司各部门负责人有权审批本部门会议室预订请求。

2.特殊情况下，如需跨部门预订会议室，需提前与相关部门沟通协调。

3.行政部门有权对会议室预订情况进行监控，确保会议室资源的合理分配。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，行政部门有权进行提醒、警告或处罚。

2.严重违反规定导致设备损坏、安全事故等，应依法追究相关责任人责任。

3.鼓励员工相互监督，共同维护会议室管理秩序。

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