办公室管理课件

辦公室管理辦公室管理名言把每一件簡單的事做好就是不簡單；把每一件平凡的事做好就是不平凡。

——海尔集团总裁张瑞敏如果你熱愛工作，你每天就會盡自己所能力求完美，而不久你周圍的每一個人也會從你這裏感染這種熱情。

——“沃爾瑪帝國”的締造者山姆沃爾頓

為什麼學（why）未來的職業發展（在社會立足條件：學歷、溝通、合作、協調、創新的能力）

如何區分前臺、文員、秘書、助理、行政綜合素質與能力的自我提升（進步和成功因素：品格、責任感、上進、奮發、視野、素養）有意義的人生（終身學習、全人發展、服務社會）學什麼（What）本課程教學內容分為十四章，教學安排如下：第一周：辦公室實務、文員實務第二周：電話電子通訊、郵件收發第三周：接待實務、信訪實務第四周：會議及會談實務、日程安排第五周：差旅事宜、照料上司身邊瑣事第六周：交際與禮儀、辦公室用語第七周：印信值班工作、文書與檔案實務第八、九周：案例分析、自由討論、全面復習怎樣學（How）集中面授（操作要領）多聽平時作業（練習題）多做課堂討論（案例分析、角色扮演）多想自學（網路資源）多看要求：

第一：從理論上把握辦公室管理的一般規律和技巧。辦公室管理是對辦公室實務的科學總結，是對工作方法的說明，掌握辦公室管理的基本知識，對於如何更加科學有效地開展工作，如何適應現代化辦公室工作的需要是非常重要的。第二：多接觸實踐，加深對辦公室的全面認識。學習是實踐的先導和基礎，通過學習掌握最新的理論知識。實踐是學習的最終目的。從理論到實踐，從實踐再到理論，如此反復，方能很好真正掌握這門課程。第一章辦公室實務概述一、辦公室的含義辦公室是一個常用而普通的名詞，卻有著多種含義：第一種：泛指一切辦公場所，區別於用於教學的教室，用於生產的車間，或是醫療室、實驗室等等。第二種：是指某一類職業人員或某一級職務人員的辦公場所。如：教師、護士、廠長、院長辦公室等.第三種：指黨、政府機關、企事業單位內的綜合辦事機構。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種：指某種專門的獨立的工作機構。如國務院臺灣事務辦公室等。二、辦公室的職能辦公室的職能政務(或業務)服務事務管理事務管理是為確保有效、快捷的政務或業務服務而開展的輔助性工作，它是辦公室工作體系中不可缺少的重要組成部分。主要是中高級文秘人員的工作.三、辦公室事務管

理工作的特徵辦公室事務管理工作的特徵服務性分散性專業性主動性繁雜性為上司服務工作分散涉及面廣為組織服務為公眾服務人員分散獨立性專業性四、辦公室實務的範圍和內容——辦公室實務就是指辦公室的工作事務和操作實務.主要工作人員是秘書人員和文員.1、我國辦公室實務的主要內容2、國際秘書協會確定的辦公室實務的主要內容3、我國外資、合資企業辦公室實務的主要內容1、我國辦公室實務的主要內容⑴文書撰寫（會議記錄等）⑵文書製作（打字、複印等）⑶文書處理（收發、傳遞等）⑷檔案管理（歸檔、管理等）⑸會議組織（準備、善後等）⑹調查研究（計畫、實施等）⑺資訊資料（收集、整理等）⑻信訪工作（來訪、投訴等）⑼接待工作（各種來訪的接待）⑽協調工作（政策等）⑾督察工作（決議的實施）⑿日程安排（各種日程）⒀日常事務（通訊值班）⒁辦公室管理（環境等）⒂其他臨時交辦的事項以上除⑹⑽⑾項外，其餘工作文員都會涉及到。2、國際秘書協會確定的辦公室實務的主要內容⑴速記上司交代事項；⑵執行錄音吩咐；⑶檔案管理；⑷閱讀並分類信件；⑸以電話維持公共關係；⑹替上司定約會並記錄；⑺按上司指示完成信函；⑻在許可權內自發信函；⑼接待來訪賓客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自動處理例行的事務；⑿為上司安排旅行或考察；⒀替公司賓客訂房間機票等；⒁準備好公司要公開的資料；⒂替上司收集演講等的資料；⒃協助上司準備財務等報告；⒄整理並組織好粗略的資料；⒅替上司保管各種記錄；⒆協助上司搞好交稅等事務；⒇督導一般職員或速記員；(21)搞好會務工作(22)複印資料3、我國外資、合資企業

辦公室實務的主要內容⑴、辦公室環境的佈置和整理；⑵、通訊事務、電話、信函和郵件處理；⑶、執行上司交辦事項；⑷、照料上司身邊的瑣事；⑸、接待賓客和員工的來訪；⑹、記錄上司指令及會談、會議內容；⑺、列印文告及表格；⑻、收集及整理各種資訊；⑼、保管辦公室設備及用品；⑽、外出辦事，如銀行、郵局、稅務所等。五、辦公室環境佈置和管理1、辦公室環境佈置的目的創造舒適而又工作效率高的環境；塑造組織形象；建立擋駕制度；有利於保密工作。方便→舒適整洁→和諧統一→安全2、辦公室的佈局

（1）封閉式佈局。封閉式佈局是一種較為傳統的辦公室佈局，是把組織內部各職能部門獨立安排在一個個小房間內，組成一個個小辦公室。優點：各部門有獨立的工作空間。缺點：聯繫不便，空間比較浪費。（2）開放式佈局。就是將一個大工作間“切分”成多個相對獨立的工作單元，把組織內部各職能部門的所有工作人員按照工作程式安排在各工作單元中開展工作。優點：節省空間，空氣流通，共同採光好，人員之間聯繫方便。缺點：容易互相干擾。3、辦公環境佈置要求（1）佈置要點

營造一個安靜的工作環境；

保證良好的採光、照明條件；

合理安排座位；

力求整齊、清潔。

（2）佈置原则採用一個大間辦公室。使用同一大小的桌子。檔案櫃應與其他櫃子的高度一致，以增進美觀。採用直線對稱的佈置。主管的辦公區域需保留適當的訪客空間。將通常有許多客戶來訪的部門，置於入口處。主管的工作區域位於部屬座位之後方，以便於控制和監督。全體職員的座位應面對同一方向佈置。常用的檔與檔案，應置於使用者附近。應保持公共空間和私人空間的獨立。桌與桌之間應留有一米左右的距離。桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側射入。最常用的辦公物品應放在伸手可及的地方。電腦等辦公自動化設備，應有其獨立的空間，既要方便使用又不影響別人工作。考考你配備合適光源選擇理想的辦公桌椅安裝隔音設備選擇合適的屏風、窗簾、檔案櫃調節合適的空調溫度合理放置辦公設備1、

怎樣優化辦公設備？2、怎樣美化辦公環境？辦公室裝飾辦公室綠化辦公室的視覺環境管理

1、辦公室內的覆蓋物（1）有效地使用顏色。（2）顏色應協調一致。

2、照明（1）光線的量。（2）光線的質。（3）光的設計。

光亮設計的原則：避免用一個發光體，宜多用幾盞燈，降低光源的強度；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，並從後方或左側射入。

辦公室的聽覺環境管理聽覺環境指辦公室所處的有益或有害聲音.消除噪音的來源。用吸音的材料以減少噪音的影響。適量音樂的播放。辦公室的空氣環境管理

1、溫度最舒適並有益於健康的工作溫度是15~20℃。

2、濕度最適宜的濕度為40%~60%。

3、空氣流通每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。

4、空氣的淨化包括打掃，拖洗，擦淨，上臘與打光等。辦公室的保健與安全環境管理

1、保健＊定期健康檢查＊灌輸衛生知識。＊採取疾病預防＊保持環境整潔。＊推行健康運動＊舉辦康樂活動。

2、安全管理（1）樹立安全意識掌握基本的法律知識，用法律保護自己的合法勞動權益；上崗前認真學習並自覺遵守有關安全生產、勞動保護的規定和本組織有關的規章制度；細心檢查並主動識別存在於工作場所及機器設備等的隱患，並及時排除或向上司報告，儘快解決，以維護好健康安全的工作環境。（2）識別辦公室安全隱患辦公建築隱患：主要指地、牆、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關窗、鎖門等。辦公室物理環境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調節欠佳，噪音控制不當等。辦公傢俱方面的隱患：如辦公傢俱和設備等擺放不當，阻擋通道；傢俱和設備有突出的棱角；櫥櫃等端堆放太多東西有傾斜傾向等。辦公設備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當的反光，影印機的輻射，違規操作等。工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉椅上舉放物品，女士的長頭髮捲進有關的機器設備，複印後將保密原件遺留在影印機玻璃板上，在辦公室裏抽煙，不能識別有關的安全標識等。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災警報失靈等.（3）安全管理重點

＊防盜在办公大楼内应设有专门的保安人员24小時值班。

＊防火火災首重預防，電器電線應作定期檢查，以防走火跑電引起火災。

＊防止意外傷亡為了防止意外傷亡事故發生，組織應向職員進行防止意外事故的教育，使之平時養成安全的工作習慣。

相關知識通常企業辦公室中安全檢查的方法是:1、確定檢查週期，定期對辦公環境和辦公設備進行安全方面的檢查；2、發現隱患，在職責範圍內排除危險或減少危險；3、如果發現個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直至解決；4、將第3條中異常情況的發現、報告、處理等過程認真記錄在本企業的“隱患記錄及處理表”中。

技能訓練

下列問題哪些屬於設備故障，哪些屬於辦公隱患：

過度擁擠；打滑的地板；傢俱或設備的突出的棱角；櫃櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西；轉椅無法調節高度；電線拖曳太長；未接地線的設備；電路負荷太大；消防栓無法打開；碎紙機沒有安全使用說明；傳真機卡紙。

六、辦公器械的使用（1）文員使用的辦公器械（2）傳真機的使用（3）影印機的使用（4）答錄機的使用（5）投影機的使用第二章文員實務文員的工作順序文員管理時間、費用的方法文員的工作方法請示、報告計畫、總結受意傳達進言變通、擋駕分工、合作一、文員的工作順序第一、確定文員工作的指導思想先作計畫—付諸實施—檢查結果第二、按照“優先順序”處理工作第一：……第二：……第三：……

先計畫，再執行！如何決定工作的優先順序呢？——文員面對多項工作時，正確決定工作的優先順序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利於文員的時間管理.第一階段：以工作的重要程度為標準分解工作.第二階段：以工作的緊要程度為標準分解工作.第三階段:同時考慮上司和本身實際情況,對於現在該做的重要且緊急的工作決定優先順序.

請示A、是否應該做的事？B、是否做或不做都無所謂的事？C、是否不可以做的事？應該做的事，集中精力做。A、重要且緊急的事；B、緊急但不重要的事；C、重要但不緊的事；有價值，但不緊急，也不重要；二、文員管理時間、費用的方法1、管理好文員自己的時間——成功管理好自己的時間會使文員的工作更順利、生活更愉快！P292、文員要學會節約開支——文員要有主人翁意識，仔細管理錢財和物品，學會節約開支，避免浪費應成為每一個文員都要追求的目標.P31厲行節約!時間就是生命,就是效益!三、文員的工作方法⒈請示方法與報告方法⒉計畫方法和總結方法⒊受意方法⒋傳達方法⒌進言方法⒍變通方法和擋駕方法⒎分工方法和合作方法良好的工作方法是一門藝術！1、請示方法與報告方法

請示：是指文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示，或無權處理時，向上司請求批准。——上司必須答復或批復請示的內容：必須是自己難以處理或無權處理的事。請示的形式：口頭、書面請示應注意的問題：a請示要對口b請示要單一報告：是指文員向上司反映情況，提出建議，或應上司要求作出彙報。——上司不一定答復或批示報告內容

a定期工作情況報告

b重大問題報告

c合理化建議

d應要求報告報告方式報告應注意的問題：要簡明扼要條理清楚2、計畫方法和總結方法計畫方法：（1）要有科學的、明確的工作計畫：工作目標、內容步驟、方法、標準、完成的時間。（2）分清輕重緩急，決定工作順序，有條有理地去進行。受制約的工作應置於前，自己支配的工作則置於後；重大工作優先考慮，集中精力去做；日常工作空餘時間分散去做，任何工作既有嚴肅性，又有靈活性，使計畫有一定餘地。總結方法：總結方法是文員每隔一段時間就要對自己的工作做及時的回顧，以便肯定成績，得出經驗，找出不足，吸取教訓。從時間上、規律上進行。3、受意方法

受意是文員接受和領會上司意圖。

一種是直接受意，即領會上司在講話、檔批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，這種直接受意，易於判斷和領會。另一種是間接受意，指上司在平時隨便交談情況下，或者與其他人員談話中就某一問題、某項工作發表的意見和看法等。文員要善於領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。思考：辦公室人員應怎樣運用受意方法？P35⒋傳達方法傳達：是指文員將上司或上級機關的檔精神、指示、情況等傳遞給下級機關或員工、群眾。一種是正式傳達：即由文員在正式場合上宣讀檔或口授上司指示。另一種的非正式傳達：有意識的吹風傳達原意傳達原件注意傳達技巧注意保密重要指示重點對待注意！5、進言方法進言的意義和作用：⑴參謀作用⑵補缺作用⑶增進關係作用進言的方法和要求：

⑴適事

⑵適時

⑶適地

⑷適度進言是一把雙刃劍，要把握進言的分寸，學會進言的藝術！進言:是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規勸。6、變通方法和擋駕方法（1）變通方法通常情況下，文員必須照章辦事，但在特殊情況下，文員可採用變通方法，靈活從事。重大、緊急的事，可以越級請示，甚至先處理再報告。來信來訪者有特殊困難，文員可以在政策允許的範圍內給予特殊的照顧或臨時安置。對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關政策，作出合乎情理的處理。（2）擋駕方法對於上司不必要接見的來訪者、邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。擋駕的目的是保護上司，使之有時間、精力、有效地進行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關係和公務活動為原則。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。7、分工方法與合作方法既要“集中領導，分工負責”，又要善於合作，密切配合。教材是從辦公室負責人的角度而言，在我們現實生活中，文員應與同事處理好關係：互敬互愛，體諒對方，不要互相拆臺，互不信任。（這又涉及到交際與禮儀）真題鏈接

單項選擇題：

1、文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（）

A.傳達可以根據上司主要意思，夾進自己的意見

B．必要時可形成文字材料，照本宣科

C．不可在普通電話、普通函件裏傳達有秘密內容的指示

D．重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記判斷題：2、文員代替上