境外档案管理标准化工作手册

公司境外档案管理标准化工作手册目录第一章总则.11.1编制依据.11.2编制原则..11.3适用范围.11.4术语...21.5管理原则.4第二章管理组织及职责62.1概述...62.2管理风险.62.3管理组织.72.4管理职责....102.5人员配备及职责.....122.6档案人员总体要求.152.7指标目标.....162.8成果报送管理....19第三章管理制度及措施...223.1概述....223.2主要风险.....223.3制度编制.....223.4报送流程.....303.5制度修订.....323.6报备管理.....333.7督查管理.....343.8策划管理.....413.9保密管理.....44第四章档案资源管理及控制..474.1概述474.2管理风险.....474.3分类及编号.474.4文件积累.....534.5档案收集.....544.6立卷与整理..554.7档案归档.....604.8档案鉴定.....634.9利用服务.....654.10档案统计...684.11重要档案管理.744.12设备仪器档案管理.....774.13会计档案管理.794.14重大活动档案管理824.15科研档案管理..844.16知识产权档案管理884.17典型案例开发..904.18档案处置...90第五章项目档案管理及控制...925.1概述.....925.2管理风险...925.3管理原则...935.4项目档案特点.945.5整理与组卷.....955.6验收与移交...1005.7管理措施.1035.8索赔档案管理.....1165.9合同档案管理.....1185.10图纸管理.....1195.11实物档案管理...1245.12声像档案管理...125第六章人才队伍建设.1346.1概述...1346.2建设风险.1346.3职业道德.1346.4继续教育.1356.5兼职档案员管理.1376.6争先创优管理.....139第七章档案信息化管理...1437.1概述...1437.2管理风险.1437.3指导思想.1437.4主要目标.1447.5管理原则.1447.6作用价值.1447.7宣贯制度.1457.8信息资源管理.....1457.9档案系统管理.....1477.10安全管理.....1507.11数字化管理.1517.12电子文件管理...160第八章库房保管及应急管理...1668.1概述...1668.2管理风险.1668.3保管原则.1668.4库房建设.1678.5库房管理.1688.6设施设备.1738.7应急管理.175附件1：基本理论常识..183附件2：常见问题解析..187编后语.....193总则第一章总则1.1编制依据1.1.1我国现行的行业、地方相关法律、法规和标准。1.1.2肯尼亚、埃塞等所在国现行的行业、地方相关法律、法规和标准。1.1.3公司档案管理规定、办法、规范、细则和方案。1.1.4公司区域中心（以下简称“区域中心”）档案管理办法、方案和计划。1.1.5驻外机构及项目档案管理制度。1.2编制原则1.2.1合规性。1.2.2管理性。1.2.3服务性。1.2.4实用性。1.2.5先进性。1.2.6前瞻性。1.2.7创新性。1.2.8示范性。1.3适用范围本手册针对公司档案中心、驻外机构及项目档案管理机构业务工作进行编制。1.3.1适用于境外区域机构、全资企业、控股企业、驻外办事处及项目部的档案管理工作。总则1.3.2境外区域机构、全资企业、控股企业、驻外办事处及项目可根据实际情况进行调整、修订。1.3.3公司其他驻外机构可参照执行。1.4术语1.4.1档案管理是指在符合规范要求下,运用系统的理论和方法，对形成档案材料进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作环节，管理组织履行职责进行策划、组织、协调和管控的专业化、事业性活动。1.4.2境外档案是指在研发、生产、经营和管理活动中形成的,办理完毕且具有保存价值的各种形式的历史记录。1.4.3工程建设竣工文件是指在工程建设过程中形成的，如实反映施工过程及工程实体状况的具有保存价值的各种准备文件、施工文件、验收文件、图纸、图表、声像等各种文字材料记录。1.4.4工程建设技术资料是指工程建设全过程中设计、施工、科研等各项工作的成果反映。完整、准确的技术资料是组织、指导施工、验工计价、进行质量追溯、编制竣工文件和施工技术总结的重要依据。1.4.5工程声像档案是指反映建设工程现场原地物及地貌、工程施工主要过程，记录和反映项目重要事件、建成后的建筑物及构筑物，用照片、录像、录音等反映形式现场采集的具有保存价值的声像素材。1.4.6电子文件2总则是指在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录，通常由内容、结构、背景组成。1.4.7电子档案是指具有保存价值的归档电子文件及相应原数据、背景信息和支持软件。1.4.8重大活动档案是指在重大活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、音像、数据、实物以及其他形式历史记录。1.4.9设备仪器档案是指在购置仪器设备、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废及租赁设备在使用、管理、维修等活动中形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等全套随机文件材料。1.4.10会计档案是指在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。1.4.11科学技术研究档案又称科研档案，是指在科研项目论证立项、研究实施、过程管理、结题验收、成果管理和成果转化等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式的记录。1.4.12档案安全突发事件是指由人为、自然或其他原因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。基本3总则包括档案实体管理风险事件、档案信息管理风险事件、档案资源安全风险事件、档案保密利用风险事件四种类型。1.4.13档案信息化是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，以网络作为基础平台，对档案信息资源通过技术手段进行采集、整合、维护、处置、管理和开发，以实现档案管理提升，为企业生产、经营和管理提供优质高效服务的过程和方式。1.4.14公司数字档案馆以下简称“数字档案馆”，指按照“统一规划、统一标准、分步实施、试点先行”的思路统建，以公司数字档案管理系统为基础，以数字化利用为手段，以处理数字档案信息资源为核心，对所属单位的电子档案或其他数字档案信息资源进行采集、整理、存储、管理，并通过网络提供档案信息服务共享利用的集成管理系统平台。1.4.15兼职档案员是指驻外机构及项目指定负责档案工作的兼职档案员、档案形成部门的中方员工或当地雇用的兼职档案员。1.5管理原则1.5.1双重遵从，双向包容在遵循所在国家或地区法律法规、尊重所在国档案文化的基础上，同时遵从我国法律、法规、规范和制度，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，建立境外档案标准，推动各专业档案语言版本、模板格式的国际化与标准化，进而推动档案过程管理程序化、管理属地化，实现中国档案标准的落地实施，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。4总则1.5.2统一领导，分级管理以公司资产关系为纽带，在公司办公室（以下简称“办公室”）和公司海外事业部（以下简称“海外事业部”）统一领导下，以档案中心为核心，在管理活动各环节中形成由不同层级负责人和档案人员根据职责范围逐级负责落实的档案管理机制，搭建完整系统的档案工作网络。1.5.3信息引领，数字先行在保证档案信息安全的前提下，加快数字档案馆的推广应用，充分利用信息化手段，实现各类信息的管理一体化、功能多元化、工作规范化，有效整合不同区域内各机构的档案资源，实现档案信息资源共享；积极开展存量档案数字化工作，建立境外档案电子目录数据库，重要档案进行全文数字化，并定期做好备份，实现统一收集、统一管理、统一存储、统一利用。1.5.4档案安全，重点突出依据档案安全管理规章制度，不断加强和完善档案安全应急管理，突出重点部位、关键环节、薄弱领域和特殊时段治理工作，使应对档案安全突发事件的工作制度化、规范化、程序化。第二章管理组织及职责2.1概述公司区域档案工作，在区域中心的领导下，由档案中心建设实施小组全面负责，档案中心负责具体实施，行政上接受海外事业部的领导，业务上接受办公室的监督和指导。应确定档案工作分管领导，设置与发展相适应的管理机构，确定各职能和承办部门、档案工作负责人，配备满足工作需要的专（兼）职档案人员，贯彻执行档案工作制度及措施。2.2管理风险主要活动风险明确档案分管领导和档案部门负责人，并明确职责未按规定明确分管领导和档案部门负责人，造成职责、监督、检查以及支持力度不够，影响业务开展。设置与发展相适应的档案管理部门或档案室未按规定设置与发展相适应的档案管理部门，导致档案管理不规范或管理失控。配备与档案工作发展相适应的专（兼）职档案人员（1）无专（兼）职档案人员，无法开展一系列档案管理工作，无法形成专业化管理。（2）无法保持工作延续性和稳定性。制定与档案管理实际相适应的工作目标（1）目标制定过高，造成投入精力过多，影响生产经营工作。（2）目标制定过低，无法满足服务境外中心工作和档案利用需求。（3）管理理念、管理模式、管理方式、管理状态等多种因素未能有效控制，可能形成目标形同虚设。2.3管理组织2.3.1管理要求（1）岗位明确。（2）权责清晰。（3）流程规范。（4）管理科学。2.3.2设置原则（1）适应需求，自主决策。（2）科学合理、精干高效。（3）统筹兼顾，节约成本。2.3.3分类负责（1）档案分管领导负责全面工作。（2）财务总监负责会计档案。（3）总工程师负责科技档案。（4）分管人力资源领导负责人事档案。2.3.4名称及职能2.3.4.1档案中心建设实施小组由区域中心和相关驻外机构领导共同组成，是具体负责档案中心建设的管理组织。2.3.4.2档案工作督查组区域中心负责成立，通常由档案中心建设实施小组成员、档案中心领导和有关部门负责人共同组成，对所属驻外机构及项目档案管理工作进行全面指导、监督评价和综合检查。2.3.4.3档案中心由区域中心成立，负责档案工作的归口管理部门，其组织架构纳入区域中心管理体系，承担将档案管理向境外延伸职能，实施区域机构及其所辖机构、项目的档案管理、培训、指导、监督及检查工作。2.3.4.4档案管理部门驻外机构及项目部应设置与发展相适应的档案管理部门，可以是档案专管部门或归口管理部门，确定档案部门的负责人，配备与档案工作发展相适应人员、经费、设施设备等管理资源。2.3.4.5档案室驻外机构及项目部设立，负责各门类档案的保存和管理。2.3.4.6档案管理组织网络驻外机构及项目部档案工作在档案中心的领导下，以区域中心为核心，建立分级管理体系，建立业务联系名单，根据职责范围在管理活动各环节中形成由不同层级负责人和档案人员，逐级负责落实的档案管理机制，搭建完整系统的档案工作网络。2.4管理职责2.4.1档案中心建设实施小组（1）按照海外事业部的要求，贯彻落实有关档案中心的建设工作。（2）研究制定档案中心建设实施方案，落实建设实施工作。（3）建立健全档案中心工作机制、管理体系和工作制度。（4）监督、指导、检查各驻外机构档案管理工作。（5）研究解决档案中心建设过程中重要事项、重点工作、重大财务支出。（6）按要求及时报送节点目标及阶段总结。2.4.2档案工作督查组（1）贯彻办公室、海外事业部有关档案工作要求，落实档案中心对督查工作有关事项。（2）研究制定督查工作计划。（3）开展督查工作，编写督查报告，提出意见和建议。（4）研究督查成果运用、分类处置和信息报送，监督整改工作。（5）研究处理督查工作中的其他事项。2.4.3档案中心（1）贯彻执行档案工作法律法规、方针政策，落实公司工作相关规定，统筹规划档案工作。（2）负责区域中心档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等业务工作。（3）指导、监督和检查驻外机构档案的形成、积累、整理与归档。（4）建立健全档案制度体系和管理体系，编制档案工作计划、实施方案、档案工作流程、档案管理用表。（5）组织开展档案业务培训、交流、宣传等工作。（6）对档案管理库房建设进行可行性研究，提出相关建议和意见。（7）负责推广应用数字档案馆建设，提升驻外机构档案管理信息化水平。2.4.4驻外机构档案管理部门（1）贯彻落实档案工作相关规定，建立健全档案工作组织体系和制度体系，将档案工作纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门岗位职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。（2）负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等业务工作。（3）指导、监督和检查各部门、项目部等机构档案的形成、积累、整理与归档。（4）设置档案室，实行集中管理、统一负责的管理方式，档案形成部门定期向档案室归档。（5）配备与档案工作发展相适应的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。（6）在档案中心指导下，开展存量档案数字化工作，发掘档案资源，建立档案目录数据库，推动数字档案馆建设工作。（7）负责将档案制度、档案人员、档案分类、各类档案目录、资源数量、存放保管、安全情况及信息化情况等档案管理文件，每年上半年报档案中心进行备案。2.4.5档案室（1）集中统一保存和管理本机构各门类档案的内部机构。（2）负责接收和保管本机构各部门的文件，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，接收和保管所属项目的项目档案。（3）积极开展利用工作，收藏和管理一些有关内部书刊等资料，确保档案完整和安全。（4）对档案形成机构及兼职档案员进行培训、监督和指导。2.5人员配备及职责2.5.1档案工作分管领导驻外机构应明确档案工作分管领导。（1）贯彻执行国家档案法律、法规和规范、标准，执行公司的档案管理制度，并监督、检查贯彻执行情况。（2）按规定签署项目档案归档责任书或保证书等。（3）加强对项目档案工作的领导，把项目档案工作纳入项目管理体系中，并列入领导班子议事日程。（4）了解档案工作情况，从人力、物力、财力上给予支持。（5）促进档案工作与各项工作协调发展和动态管理。（6）负责职责范围内档案相关文件材料审核、签字工作。（7）组织制定档案管理奖罚制度，用制度约束档案管理工作人员，对项目部档案管理工作做出显著成绩的人员给予奖励，对违反有关规定的给予处罚。2.5.2档案部门负责人驻外机构应确定档案部门的负责人，协助分管领导做好档案日常管理及档案室建设工作。（1）负责组织起草档案工作规章制度。（2）做好档案安全及应急管理工作，落实档案库房“八防”管理措施。（3）提出档案工作年度计划，组织落实和检查。（4）组织协调档案管理提升工作。（5）组织协调档案鉴定和销毁工作。（6）组织各类档案信息报送工作。（7）负责档案信息化建设。（8）组织开展档案监督、指导和检查工作。2.5.3驻外机构专职档案人员档案中心、特大驻外机构应设立专职档案人员。（1）负责各门类档案日常管理及档案室建设工作。（2）负责起草档案管理规章制度、提出工作计划，协助部门领导开展档案工作指导、检查和落实。（3）负责各门类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。（4）负责推动档案的信息化工作。（5）负责对兼职档案人员的指导和培训工作。2.5.4驻外机构兼职档案人员驻外机构及项目档案形成部门应配置满足工作需要的兼职档案人员。（1）按照归档范围，及时收集、归类、整理。（2）指导档案形成者，做到内容完整、格式正确、字迹清晰，保证归档文件材料的齐全、准确、真实。（3）及时将办理完毕的档案材料移交档案管理部门或档案室。2.5.5项目经理项目经理是项目法定代表授权人，应对项目实施全面负责，也应对档案管理工作负责。（1）贯彻执行国家档案法律、法规、规范和标准，执行档案管理制度，并监督、检查贯彻执行情况。（2）加强对项目档案工作的领导，把项目档案工作纳入项目管理体系中，并列入领导班子议事日程。（3）了解档案工作情况，从人力、物力、财力上给予支持。（4）促进档案工作与各项工作协调发展和动态管理。（5）负责职责范围内文件材料审核、签字工作。（6）组织制定档案管理奖罚制度，用制度约束档案管理工作人员。（7）对项目部档案管理工作做出显著成绩的人员给予奖励，对违反有关规定的给予处罚。2.5.6项目总工项目总工程师对项目档案工作负总责。（1）主持交（竣）工技术文件资料的编制。（2）对项目上形成的文件统筹管理。（3）主持内部图纸学习、参加设计交底和图纸会审。（4）编制施工组织设计和专项施工方案审核。（5）组织审核施工技术交底和安全技术交底。（6）组织施工技术总结等技术资料撰写。（7）组织做好分项、分部、单位工程验收以及月度内业文件检查，对项目文件的真实、完整、准确负责。2.5.7项目专职档案员项目部应设置档案员岗位，大型项目应设置专职档案员。（1）负责做好各类档案的收集、管理、传递、整理、归档工作，满足施工技术工作的需要。（2）对项目上形成的文件材料统筹管理。（3）建立工程文件管理的各种记录。（4）对接收的文件进行处理，包括：签收、编号、登记、传阅、催办、存档、保管。（5）对形成的技术、质量、物资、设备等管理文件，按要求进行核实、上报。（6）按照预立卷原则和方法，对项目文件进行分类管理，整理成卷。（7）按规定进行项目文件借阅管理、保密管理。（8）配合审核员做好内部管理体系审核和外部管理体系的审核工作。（9）做好档案信息化建设工作，积极提供利用。（10）完成领导交办的其他工作。2.5.8项目兼职档案员项目档案形成部门应设置兼职档案员。（1）随工程进度，填写岗位职责内，应报送的文件内容，格式上认真书写，字迹清楚。（2）及时收集各类文件材料，并按照专业归类。（3）及时统计报送的文件材料，保证齐全、准确、真实。（4）及时将办理完毕的文件材料，移交项目档案室。2.6档案人员总体要求2.6.1岗位业务（1）遵纪守法、忠于职守、爱岗敬业，公正服务，履行管理职责，具有专业知识。（2）定期接受档案业务培训。2.6.2学历素质（1）档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。（2）专职档案人员应具有档案专业知识和上岗资格证，并具备大专以上学历或同等学识水平。（3）兼职档案人员应学习档案知识，熟悉部门及项目工作，保守档案秘密，保护档案安全。2.7指标目标2.7.1指标价值（1）档案管理成熟度判定的标准。（2）档案工作对标管理的依据。（3）档案工作争先创优的条件。（4）档案工作管理提升的方向。2.7.2核心指标序号指标指标含义1年度档案归档率﹥90%（实际档案归档/年度制定的归档目标）×100%2档案完整率﹥95%（实际归档文件材料/应归档文件材料）×100%3鉴定准确率﹥95%（鉴定正确的档案/归档的档案）×100%4档案人员培训率：100%（接受档案培训人员/实际档案人员）×100%5档案信息备案率：100%（实际备案信息/应备案信息）×100%6档案数字化率﹥70%（数字档案总量/纸质档案总量）×100%7数字档案系统使用率﹥90%（实际使用档案系统单位数量/驻外机构总数）×100%8档案工作监督检查率﹥90%(实际监督检查单位/年度计划监督检查单位)×100%2.7.3目标原则（1）以管理实际为依据，实现目标制定。（2）以过程控制为核心，实现管理提升。（3）以目标成果为导向，实现管理评价。2.7.4年度目标（1）区域中心：按照国家档案局要求，将档案中心建设成为企业境外档案管理示范中心。（2）驻外机构：建立境外档案标准，推动各专业档案语言版本、模板格式的国际化与标准化，进而推动档案过程管理程序化、管理属地化，实现中国档案标准的落地实施。（3）项目部：干一流工程，创一流档案，形成完整、准确、系统的档案，服务于生产经营中心工作。2.7.5目标管理流程基本流程示例图参见附表2.7.5。2.7.5.1主责机构（1）办公室/海外事业部。（2）档案中心。2.7.5.2相关机构（1）驻外机构/项目部。（2）区域中心发展部/相关部门。2.7.5.3启动时间全年。2.7.5.4管理程序（1）总体规划：办公室/海外事业部制定的有关境外档案管理的制度、方案、要点以及相关要求，由档案中心贯彻落实的各项规划、计划和目标。（2）年度目标：档案中心根据公司要求，结合区域管理实际和特点，制定的年度工作目标，并以此开展的各项管理工作。（3）驻外机构：驻外机构/项目是各项工作目标的制定者和参与者，可根据自身管理需求和实际，提出建议和意见，由档案中心汇总形成最终年度目标。（4）运行考核：区域中心发展部可根据已制定的工作目标，进行年度目标情况考核，提出建议和意见。（5）信息报送：档案中心根据完成情况，形成管理报告或总结报送办公室/海外事业部。2.8成果报送管理2.8.1报送原则（1）依规依制依职报送。（2）内容真实准确系统。（3）及时有效快速反应。2.8.2报送内容（1）总结。（2）报告。（3）数据表。（4）声像。（5）图片。（6）编研成果。（7）典型案例。2.8.3管理程序基本程序示例图，参见附表2.8.3。（1）信息收集：档案中心负责根据办公室、海外事业部要求报送的各类管理报告、管理成果、管理总结等内容进行收集，驻外机构/项目提供相关信息材料。（2）成果编辑：对收集的成果信息进行编辑汇总后报送上级单位。（3）审阅和审定：办公室、海外事业部对报送的成果信息进行审阅和审定，对不符合要求的成果，可退回档案中心修改后重新送审，审阅和审定通过的成果，由海外事业部进行反馈。（4）成果发布：档案中心对管理成果进行发布，开展有针对性的改进和提升。（5）贯彻落实：驻外机构/项目部对发布的管理成果进行宣贯落实。第三章管理制度及措施3.1概述管理制度及措施是档案管理组织开展工作的基本要求，档案中心、驻外机构及项目部应根据“双重遵从”“双向包容”理念、国家地区的差异性和业务范围，结合公司、区域中心及属地化情况制定符合该地区档案工作实际，统一规范的管理制度体系，包括档案工作规章、管理制度与业务操作细则。3.2主要风险主要活动风险管理制度及措施的制定未按规定涵盖档案工作业务范围的档案管理制度，导致制度不全、管理不到位。管理制度及措施的执行未按规定进行档案管理制度宣贯、执行，造成档案管理执行理解不透彻、流程不清楚、执行不到位，影响档案制度发挥效力。管理制度及措施的监督未执行或有效执行监督、指导和检查工作，导致制度执行效力不够。管理制度及措施的修订各项管理制度应进行适应性调整和修订，未及时修订导致制度无法满足工作需要。制定有效的管理措施未制定或管理措施不得当，可能造成档案管理提升效果不明显或档案管理制度不能发挥应有作用。3.3制度编制3.3.1档案中心（1）在遵守所在国家档案法律法规的前提下，根据我国档案法律法规和公司的档案规章制度（参见附表3.3.1（1）），结合境外具体实际，制定满足驻外机构及项目需要的档案管理制度。（2）针对档案形成、积累、管理、归属、流向、使用等事项，具体制定《档案中心建设实施方案》《档案中心管理办法》《铁路建设项目竣工文件编制管理办法》《兼职档案人员管理办法》等档案管理制度（参见附表3.3.1（2））。（3）按照集团要求，开展宣贯落实公司《建设项目档案管理办法》《电子文件归档与电子档案管理办法》《电子档案管理系统运行管理办法》《档案数字化加工规范》等管理制度。（4）结合工作实际，推动开展档案工作计划、要点、方案等有效管理措施。3.3.2驻外机构3.3.2.1制定《文件材料归档范围和档案保管期限表》，并报上级单位审批，在资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订完善。《管理类档案归档范围和档案保管期限表》，主要框架包括归档部门、归档文件和保管期限，其中归档文件内容如下：（1）规划制度。（2）会议文件。（3）管理工作文件。（4）承办事项文件。（5）上级制定文件。（6）下级报送文件。（7）声像文件材料。（8）评优评先文件（9）其他材料。《项目档案归档范围和档案保管期限表》，主要框架包括责任单位、归档部门、归档文件和保管期限，其中归档文件内容如下：（1）前期准备文件。（2）标段综合文件（含验收文件）。（3）单位工程综合文件。（4）技术综合文件。（5）评定验收文件。（6）测量实验文件。（7）竣工图。（8）物资设备文件。（9）合约管理文件。（10）变更类文件。（11）科研文件。（12）管理性文件。（13）声像材料。（14）科研创新及荣誉类文件。（15）其他材料。《声像档案归档范围和档案保管期限表》，主要框架包括归档文件和保管期限，其中归档文件内容如下：（1）重要职能活动和重要成果类。（2）生产、科研及重大事件类。（3）新闻媒体、发展进度类。（4）企业文化建设类。（5）重要奖项。（6）其他。《会计档案归档范围和档案保管期限表》，主要框架包括归档文件和保管期限，其中归档文件内容如下：（1）会计凭证。（2）会计账簿。（3）会计报告。（4）其他会计资料。《实物档案归档范围和档案保管期限表》，主要框架包括归档文件和保管期限，其中归档文件内容如下：（1）资质证照。（2）荣誉实物。（3）专利证书、著作权证书、所有权证书。（4）纪念品类。（5）工程建设中挖掘的文物、奇石、钱币、木器等实物。（6）企业或者著名领导、名人使用的具有保存价值的设施设备。（7）其他有保存价值的实物。人事档案以及其他类型档案，请结合国家、公司管理要求制定。3.3.2.2制定《档案应急预案》，并纳入境外安全应急管理体系，定期演练，做好档案安全风险预判。当档案安全受到威胁时，及时向档案中心报告。《档案应急预案》基本内容包括：（1）总则。（2）组织机构及职责。（3）预防和预警机制。（4）处置区域。（5）应急响应。（6）奖励与责任追究。（7）附则。3.3.2.3其他有关管理制度、业务规范和管理措施，可执行上级单位管理制度，也可自行制定。3.3.3项目经理部（1）制定《文件材料归档范围和档案保管期限表》，基本内容参见3.3.2.1，并报上级单位审批，在资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订完善。（2）制定《档案应急预案》，基本内容参见3.3.2.2，并纳入项目应急管理体系并定期演练，做好档案安全风险预判。档案安全受到威胁时，及时向驻外机构报告。（3）其他有关档案报送流程、管理职责、档案整理、档案移交等方面管理制度及措施，可执行建设单位或上级单位管理制度，也可自行制定。3.4报送流程3.4.1主责机构（1）办公室/海外事业部。（2）公司档案中心。3.4.2相关机构（1）驻外机构。（2）项目部。3.4.3启动时间适时启动。3.4.4管理程序基本程序示例，参见附表3.4.4。3.4.4.1制度起草（1）根据业务范围、国家地区的差异性。（2）结合公司及属地化管理情况制定。（3）符合档案管理实际、统一规范。3.4.4.2征求意见30管理制度及措施（1）驻外机构/项目部是各项工作目标的制定者和参与者。（2）根据自身管理需求和工作实际，提出建议和意见。3.4.4.3编辑报送（1）对收集的建议和意见进行汇总分析。（2）结合实际进行调整和优化。（3）编辑后向上级单位进行报送。3.4.4.4审阅（1）海外事业部对制度内容进行审核。（2）不符合要求的制度，可退回档案中心修改后重新送审。（3）审核通过的文件，发送至办公室进行批示。3.4.4.5批示（1）办公室进行最终批示回复。（2）经审核不符合要求的制度，退给档案中心。（3）档案中心修改后重新送审，审核通过的制度，发至海外事业部。（4）由海外事业部反馈给档案中心。3.4.4.6调整（1）修改、调整。（2）编号文整。（3）签发。（4）用印发布。3.4.4.7贯彻落实（1）及时开展培训或宣讲，解读到位。（2）相关人员加强学习，认真执行。（3）档案人员落实责任，提升管理。（4）相关领导加强监督，落实责任。3.5制度修订3.5.1定期或不定期收集制度修订意见。3.5.2对条款进行适应性和适用性评估。3.5.3制定修订计划。3.5.4组织相关人员修订。3.6报备管理报备管理是加强项目档案管理的重要措施，是实现管理标准化、流程化、规范化的重要步骤，是保证档案完整、准确、系统的手段，可以逐级督促各参建单位重视档案工作，做到各阶段管理同步进行，督促重视档案工作和监督、指导。3.6.1报备流程按照资产隶属关系逐级报备，报备流程参见附图。3.6.2报备内容（1）档案制度。（2）档案人员。（3）档案分类。（4）各类档案目录。（5）资源数量。（6）存放保管。（7）安全情况。（8）信息化情况。（9）项目档案管理情况（参见附表3.6.2）。（10）其他档案管理文件。3.6.3形式及时间驻外机构每年上半年以电子版形式报档案中心进行报备，可通过交建通或邮箱形式报备。在实施过程中发生组织、人员或管理重大变化的，应及时补报。3.7督查管理3.7.1督查原则（1）区域中心受办公室委托开展。（2）以有利于统一领导、有利于维护合法权益和有利于提升档案管理为指导。（3）坚持依法建档、依法治档、依法管档。（4）落实国家档案局等上级单位工作方针。（5）全面从严管理境外档案，发现问题，及时解决。（6）保证境外档案完整、准确、有效、系统和安全。3.7.2督查机构（1）区域中心对督查工作负主体责任，成立督查组。（2）负责督查工作的具体实施，具体职责参见2.4.2。3.7.3督查程序督查程序参见附表3.7.3。（1）自查。（2）督查。（3）反馈。（4）整改。（5）报送。3.7.4督查内容基本内容包括组织体系、制度体系、档案资源、档案人才、档案信息化和设施设备。具体内容参见附件3.7.4。3.7.5奖罚（1）对于档案管理效果成绩突出的，可荣获“档案工作督查优秀驻外机构或项目”称号。（2）驻外机构或项目应对档案工作团队或个人给予奖励。（3）对于档案管理效果较差的，应由驻外机构或项目对档案工作团队或个人给予相应处罚。3.8策划管理3.8.1管理目标通过档案管理策划，实现档案完整、准确和规范的目标。3.8.2表现形式（1）档案中心以规划、方案为主。（2）驻外机构以计划、要点为主。（3）工程项目以策划书、报告或计划表为主。3.8.3策划主要内容包括但不限于以下内容（1）归档部门。（2）归档范围。（3）归档份数。（4）归档时间。（5）归档质量。（6）费用控制。（7）记录表格。（8）人员培训。（9）检查管理。（10）职责管理。（11）管理流程。（12）组织架构。（13）管理制度。（14）管理目标。（15）进度安排。3.8.4费用控制（1）根据各方合同或章程中规定执行为主。（2）将档案业务工作所需经费列入驻外机构及项目管理总概算或年度预算中。（3）基本费用包括：档案库房、档案装具、档案复制和装订、设施设备、档案信息化、档案培训和档案人员等。3.8.5归档份数（1）可根据各方合同中约定，同时综合考虑业主、监理、设计等单位等归档机构数量，准确把握相关要求，最终确定归档份数。（2）重点做好档案原件份数控制，特别是开工、交竣工、单位工程评定、工程质量评定、变更材料等重要材料适当增加原件份数。（3）及时将原件份数、归档份数，与形成人员沟通，保证归档要求。（4）应向投资主体和母公司档案部门移交原件归档。3.8.6记录表格（1）记录表格根据所在国、建设单位和母公司要求确定填报表格。（2）档案工作记录表格通常有：卷内目录、内部文件发送登记表、收图登记表、发图登记表、收文登记表、会议签到表、项目资料借阅登记表等（参见附表3.8.6）。3.8.7制定与审查（1）档案管理部门或归口管理部门制定。（2）档案分管领导或项目经理审查。3.9保密管理3.9.1保密原则（1）谁主管，谁负责。（2）分级划控，分类管理。（3）涉密利用，严格审批。（4）降密解密，依规执行。3.9.2涉密分类3.9.2.1国家秘密（1）绝密。（2）机密。（3）秘密。3.9.2.2商业秘密（1）核心性商秘。（2）重要性商密。（3）一般性商密。3.9.3涉密档案保管（1）涉密档案一般单独存放。（2）设施设备“三铁一器”。（3）明确第一责任人，定期清查、核对。（4）人防、物防、技防三位一体。（5）节假日期间库房应封闭处理。3.9.4涉密档案利用（1）原则上只限文件形成或承办部门查阅，其它部门查阅应办理审批流程和利用手续。（2）通常限于在阅档室查阅，不得擅自带出。（3）如因工作需要，摘抄绝密的文件，须经档案形成或承办部门主管领导批准。（4）借阅者需填写利用登记表。（5）利用者，不可丢失、抽取、涂改、转借他人。（6）未经允许，不得复印文件材料。（7）未经允许，不得擅自讨论涉密内容。3.9.5管理人员保密要求（1）严格遵守《保密法》和上级颁发的保密守则，自觉维护国家以及企业利益。（2）增强保密观念，严守内部机密，做到不该知道的事不打听，不该说的机密绝对不说，不该看的文件坚决不看。（3）对接收入库的保密文件要妥善保管，做好涉密文件分类管理工作。（4）正确处理提供利用与保密的关系，档案提供利用时，要严格按照项目文件借阅管理制度履行手续，不得违反规定随意提供利用。（5）电子文件在网上的提供利用、传递与保存，要采取相应的保(密)护措施，防止失密、泄密、计算机病毒侵害等。（6）发现保密文件失密、损坏和丢失时，应当向单位的主管领导及上级机关报告，对责任者按《保密法》的规定，视情节给予相应的处罚。（7）在涉密档案遭受意外威胁时，档案管理人员应行使保护职责，确保档案的安全。第四章档案资源管理及控制4.1概述档案资源管理是档案管理工作的核心，是档案工作得以生存之本。驻外机构及项目应有针对性、有计划地开展档案归集、整理、验收、移交、保管、利用、处置等工作，开展典型案例开发，逐步实现档案管理规范化，提高档案全方位管理水平。4.2管理风险主要活动风险文件材料、竣工资料归档归档不及时、不完整，造成档案不完整，影响档案质量和利用文件材料整理档案整理不规范，导致信息不全、不真实、不准确，影响档案管理质量和利用效果档案保管档案室条件不符合相关规定，温湿度得不到控制，有关防火防漏措施不到位，不符合“八防”要求，造成档案损毁档案借阅档案借阅不履行相关手续，或档案管理员催还监督不到位，造成档案丢失重要档案管理不进行分区分类保管，不进行全文数字化和定期备份，增加重要档案保管风险4.3分类及编号4.3.1分类原则（1）内容性质为主，机构来源为辅。（2）类目涵盖，类系覆盖。（3）层次分明，保持稳定。（4）条理清晰，兼顾实用。4.3.2档案类别（1）管理类档案。（2）合同档案。（3）产品档案。（4）科学技术研究档案。（5）建设项目档案。（6）信息化建设项目档案。（7）设备仪器档案。（8）会计档案。（9）职工档案。（10）金融业务档案。（10）声像档案。（11）实物档案。（12）其他类档案。4.3.3分类要求（1）驻外机构及项目应制定《档案分类方案》，固定分类，制定方式原则和方法，参见《公司档案分类方案》。（2）赋予档案以固定档号，方便管理和利用。4.3.4档号编制规则4.3.4.1管理类档案号组成内容（1）全宗号。（2）类目代码。（3）年度号。（4）保管期限代号。（5）部门编号。（6）件号。参考示例：档案号=全宗号+类目代码+年度号+保管期限代号+部门编号+件号。4.3.4.2建设项目档案号组成内容（1）全宗号。（2）类目代码。（3）项目代号。（4）案卷号。参考示例：档案号=全宗号+类目代码+项目代号+案卷号。4.3.4.3声像档案号组成内容（1）全宗号。（2）类目代码。（3）年度号。（4）件号。参照示例：档案号=全宗号+类目代码+年度号+件号。4.3.4.4其他类别档案分类代码表（参见附表4.3.3.4），结合公司和上级单位实际要求确定。4.4文件积累4.4.1积累要求（1）文件承办人员，按规定进行规范积累。（2）建立规范的登记记录。（3）制发规范的积累工具。（4）建立离岗交接规定。（5）档案部门给予指导和培训。（6）制定积累标准，纳入绩效考核。（7）以部门为单位进行汇总移交。（8）使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。4.4.2积累内容（1）管理制度。（2）会议文件。（3）管理措施。（4）专题活动。（5）其他文件。4.4.3积累流程（1）以年度为单位进行积累。（2）按照积累内容存入积累工具中。（3）按年度对不归档的文件进行清理。（4）年度归档或项目结束，向所在部门兼职档案人员归档。（5）兼职档案人员汇总后，将《档案交接登记表》（参见附表4.4.3）随同已整理的文件向档案部门移交。4.5档案收集4.5.1文件来源（1）本机构形成的文件。（2）本机构合作机构、外购设备等接收的文件。（3）本机构所属单位、参股企业、合作项目应向本机构提交的文件。（4）执行、办理的外来文件。4.5.2收集门类（1）管理类文书档案。（2）科技档案。（3）声像档案。（4）其它各种门类及载体档案。4.5.3其他要求（1）凡企业在各项活动中直接形成的，具有保存价值应归档的文字、图表、声像等不同形式的原始记录均由处理部门或形成部门/单位按照有关规定和标准进行收集和整理。（2）在档案人员的指导下，进行整理、立卷、归档，并定期向档案部门移交，保证档案齐全、完整、准确。（3）驻外机构应及时制定年度档案工作计划及应归档各类档案目录，提出相关要求。4.6立卷与整理4.6.1立卷原则（1）有机联系。（2）区分价值。（3）密级相同。（4）便于保管和利用。4.6.2立卷要求（1）有利于保管和利用。（2）数量适度。（3）保存价值和密级保持一致。（4）符合形成规律。（5）内容完整、齐全。4.6.3立卷方法（1）按问题立卷。（2）按机构立卷。（3）按时间立卷。（4）按名称立卷。（5）按结构立卷。（6）按专业立卷。（7）按工序立卷。（8）按阶段立卷。4.6.4立卷排序（1）上级在前，本级在后。（2）复文在前，来文在后。（3）原件在前，复件在后。（4）正文在前，附件在后。（5）正文在前，定稿在后。（6）结论在前，佐证在后。（7）中文在前，译文在后。（8）目录在前，材料在后。（9）文字在前，图样在后。4.6.5注意事项（1）重要文件如法律、法规等，须保留历次修改稿。（2）跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、统计表等，统一在办结年度归档。（3）跨年度形成的会议文件归入闭幕年。（4）手工整理后的档案及时进行目录和电子文件挂接，建立文书、专业及多媒体档案的多种数据库。4.6.6整理编目4.6.6.1编写卷内目录卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。（1）序号：以一份文件或反映一个问题的文件材料为单位，从1起依次标注。（2）文件编号：文件的文号或图号。（3）责任者：文件材料的编制单位或主要责任者，责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人，责任者过多时可适当省略，当文件未注明责任者，应加以考证并外加“[]”后填写。（4）文件题名：文件全称，文件没有题名的，根据文件内容拟写题名，外加“[]”号。（5）日期:文件材料形成的日期，用阿拉伯数字表示，如：20200518。当文件未注明责任者，应加以考证并外加“[]”后填写。（6）页数/页号:以件为装订单位的，填写每件文件的总页数；以卷为装订单位的，填写卷内文件的页号。（7）备注：本卷需要说明的内容或问题。4.6.6.2编制卷内备考表标明案卷内文件材料的总件数、总页数，以及在组卷和案卷使用过程中需说明的问题，卷内备考表排列在卷内文件之后。（1）说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。（2）立卷人：责任立卷人签名。（3）立卷日期：完成立卷的时间。（4）检查人：案卷质量审核者签名。（5）检查日期：案卷检查时间。（6）互见号：同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。4.6.6.3编制案卷封面（1）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。（2）立卷单位：组卷单位名称。（3）起止日期：卷内文件形成的最早时间到最晚时间。（4）保管期限：卷内文件划定的最高保管期限。（5）密级：卷内文件的最高密级。（6）档号：按照《公司档案分类方案》执行。4.6.6.4装盒将归档文件按档号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊背。不同项目的归档文件不能装入同一个档案盒。（1）档案盒格式。档案盒封面应标明单位名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm等。（2）档案盒脊背应标明保管期限、档号、案卷题名、项目编号。（3）档案盒应采用无酸纸制作。4.6.7整理流程4.6.7.1主责机构：项目部/部门4.6.7.2相关机构：驻外机构4.6.7.3启动时间：全年4.6.7.4管理程序（1）文件收集：项目部制定《归档范围和保管期限表》，设立档案管理组织，采取管理策划、过程控制等措施，执行“三纳入”“四参加”“五同步”对项目文件材料进行及时收集。（2）档案整理：项目档案整理应经过分类、鉴定、组卷、编目、装订等一系列管理过程，管理过程标准参见《建设项目档案管理规范》。（3）指导检查：整理后的项目档案应经过监理单位、建设单位和驻外机构检查合格后进行装盒。（4）档案移交：移交内容按照驻外机构档案管理规定执行，经驻外机构审核并办理移交手续后进行纸质和电子档案移交。59档案资源管理及控制附表4.6.74.7档案归档4.7.1归档内容（1）归档范围（具体参见国家档案局及公司归档范围）。（2）归档时间。（3）归档质量。（4）归档份数。（5）归档责任。（6）归档流程。（7）归档核查。（8）归档手续。（9）归档目录。4.7.2归档时间（1）管理类档案一般应在办理完毕第二年一季度归档。（2）项目档案按阶段、单项归档。（3）资产与产权等重要档案随时归档。（4）设备类档案开箱验收后即时归档。（5）产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。（6）会计档案在年度终了后，由会计部门整理，保管一年后向档案部门归档。（7）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档。（8）声像、实物档案工作结束后即时归档。（9）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。（10）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。4.7.3归档要求（1）谁形成、谁负责、谁归档。（2）归档职责落实到岗位职责。（3）归档应为原件，因无原件的，将具有凭证作用的复印件归档并做说明。（4）纸质、电子及原数据、文字说明同步归档。（5）归档材料完整、准确、系统。（6）满足信息管理系统需要。（7）外文与译文同步归档，无译文的，译出题目和目录归档。（8）归档手续齐全，归档文件目录按不同保管期限分别装订成册。4.7.4主要措施（1）召开归档工作布置会。（2）以部门为单位，进行归档范围细化。（3）部门专项审核，提出补充建议。（4）参与内部考核，开展有效奖罚措施。4.7.5归档流程4.7.5.1主责机构/人员档案管理部门、专职/专人负责档案人员。4.7.5.2相关机构/人员部门/项目部领导、档案部门领导、兼职档案人员。4.7.5.3启动时间全年随时启动。4.7.5.4管理程序（1）凡企业在各项活动中直接形成的，具有保存价值应归档的文字、图表、声像等不同形式的原始记录均由处理部门或形成部门/单位按照有关规定和标准进行收集和整理。（2）制定年度档案归档计划或应归档目录，提出相关要求。（3）在档案人员的指导下，进行整理、立卷、归档。（4）对不符合要求的档案，归档部门应及时修改，使之符合要求，保证档案齐全、完整、准确。（5）档案移交要办理移交签证单，同时按归档要求，检查归档质量，完善归档手续。（6）档案接收后，要及时将档案信息进行系统登记并及时入库保管。4.8档案鉴定4.8.1鉴定目的（1）真伪鉴定。（2）归档价值鉴定。（3）留存销毁鉴定。4.8.2鉴定原则（1）整体价值观。（2）全面价值观。（3）历史价值观。（4）动态价值观。4.8.3鉴定标准（1）管理类档案，从档案的内容、来源、时间、名称等方面分析判定。（2）项目档案，从项目类型、管理阶段、技术因素、作者因素等方面分析判定。（3）其他类型档案（略）。4.8.4鉴定组织（1）档案真伪由档案形成部门进行鉴定。（2）档案价值鉴定由形成部门和档案部门共同鉴定。（3）留存销毁鉴定由依法成立的档案鉴定小组进行鉴定。4.8.5工作内容（1）指导、监督档案馆（室）的档案鉴定工作的正常进行。（2）讨论审查销毁清册和准备销毁档案内容的分析报告，如认为确有必要时，对有关档案应直接进行审查或抽查。（3）对档案的存毁做出决定，报请有关领导批准。（4）鉴定工作结束后提出鉴定工作报告。4.9利用服务4.9.1服务内容（1）纸质档案。（2）电子档案。（3）编研成果。（4）统计报表。（5）书籍资料。4.9.2服务方式（1）阅览。（2）出借。（3）复制。（4）数字档案馆发布。4.9.3服务途径（１）以档案原件提供利用。（２）以档案副本或复制件提供利用。（３）编写书面参考资料。（４）编辑出版档案文件汇编和著作。（５）制发档案证明。4.9.4检索工具（1）手工目录。（2）机读目录。（3）数字档案馆全文检索。4.9.5利用流程4.9.5.1主责机构档案管理部门。4.9.5.2相关机构（1）借阅人员。（2）相关部门。（3）档案部门领导。（4）分管领导。4.9.5.3启动时间随时启动。4.9.5.4管理程序基本程序，参见附图4.9.5.4。（1）档案利用人员可通过档案管理网站或现场借阅方式提出借阅需求，档案人员根据借阅内容进行档案信息查找或档案实体查找。（2）档案借阅时，要办理借阅手续，借阅手续可采用档案综合管理系统登记和档案借阅本登记两种方式。（3）对于财务、党委、行政等涉密文件或者不宜跨部门借阅等文件，需要办理档案查阅审批手续，审批手续完备后方可借阅。（4）经档案电子文件或档案实体调阅后，办理借阅手续后，档案借阅完成。（5）档案借出后，应按规定管理类档案15天，科技档案30天归还，不按期归还的，档案人员进行催还，催还后文件按时入库保管。4.9.6服务要求（1）登记手续齐全（参见附表4.9.6-1、4.9.6-2）。（2）以电子档案服务为主，纸质档案为辅。（3）提高检索效率，方便快捷。（4）利用过程中，保证档案安全。（5）控制利用时间，督促催还。4.10档案统计4.10.1统计内容建立平时档案工作统计台账。（1）机构数。（2）专职人员。（3）兼职人员。（4）培训教育。（5）室存情况。（6）利用情况。（7）设施设备。（8）数字档案室。（9）档案室基本情况表（参见附表4.10.1）。4.10.2报送时间档案基本情况表，以具体通知为准，通常为每年上半年。4.10.3统计要求（1）及时、真实、准确、完整。（2）不得迟报、漏报、瞒报、虚报、拒报。（3）对统计的档案秘密信息予以保密。（4）按要求按时进行档案统计，按时上报。4.11重要档案管理4.11.1重要档案分类对涉及企业资产与产权、商业秘密、债权债务等内容的文件材料应列为重要档案。4.11.2重要档案内容驻外机构可根据重要档案范围（参见附表4.11.2），结合工作实际自行修订。4.11.3重要档案管理（1）建立机读目录，重要档案应进行全文数字化，并定期做好备份。（2）保管过程中指定专人负责，单独排列保存，并加以特殊标识。（3）有条件的单位，可设立分室单独保管。4.12设备仪器档案管理4.12.1归档范围包括购置、开箱、调试、维修等工作中形成的文件材料，参见《设备仪器文件材料归档范围和档案保管期限表》（参见附表4.12.1）。4.12.2归档时间（1）随机文件材料在开箱验收完成后2月内完成归档。（2）安装调试工作中形成的文件材料，在设备仪器正常运行3个月内完成归档。（3）设备仪器运维工作中形成的文件材料，次年6月底之前完成归档。4.12.3质量要求（1）设备仪器随机文件材料和开箱验收文件,须经档案管理人员确认并签字。（2）归档文件材料应真实、完整、准确、系统、有效。（3）归档文件制成材料应有利于长久保存，图文字迹清晰、完整，符合耐久性要求。不得使用塑料封皮、文件夹或塑料制品装订。（4）归档文件材料应为原件，因故无原件的应注明原因，并将复制件归档。（5）归档文件材料一式一份。4.12.4归档手续设备仪器文件材料归档应办理归档手续。兼职档案人员应按要求填写案卷移交清单（参见附表4.12.4），由设备仪器管理部门负责人审核签字后，向档案管理部门移交。4.13会计档案管理4.13.1归档范围会计凭证原始凭证记账凭证会计账簿总账明细账日记账固定资产卡片其他辅助性账簿财务会计报告月度季度半年度年度财务会计报告其他会计资料银行存款余额调节表银行对账单纳税申报表会计档案移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料4.13.2电子会计档案归档条件（1）由计算机等电子设备形成和传输，来源真实有效。（2）会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。（3）电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。（4）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改。（5）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。4.13.3归档时间（1）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务管理部门保管一年，期满后向档案管理部门移交或会计档案室自行保管。（2）因工作需要确需推迟移交的，经本单位档案管理部门领导同意后可推迟移交，但临时保管时间不得超过3年。4.13.4归档要求（1）每年形成的会计档案应由财务管理部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案移交清册（参见附表4.13.4）。（2）纸质会计档案移交时应保持原卷的封装。（3）电子会计档案移交时应将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应符合国家档案管理的有关规定。（4）特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并移交。（5）档案管理部门接收电子会计档案时,应对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。4.13.5利用（1）会计档案原则上不能借出。（2）财务人员借阅会计档案，可直接借阅。非财务人员，确因工作需要利用会计档案的，需经财务部门负责人批准后，由财务管理部门指定专人陪同查阅或复制，不能将原始会计档案直接交给查阅人员。（3）档案管理部门应做好查借阅登记。（4）会计档案借阅人在进行会计档案查阅、复制、借出时要严格履行登记手续。（5）借阅人对借阅的会计档案应妥善保管，严禁篡改和损坏，确保会计档案的安全完整。4.14重大活动档案管理4.14.1重大活动分类（1）我国及所在国的国家领导、省部级以上领导重要视察、会议、会谈、交流等活动。（2）公司的重要领导调研活动。（3）重大工程项目的开竣工典礼及重要的纪念、庆典活动。（4）年度工作会议、重要专项会议、重大新闻发布会等。（5）应对严重自然灾害、灾难事故、重大抢险救灾等突发事件处置及大型防恐、维稳、应急演练等活动。（6）举办或参与的具有重大影响的政治、经济、文化活动或公益性活动。（7）其他具有重要影响的事件或活动。4.14.2归档范围（1）重大活动的请示、批复、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、会议（会谈）材料、简报、总结、宣传报道等重要材料及相应的电子文件。（2）重大活动中形成的声像档案。（3）重大活动中获得的荣誉奖项，包括获奖证书、奖状、奖杯、锦旗等。（4）重大活动中获赠的纪念品、礼品、纪念册等。（5）重大活动中形成的其他具有保存价值材料。4.14.3归档时间在重大活动结束之日起2个月内，向档案管理部门归档。4.14.4质量要求（1）内容：完整、准确、系统，反映全过程。（2）载体：纸质文件材料须为原件，一般一式一份（套），电子文件同步归档。（3）格式：使用通用格式，并附文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等信息。（5）手续：档案管理部门负责核查，并办理交接手续。4.14.5整理与保管（1）遵循“谁形成、谁整理”的原则，由重大活动组织部门负责文件材料的整理和密级划分，重大活动档案的保管期限为永久。（2）档案部门在保管过程中应建立重大活动档案目录（参见附表4.14.5）。4.15科研档案管理4.15.1归档范围在论证立项、研究实施、过程管理、结题验收、成果管理和成果转化等全过程中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料均应归档。具体按《科研档案的归档范围和档案保管期限表》（参见附表4.15.1）执行。附表4.15.1科研档案的归档范围和档案保管期限表序号基本范围保管期限1研究准备阶段1.1申报项目的报告、批复、通知30年1.2科研规划、调研报告、可行性研究报告、技术咨询与课题论证材料30年1.3课题说明书、科研课题、经费申请报告及批件30年1.4任务书、协议书，会议记录及重要来往文函、合同永久1.5科研课题研究计划、上级批示及有关课题的国内外动态、课题计划调整或课题撤销文件30年1.6实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术规程永久2研究试验与开发阶段2.1试验任务书、试验大纲永久2.2实验、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告永久2.3试制综合分析报告及总结永久2.4计算文件永久2.5计算机软件（附带软件运行环境说明）永久2.6检验文件永久2.7设计文件、图样、技术说明、配方永久2.8工艺文件永久3总结鉴定验收阶段3.1课题完成最终（或中断）总结永久3.2课题阶段工作总结30年3.3鉴定大纲永久3.4技术经济分析报告30年3.5标准化审查报告永久3.6鉴定证书、科学技术成果鉴定证书永久3.7鉴定会议记录（参加人员名单）、鉴定验收结论、函审原件永久4成果申报阶段4.1科技成果申报表、登记表及附件永久4.2科技成果奖励申报及评审材料永久4.3获奖证书及批件永久4.4专利申请、受理证书等材料永久4.5著作权申请、受理证书等材料永久5推广应用阶段5.1推广应用方案、专利申请书、批准证书（原件、影印件）、技术转让合同、协议书永久5.2论文、成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、过户定型的鉴定材料30年5.3国内外同行业评价及用户反馈意见、成果宣传报送文件、专业会议文件10年5.4成果标本、样品目录30年5.5出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论文、专30年档案资源管理及控制86题报告，国外考察报告和对外技术交流材料等5.6针对成果的推广应用进行的软件开发形成的文件30年4.15.2归档时间（1）科研项目形成文件材料在项目验收后一个月内完成归档。（2）获奖的文件材料在获奖后一个月内完成归档；对有明确归档时间要求的，按规定时间完成归档。（3）获得的专利文件材料可随时归档，但不得晚于次年6月底。（4）分阶段验收的项目应按实际完成情况分阶段进行归档。（5）中止的科研项目，应在终止一个月内，完成文件材料的整理和归档。4.15.3质量要求（1）科研项目文件归档材料应真实、完整、准确、系统、有效。（2）归档文件制成材料应有利于长久保存，图文字迹清晰、完整，符合耐久性要求。不得使用塑料封皮、文件夹或塑料制品装订。（3）归档文件材料应为原件，因故无原件的应注明原因，并将复制件归档。（4）科研项目文件材料归档一般一式一份，重要的、使用频繁的可根据需要适当增加副本。4.15.4整理立卷4.15.4.1立卷方法（1）遵循“谁形成、谁立卷”的原则，由兼职档案员将所形成的全部文件材料进行立卷整理，划定保管期限、密级。（2）多部门分工协作项目，由科研项目管理部门集中归档。（3）应遵循科研文件材料的形成规律，按课题可行性研究、立项论证、方案、开题准备、研究试验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段组卷。（4）管理性科研文件材料按问题、时间或重要程度组卷。案卷内文件材料应文字在前，图样在后。（5）涉及声像及实物材料的，应按照相关要求进行整理，并标识互见号。4.15.4.2编目（1）应编写归档说明，并经过科研项目负责人审核。（2）归档说明主要说明该项目档案完整、准确、系统的状况，参加项目有关人员的分工，项目名称和代号，项目的科技水平或经济效益等。（3）卷内文件应标注页号，有书写内容的页面均应编页。单面文件页号标注在右下角，双面书写文件，正面标在右下角，背面标在左下角；印刷成册的文件，凡自成一卷的，已有页号并连续不中断的不必重新编写页号。4.15.4.3归档凡归档的科研文件材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用字迹不牢固的书写工具。4.15.4.4装订通常以卷或件为单位装订。（1）归档文件已破损的，应对归档文件进行技术修复，模糊或不耐久性字迹的，应予复制。（2）归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。（3）对于幅面过大的文件，应在不影响其使用效果的前提下按A4规格叠成手风琴式；底图不应折叠，应平放或以卷筒的形式存放。（4）装订采用三孔一线的，结头系在背面，装订位置在文件左侧中部，装订长度为160mm，装订线距左端12mm，凡可能出现压字现象的，应在装订部位加贴边条。以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章。4.15.4.5保管期限科研档案保管期限划分为永久和定期,定期一般分为30年、10年。卷内文件保管期限不一致时，以最长的保管期限为准。4.15.4归档手续（1）科研项目文件材料归档应办理归档手续。（2）兼职档案人员应按要求填写案卷移交清单，科研项目管理部门负责人审核签字后，向档案管理部门移交。4.15.5档案利用（1）涉密档案或影响他人劳动成果及有争议的，按保密管理相关规定，履行相应审批手续后方可借阅。（2）借阅本部门科研项目档案的，可直接办理借阅手续。（3）借阅其他部门科研项目档案的，需经本部门负责人、档案形成部门负责人审批。（4）外单位人员查阅科研档案需凭单位介绍信，经档案工作分管领导、档案形成业务部门负责人、档案管理部门负责人批准，方可现场查阅，不得借出。4.16知识产权档案管理4.16.1价值与作用（1）维护企业合法权益。（2）核心竞争力的组成部分。（3）知识产权的重要依据。（4）企业重要的知识资产。4.16.2档案特征（1）资产化。（2）地域性。（3）独有性。（4）时效性。4.16.3档案分类（1）专利（发明专利、实用发明专利、外观设计专利等）。（2）商标（注册商标、非注册商标、使用商标、备用商标等）。（3）版权（工程设计、产品图纸、图形作品、出版作品、影像作品等）。（4）专属设计（建筑、设备、标识、外观等）。（5）地质勘察。（6）重要技术材料（重大施组、典型方案、工法等）。（7）商业秘密等。4.16.4归档范围序号过程分类内容1知识产权创造方案、技术构思、策划、课题立项、实验数据、查新文件2审批与登记申请文件、代理委托书等提交材料；通知、公告、证书等批复文件3知识产权使用转让、许可、质押、签订等文本、凭证文件资料4知识产权维权事务纠纷、诉讼、申述、鉴定、裁定以及法律事务处理中形成的各类文件材料5知识产权管理知识产权的规划发展、市场竞争、战略定位、宏观分析以及知识产权信息服务、人才培养、宣传等方面的文件资料4.16.5立卷、归档和利用档案资源管理及控制知识产权档案的立卷、归档和利用参见4.6、4.7、4.9。4.17典型案例开发4.17.1典型案例判定（1）重要的。（2）影响较大。（3）有代表性。（4）有创新性。（5）有显著经济和社会效益。（6）档案人员结合实际判定。4.17.2案例编写（1）案例概述：时间、主要思路和效果。（2）主要做法：档案利用或档案信息资源开发利用的背景、利用内容、设计方案、实施过程等（3）经济效益和社会效益及影响：成本节省和效益增长的数量、档案信息利用人数、参观人数，有关的外部评价等。（4）案例概述，通常在200字以内。（5）主要做法、经济效益和社会效益及影响，通常在2400字以内。（6）采用word文档，可配相关图片或其他形式的多媒体文件。4.17.3案例报送按照公司要求，经驻外机构评选后，统一由区域中心汇总后报送。4.18档案处置4.18.1处置情形撤销、重组、兼并、破产、出售、股份制改造、股份合作制和与外商合资、合作经营以及实行承包、租赁等。4.18.2基本原则（1）维护国家安全和国家利益，保守国家机密和企业商业秘密，防止档案散失。（2）区别情况，依法、合理处置