关于印发境外档案管理办法的通知

-1-关于印发《公司境外档案管理办法（试行）》的通知公司属各单位：现将《公司境外档案管理办法（试行）》印发给你们，请遵照执行，进一步规范境外档案工作。XXX公司2022年9月1日抄送公司办公室2022年9月1日印发境外档案管理办法第一章总则第一条为加强公司境外档案管理工作，有效保护公司的权益，满足境外资产监管需要，结合实际，制定本办法。第二条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式文件材料。它真实记录了境外单位经营管理活动的重要过程，对当前和今后工作都有着重要的凭证和参考作用。第三条境外档案工作是境外单位的基础工作，为确保档案的完整与安全，投资主体应在档案管理办法、合同及协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。第四条主管单位的档案部门要加强对境外档案工作的领导、将其纳入境外单位发展的总体规划，定期监督、检查和指导，主管单位组织验收境外项目时，应当进行档案验收，逐步建立和完善境外档案工作管理体系。第五条为适应档案现代化管理的需要，各境外单位要配备必要的设施和设备，如档案柜、计算机、复印机、扫描仪、门禁系统、视频监控系统、自动灭火系统、温湿度控制系统等，确保档案数据的安全、完整。第二章境外档案管理机构和任务第六条境外档案工作应由本单位分管领导负责，会计档案工作由本单位财务总监负责，科技档案由本单位总工程师负责。人事档案由本单位分管人力资源工作的领导负责。第七条境外档案工作应当符合所在国家或地区的档案标准，无相关标准的参照中华人民共和国档案管理要求及《档案工作规定》等系列制度的要求进行。境外单位应明确档案工作的归口管理部门，集中统一管理境外单位所产生的文书、科技及其它各类档案，并负责制定统一的管理办法。第八条境外单位档案管理工作的主要任务（一）贯彻、执行党和国家及上级有关档案工作的方针、政策、法律、法规，制定档案工作的各项管理制度和发展规划，并组织实施。（二）制定档案管理工作年度计划，年终进行总结，有条件的单位可与经济责任制考核挂钩。（三）指导各部门及所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作。（四）负责档案收集、整理、保管、鉴定和统计等工作。（五）开展档案数字化和信息化工作，提高档案管理现代化水平。（六）对所属单位的档案管理工作进行监督、检查和指导。（七）结合实际需要编制多种有效的检索工具及开展档案材料的专题研究，积极开展档案的利用工作，为单位的经营管理工作服务。（八）会同有关部门对已超过保管期限的境外档案进行鉴定、销毁。（九）境外单位发生撤销、合并、重组等情况时，对撤销、合并、重组单位档案文件进行认真整理、鉴定、清理并办理交接手续，妥善保管。（十）对重组的境外单位，按合同要求处置档案，或由重组后新设的单位管理。（十一）境外单位的档案主管部门要参加重要的工程项目的竣工验收、仪器设备开箱的文件材料的验收工作。（十二）负责境外档案移交工作。（十三）有计划地组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作，对境外专（兼）职档案人员进行培训，采用多种形式的业务交流活动，以提高境外专（兼）职档案人员的业务、理论水平。第九条境外单位应将档案管理体系文件包括档案制度、档案人员、档案分类、各类档案目录、资源数量、存放保管、安全情况及信息化情况等报上级单位进行备案管理。第三章境外文件材料的形成与收集第十条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。第十一条境外单位文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案主管部门移交实行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。第十二条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区、中华人民共和国法律法规、中国交通建设股份有限公司档案管理及公司档案管理有关规定，结合境外业务实际制定，并报上级单位审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时报上级单位并修订完善。第十三条境外归档文件材料的整理方式，可根据实际和工作需要，由承办人或专（兼）职档案人员分国别整理归档。境外专（兼）职档案员，负责本单位所形成的文件材料的收集、整理及所属单位档案业务的指导、监督、检查；各境外单位应指定技术人员负责本单位项目实施过程中文件、技术资料的积累、收集和整理。第十四条境外档案人员在收集境外项目形成的文件资料时要确定归档部门。可行性研究、勘察设计、立项阶段（投标、报价、中标等文件资料）由境外单位或主办单位的相关业务部门负责归档；施工、竣工验收文件资料由项目部收集齐全完整，经上级单位验收后向上级单位档案部门移交归档；其它有关工程项目的文件资料由承办业务管理部门归档；索赔文件、有关简报及来往函件由各单位及承办业务管理部门归档。第十五条工程项目档案资料收集是对整个建设项目从立项、投标、报价到项目竣工验收全过程中形成的应归档文件资料的积累。应与建设项目进程同步，从项目申请立项即开始进行文件的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，应同时完成文件资料的归档和验收工作。第四章境外文件材料整理与归档第十六条境外单位形成的经营管理性文件应按上级单位档案管理要求整理；工程项目文件资料按档案管理要求，结合上级单位的有关规定按项目或专业分类，将应归档的文件资料按立项、施工、竣工、索赔等不同阶段进行整理。第十七条境外专（兼）职档案人员应按照《档案工作规定》等系列制度的有关规定做好平时文件材料的整理、立卷/件工作，按时归档。第十八条归档文件材料应当符合如下要求：（一）归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。（二）归档文件材料为原件；因故无原件的，将具有凭证作用的复制件或数字化副本归档并做出说明。（三）电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。（四）非纸质文件与其文字说明一并归档；外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档；没有中文译文的，译出标题和目录后归档。（五）归档文件材料一般一式一份；重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。第十九条境外归档文件目录、案卷目录在归档完成后一个月内报上级单位备案。第二十条境外业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。第五章境外文件材料归档范围第二十一条境外单位应明确本单位的文件材料归档范围，以便所属单位根据实际工作和需要制定其文件材料归档范围。（一）境外单位管理性文件归档范围：1.境外单位的成立和组织机构的设置、合并、撤消、机构名称的更改、工作职责、启用印章和维护权益等文件。2.境外单位人员编制、工资标准、人员变更名册、干部任免、职工奖励、死亡、抚恤等文件及聘请律师的合同等。3.有关领导对境外单位各项工作的重要讲话、指示、题词等。4.境外单位资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；境外单位资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；专利文件材料。5.境外单位在境外注册、获取的各种资格证书，企业准许在外经营的经营证照及失效证件原件或被收缴的复印件等经营权申报、审批等文件。6.境外单位关于重要问题的请示、报告、报表及其复函、批复，有关单位制发的需境外单位办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，境外单位与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料。7.境外单位自身制定的各项规章制度。8.境外单位的工作计划总结及重要会议纪要。9.境外单位的财产、物资、设备转让、移交、调拨、报废和档案交接等材料。10.市场前期跟踪项目、军民融合、高端访问等有关信息资料。11.上级主管机关和有关机关颁发的重要文件。（二）境外工程项目文件材料归档范围1.可行性研究阶段所产生的文件：（1）项目批复、立项、评审和后评价管理文件材料；（2）项目向当地政府报备、申请核准、报批等文件材料；（3）项目立项及投资审批、请示、可行性研究报告等文件材料；（4）环境预测，调查报告，环境影响报告书和批复等文件材料；（5）工程预算和批复等文件材料；2.招投标、报价阶段所产生的文件资料：（1）资格预审文件，资格预审申请文件；（2）招标书及补充文件；（3）投标人-本公司代表授权书；（4）投标须知；（5）一般条款和特殊条款；（6）附加条件说明；（7）单价分析表；（8）报价单；（9）工程勘察、测绘文件资料，设计图纸；（10）施工计划；（11）机械设备配置表；（12）施工组织及人员配置表；（13）投标保函；（14）反担保证书；（15）技术条款；（16）代理协议书；（17）内部编制标书及调研资料；（18）内部协议；（19）未中标项目的原因分析。3.投标及中标通知阶段产生的部分文件资料（1）招标通知；（2）中标通知；（3）其它有关文件。4.施工阶段产生的文件资料（1）承包合同或协议；（2）履约保函；（3）反担保证书；（4）开工令、开工报告；（5）施工组织设计及施工预算；（6）施工方案、技术交底、技术总结；（7）单位、分部工程验收及会议纪要；（8）检验批、质量检验评定、试验检测报告等文件资料；（9）测量交接记录及控制网复核记录；（10）图纸会审、重大的设计变更；（11）标后预算、经济活动分析等经营管理文件材料（12）应急预案、现场处置方案等安全管理性文件资料；（13）施工过程中的照片；（14）施工总结、技术总结；（15）单位、分部工程验收及会议纪要；（16）竣工项目概况：包括项目名称（含中外文名称），项目业主及施工单位（施工分包项目须同时注明总包单位和分包单位名称），项目中标概况（含中标时间），项目概况（含签约时间、项目经营方式、合同金额、资金来源、合同或预计工期、实际工期、项目主要工程内容等），合同变更情况（有则说明，无则省略），项目验收概况（含竣工初验及终验时间）；获奖情况（有则说明，无则省略）；其他（如索赔等）等八方面内容。（17）其他重要文件资料。5.竣工阶段产生的文件资料（1）竣工文件（包括竣工报告，竣工验收报告，竣工交接证明等）；（2）竣工决算；（3）竣工图纸；（4）竣工照片；（5）验收证明等。6.索赔过程中产生的文件资料或关于本工程索赔问题的专题报告。7.工程简报及项目建设过程中的往来文件、报批报建资料、业主指令、人员、材料、设备费用、来往的一些重要信函、考察报告、会议纪要等文件资料。8.援外项目应归档的还有两国政府经济合作定（副本），议定书、协议书等文件资料。9.项目经理部所制订的各种规章制度。（三）会计档案1.财务指标、年度财务计划和会计决算报表。2.总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。3.原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等。4.会计档案移交清册、保管清册及销毁清册。5.其他类。（四）境外单位在经营管理活动中形成的宣传广告画册、录音、录像、照片、电子光盘等具有保存价值的声像档案，及在重大活动中所获得的领导题词、奖杯、奖状等重要的纪念品等实物档案，要遵照主管单位关于声像档案和实物档案的有关规定归档。（五）境外单位有责任收集并保存有利用价值的资料，如所在国的政治、经济、市场信息情况和有关法律、保险、税金、代理、银行信贷利率、资金信贷等方面的文件。第二十二条境外单位涉及企业资产与产权、商业秘密、债权债务等内容的档案应当列为重要档案，范围包括：（一）境外单位设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的档案，境外单位董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益等过程中形成的档案。（二）境外单位资产和产权登记、评估与证明档案，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性档案，对外投资形成的档案；境外单位资本金核算、确认、划转、变更等过程形成的档案，企业融资过程形成的档案；专利管理档案。（三）在境外注册、获取的各种资格证书，企业准许在外经营的经营证照及失效证件原件或被收缴的复印件等经营权申报、审批形成的档案。（四）境外单位关于重要问题的请示、报告、报表及其复函、批复，由有关单位制发的需境外单位办理的文件材料组成的重要档案；行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等档案，境外单位与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等档案。（五）会计档案；（六）境外建设项目、设备仪器、科研开发、产品生产管理中产生的具有核心技术的档案。境外建设项目重要档案一般包括境外竣工项目概况、中标通知书、合同书及合同变更文件、开工令或开工报告、重要工程资料、初验或终验证书、项目评优、获奖文件及荣誉证书共七部分。其中，重要工程资料包括但不公司限于工程测绘、勘察、设计、施工图纸、资料，在项目建设过程中的往来文件、报批报建资料、业主指令以及人员、材料、设备费用等资料，因项目纠纷而发生索赔等所涉及的相关资料。（七）市场前期跟踪项目、军民融合、高端访问等有关信息资料。（八）其他具有重要保存价值的文件材料。（九）以上重要档案的纸质版及电子版。第六章境外文件材料归档时间第二十三条境外单位产生的经营管理性文件材料可按照档案管理有关规定在第二年上半年归档，也可根据境外单位的实际情况随办随归。第二十四条工程项目档案可分阶段或项目竣工半年内归档。有条件的境外单位可在签订重要合同或协议后立即报送副本，待正式移交档案时再交原件。第二十五条境外单位产生的重要档案应及时将原件带回或送回国内档案部门归档；如境外单位确需留存原件的，应将备份件报国内档案部门归档。第二十六条项目公司、项目部会计档案可随项目档案一起归档，其他境外单位会计档案可根据实际情况由上级单位确定归档时间。第二十七条声像档案可随各类档案一并归档。第二十八条项目过程中产生的实物档案可随项目一并归档，重大事件产生的实物档案要随时归档。第二十九条产生的电子档案及电子版目录要在第二年年初归档。第七章境外档案的保管和移交第三十条境外单位应按照所在国相关法律法规，结合项目业主要求和承建单位等实际情况，根据档案重要程度，分级分类管理境外档案，确保档案的完整、系统、安全及便捷高效利用。会计档案管理服从所在国、中华人民共和国会计档案、公司会计档案管理相关要求；将不同会计档案体系形成的会计档案分别保管。为有效降低实体档案管理分散问题，选取在基础条件较好的境外单位，按国别相对集中统一保管实体档案。第三十一条规模较大的境外单位，长期以上保管的档案和涉密档案应及时移交，由专（兼）职档案人员集中统一保管；非涉密的短期档案和业务资料可由相关承办部门保管。规模较小的境外单位，其档案可采用专（兼）职档案人员集中统一保管的方式。承办人应定期向本单位专（兼）职档案人员移交需要集中保管的档案，或及时移交办理完毕需归档的文件材料。第三十二条境外单位应配备必要的符合档案安全保管要求的设施设备保管档案；不具备档案安全保管条件的，应当按照投资管理隶属关系将档案存放于就近的安全场所；无法达到安全保管要求的，将重要档案运回国内，交由主管单位保管。上述条件都不具备的，移交国内主管单位保存数字化副本及其全部电子档案。第三十三条档案库房或设有档案柜的办公室应保持清洁卫生，严禁吸烟，坚持做好“八防”工作。第三十四条对所保管档案定期检查，为预防突发事件对档案安全的影响，要制定档案处理应急预案并定期演练，以备事故发生时能够采取有效保护措施。（一）设定档案避险场所，配备紧急转移档案所需的装具和临时保管档案所必需的设施设备等。（二）如发生战争、突发自然灾害等事件，严重危及境外档案安全且无法转移档案时，在确保人身安全的前提下对档案进行妥善处置，并及时将处置结果向主管单位报告。（三）在紧急转移档案时按照“先重要、后一般”的顺序。预警程序一旦启动，迅速对重要档案装箱，按照指定路线转移至指定的临时安置场所。（四）应急警报解除后，及时清点档案，并将档案损毁情况向主管单位报告。第三十五条境外档案应按主管单位有关档案移交规定进行交接。交接时，交接双方需认真履行交接手续。对所移交、接收的档案应进行检查、清点、核对并填写档案归档签证单,履行签字手续。运输、传输境外档案及其复制件应当加强安全和保密工作，确保档案完整、安全。第三十六条建立接收、移出总登记簿，及时、准确登记接收、移出档案。每年年末，对库存档案数量，利用情况进行统计和登记，按主管单位档案管理部门要求编制统计报表并按时报出。第三十七条专（兼）职档案人员应在离职或调动工作前办理好交接手续。第三十八条企业所有的和个人所有的对国家和企业具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管，严禁、赠送给外国人或者外国组织。境外档案的利用第三十九条境外专（兼）职档案人员要根据实际情况和工作需要制定档案利用程序，严格遵守，防止档案丢失。第四十条境外专（兼）职档案人员要对所管档案负保密职责，不得自行转借，不得遗失、污损。第四十一条境外单位要结合本单位特点制定借阅制度，严格遵守，档案借阅及归还时要严格检查，当面查清。第四十二条外单位借阅本单位档案时，须持单位介绍信，并经领导批准，仅限于本单位档案室内查阅，原件不允许借出。第四十三条归还档案时，对档案利用情况、所产生作用或有较大经济效益、社会效益的，需填写档案利用效果登记表。第四十四条加强档案检