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文档简介

行政办公与会务管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业行政办公与会务管理，提高工作效率和企业形象，依据国家有关法律法规及企业相关规定，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于企业全体员工的行政办公与会务管理工作。第三条职责分工企业管理层：负责订立和修订行政办公与会务管理制度，督促各部门执行。行政部门：负责具体的行政办公和会务管理工作，包含办公设施维护、文件管理、会议组织等。各部门负责人：负责本部门行政办公与会务管理工作的组织和实施。第二章办公设施管理第四条办公用品采购企业应建立完善的办公用品采购制度，明确采购程序和责任分工。办公用品采购应实行集中采购，统一由行政部门负责采购计划的订立和执行。采购时应重视物品质量和价格的优势，选择有资质的供应商，并签订明确的合同。部门需要采购特殊办公用品的，应提前向行政部门申请，并提交相应的采购计划和理由。第五条办公设备维护行政部门应定期检查和维护企业的办公设备，确保其正常运行。显现故障的设备应及时修复或更换，并做好记录。第六条办公场合维护各部门应共同维护办公场合的乾净和卫生，定期进行清洁和消毒。部门负责人应指定专人负责日常清洁工作，并做好记录。离开办公场合时，应关闭电器设备，确保楼宇安全。第七条文件管理企业应建立健全的文件管理制度，明确文件的分类、编号和存档要求。文件应依照分类存档，并严格掌控访问权限。各部门负责人应负责对本部门文件的整理、归档和保管工作。文件存档后应做好记录，并按规定时间进行归档销毁。第三章会务管理第八条会议组织会议的组织由召集人负责，召集人应提前订立会议议程和参会人员名单，并通知相关人员。会议室的预订应提前与行政部门联系，并定时使用会议室。会议室的使用结束后，应及时清理整理，保持乾净。第九条会议文件管理会议文件应依照规定格式制作，包含会议纪要、会议决议等。会议文件应依照文件管理制度进行归档，并记录相关信息。会议文件的备份和保密工作应加强，确保文件的安全。第十条外部会议参加参加外部会议的员工应提前向所在部门负责人申请，并供应相关会议信息和计划。部门负责人审批后，员工方可参加外部会议。参加外部会议的员工应做好会议笔记，并及时总结和归档。第十一条会议费用报销会议费用报销应符合相关规定，包含交通费、留宿费、餐费等。参会人员应依照规定填写相关报销票据，并供应相关发票和凭证。行政部门负责审核报销票据的真实性和合规性，并及时进行报销。第四章审批流程和授权管理第十二条审批流程各部门的行政办公和会务管理涉及到的审批事项应依照相关规定进行审批。审批流程应明确责任人和时间节点，并记录相关信息。第十三条授权管理部门负责人可以依据工作需要，对本部门的行政办公和会务管理事项进行授权。授权应书面记录并报行政部门备案，明确权限范围和期限。第十四条违章处理对于违反本制度的行为，行政部门有权采取相应的纪律处分措施，包含但不限于扣减绩效奖金、通报批判等。第五章附则第十五条本制度的解释权本制度由企业管理层负责解释，并可以依据实际情况进行修订。第十六条本制度的施行日期本制度自颁布之

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