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文档简介

秘书工作岗位职责1.总则为了规范和提高公司秘书工作的效率和质量，订立本制度。本制度适用于公司全部秘书岗位，旨在明确秘书工作的职责、要求和工作流程，确保秘书能够高效地帮助管理人员完成各项工作。2.职责描述公司秘书是公司管理层助理，负责帮助管理人员开展工作，具体职责如下：2.1参加会议管理帮助管理人员组织会议，包含会议准备、会议布置、会议室预订等工作。负责会议记录和纪要的撰写、整理和归档。跟进会议决议的执行情况，并及时向管理人员汇报。2.2报告和文件管理帮助管理人员起草、整理和编辑各类报告、文件和信函等。负责公司文件的归档和管理，确保文件的安全和易查性。维护管理人员的办公档案，包含个人文件、工作经过和业绩等。2.3客户和合作伙伴沟通负责接待来访客户和合作伙伴，供应必需的支持和服务。跟进客户和合作伙伴的需求和问题，及时转达给管理人员并协调解决。2.4行政协调和布置负责办公场合设施的管理和维护，确保正常使用和良好环境。协调管理人员的日常工作布置，包含会议布置、行程布置等。处理管理人员的商务出行手续和行程布置，包含机票、车辆、留宿等。2.5信息收集和整理负责搜集和整理与公司业务相关的信息和资料。帮助管理人员对信息进行筛选、分析和总结，供应决策参考。2.6其他工作执行公司领导交办的其他合理工作任务。3.工作要求为了能够胜任秘书工作，以下是对秘书的基本要求：3.1知识技能要求具备较强的办公软件操作本领，包含文字处理、电子表格、幻灯片等。具备良好的人际沟通和协调本领，能够与各级员工、客户和合作伙伴有效沟通。具备较强的组织和协调本领，能够合理布置时间和资源，处理多任务。具备较强的英语读写本领，能够与外籍员工、客户和合作伙伴沟通。3.2专业背景要求具备本科及以上学历，管理、行政或相关专业优先考虑。具备3年以上秘书或相关工作经验，有跨国公司工作经验者优先考虑。具备肯定的行业背景和相关知识，能够理解和处理公司业务需求。3.3品德要求具备良好的职业操守和道德品质，保守商业秘密，并乐观推动公司合规。具备较强的保密意识和操作本领，确保公司紧要信息的安全性。具备良好的团队合作精神和独立工作本领，能够承当工作压力和责任。4.工作流程公司秘书的工作流程如下：4.1接收任务秘书依据管理人员的要求和工作布置，接收并确认所承当的任务。4.2任务准备秘书收集、整理和准备完成任务所需的信息和资料。4.3任务执行秘书依照任务要求和工作计划进行任务的执行，确保任务定时、高效完成。4.4任务报告秘书依据任务的要求和管理人员的要求，及时向管理人员报告任务的进展和结果。4.5任务归档秘书依据公司规定的文件管理流程，将完成的任务文件进行整理和归档。5.监督与评估公司将连续监督和评估秘书的工作表现，包含但不限于以下方式：定期对秘书的工作质量和效率进行评估和考核。监督秘书遵守相关法律法规和公司规章制度。定期组织培训和学习，提升秘书的专业技能和知识。6.责任与违约处理对于违反本制度规定的秘书，公司将依据具体情况采取相应的

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