产供销协调会议管理制度

产供销协调会议管理制度第一章总则

一、目的

为确保产、供、销环节的高效协调与沟通，提高企业运营效率，规范产供销协调会议的管理，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内部涉及产、供、销环节的各部门之间召开的协调会议。

三、基本原则

1.会议应遵循高效、务实、民主、集中的原则。

2.会议应注重解决问题，提高决策效率，避免形式主义。

3.会议应保证各部门之间的沟通与协调，促进信息共享。

四、会议分类

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度协调会等。

2.临时会议：根据工作需要，临时组织召开的会议。

五、参会人员

1.定期会议的参会人员为产、供、销环节相关部门负责人及必要的工作人员。

2.临时会议的参会人员根据会议议题，由组织者邀请相关部门负责人及工作人员参加。

六、会议组织

1.定期会议由产供销协调部门负责组织。

2.临时会议由议题发起部门负责组织。

七、会议通知

会议组织者应在会议召开前，通过邮件、电话等方式通知参会人员，并明确会议时间、地点、议程等内容。

八、会议纪律

1.参会人员应按时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意接打电话。

3.参会人员应尊重他人意见，积极参与讨论，不得在会议期间进行与会议无关的活动。

九、本制度的解释权归公司产供销协调部门所有。

十、本制度自发布之日起实施，如有修订，另行通知。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据工作需要，提前收集各部门需协调解决的问题，确定会议主要议题。

2.制定议程：会议组织者应根据确定的议题，制定会议议程，明确会议讨论的重点和顺序。

3.通知参会人员：会议组织者应在会议召开前，将会议时间、地点、议程等内容通知参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人：由会议组织者指定一名主持人，负责引导会议讨论，确保会议按照议程进行。

3.会议发言：会议期间，各部门负责人根据议程，依次发言，阐述本部门观点和需求。

4.会议讨论：主持人引导参会人员进行讨论，针对议题提出解决方案，达成共识。

三、会议决策

1.决策原则：会议决策应遵循公开、公平、公正的原则，确保各部门利益平衡。

2.表决方式：对于需要表决的议题，采用少数服从多数的原则进行表决。

3.决策记录：会议组织者应记录会议决策结果，包括议题、表决结果、解决方案等。

四、会议总结

1.会议主持人应在会议结束前对本次会议的讨论成果进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

2.会议组织者应在会议结束后，将会议纪要整理成文字材料，分发给参会人员。

五、会议反馈

1.参会人员对会议内容、会议组织、会议决策等方面如有意见和建议，可向会议组织者反馈。

2.会议组织者应认真对待反馈意见，及时改进会议组织工作，提高会议质量。

六、会议资料的归档

1.会议纪要、表决结果等会议资料应整理归档，以备查阅。

2.归档资料应包括会议时间、地点、参会人员、议程、讨论内容、决策结果等。

七、会议流程的持续改进

1.会议组织者应定期对会议流程进行评估，查找不足，提出改进措施。

2.结合实际工作需要，不断优化会议流程，提高会议效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议组织者在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任分工等内容。

3.会议纪要编制完成后，由会议组织者审核，并在一个工作日内发送给所有参会人员。

二、会议决策的执行与监督

1.各部门负责人应根据会议纪要中的责任分工，组织本部门人员执行会议决策。

2.会议组织者应设立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查，确保决策落到实处。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，应及时向会议组织者反馈，以便及时调整和解决。

三、进度报告与问题反馈

1.各责任部门应定期向会议组织者报告会议决策的执行进度，包括已完成的任务、正在进行中的任务及预计完成时间。

2.如遇到问题或困难，应及时向会议组织者反馈，以便协调相关部门共同解决。

3.会议组织者应对进度报告和问题反馈进行整理，必要时召开临时会议，协调解决重大问题。

四、会议决策的评估与改进

1.会议组织者应定期对会议决策的执行效果进行评估，分析存在的问题和不足。

2.根据评估结果，对会议决策执行过程中出现的问题进行改进，优化决策执行流程。

3.对于执行效果良好的决策，总结经验，为今后的会议决策提供借鉴。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照规定的归档流程进行整理、归档，确保资料齐全、便于查阅。

2.会议纪要归档后，应设置合理的查阅权限，确保公司内部相关人员可以根据工作需要查阅。

3.会议组织者应定期对归档的会议纪要进行检查，确保资料完整、准确。

六、持续优化跟踪落实流程

1.会议组织者应不断总结经验，优化会议纪要的跟踪落实流程。

2.结合公司发展和实际工作需要，调整和完善跟踪机制，提高会议决策的执行效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门提交会议室预订申请。

2.预订申请应包括会议时间、会议主题、参会人数等信息，以便行政部门合理分配会议室资源。

3.行政部门收到预订申请后，应及时回复确认，如遇冲突，应协调安排其他会议室或时间。

二、会议室布置

1.会议组织者应根据会议类型和参会人数，提前安排会议室布置，包括座位安排、投影设备调试等。

2.会议室布置应充分考虑参会人员的舒适度和视线，确保会议顺利进行。

三、会议室设备管理

1.行政部门负责会议室设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.会议组织者使用会议室设备时，应遵循操作规范，如遇问题，及时联系行政部门解决。

3.会议结束后，会议组织者应检查设备使用情况，确保设备完好无损，并归位放置。

四、会议室环境卫生

1.行政部门应定期对会议室进行清洁、消毒，保持环境整洁卫生。

2.会议组织者和参会人员应共同维护会议室环境卫生，不随意丢弃垃圾，不在室内吸烟。

3.会议期间，如需摆放茶水、水果等，应妥善处理废弃物，避免污染环境。

五、会议室安全与保密

1.会议室应设置适当的安全措施，如消防器材、紧急疏散指示等。

2.会议期间，会议组织者应关注会议室的安全状况，确保参会人员的人身安全。

3.对于涉及公司机密的会议，应采取保密措施，包括但不限于限制会议记录、禁止携带手机等。

六、会议室使用规范

1.会议组织者和参会人员应遵守会议室使用规范，按时参加会议，不迟到、不早退。

2.会议期间，参会人员应保持安静，尊重发言者，不在室内大声喧哗或随意走动。

3.会议结束后，会议组织者应组织参会人员迅速离开会议室，以便其他会议的正常进行。

七、持续优化会议室管理规定

1.行政部门应定期收集会议组织者和参会人员对会议室管理规定的意见和建议，进行改进。

2.结合公司发展和实际需求，不断调整和完善会议室管理规定，提高会议室使用效率。

第五章附则

一、本制度的解释