人力资源数据与信息管理制度

人力资源数据与信息管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业的人力资源数据与信息管理，保障数据的准确性和安全性，提高决策的科学性和及时性，依据相关法律法规和企业内部管理要求，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于企业内全部部门、岗位及员工，涉及到人力资源数据和信息的手记、存储、处理和使用等环节。第三条定义人力资源数据：指涉及员工的个人信息、薪酬福利、培训记录、绩效评价等与人力资源管理相关的数据信息。人力资源信息系统：指用于管理和处理人力资源数据和信息的计算机系统及其相关设备和软件。第二章人力资源数据的手记和存储第四条数据手记原则数据手记应遵从合法、正当、必需的原则，确保数据的真实、准确和完整。手记的人力资源数据应当与员工本人取得联系，经过员工同意并签署相应的授权文件。第五条数据手记方式入职手记：在员工入职时，手记个人基本信息、身份证明文件、社保、医保等相关信息。培训手记：在员工参加培训时，手记培训记录、培训成绩等相关信息。绩效手记：依据企业设定的绩效评价指标和流程，手记员工的工作绩效数据。离职手记：在员工离职时，手记离职原因、离职手续办理情况等相关信息。其他手记：依据需要，手记其他与人力资源管理相关的数据。第六条数据存储原则人力资源数据应当安全、可靠地存储，防止丢失、泄露和窜改。数据存储应分级管理，员工个人信息应进行隐私保护，只限授权人员访问。第七条数据存储方式数据存储应采用计算机硬盘、服务器等专业设备，确保数据安全性和稳定性。数据备份应定期进行，备份数据应存储在安全可靠的地方，以备不时之需。数据存储应符合相关法律法规的要求，确保信息安全和隐私保护。第三章人力资源数据的处理和使用第八条数据处理原则数据处理应遵从合法、正当、必需的原则，严禁滥用和泄露员工的个人信息。数据处理应确保处理过程的准确性和及时性，提高决策的科学性和有效性。第九条数据处理方式数据处理应通过人力资源信息系统进行，确保数据的统一管理和准确性。数据处理应由专业人员进行，确保数据的安全和完整性。数据处理过程中，应记录操作日志，以备追溯和核查。第十条数据使用原则数据使用应遵从合法、正当、必需的原则，严禁超出授权范围的使用行为。数据使用应符合相关法律法规的要求，严禁用于非法活动和侵害员工权益的行为。第十一条数据使用方式数据使用应通过人力资源信息系统进行，确保数据的安全和保密性。数据使用应依据不同岗位和权限进行分类和授权，确保数据的合理使用和保护。第四章数据安全与保密第十二条数据安全保障人力资源信息系统应具备防火墙、密钥管理、访问掌控等安全保障措施。人力资源信息系统的维护和管理应由专业人员负责，确保系统的稳定和安全运行。第十三条数据保密原则对员工的个人信息应进行严格保密，严禁未经授权的人员查看、复制或泄露。对于外部合作伙伴或第三方机构，应签署保密协议并进行监管，确保数据的安全。第十四条数据安全事件处理人力资源信息系统的管理员应及时发现和处理可能的安全事件，确保数据不受损害。对于发生的数据安全事件，应及时采取应急措施，同时进行事后调查和处理。第五章法律责任和监督管理第十五条法律责任对于违反本制度、泄露、窜改或滥用人力资源数据和信息的行为，将依法追究相应的责任。违反相关法律法规的要求，给企业造成损失的，相应的责任人应当负责赔偿。第十六条监督管理企业内部应设立特地的人力资源数据与信息管理部门，负责管理和监督人力资源数据和信息的手记、存储、处理和使用。相关管理部门应定期对人力资源数据和信息管理情况进行审核和检查，发现问题及时矫正。第六章附则第十七条本制度的解释权对本制度的解释权归企业管理负责人全部，并由人力资源数据与信息管理部门负责解释和修订。第十八条本制度的实施和修改本制度自颁布之日起施行，并依据