合同及信息管理方案

合同及信息管理方案.

合同及信息管理方案一、合同管理方案合同管理是监理工作中的重要部分之一。根据《中华人民共和国合同法》和本工程的《建设工程施工合同》，我们需要加强对工程建设单位与承包单位之间合同条款的管理，公正地处理合同执行中的问题。1、合同管理目标合同管理主要是指监理工程师对工程项目建设中建设单位与设计、材料设备、施工承包商签订的合同的管理工作，包括合同条件的拟订、协商、签署、执行情况的检查和分析等环节进行的组织管理工作。我们的目标是通过合同体现“三大控制”的任务要求，维护合同订立双方的正当权益。在建设单位签订合同时，项目总监应注意在这些合同中有明确监理工程师地位、管理权限及协调关系的内容，以便监理工程师按合同条件对合同的执行进行监督管理。合同管理的主要任务是要求监理工程师从监理目标控制角度出发，依据有关政策、法律、规章、技术标准和合同条款处理合同问题。2、合同管理的内容1）合同管理的主要工作内容①协助建设单位确定本工程项目的合同结构；②协助建设单位起草与本工程项目有关的各类合同（包括施工、材料和设备定货合同），并参加与各类合同谈判；③进行上述各类合同的跟踪管理，包括合同各方执行合同情况的检查；④协助建设单位与本工程项目有关的索赔事宜及合同纠纷事宜；⑤向建设单位递交有关合同管理的报表和报告。2）工程建设合同管理的监理人员设置与工程规模有关，配备一定数量的专业工程师从事合同管理工作。3）监理工程师在工程建设合同管理中主要采用合同目标管理制度，即各项合同管理活动应达到的预期结果和最终目的。合同目标管理的过程是一个动态过程，包括以下几个阶段：①合同订立前的管理：在合同签订前，必须采取谨慎、认真的态度，作好签订前的准备工作，包括市场预测、资信调查和决策。②合同订立时的管理：在合同订立阶段，双方应认真、严肃拟订合同文本，做到合同合法、公平、有效。③合同履行中的管理：在合同依法订立后，当事人应认真做好履行过程中的组织和管理工作，严格按照合同条款，享有权利和承担义务。在合同管理过程中，双方应以整体、全局利益为目标，做好合同管理工作，以便解决合同纠纷。为实现这一目标，监理应设立专用表式，对合同进行登记、动态管理、目标分析、评审，实施计划及监督检查。为防止合同履行中出现纠纷，合同监理人员应及时收集并保存与签证相关的文件和单据，例如建设单位提供的设备、材料进场备忘录、材料代用议定书、机器设备的材料及混凝土试块、试验单、经设计商品和建设单位代表签证的设计变更通知单、隐蔽工程检查验收记录、质量事故签定书及其处理措施、合理化建议内容及节约分成协议书、中间交接工程的验收文件，以及与工程质量、决算和工期等有关的资料和数据。在工程合同变更的处理中，建设单位、监理工程师和承建方都可以提出变更要求，但必须经过建设单位的批准签字后才能生效。如果变更是由于承建商的过失或违约所致，则所引起的附加费用由承建商承担。变更的指令必须是书面的，如果监理工程师口头下达变更令，必须在48小时内予以书面确认。项目总监在决定批准工程变更时，要求征求建设单位的意见并确认此变更属于本工程项目合同范围，必须对工程质量有保证，符合规范。对于一般因图纸不完善所造成的设计变更，由项目总监会同项目监理部处理，并征求建设单位意见后发出变更请示。对于设计漏项、变更技术方案和技术标准以及因地质条件引起的基础、结构设计的变更等，不论其投资增减情况，均应由项目总监上报建设单位共同处理，并报项目监理部备案。合同变更的估价由项目总监按合同条款的规定会同项目监理部进行，并报建设单位认可，由项目总监书面通知承建商并留二本副本。在合同延期的处理中，双方应根据合同条款进行协商，必要时可以提出合理的延期要求。项目总监应及时向建设单位汇报工程进展情况，并征求建设单位的意见，共同商定合同延期的处理方式。由于增加额外工作、附加工作、异常恶劣的气候条件或不在承包商责任范围内的特殊情况，可能导致工程无法按时完工。在这种情况下，承包商可以按照合同规定要求工程延期。当承包商提交《工期延长申请表》时，项目XXX应该组织监理人员进行实地调查和记录，提出审核意见，并报建设单位审定。为确保工程投资不超过经审批的工程投资预算，监理工程师应积极协助建设单位规避承包商提出的索赔。如果承包商提出索赔，监理工程师应该以正当的理由和充分的证据回应，以减少或避免建设单位的损失。同时，监理工程师还应积极收集证据资料，协助建设单位反索赔，尽最大可能减少工程投资的损失。在处理违约合同时，监理工程师需要分清违约责任方和违约责任。如果建设单位不能按时履行合同义务，应视为建设单位违约，应承担违约责任并顺延工期，同时按合同约定支付违约金和赔偿承包商因此造成的损失。如果承包商违约，应承担违约责任，并按合同约定支付违约金和赔偿建设单位因此造成的损失。计算违约金和赔偿损失时，应根据合同条款写明数额或计算方法和支付时间，同时明确费用的种类和损失的范围和计算方法。如果现场监理工程师发现承包商违约，应及时向项目总监提交详细报告和处理意见，并经过项目总监核实后报建设单位批准处理。除非双方协议终止合同或因一方违约使合同无法履行，监理工程师应督促和协助双方继续履行合同。如果一方违约导致合同无法履行，另一方想要中止或解除合同，应提前10天通知违约方，并在合同条款规定的范围内进行协商工作，以确定有关费用的支付和善后处理事宜，尽可能维护建设单位的利益，减少或避免损失。审查分包合同承包商应在承包合同订立后，根据分包计划向项目总监提出分包申请并填报《分包单位资格报审表》。项目总监应审核分包商的技术力量、管理水平、施工机械的适应程度和以前的业绩，以及分包内容、分包合同是否满足总包及建设单位的需求等方面，并报请建设单位批准。争端与仲裁在工程实施期间，如果建设单位与承包商之间或监理工程师在指令、决定、证书或价值方面产生争端，监理工程师应在收到争议通知后14天之内完成对争议事件的全面调查与取证，并由项目总监作出对争端的处理意见。监理工程师发出书面通知14天之内，如果建设单位或承包商不要求仲裁，则监理工程师的处理意见为最终裁定。如果一方不服，则可要求仲裁。在仲裁意向发出后，如果双方没有进行一次友好解决的过程，则仲裁不能开始。除双方另有协议以外，在仲裁意向发出后56天之后即可开始仲裁。如果监理工程师裁定了不能成为最终裁定，或者对建设单位和承包商不具有约束力，以及上述规定期限内没有达到友好解决，则应进行仲裁。在合同中应有明确规定仲裁机构的选择。合同管理的处理程序①承包单位提出工程变更的处理：承包方提出变更申请或方案，XXX工程师审查，建设单位审查，承包方提出变更价款，设计单位出变更，总监审核，概预算部审查。②建设单位提出工程变更的处理：建设单位提出变更，施工单位和监理单位审查，设计单位审查并编制设计变更，施工单位调整预算，监理和业主审批调整后的预算。合同争议调解的基本程序如果合同争议发生，合同争议一方或双方向项目监理部书面提交调解争议的申请。XXX调查取证并与争议双方协商后做出调解决定，并用《工作联系单》通知争议双方。如果双方同意，则向XXX申请仲裁。合同争议解决或直接向法院起诉，执行仲裁委员会的裁决或法院判决。信息管理方案信息管理的目标是确保工程信息的准确性、完整性和及时性，以便在工程实施过程中作出正确的决策。设计文件是工程建设的核心文件，包括了设计图纸、技术规范、施工方案、工程量清单等，是工程建设的基础依据。监理需要及时收集设计文件并进行审核，确保设计方案符合相关标准和法规要求，同时也为后续工程建设提供重要依据。③施工文件及有关资料的收集施工文件包括了施工图纸、施工方案、施工组织设计等，是工程建设的具体实施方案，监理需要及时收集并进行审核，确保施工方案符合设计要求和标准规范，同时也为后续施工工作提供重要依据。④质量检测文件及有关资料的收集质量检测文件包括了各种检测报告、检测记录等，是工程建设质量控制的重要依据，监理需要及时收集并进行审核，确保工程建设过程中的质量控制符合相关标准和法规要求。2）信息资料加工整理和储存监理需要对收集到的各类信息资料进行加工整理和储存，以便后续使用和查询。加工整理包括了信息资料的分类、整合、汇总和分析等，储存则需要采用科学的管理方法和技术手段，确保信息资料的安全性和可靠性。3）信息资料检索和传递监理需要对收集到的各类信息资料进行检索和传递，以便及时提供给相关参建各方使用。检索需要采用科学的检索方法和技术手段，确保信息资料的快速准确检索。传递则需要采用安全可靠的传递方式，确保信息资料的保密性和完整性。4）信息资料自动化、标准化、规范化、系统化管理监理需要通过信息资料管理系统的建立和运行，实现监理工作本身的自动化、标准化、规范化、系统化管理，提高监理工作效率和质量，同时也为整个项目信息资料收集、处理效率提供支持。工程设计文件不仅是施工的依据，而且是监理进行质量、进度、投资控制的重要依据。在设计过程中，收集基础性资料对编制和审核施工组织设计、施工方案有很大帮助。因此，在收集工程设计文件的同时，应该收集以下资料：1.初步设计资料：重点收集工程项目目的和任务、工程的规模、总体规划、主要建筑物位置、结构形式和设计尺寸，各种建筑物材料用量，主要技术经济指针等。2.技术设计资料：技术设计是对初步设计更进一步深化，其中许多资料是对初步设计资料补充和修整，因此重点收集和核对这些修整和补充资料。3.施工图设计资料：施工图作为设计单位最终输出产品，直接指导项目施工。因此，对施工图及其有关文件收集和管理，是设计资料信息管理的工作重点。所收集信息包括施工总平面图、建筑物施工平面图和剖面图、安装施工详图、各种专门工程的施工图以及各种设备和材料的明细表等。在收集设计资料时，要收集与设计图纸和技术说明书同时输出的概预算资料。4.招投标文件及其有关资料收集：在工程监理中，合同管理对象不仅是业主与承包商最终签订的合同协议书，招投标过程形成的一些文件同样对业主和承包商有约束力。因此，收集这些文件中的有用信息，对施工期间合同管理过程予以应用，十分必要。所需收集的信息包括业主全部“要约”条件和承包商全部“承诺”条件。5.业主方施工过程信息资料收集：业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时表达对工程各方面的意见和看法，下达某些指令。因此，需要收集业主提供的各种信息，包括部分材料的品种、数量、质量、价格、提货地点、提货方式等，以及对工程建设的各种意见和指令。6.承包商施工过程信息资料收集：承包商在施工中，现场所发生的各种情况均包含了大量的内容，承包商自身必须掌握和收集这些内容，经收集和整理后，汇集成丰富的信息资料。承包商在施工过程中需要向上级部门、设计单位、监理单位等相关单位发送各种文件，以传达必要的信息，例如施工组织设计、各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表、工程项目自检报告、质量问题报告和相关意见等。监理单位需要收集施工过程中的信息资料，其中包括现场监理人员的日记表、现场每日的天气记录、监理工作纪要等。现场每日的天气记录主要包括当天的最高、最低气温、降雨量、降雪量、风力和天气状况等信息。监理工程师需要向业主汇报一周内发生的重大事件，这是通过周报实现的。此外，监理工程师还需要每月向业主汇报工程施工进度状况、工程款支付情况、工程质量情况、工程进展主要困难与问题以及监理工作总结等情况。监理工程师还需要向承包单位发出正式函件和日常指示，以指导施工工作。监理工程师需要收集工地会议的信息资料，以便更好地协调工作。工地会议包括开工前的第一次工地会议、工地例会、专题工地例会和现场协调会等。在施工过程中，监理工程师需要根据收集到的信息资料做出决策或决定。其中，监理工程师需要根据进度控制信息对施工进度状况进行分析和评价，并提出解决问题的意见。监理工程师还需要根据质量控制信息对工程质量情况进行评价和定期报告。此外，监理工程师还需要根据造价控制信息对工程结算情况进行分析和预测，以提出咨询意见。依据合同管理信息处理索赔在工程施工中，乙方因甲方原因或客观条件遭受损失，甲方提出索赔要求时，监理工程师可以提出处理意见。信息资料的储存为了长期积累有价值的原始资料和经过加工整理的信息，信息储存设备主要有纸、胶卷和计算机内存三种。资料入库前需拟定科学的查找方法和手段，作好编目分类工作，以便查找方便，否则资料会杂乱无章，无法利用。信息的传递信息的传递是指在监理工作的各部门、各单位之间借助于一定的载体（如纸张、软盘、磁带等）进行传递，通过传递形成各种信息流。畅通的信息流利用报表、图表、文字记录、电讯、各种收发、会议、审批及计算机等传递手段，不断将监理信息输送到监理工程师手中，成为他们工作的依据。监理资料的提供在施工阶段，监理资料主要包括工程开工/复工报审表、施工组织设计（方案）报审表、分包单位资质报审表、监理工程师通知单回复、质量缺陷与事故处理文件等内容。监理实施细则是监理单位根据工程的特点和施工单位递交的施工组织设计或者专项施工方案编制的监理工作依据和指导性文件，我公司将提供监理实施细则等内容。需在入库前拟定科学的查找方法和手段，作好编目分类工作，以便查找方便。否则资料会杂乱无章，无法利用。文件名称：监理工作专题/考察报告工程质量评估/考察报告监理单位工程质量合格证明书监理工作报告（月报、周报）监理工作总结报告巡视、旁站检查记录表实测、实量记录表监理日记工程照片及声像资料监理规划监理细则工程例会纪要专题会议纪要工程施工招标文件，合同文件，工程预算书勘察文件，红线，水准点测绘及地下管线资料设计文件，施工图纸，设计修改通知单文件类号：A18B01B02B03B04B05B06文件名称：施工单位完成情况月报监理工程师通知单工程暂停令费用索赔审批表工程临时延期审批表工程最终延期审批表监理工作联系单文件类号：F05G01G02G03G04G05H01文件名称：相关单位召开的会议纪要监理公司贯标工作文件监理公司技术性文件监理公司法规性文件监理公司管理性文件项目监理部内部管理文件工程外部文件信息管理的工作程序和方法：工程的信息管理将工程建设者的行为规范为信息行为，包括依据信息进行决策、控制、建立内外部部门之间的衔接和做出必要的预测等。有效的实现定量化管理，实现工程的真正现代化管理。通过信息管理对项目实施进行主动的、动态的、有效的全过程目标控制，使监理人员从事务性工作转化为创造性工作，使工作性质变化。信息管理作为监理工作中一切工作的基础主要从以下几个方面做起。1.信息管理的任务和方法：任务包括实施量化控制、进行合理决策和妥善协调项目建设各有关单位之间的关系。建立计算机辅助施工的信息管理体系，包括收集、整理和存储各类信息，应用电子计算机进行工程投资、进度、质量控制和合同管理，定期提供各种监理报表，监理工程例会制，整理、存储各类会议记录、文件、信件等信息，及时整理各类技术、经济资料。2.信息管理的组织措施：按照公司ISO9001：2000质量管理体系中的质量管理手册的规定要求，建立项目监理部ISO9001：2000贯标文件体系，并利用计算机辅助管理。2）为了有效管理监理信息，我们将建立监理信息管理小组，明确责任分工、职能分工和责任目标，并建立文档管理制度。同时，我们还将设立数据管理员，负责整理本工程监理阶段全过程的信息，并建立信息采集制度。3）信息管理的重点内容包括信息的采集、加工整理、储存、传递和应用等一系列工作。为了实现及时准确的决策，需要掌握信息管理的各个环节，包括了解和分类信息来源、正确运用计算机信息管理和建立信息管理系统。具体工作应从以下几个方面入手：1)全面可靠地收集原始资料在工程项目建设前期，我们需要收集计划任务书及相关数据、设计文件及相关资料以及招标合同及相关资料。在施工过程中，我们需要收集建设单位和承建商提供的各种信息，包括甲方材料供应情况、进度、质量、投资、合同的意见和看法、设计图纸、工程变更单、会议纪要等。同时，我们还需要收集工地会议信息和建设项目监理的信息，如施工历史纪录、监理人员报表、工地监理日记等。2)根据信息整理，做出决策我们需要根据收集到的信息整理出施工过程中的问题，并提出解决方案。例如，根据进度控制信息对工程进度进行分析和比较，提出解决意见；根据质量控制信息，对施工中的各种质量情况进行阶段性的处理和评价。通过以上工作，我们可以确保监理信息的全面、准确和及时，为工程建设提供有力的保障。根据投资控制信息，统计和分析投资情况，提供关于组织资金的咨询意见，以进行短期预测。根据合同管理信息，提出处理索赔事项的建议，并核查履约情况，及时处理违约行为，确定责任。使用计算机辅助管理，实现自动化、标准化、规范化和系统化管理。利用微机的存储容量和运算速度，处理工程相关的各种数据，形成文字、图表和图像等各种信息。在建设监理工程中，及时检查项目实施情况，以便进一步调整和规划。规划信息流通环境，营造良好的内部和外部环境。监理部门应准确收集和分析实际工程情况，畅通信息交