联想电脑公司会务手册

【企业管理】联想电脑公司会务手册

会务手册

（1.0版）

企划办秘书处

目录

一、手册说明..................................................................................................................4

二、会议制度及规范......................................................................................................4

三、流程图......................................................................................................................7

♦在公司内召开的会议...............................................8

•在公司外召开的会议...............................................................................................9

四、程序.........................................................................................................................10

区会前工作（按顺序）...........................................................................................10

♦议题及参会人员范围的确定......................................10

♦会议场所的选定:..............................................10

♦会议通知的起草................................................11

♦申报会议预算..................................................11

♦人员确认......................................................12

♦设备准备......................................................12

•预定..........................................................12

・车辆安排......................................................13

♦会务通知起草..................................................13

♦议程PPT制作..................................................13

♦食品的采买....................................................14

•指导服务员工作................................................14

•会议场地布置与熟悉............................................14

区会中工作（按顺序）...........................................................................................15

•会议室保障....................................................15

・汇报人员的保障................................................15

•用餐的保障....................................................15

•娱乐的保障....................................................15

♦住宿的保障....................................................16

区1会后工作（按顺序）.............................................16

♦离会车辆安排..................................................16

•退房..........................................................16

♦设备整理......................................................16

♦结帐..........................................................16

♦设备归还......................................................16

♦费用报销......................................................17

•会务总结......................................................17

五、注意事项........................................................17

附件：...............................................................18

•会议通知草稿....................................................19

♦会务通知草稿...................................................22

•会议预算草稿...................................................27

・会务分工明细表.................................................28

•要紧会议场所明细表.............................................29

一、手册说明

为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程，更好地为总经

理室会议做好服务保障工作，特编写了《联想电脑公司会务手册》供

大家参考，《会务手册》内容要紧包含组织一次总经理室会议中所应

做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。

望随时提出修改意见，谢谢!

二、会议制度及规范

为保障会议顺利召开与会议的效果，电脑公司特制定并颁发了会

议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下：

联想电脑公司会议制度（试行）

1.目的：会议是公司一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果,

规范公司的会议工作，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司或者部门牵头组织的各类会议，部门内部会议

不做要求，可做参考。

3.名词解释：

3.1汇报：使参会人员熟悉某项工作的状况，并就有关问题进行讨论与决

策

3.2通报：使参会人员熟悉公司某项工作的状况，通常不涉及决策与讨论

3.3研讨：参会人员就某一主题畅所欲言，目的在于碰撞出更多的思路与

火花

3.4汇报人：对会议议题的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与

讨论；

3.5主持人：对会议的进程进行整体操纵，保证会议目标实现；

3.6参会人员：对会议议程参与讨论与决策

3.7列席人：列席会议，但不参与会议议题的讨论与决策；

3.8与会人员：参会人员、汇报人员、列席人员与主持人等参加会议人员

的总称;

4.会议通知起草与发送

4.1会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备，一项会议的召

开必定涉及到其它部门人员的相应工作安排与时间资源的占用，因此在

组织会议前应有充分的客户意识，使与会人员能够准确熟悉本次会议的

关键信息，以便提早准备，保证会议目标的实现；

4.2会议通知应该包含下列几项内容

4.2.1会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果，

4.2.2会议时间：应包含会议的开始时间与结束时间

4.2.2.1由多个部门参加的会议：上午的会议定为9:10开始，下

午的会议定为14:10开始。由于特殊情况无法按以上规定时

间开始的会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。

4.2.2.2为保证会议效率与质量，在议题与内容有限的情况下，会

议时间通常应操纵在2小时以内。

■1.2.3会议地点；会议地点应该明确标山，假如会议地点在公司外•部，

与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图；

4.2.4会议议程：

4.2.4.1会议议程的第一项是主持人讲解会议要求

4.2.4.2根据会议内容的不一致，会议可分为汇报、通报、研讨等

内容（参见名词解释）

4.2.4.3会议议程应以30分钟为单元，列出本单元的会议内容，

假如某项内容多于30分钟，也应该分为多个单元，其目的保

证与会人员参加会议前能对会议内容有清嘶的熟悉。

4.2.4.4每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列

席人员与主持人的名单；组织会议人员在确定与会人员时，

应该在明确会议目的基础上确定什么人务必参会，什么人可

参加可不参加；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效

果，也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议

而影响他们的正常工作，同时又给有关人员以学习、观摩的

机会；

4.2.5会议注意事项

4.2.5.1着装要求:在工作日期间召开的会议需正式着装；在周末

或者休息口期间在开的会议能够着便装；如有特殊的着装要

求需要明确指出；

4.2.5.2会议内容保密要求：会议组织者根据会议的性质与内容确

定会议内容是否要保密；假如需要保密，需要采取必要的保

密措施。比如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员假如委

托他人代替参加会议，务必事先报会议主办部门批准。除主

办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一

律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的务必履行相

应的登记手续。等等。

4.2.5.3对会议文件的要求：会议组织人员根据会议的目的、规模

的等内容确定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要

多少份，共它特殊求也要一并注明。汇报部门在制作PPT文

件时，首页应该包含本次议程的时间安排与会议注意事项，

使与会人员清晰本次会议的议程；同时，制作PPT文件应该

使用公司标准模版，为保证投影效果清晰，应注意色彩的搭

配；

4.2.5.4对请假的要求。明确参会人员假如因特殊原因无法参会需

要通过合种途径请假。

4.2.5.5明确对会议纪律的要求（见后）。

4.2.5.6其它需要特殊说明的会议注意事项

4.3会议通知的发送

4.3.1跨部门的会议，会议组织部门应该提早3个工作日发出会议通

知；假如会议涉及公司总经理室一半以上人员参加，应该提早5个

工作日发出通知，涉及总经理使全体成员参加的会议，应该提早

10个工作日发出通知；以便与会人员能够事先调整好时间安排并

为参会做好准备：

4.3.2假如因特殊情况需要临时召开会议（会以通知发出距离会议召开

24小时以内），跨部门的会议应该由本系统的总经理室成员批准,

总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总经理的批准;

5.会议主持人

5.1会议主持人负责操纵整个会议进程。

5.2会议主持人在会议开始前，应该清点参会人员名单，向与会人员通报此

次会议的会议目的，会议的具体议程；明确说明此次会议的注意事项与

会议纪律；

5.3会议主持人在会议过程中，应该操纵讨论的方向与时间，促成会议目标

的实现；

6.会议纪律

6.1与会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚占1分钟；

6.2会议期间避免随意走动，对BP机、手机做消音处理；

6.3与会人员假如因特殊原因需要在会议中途离开会场。需要向会议主持人

请假并得到同意；

7.会议纪要撰写：在会议结束之后的3个工作日之内，会议组织部门应该撰写

出会议纪要并发给有关人员；会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论；

8.会务组织：

8.1会议预算：会议应本着高效，节约的原则进行。每次的会议费用在5000

元以上时，会议组织部门要进行会议预算，并报本部门的直接上级审批;

8.2交通、食宿：假如会议在公司外部举行，会议组织部门应该视会议时间

安排组织与会人员的交通与食宿。假如下午有会议议程，午餐应安排为

工作快餐；

三、流程图

•在公司内召开的会议

门

时笛、

总经理室总经理秘书相关部门备注

•在公司外召开的会议

门总经理室总经理秘书有关部门备注

时序^\

会后

四、程序

区会前工作（按顺序）

b议题及参会人员范围的确定

叱会议场所的选定：

在会前至少十个工作日确定好会议地点，并全面熟悉场地的具体

费用标准。

要求二外部环境幽雅，适宜散步;

2内部设施齐备：

A会议室的布局，光线明暗，灯光，音响，空调等

A娱乐设施齐全（乒乓球，保龄，游泳等）

A住宿、餐饮、娱乐的距离要适宜

说明：对符合上述条件的场所最终提请总经理室。

b会议通知的起草

o在会前一周确定本次会议的议程，其中包含

汇报的具体时间,要紧内容及安排,汇报人,列席人员等事项。

举比如下：

议时间汇报议题要紧内容及时间安排要紧汇报人员列席人员

程

19:00—10：0098财年经营情况汇报人：

通报

10：00-10：15休息

210：15—11：45人力资源情况通•人事及培训工作汇报人：——、

报通报（40分钟通一、--、一

报+50分钟研讨）

2结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间，地点，主

持人，议程，会议的注意事项（务必包含着装要求，内容保密要求，

会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图，并在合成

十天发出。

e申报会议预算

根据会议的长短及对参会人员情况的确认，做如下费用明细，

3包含：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交

通费，有关费用，不可预见费等。

2会议预算要求在会前必氏完成，经秘书处经理批阅后，报王总或

者刘总审批。

b人员确认

结合会议通知中所注明的参会人员名单（要紧是总经理室成员及全程

列席人员），与其确认住宿，交通（往返）情况。

在关于QDI的总经理室成员要熟悉到京及离京的时间，做

好接机、送机及住宿的安排工作；原则上如有继续留京人

员，建议安排在翠宫饭店入住。

b设备准备

设备明细数量设备明细数量

投影仪1台长线接线板至少2个

胶投1台激光笔2个

笔记本电脑1台磁带，电池根据会议长短

打印机及驱动程序1套胶卷根据会议长短

幕布（大）1个胶片1本

白板（笔、擦）至少2套A4复印纸1包

照相机1台订书机1个

宽带透明胶1卷圆珠笔若干

曲别针1合

年预定

根据征询结果，进行预定，其中要求确定的有：会议室，房间，餐饮,

娱乐（保龄，乒乓球，游泳，台球等）。

要求：会议室要确认是否有音响设备及白板。

b车辆安排

根据会议议程确定车辆往返的安排，通常选用依维柯。要求明确发车

时间，地点，路线，并将安排情况通知公司车辆管理员。

车辆安排的原则：

A.结合会议议程安排，并要求车辆于会前10分钟到达会场；

B.车辆路线的安排应以所送汇报人员的出发地为主，

C.建议在会议结束后单独安排一个车次运送仪器设备，最好在会

后1小时由会场出发。

射会务通知起草

在所发会议通知的基础上，结合已确定的参会及预定情况，起草

会议的会务通知，要求所有安排确定并全面。

o应包含时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆

安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线

图（注：要包含会议通知的所有内容）。

仁如议程中包含总经理室周例会，在会务通知中注明下一周的例会

是否召开。

u会务通知要求在会前四天完成，经秘书处经理批阅后，报王总或

者刘总审批。

口会务通知要求在会威三天发给参会人员。

叱议程PPT制作

制作会议议程的PPT文件，以便会议主持人介绍会议的安排。其中

PPT应包含会议时间，内容，汇报人。

b食品的采买

根据会议的长短，采购相应的水果、干果及小点心，具体明细如下:

水果干果点心

春天草莓,油桃,香蕉，伊丽莎白瓜开心果，应子，巧克力派，

夏天西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊丽莎白瓜话梅，蜜枣，凤梨酥，

秋天香蕉，葡萄，橙子，苹果小蛋糕，

冬天苹果，芦柑，香蕉萨其玛

b指导服务员工作

3确定每次会议需有3名服务人员。

通知服务人员每15分钟续茶。

u指导服务人员水果及点心的准备与摆放情况。

b会议场地布置与熟悉

二事先与宾馆人员联系，保证服务人员的及时到位。

仁所有会议所需用品需在会前2小时运到会场；会议室所需用品（投

影仪，胶投，幕布，向板，激光笔）需在会前1小时摆放并调试完毕。

u在抵达宾馆后将会议所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在

会前30分钟摆放完毕。

C会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试

完毕。

£会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲泡。

右摆放指路牌.，指明会议室及会务组的地点。

/通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。

区会中工作（按顺序）

b会议室保障

会议的全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。

3每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。

a协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作。

u在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。

c及时熟悉会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排

的调整工作。

布汇报人员的保障

3落实汇报人员及时到会。

a熟悉汇报部门资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本电

脑，资料准备等）。

u落实汇报人员用餐情况。

口落实汇报人员返回情况。

▼用餐的保障

二要结合会议的进程与人数，通知餐厅饭菜的准备情况（人数）及用

餐时间。

（Z要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上火。

U假如下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。

b娱乐的保障

2满足总经理室成员的娱乐需求。

2耍有1名会务人员进行保障。

u要在活动期间提供饮用冰水。

b住宿的保障

3在所有需要住宿的人员抵达宾馆时，要及时提供相应房间的钥匙。

U在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。

u叫早并通知早饭时间。

q在会议结束的当天13：00之前，将所有房间的钥匙收齐。

囚会后工作（按顺序）

b离会车辆安排

全部会议结束后，做好参会人数返回车辆安排工作。

AQDI的总经理室成员如要返回安排好送机工作；如继续留在北京

则送至事先安排好的宾馆。

叱退房

在会议最后一天的中午13：00之前，将所有住宿房间的钥匙收齐后,

办理退房手续。

k设备整理

在送走所有参会人员后，进行设备的收拾与整理工作。

b结帐

在确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。

b设备归还

返回公司后，归还所借设备。

b费用报销

在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用决算表。

b会务总结

会后第一次秘书处例会上，进行会务总结工作。

五、注意事项

行会务人员要做好总经理业务工作的保障工作并携带公司通讯录以

做好联系。

年全程会议要至少保证有2辆会议用车。

行会议所需仪器应有备份；对所借用品应在出发前进行检测与调试。

团会务人员要携带至少5份会务通知，以备查询。

财务监控部汇报材料为受控文件，要指定专人做资料的发放工作。

，会务组房间应选择与会场距离较近的房间，而每次会议的房间应

较为固定。

卡会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，及时检查可能

导致的原因并尽快解决。

附件:

•会议通知草稿

•会务通知草稿

•会议预算草稿

•会务分工明细表

•要紧会议场所明细表

附件一

联想电脑公司

联想电脑公司文件

第1页，共2页

文件编号：QB/LX-0097-99发文日期：1999年5月20日文件类别：会议通知

批准：刘

收文部门：总经理室「参会各部门收文者：总经理室成员，参会人员

抄送：各位总经理秘书

国传阅口阅后存档~~口保也保检期限口具他

99年5月份总经理室例会通知

99年5月份总经理室例会定于5月28日下午（星期五）与29

日（星期六）举行。会议的各项内容安排如下：

一、会议地点：天安门宾馆5号楼第9会议室

二、参会人员：总经理室成员

三、会议主持人：一

■

四、议程安扫■

议时间汇报议题要紧内容及时间安排要紧汇报列席人员

程人员

15月28日（周INTERNET时代嵌入•基于sun的嵌入陈新、、一

五）式应用系统技术概述式应用技术概述（sun公，

（50分钟+20分司）

14：00—16:

钟交流）熊锐

00

・主题研究报告

（20分钟介绍

+30分钟研讨〉

16：:00—16：15休息

216：15-18：00信息化建设情况通报

、、

、、

一、

18：15—19：15晚餐

19：30—22：30自由活动、交流，22：

30分往常务必休息，

35月29日（星期总经理室周例会

六）8：00—9：

30

49：30-10：30经营情况通报

、、

、——、——、

---、---、一

一\

10：30-10：45休息

510：45—12：30联想电脑服务模式研讨•适合联想电脑产

品的服务模式提\、

案（30分钟）、、

•研讨：确定现有、、

产品的服务模\、

式，针对当前服

务中存在的要紧

问题，确定解决

方案的原则（65

分钟）

12：30返回

五、会议注意事项

1、5月29日早8：00举行总经理室周例会，5月31日的总经理

室周例会取消；

2、总经理室会议的内容属于公司的商业秘密，与会人员请注意保密;

3、各项会议的汇报人员与列席人员请按照议程安排的时间准时参

会；

4、会议期间请不要随意走动，请对手机、BP机做消音处理；

5、请汇报人严格操纵时间，保证会议议程顺利、按时进行；

6、各汇报部门请事先准备好PPT文件，如需要准备文字材料，请准

备22份复印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回；

7、如因特殊原因无法参会，总经理室成员需要杨元庆总经理准假，

其他人员需要本部门的主管总经理室成员准假并通知秘书

处-----

8、5月28日前将给与会人员发出全面的会务通知，请注意查收。

附件二

联想集团有限公司

联想电脑公司文件

第1页，共4页

文件编号：QB/LX-PC-0105-99发文日期：1999/5/25文件类别：通知

拟文：-----------批准：-------

收文部门：总经理室，与会部门收文者：与会人员

抄送：企笞办秘书处

□传阅~~区|阅后存档~~口保密保密期限口其他

5月份总经理室月例会会务通知

一、会议时间：5月28日下午、29日

二、会议地点：天安门宾馆5号楼第9会议室

三、会议主持人：

议时间汇报议题要紧内容及时间安排要紧汇报列席人员

程人员

15月28日（周INTERNET时代嵌入•基于sun的嵌入陈新、、

五）式应用系统技术概述式应用技术概述（sun公

（50分钟-20分司）

14：00—16：

钟交流）熊锐

00

・主题研究报告

（20分钟介绍

+30分钟研讨）

16：:00—16：15休息

216：15-18：00信息化建设情况通报

、、

、、

18：15—19：15晚餐

19：30—22：30自由活动、交流，22：

30分往常务必休息，

35月29日（星期总经理室周例会

六）8：00—9：

30

49：30-10：30经营情况通报

、、

、、\

---、---、一

一\

10：30-10：45休息

510：45—12：30联想电脑服务模式研讨•适合联想电脑产

品的服务模式提\、

案（30分钟）、、

•研讨：确定现有、、

产品的服务模%、

式，针对当前服

务中存在的要紧

问题，确定解决

方案的原则（65

分钟）

12：30返回

四、房间安排:

住宿人员房号住宿人员房号

—5206一、5209

、5208、5210

—5207一、5211

一、5205一、5202

一、5204一、5212

一、5203一、5201

六、就餐安排：

•5月28日晚餐18：15—19：15

•5月29日早8：0()总经理室早餐会

•5月29日午餐12：30—13：30

七、会务组：----：137ooo

--------：139。oo

5201房间

TEL:64231199转5201房

八、车辆安排:

日期时间路线安排

13：005500门口--天安门宾馆

15：205500门口--天安门宾馆.

5月28日

16：00天安门宾馆--5500门口

18：0()天安门宾馆i・5500门口

19：30天安门宾馆一5500门口

8：2055001'Ja一-天安门宾馆

9：455500门口…■天安门宾馆

5月29日

10：40天安门宾馆--5500门口

12：305500门口--天安门宾馆

12：40天安门宾馆--5500门口

九、活动安排:

时间地点活动内容

5月28日3号楼一层乒乓球

20：00—22：006号楼一层游泳（凭房卡）

6号楼二层台球

6号楼二层保龄球

注：5月28日提供以二娱乐项目，如有需求请与会务组联系。

十、会议注意事项

1、各项会议的汇报人员与列席人员请按照议程安排的时间准时参

会；请汇报人严格操纵时间，保证会议议程顺利、按时进行；

2、各汇报部门请事先准备好PPT文件，如需要准备文字材料，请准

备22份复印材料，分发给总经理室成员，并在会后统一收回；

1、如因特殊原因无法参会，总经理室成员务必向杨总亲自请假；其

它人员需向部门主管总经理成员请假，并及时通知会务组--o

2、会间请不要随意走动，请对手机、BP机做消音处理；

3、此次会议议程较多，会议的结束时间可能会有所延长；

4、5月31日的周例会取消；

5、如所汇报人员因参会所发生的交通费用可于5月31日下班前交

给--，由会务组统一报销（同时请在票据后注明姓名及行车

路线），逾期请自行报销。

6、每一房间只有一把钥匙，请注意保管，并在29日下午开会前交给

会务组，若有损坏或者丢失需自行补偿50元。

7、参会人员如有住宿或者用车需要，请及时通知-----或者------o

附：路线图

四环路

三环路

安贞桥

附件三

联想集团有限公司

联想电脑文件

第1页，共1页

文件编号：0B/LX-PC•发文日期：1999/5/6文件类别：会议预算

拟文：批准：

收文部门：总经理室收文者：杨总，王总

抄送:

□传阅口阅后存档口保密保密期限□其他

5月份总经理室例会费用预算申请

5月份总经理室月例会定于5月28日—29日在天安门

宾馆举行，本次会议预算如下：

1、场地费：1600元

2、住宿费：2520元

3、餐费：2700元

4、娱乐：420元

5、食品：800元

6、交通费：200元

7、磁带：150元

8、不可预见费：500元

总计：8890元

以上为本次会议的预算。妥否，请批示!

会务细节表

工作项目责任人核查工作项目责任人核查

1、选择会议地点12、会间摆放（点心、水果）

2、会议项目13、PPT提示，指引牌提示

3、会议时间14、娱乐保龄、游泳、台球、

乒乓球、OK、网球）

4、活动负责人15、会议通知

5、活动作业分工明细16、预算审批、借支票

6、会场预定（大小、桌椅17、会务通知

放置、温度、灯光、音响、18、购买用品、水果

麦克、电源、投影位置、背19、房间安排

景音乐、桌台花饰）