项目一采购组织设计教学教案

项目一采购组织设计项目介绍采购组织结构设计是企业采购工作中重要的一个环节，不同类型、不同规模的企业需要设计不同采购组织结构和岗位职责。学习目标知识目标：通过本项目学习，能够掌握采购组织的组织结构设置方法和采购人员岗位职责。能力目标：能够设计一家中型制造企业采购部门组织结构，制订各类采购岗位的职责。学习内容1．采购组织结构形式2．采购组织结构建立3．采购组织岗位设置4．采购组织岗位职责5．采购人员的素质与能力要求

相关知识一、分权式的采购组织（一）组织特点企业把与商品采购相关的职责和工作分别授予不同的部门来执行（二）不利因素⒈权责不清⒉目标冲突⒊浪费资源任务1采购组织设置生产销售采购总经理部门B部门C部门A生产销售采购生产销售采购办公室图1-1分权式采购组织示意图(三）适用条件1.小批量采购2.采购价值较低3.市场资源有保证4.距离总部较远

二、集权式的采购组织（一）组织特点将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门来执行。（二）有利因素⒈采购价格优惠⒉管理统一⒊节约成本⒋统筹规划（三）步骤⒈转变理念⒉生产与计划分离⒊调整⒋建立利润中心式的物料组织⒌计算机应用总经理采购部办公室部门A部门B部门C生产销售生产销售生产销售图1-2集权式采购组织示意图（四）适用条件1.大宗和批量采购的物品2.价格较高的物品3.关键的零部件4.保密性强的物品5.易出现问题的物品6.定期采购的物品7.连锁经营、特殊经营的物品三、采购组织在企业中的隶属关系（一）影响因素⒈采购金额⒉采购的物品及劳务的性质⒊获取难易⒋对人员素质的要求⒌采购对企业目标的影响（二）隶属关系⒈隶属于生产部

仓储生产管理制造品管采购总经理业务副经理生产副总经理行政副总经理图1－3采购部门隶属于生产部图1－4采购部门隶属于行政部门⒉属于行政部总经理行政副总理业务副总理人事采购财务信息中心生产管理仓储制造品管生产副总理⒊隶属于总经理图1-7采购部门直接隶属于总经理⒋隶属于资材部四、采购部门的建立（一）采购部门的建立方式采购部经理采购科科长稽催科科长

管理科科长研究科科长原料组组长燃料组组长设备组组长办公用品组组长维修组组长铅采购员铜采购员化学品采购员电器采购员机械采购员图1-7某金属制造企业组织图1．按物品类别分类1．按物品类别分类采购部采购一科采购二科采购三科工程发包维护机械事务用品机械制品电子零件图1-8某电子企业采购部组织图2．按采购地区分类采购部经理国内采购科国外采购科图1-9按采购地区分类采购组织图3．按采购价值或重要性分类物品价值次数承办人A70%10%经理B20%20%科长C10%70%科员表1-2按物品价值分工的采购组织4．按采购过程分类5．混合式的编组采购处外购科原料科内购科机器零件主要零件助剂染料包装材料工程塑胶制品机器零件仪表五金及其它图1－11某人造纤维企业采购组织图（二）采购部门组织优劣的比较1．一贯作业（1）优点1）一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责比较分明。2）符合规模经济的原则3）与供应商的关系良好4）可以增强及时交货及改善品质的管理效能（2）缺点1）一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当复杂，无法做到非常专业精通。2）采购事务从头到尾，全由一个采购人员全权负责，使得采购人员的权利过大，容易产生徇私舞弊、贪污受贿的事件。3）采购人员常常因为某一采购事务的羁绊，而无法进行其他的采购事务，致使采购完成效率低下。2．分段作业（1）优点1）能够做到熟能生巧，减少错误的发生，提高办事效率。2）一方面是分工合作，另一方面则是内部牵制，除非全体人员沆瀣一气，否则不容易串通舞弊。3）可以大大提升采购作业的品质。（2）缺点1）采购过程由不同人员分段处理，收发转接手续较多，延误时效。2）各自为政，无人负责；而且采购与使用之间接手人员太多，会大量增加联系上的困扰。3）采购人员的工作满足感比较低。技能训练一、思考题1．分权式采购组织与集权式采购组织各有什么特点？2．采购部门隶属于不同部门管辖各有什么特点？3．采购部门建立有哪几种方式？二、能力训练调查一家中型制造企业，画出该企业采购部门组织结构图。任务2采购岗位职责工作任务资料：三福百货采购人员素质与能力训练三福百货是一家小型连锁百货公司，年销售额20多亿元；金鹰国际购物中心是一家高档百货店，两家企业都设有店面经理。相比之下，三福百货公司的店面经理会更多地控制部门采购和销售的商品，而金鹰国际购物中心的店面经理却要做更多的店面人力资源管理的工作。因此相同的岗位在不同的企业中有着不尽相同的工作。三福百货公司在训练采购人员能力方面有着自己的一套方法，企业认为成功的采购人员应同时扮演以下的角色及具备相应的能力：（1）生意人、谈判者、技术人员、法律专家等（2）选择最佳供应商能力、人际交往能力、成本核算能力、洞察企业、顾客需求能力等同时为了使其采购人员都能有效地扮演上述角色并拥有上述能力，该企业安排其采购人员接收相应的训练课程。例如，要成为一位成功的谈判者，就要接收谈判技巧的训练；要有选择供应商的能力，需要接受基本采购知识及ISO9000相关认证的训练等。除了训练外，该企业采购人员的培训计划还包括采购人员的自我评估；采购技能鉴定与管理能力的发展等内容。经由自我评估的模式、采购人员可以了解其现有采购能力的优缺点。最后，管理能力的发展是对具有潜力的采购人员施以管理能力的训练，使他们在不久的将来可以进入管理层，成为经理人才。要求：1．你认为采购部经理的主要工作职责有哪些？2．从哪些方面来对采购人员进行训练？相关知识一、采购部门人员配置（一）采购人员配置标准序号职务人数具体工作内容1采购主管1人负责采购规划2采购文员1人负责采购部门的日常工作，供应商档案的管理，采购计划、采购物料退还登记情况3采购工程师1人供应商的管理、采购物料的价格、品质等管理4采购员若干采购物料的跟催、供应商关系的维护、物料的价格谈判等表1-4采购部门人员配置标准（二）职责配置标准1．必备职位：采购主管、采购文员、采购员。2．可备职位：采购工程师可以单独设立岗位，也可以由采购员或采购主管兼任。3．必须主管兼任的职位：采购规划、劳资纠纷处理等。

二、采购岗位工作职责

（一）采购经理的岗位职责

1.主持采购部的全面工作。

2.领导采购部门按部门的工作职能做好工作。

3.根据各部门的需求计划制订采购计划，并督导实施。

4.制定本部门的物资管理相关制度，使之规范化。

5.制定物资采购原则，并督导实施。

6.做好采购的预测工作，根据资金运作情况，合理进行预先采购。

7.定期组织员工进行采购业务知识的学习，精通采购业务和技巧，培养采购人员廉洁奉公的情操。

8.带头遵守采购制度，杜绝不良行为的产生。

9.控制好物资批量进购，避开由于市场不稳定所带来的风险。

10.监控产品物流的状况，控制不合理的物资采购和消费。

11.进行采购收据的规范指导和审批工作，协助财会进行项目的审核及成本的控制。

12.完成上级交办的其他任务。（二）采购主管的职责1.新供应商的寻找，资料收集及开发工作。2.对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。3.与供应商进行比价、议价谈判工作。4.对原供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确定原供应商的稳定供货能力。5.及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。6.采购计划编排，物料订购及交期控制。（二）采购主管的职责

7.部门员工的培养与管理

8.与供应商及其他部门的沟通协调检举。

9.调查研究公司各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，指导并监督员工开展业务。

10.审核年度各部门的采购计划，统筹策划和确定采购内容，监督和参与产品业务洽谈。

11.审核商品采购合同，确保供应商费用等指标的完成。

12.监督采购员的订货工作，确保企业有足够的库存，同时保证较高的商品周转。

13.按计划完成公司各类物资的采购任务，并在预算内尽可能减少开支。（三）采购员的职责1.主动与申购部门联系，核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。2.熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。3.了解各部门的物资需求及市场供应情况，掌握公司有关财务规定以及对物资采购成本、费用资金控制的要求，熟悉各种物资采购计划。4.熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。（三）采购员的职责

5.按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量。

6.及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障公司正常经营需求，严格执行公司采购管理制度，采购均以物资申购单”为依据。

7.严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。

8.服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。（四）采购文员（采购助理）的职责

⑴请购单、验收单的登记

⑵订购单与合约的登记

⑶交货记录及跟踪

⑷供应商来访的安排与接待

⑸采购费用的统一申请与报支

⑹进出口商品文件及手续之申请

⑺电脑作业与档案管理

⑻承办保险、公证事宜三、采购人员的