第五部分 会议工作

第五部分会议工作

第一章理论指引会，即聚会，会合，议，即商讨，议论，会议是是一种围绕特定目的和议题开展的、具有一定组织形态的、以口头交流为主要方式的群体性社会交往活动。一、会议

㈠会议的定义㈡会议的要素

国外5W1HWhyWhenWhereHowWhoWhat国内会议组织会议名称会议时间会议地点会议成员会议议题㈢会议的功能积极作用1)交流信息，互通情报2)发扬民主，科学决策3)部署工作、协调行动4)总结评比，动员激励负面作用1)时间、精力、金钱的浪费2)信息的重复、浪费3)不正之风的滋长㈣会议的分类法定性性质划分法定性会议非法定性会议规模（参会人数）划分小型会议中型会议大型会议与会者来自或代表的地域划分国际性会议全国性会议区域性会议单位性会议性质和内容划分决策性会议纪念性会议动员性会议研讨性会议举办单位性质划分政府机构会议事业单位会议公司类会议采用的方式手段划分常规会议现场会招待性宴会观摩会座谈会茶话会电话会议广播会议电视会议网络会议二、会议管理主办者承办者协办者与组织和管理工作相关的机构：赞助者、支持者、东道主(一)定义：会议管理就是指会议组织者运用科学的决策、规划、组织、指挥和协调手段，以最优的服务、最低的成本和最高的效率，合理配置会议资源，实现会议目标的过程。(二)会议组织者：指发起、策划、主办、承办、协办会议活动的机构或个人。㈢会议管理机构1．按设置的时间来分，可分为常设性会议管理机构和临时性会议管理机构。2．接管理的职权来分，可分为领导机构和会务执行机构。㈣会议规则为实现会议的目标依法制定的，供主办者和全体会议成员共遵守的各项会议制度的总称。基本内容包括：1．制订的目的、依据。2．会议的名称、性质和宗旨等。3．会议的举行。4．会议的组织机构。5．会议的成员。6．议题和议程。7．发言。8．表决。9．会议文件。接待规格的种类一、对等接待，即陪同人员与客人职务、级别大体一样。来客属于什么级别，本单位也派什么级别的人员陪同，本单位较高层次的领导看望一下即可；在实际工作中，大部分接待都是对等接待。二、高规格接待，即陪同人员比客人职务要高，适用于比较重要的接待。如：第一，上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见；第二，兄弟单位领导到本单位商谈重要事项；第三，下级人员来访，有重要事项要办理。这些都需要本单位的主要领导人亲自出面进行接待。三、低规格接待，即陪同人员比客人职务要低的接待，主要适用于基层。如：第一，上级领导部门或主管部门领导来本地视察，搞调查研究；第二，老干部故地重游，这样的接待主要是安排好食宿、交通工具、陪同、引导人员；第三，老干部路过此地，需逗留短暂休息；第四，外地参观团。(3)接待日程安排(4)接待形式(5)接待经费开支3、准备接待材料（文字材料，如发言材料、欢迎词、祝酒词、答谢词、欢送词、参考材料、协议书、会议纪要、接待简报、视察纪要、汇报材料等）4、安排领导会见来客5、安排双方会议6、安排考察活动7、保卫保密工作8、购置纪念品9、新闻报道工作10、涉外接待要事先选定政治上可靠、业务上过硬的翻译和陪同人员。11、处理善后工作㈤会议管理的主要内容

会议效率管理会议保密管理突发性事件危机管理会议经费管理1、会议效率管理

（1）会议内容控制第一，开会前一定要明确会议的目的和任务，目的不明确、可开可不开的会议和可用电话、传真、计算机等现代通信手段联系解决问题的会议不必开。第二，条件不成熟、准备不充分的会议推迟开。第三，内容相关的几个会议合并开。第四，议题过多的会议分段开。第五，发言不允许脱离议题。（2）会议规模和范围控制第一，确定参加对象的范围和规模要合理，与会议目的和议题无关的、对会议议题以及相关情况不了解的、缺乏代表性的、不具备基本议事能力的人员，不列入参加范围。第二，能以局部性会议解决的问题，就不要召开全局性会议。第三，建立候会制度。（3）会议时间控制第一，会前要做好会期的测算，在确保会议效果的前提下，尽量做到长会短开。第二，准时开会，准时散会，制止任意迟到、早退的现象。第三，必要时对发言的人数和时间进行适当的限制。第四，一般性的会议交流，如已分发书面文件，就不必照本宣读。2、会议经费管理（1）会议成本的构成显性成本：在会议过程中实际支出并消耗的费用，可以在账面上反映出来。隐性成本：所有与会人员以及会务工作人员在参加会议这段时间内，在其本职岗位上本来可以创造的价值，以及因参加会议中断工作所造成的相关损失的价值。（2）会议活动经费支出预算：场地费、装饰费、设备费、人工费、交通食宿费、文具资料费、公关宣传费、观光娱乐费、其他费用。（3）会议活动经费支出预算的原则：科学合理、总量控制、确保重点、精打细算、留有余地。（4）会议活动经费的筹措：行政经费划拨、主办者分担、与会者承担、社会赞助、转让无形资产使用权、开发广告资源。3、会议保密管理（1）会议保密管理的内容会议文件保密会议器材保密会议人员保密会议传达和宣传保密会议时间保密场馆保密（2）会议保密管理的原则领导重视加强教育健全制度入场检查制度、文件签收制度、文件清退制度、人员注册制度、离会清场制度、器材专用专管制度、报道审查制度4、会议突发性事件和危机管理原则

高度重视加强领导科学预测积极防范快速反应准确判断坦诚公开及时沟通稳妥善后认真反思㈥会前检查、协调与会议值班(1)会前检查与协调的内容：①场馆落实情况。②经费筹措和使用情况。③会议文件准备情况。④会议发言的落实情况。⑤会议各种配套活动情况。⑥会议物品和设备的准备情况。⑦安全措施落实情况。⑧会议通知和邀请工作情况。⑨接待工作的准备情况。⑩宣传报道的组织与安排情况。

⑪与周边地区的协调情况。(2)会前检查与协调的重点：会议文件准备情况、场馆准备情况。(3)会议值班工作的要求①认真负责。②热情接待。③健全制度。包括：岗位责任制度。报告请示制度。保密制度。安全制度。④做好记录。会议值班记录包括：电话记录、接待记录、值班日志。三、会议的程序会前准备会后收尾会中服务四、会议文书㈠会议的指导文书，包括上级指示文书、上级会议文书、开会起因文书等。㈡会议的主题文书，包括开幕词、主题报告、专题报告、大会发言、专门文件、正式决议，选举结果、开幕词、闭幕词、会议纪要等。㈢会议程序文书，包括日程安排、会议议程、选举程序、表决程序等。㈣会议简报和会议记录文书，包括会议简报、情况反映、会议发言、各种记录。㈤会议参考文书，包括调查报告、典型材料等。㈥会议管理文书，包括开会须知、议事规则、出席证件、保密制度、作息时间、生活管理文书等。㈦公告传达文书，包括会议公告、新闻报导、接受采访、宣传文章、传迭提纲、执行计划等；㈧提案信访文书，包括代表提案、公务文书、与会代表来信等。第三章

第1节会前准备训练目的：了解研讨会的特点和会前准备工作的流程，掌握会前办会的技巧，提高会前筹备的工作能力。工作情境设置

天地公司成立于1994年，是全球最大的护肤品和彩妆品直销企业之一——美国天地集团在中国的全资子公司，其分支机构遍布全国28个省级行政区域。为了拓展销售，2016年7月公司决定今年10月在北京召开一次全国代理商研讨会，邀请包括总公司市场部销售总监、总经理、28家分公司经理和90多位代理商约130人参会，讨论当前市场销售存在的问题，交换公司竞争面临的现状，探讨代理商角色的转变、代理商运营新模式以及开展业务销售工作的要点等方面的内容，并制定新的营销策略。公司指派总经理办公室负责这次研讨会的组织，总经理指示由秘书陈好负责这次研讨会的组织工作。目前陈好首先要做好会前的准备工作。一、调查情况，明确任务1．了解本次会议的特点。2、分析公司本次研讨会的情况。3、找出以前对其他公司办会工作的调查资料。4、理出本次会议会前准备工作主要的要素和环节研讨会Seminar会议类型规模特点会议形式时间分段二、建立会议组织机构会议组织者主办者承办者协办者赞助者支持者东道主会议管理机构领导机构：组织委员会、筹备委员会、主席团、学术委员会、资格审查委员会；会务执行机构：执行委员会、秘书处、办公室会议组织机构大型会议的会务执行机构中型会议的会务执行机构中型会务组接待组宣传组保卫组财务组秘书组三、拟订会议的议题1、议题的含义和作用区别广义会议的和狭义会议的重要标志体现会议目标、引导和制约会议的信息交流2、议题与会议主题、中心议题、动议的区别：会议主题，是一次会议中贯穿各项议题的主线，其应当统帅各项具体的议题。中心议题，会议目标的主次轻重决定了议题的主次轻重，中心议题就是指体现会议中心目标或主要目标的议题。动议，即在会议期间临时提出的议题，其所涉及的事项一般都较为紧急，常常是针对某项已经列入议程的议案而提出的修正性或者反对性的议题。3、会议议题的拟订第一，收集会议议题来自上级机关和领导人来自下级部门提交的，需要以会议的形式研究和决定的问题来自秘书向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要研究和决定的事项第二，确定会议议题基本原则必需清晰相近针对性有限可行性(2)安排议题的基本原则按重要性、紧急程度、时间先后、领导意图、保密性强等因素综合考虑以排序。最重要的议题排列在最前面，保密性强的议题一般放在后面，便于让有些人退席。尽量保证在最佳时间开会：上午8：00---11：30和下午15：00---17：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机，上午最适合安排全体会议，下午可安排分组讨论，晚上则安排一些文娱活动。四、确定会议名称

1、确定会议的类型(1)按会议的规模划分，可分为特大型会议、大型会议、中型会议和小型会议。(2)按会议的组织类型划分，可分为内部会议和外部会议、正式会议和非正式会议。(3)按会议的时间划分，可分为定期会议和不定期会议。(4)按会议采用的方式手段划分，可分为常规会议、现场会、观摩会、座谈会、茶话会、电话会议、广播会议、电视会议、网络会议等。(5)按照举办单位性质划分，可分为政府机构会议、事业单位会议、公司类会议、协会类会议。(6)按会议的法定性性质划分，可分为法定性会议、非法定性会议。(7)按照会议的性质和内容划分，可分为决策性会议、纪念性会议、动员性会议、研讨性会议。2、根据会议的主题、内容、类型确定会议名称

(1)会议名称要用确切、规范的文字表达①单标题四项目式：主办单位+时间+会议主题+会议/大会:“天地公司（单位）2016年（时间）产品销售定价（内容）听证会”。主办单位+届次+参会对象+会议:“中国共产党（单位）第十七次（届次）代表（参会对象）大会”。三项目式：时间+会议主题+会议/大会:“2016年（时间）产品销售定价（内容）听证会”。单位+会议主题+会议/大会:“天地公司（单位）总结表彰(内容)大会”。会议名称的内容应当揭示特征性的信息：主题信息、主办者信息、功能信息、与会者身份信息、地域信息、年度和届次信息、举办地信息、活动方式信息。

②双标题正标题：揭示主题。副标题：说明会议的届次、范围、功能、方式等信息。如：众志成城抗击非典——江苏省人民政府2016年抗洪救灾英雄表彰会。(2)确定会议名称的注意事项

①会议名称应与会议的内容相符②国际会议不再允许冠以“中国”、“中华”的称呼。国际科学联盟理事会规定：“国际科学活动中倡导、制订和实行科学普遍性原则，即各国科学家不论其国籍、宗教、信仰、政治主张、种族、肤色、语言、年龄和性别，都有结交和表达的自由，获取信息和资料的自由，交流和行动的自由，不得有任何歧视”，后来称之为ICSU原则。如不得使用“中国国际××会议”的名称。不允许国际会议冠以“全球华人××大会”“华人××会议”等称谓。③会名不宜太长、乱简化、使用口语，应该使用正规的书面语，如“时装秀”应改为“时装展示会”。④如果会名包含两个会议，它们之间用“暨”连接。3、报请主管上司批准（五）选择会议场所

1、交通便利2、不受外界干扰3、有良好的设备配置4、会场的大小与会议规模相符5、有停车场所和安全设施6、会场周围有无必要的餐饮和娱乐设施。7、场地租借的费用必须合理8、要确认租借日期和时间9、一些重要、密级程度高的会议，重点考虑信息安全，提前考察会议地点并了解旁边会议室预订情况,确保不要与友商同时开会（六）安排会议食宿、会余活动

1、安排饮食(1)安排饮食的要求饮食卫生照顾特殊规格适中(2)安排饮食工作的程序

①制订饮食工作的方案

就餐人数就餐标准就餐时间就餐地点就餐形式就餐人员组合方式就餐凭证保证饮食安全②预订餐厅③印制和发放就餐凭证④统计就餐人数⑤商定菜谱⑥餐前检查⑦餐后反馈2、安排住宿

(1)安排住宿的要求①与会者住地要相对集中②与会者住地要尽量靠近主会场③房间内基本设施齐全并且确保使用安全。④身份相同的与会者，其住房标准要大体一致。⑤要根据会议活动的实际需要来确定所住宾馆的规格，不要盲目追求高规格，尽量节省住宿的费用。(2)安排住宿工作的程序①制定住宿安排工作方案。②统计住宿人数。③分析与会者的情况。④确定预订房间的数量。⑤具体考虑:房间最好集中在一个宾馆内。大型会议住宿人数较多，可预订几个宾馆，但宾馆之间的距离要尽量靠近；房间的布局尽量集中；房间内的生活设施应齐全并且完好；价格合理；留出机动房间，以便遇到特殊情况时做临时调剂。⑥与会者报到时分发房间钥匙并由服务人员引导进入房间。3、安排会余活动(1)确定会余活动的内容和形式①配合会议活动的主题②适当照顾与会者的兴趣③尊重与会者的宗教信仰和风俗习惯④体现民族特色和传统文化（七）拟订会议议程和日程

1、首先明确会议议题、会议议程、会议日程和会议程序的区别

会议议题会议要集中讨论的问题，体现会议的目的和主题。会议议程根据会议议题对会议内容所做出的概略安排，不包括会议期间的辅助活动并冠以序号会议日程以“天”为单位，对会议议程的各项内容按单位时间具体落实安排不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动会议程序一次具体会议活动的详细顺序和步骤，可供会议主持人直接操作及掌控节奏.关于会议活动先后顺序的安排12、拟订会议议程

(1)拟定会议议程的程序秘书人员负责，通常由秘书拟写草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。安排：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。(2)编制会议议程的原则①缓急轻重的原则②明确时间原则⑶会议议程的结构和写法①标题。会议全称+议程，如“天地公司2016年年终表彰大会议程”。②题注。法定性会议应当在标题的下方说明会议通过的日期、会议名称。一般企业或单位会议议程可以不标题注。③正文。简要说明每次议题和活动的顺序，并冠以序首，将其清晰地表达出来，一般不用标点符号。④落款。由会议组织机构确定的议程应当标明制订机构的名称，如“秘书处”。由会议通过的议程不用标写落款。⑤制订日期。无须大会通过的议程要标明制订的具体日期。3、拟订会议日程（1）拟定会议日程的程序秘书人员草拟，报请主管上司审查，审查通过后可以正式印发给与会者。（2）会议日程编排的原则一是要精简、高效、科学、合理；二是要松弛有度，劳逸结合，符合人体的生理和心理规律。（3）会议日程的写作多以表格形式出现，写作要素包括：时间、地点、内容、参加人、负责人等栏目。将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。4、制作会议议程、日程表先列出研讨会拟安排的主要活动项目，采用表格形式，将会议时间分别固定在一天上午、下午、晚上三个单元里，再将研讨会的活动项目合理地安排在几天里。注意将全体会议安排在上午，分组讨论安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。（八）确定与会者名单、制发会议通知、会议回执1、确定与会者名单原则要点：(1)参会对象的职务或级别，即明确必须要担任什么职务和级别的人员才能参加会议；(2)参会对象的身份，即明确参会对象是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等身份中的哪一种来参加会议。(3)参会对象的代表性，即明确参会对象是否在某个领域具有代表性。(4)参加会议的总人数。2、制发会议通知

会议通知的写作①标题主办单位名称+关于+召开会议名称+的+通知，这种结构一般用于重要会议；省略主办单位或只写“会议通知”或“通知”，这种结构一般用于事务性或行政性会议。②通知对象（可以是单位也可以是个人）③主体通知缘由：简要概括制发机关的背景、原由、目的、现状、存在问题（略），说明开会的必要。通知事项：要求办理的事项，即方针、原则、时限、措施、步骤、办法等（详），具体包括会议的目的和主题，会议时间，包括报到时间和结束时间；会议地点，包括报到地点、会议地点、住宿地点、路名、门牌号等，必要时可以附上简要地图；参加对象，如发给单位，要写明参加人员的基本职务、性别，参加会议的人数：其他事项，包括费用、联系方式、报名方式等。④落款和日期(3)会议通知的发送方式通知的方式有口头通知、书面通知、电话通知、网络传送(E-mail)、快递公司快递、张贴、广播、登报等。注意：①除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，在开会前至少提前1～2周邮寄或电子邮件传递到有关人员。②非正式会议可用多种方式通知，如先发电子邮件，再通过电话或恢复电子邮件确认，也可先发传真或打电话，随后再邮寄备忘录或信函。③一些会议（如股东会议）在发送会议通知时应按规定的会议规则行事。④会议中使用的有关票证议程表、交通路线图和接站、送站安排等可随会议通知一并发出。⑤书面通知的地址，邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装，漏装或漏寄。通知的信封上应醒目标出“会议通知”字样。⑥需要回复的会议通知或预备通知还应附上会议回执或公司明信片，以方便对方有时间考虑并能及时回复。⑦落实发送的回复环节3、会议通知回执会议主办者向通知对象发出预告性通知时，要求对方就有关情况作出回复的登记表。回执通常与会议预告性通知同时发出。回执的内容一般是请被通知对象对是否同意参加会议、计划参加会议的人员的姓名、性别、年龄、民族、职务或职称等以及计划返程的车、船、航班提前告之，以便会议及早作出安排。在发出会议通知时，要特别对回执最迟返回的时间作出规定，如果被通知对象届时不将回执返回，会议主办者即可将其视为不准备参加会议。有的代表不能亲自到会，写会议委托书

委托书兹任命（人名）和（人名）作为我的代理人参加（日期）（时间）在（地点）举行的（公司名）股东会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理。不管此次会议如期还是延期召开，他都将作为我的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。生效日期＿＿签名＿＿（签字）地址＿＿邮编＿＿（九）准备会议文件资料1、会议文件资料来宾资料会务资料沟通资料2、会议文件资料发放的基本方法(1)按照与会人员名单，为每人准备一个文件袋(2)分发重要文件一般要编号、登记。(3)一些征求意见稿，或保密性文件，应附上一份文件清退目录。(4)分发会议资料时要适时适量。(5)内容重要又需事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。（十）会议证件、材料的准备1．会议证件的类型代表证来（嘉）宾证签到证坐席卡记者（采访）证工作证旁听证列席证2．会议证件的内容会议名称姓名证件种类证件编号会议日期组别或代表团名称照片会徽3、会议证件的样式制作(1)佩戴在与会者身上的证件:①黏性标签②系戴的卡片③有夹子的卡片(2)桌签①桌签的制作。标明桌号和就座人身份的标签，多用于座谈会、茶话会等会议。②桌签的种类：一种是标明桌号，即桌签上用阿拉伯数字标出；另一种是在桌签之上标明在此桌就座人员的身份，如“记者席”、“演员席”等。(3)座签。座签就是会务人员在会议的各席位上标明就座人姓名的标签。①座签的制作：会议座签一般是在一些有较高级别的领导人员参加的会议及各种宴会、招待会上，为主席台就座人员标明座次及引导与会人员就座时使用的。②常见形式：插入型\卡片型或折叠型4、会场标识的制作会场标识是指在会议的准备和召开过程中，为了使与会者更容易找到座位，并了解会场周围的环境，使会议的组织更加有条理，需要在会场和相关服务区域摆放某些标识物，如各种指示牌，接待处和签到处的标志，贵宾室、饮水处、洗手间的标识等。力求准确，尤其是乘车路线要写全并写清站名和车名。可先在通知、请柬或邀请函中附带到达会场的地图或路线示意图。待与会人员到会场后，在发放具体的会场示意图或会场周边设施图。在会场门前最好树立指示标牌，指引与会人员进入会场或安排专门的人员在会场门前引导。（十一）会议经费预算1、会议经费预算的构成会议的成本分为显性成本和隐性成本，用公式表达为：会议成本=X+2*3G*R*SX：显性成本。常数2：每一个会议成员和工作人员因参加会议中断原来的正常工作而造成相关经济损失的系数。常数3：工资额的三倍。

G：会议成员和工作人员在一定的单位时间内的工资额。

R：会议成员和工作人员的人数。

S：会议成员和工作人员为参加和筹备会议所花的时间。（单位内部的会议可按会议的预计时间计算；跨区域的会议还应当计算会议成员花在路程上的时间；会务工作人员应当根据他们所花的实际时间计算）2、会议经费的筹措行政事业经费划拨主办者分担与会者分担个人费用社会赞助转让无形资产使用权3、会议经费预算的原则科学合理总量控制确保重点精打细算留有余地（十二）会场布置及会场布局

1、会场选择会场形式（1）日常工作会议的会场形式，可以布置成圆形、椭圆形、长方形、马碲形、T字形、三字形、六角形、八角形、回字形（2）中型会议的会场形式，可以布置成而字形、倒山字形、半圆形（3）座谈会会场形式以布置成半圆形（例3）、马蹄形（例4）、六角形（例7）、八角形（例8）。（4）大型茶话会、团拜会的会场形式以布置成星点形、众星拱月形（5）其他大型会议一般都在礼堂、会堂、体育馆一类地方召开，形式都是固定的。2、营造会场氛围(1)庄严。如党的代表大会、人大会议会场。(2)肃穆。如审判会的会场，双方的位置高度要形成落差，显示法律和正义的威严。(3)喜庆。如庆祝会、慰问会、联谊会的会场。(4)儒雅。如学术交流会、事业单位的茶话会会场，增加一两幅字画、一首优雅的钢琴曲就可以营造儒雅的气氛。(5)轻松、简洁。如商贸洽谈、探讨合作的会场。用歌谣表述为：党代会朴素大方，人代会庄严隆重，庆祝会喜庆热烈，纪念会隆重典雅，座谈会和谐融洽，追悼会庄严肃穆，工作会简单实用，展览会新颖别致。3、会场布置的方法会场布置主题性布置装饰性布置附属性布置(1)会场的主题性布置

①主席台的布置座位格局横式排列:横排不宜太长，两边到边幕的距离最好空出1．5米以上排数不可能太多前排座位必须通栏，后排可以分成两栏，中间留出前排的通道布置原则对称简化:过多的人数、旗帜花卉和花种结构主席台桌、台口、台侧、台深、台缘、台幕、台楣D、主席台的总体风格热烈喜庆适宜各类庆典、联欢会、招待会、酒会、动员大会等庄严肃穆适宜总结、检讨、换届、选举、评选、评审、公正、鉴定等淡然雅致适宜学术研讨会、座谈会、恳谈会、茶话会等简洁流畅召开各种工作会、决策会和机关内部学习会的小型会议②会徽一般由政府机关和人大主办的会议，把会徽悬挂在正中黄金分割线处（将1分割为0．618和0．382）为宜；企业、经济部门、群众一般单位、团体等召开的会议，会徽的悬挂可灵活安排。

③台幕主席台的台幕一般用紫红色或深蓝色面料做成。一般的台幕都用单色，也可采用分割法，配以两种颜色。④会标布置与制作

一般是挂在主席台台楣上或台幕上中央经济工作会议广州市名牌产品生产企业经验交流会根据惯例或根据会议性质，有些会议无须在会标中特意交代会议的内容。例如：中共广州市委八届一次全体会议定期召开的会议，经常将其届次提前，使之处在比较突出的位置。例如：第八十届中国出口商品交易会第五届中国留学人员广州科技交流会撰写和悬挂会标的基本要求书写工整注意读音慎用省略制作方法一是将会议的名称用广告色书写在纸张上，然后将纸张均匀地排列并固定在横幅或幕墙板上。二是按照适当的规格，将会议名称的每一个字用铅笔在白色或者黄色胶版纸上打出草稿，随后用剪刀（或刻刀）按字的外缘剪下，均匀整齐地排列、固定在横幅或幕墙板上。三是选用颜色适当的不干胶纸，按照设计书写好的字形剪出或刻出会议名称，粘贴在横幅或幕墙板上。制作会标时，应注意每一个字的规格，要根据主席台的台口宽度和会议名称的字数确定，可按下列公式进行计算字宽：会标的每个字的规格即字宽（米）=（台口宽度一字的总间隔）÷（字数+2）⑤桌签。多用于座谈会、茶话会等会议。两种：一种是标明桌号，即桌签上用阿拉伯数字标出；另一种是在桌签之上标明在此桌就座人员的身份，如“记者席”，“演员席”等。⑥座签。在一些有较高级别的领导人员参加的会议及各种宴会、招待会上。两种：一种是用硬质材料做成的三棱柱体，平放于桌上，在前后面写上就座人的姓名即可；另一种是卡片型，多在一些宴会和招待会上使用。这种座签是用卡片纸做材料，按适当的规格剪成长方形，然后再将一端剪成锥形，将锥形部分向后折90。，平放于桌上，写上就座人姓名即可。(2)会场的装饰性布置①色调：一是会场色彩要有一个明确的主调（基调）显示会议的特点，会议的色彩必须适合会议的内容。二是会场色彩的运用应顺应与会者的心理需求，要能激起并稳定与会者的情绪。一般情况下会场色彩必须明朗、单纯、浓烈、健康，除此之外，在布置会场时，还要适当考虑季节的因素。如在冬季，布置会场时要加强暖色布置（如红、黄色）。给人以温暖的感觉；如在夏季，可考虑适当增加一些冷色布置（蓝，绿色），给人以凉爽的感觉。对色彩的运用要注意相互交错，合理搭配。例如，台幕的颜色是会场中的主色，还要运用其他色彩作为补色。如果原有会场本身的色调十分沉闷、压抑。与本次会议的内容不相符合，就要设法用色彩明朗的彩布、彩纸或利用一些布景将其一部或全部遮去；在不破坏会议气氛的情况下，布置会场时也要尽可能地利用会场中原有的色彩。②灯光如果主席台有两排以上座位，主席台前排灯光要稍强些，以利于集中与会者的视线。主席台是会场的中心区域，其照射光线的亮度应当比主席台下稍强些，台上台下的光线反差不能太大。投射在会议主席台后面天幕上的光线不能太亮，一般情况下不开启低角度光源,应采用面光，即从正前上方投射的光,也可采用耳光，即从前斜上方投射的光.③气味改善会场气味环境的方法有两种：在会议室里放置有清香气味的鲜花（如米兰、茉莉、月季和兰花等）。在会议室提前喷洒少量的具有清香气味的空气清新剂（以柠檬和薰衣草香型为好），但不可过于浓郁。④音响讲话人的音量控制：首先讲话人对自己的音量、音商、音色的拿捏要得体。要根据会议规模选择扩音设备，宁大勿小，合前要做好调试和试用。环境声响的控制：会场要选择较安静的处所，尽量减少室内不必要的声音。调节性音响的运用：会议主题和会场气氛相一致的音乐，会间休息播放一些轻音乐。进场用《进行曲》，升国旗时用《国歌》，颁奖表彰时用《喜洋洋》、《金蛇狂舞》，会间休息时用《琵琶语》等。⑤装饰物A、旗帜大型会议在帷幕中心会标两边要挂10面红旗，一边5面。有些会议在会场外建筑物四周竖一些彩旗，以烘托气氛。B、花卉一般性会议选择月季、扶桑等花卉，可以使人心情愉快，气氛轻松；比较庄重的会议，最好摆放君子兰、棕榈、万年青等，这样可以使人情感镇静，不易冲动。日常工作会议可将四壁、窗帘、桌椅等布置成冷色或中性色，摆放棕榈、苏铁等绿色花卉。座谈会等一般性会议的会场，要布置成柔和、轻松的色调，可摆放月季、扶桑一类观赏性花卉和米兰、白玉兰、茉莉等赏香型花卉。庆祝性大会的会场，可利用暖色调，布置得醒目、鲜亮些，例如悬挂旗帜和红底黄字的会标、标语，摆放盛开的鲜花。(4)排列座次

①主席台座位安排

中国传统以左为上，国际以右为上。领导人数为单数时，主要领导居中，2号领导在l号领导左手位置，3号领导在l号领导右手位置；领导人数为双数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在l号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。注意事项：主席台的座次必须事先排好，并安放名签，以便领导人按次序对号入座，避免上台之后互相谦让。如果是报告会或联席会，主席台的座次一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间排列的办法安排。中央政治局常委在主席台上的排序中共中央总书记固定排第一，全国人民代表大会常务委员长和国务院总理按任常委的先后顺序排第二、第三，全国政协主席一般排第四，其余中央政治局常委按任常委的先后顺序排序，例如公布的中国共产党第十四届中央委员会中央政治局常委、中国共产党第十五届中央委员会中央政治局常委、中国共产党第十六届中央委员会中央政治局常委、中国共产党第十七届中央委员会中央政治局常委、中国共产党第十八届中央委员会中央政治局常委的排序，这也是他们在主席台上就坐的排序。但换届选举代表大会或具有选举任务的大会在主席台上的执行主席座次不按上述规则，而是职务最高者居中，其余成员根据实际情况发生变化。省级以下四家班子成员、法检“两长”及其他厅级干部同在主席台的排序（以2016年广西梧州市为例）中共中央总书记固定排第一，全国人民代表大会常务委员长和国务院总理按任常委的先后顺序排第二、第三，全国政协主席一般排第四，其余中央政治局常委按任常委的先后顺序排序，例如公布的中国共产党第十四届中央委员会中央政治局常委、中国共产党第十五届中央委员会中央政治局常委、中国共产党第十六届中央委员会中央政治局常委、中国共产党第十七届中央委员会中央政治局常委、中国共产党第十八届中央委员会中央政治局常委的排序，这也是他们在主席台上就坐的排序。但换届选举代表大会或具有选举任务的大会在主席台上的执行主席座次不按上述规则，而是职务最高者居中，其余成员根据实际情况发生变化。注意事项以台上就坐的最高领导人居中，然后按职务高低依先左后右（从台下看）向两边顺排。中国传统以左为上，国际以右为上。如果是报告会或联席会，主席台的座次一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责入相间排列的办法安排。对一些德高望重的老领导、知名人士、上级单位或同级单位的来宾，也可适当往中间排，对一些较年轻的领导，则可适当往边上排。对安排在主席台就座的领导，届时能否出席会议，在开会前务必逐一落实。领导们到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如有临时变动，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错，或有签无人，或有人无签，或张冠李戴。②座区划分与座位排列座区的划分和排列方法:(1)按与会者的资格划分和排列。凡有不同资格的与会者参加的会议，应当首先将所有与会者按特邀、正式、列席、旁听的资格加以划分，然后再按资格分别排列座区。一般做法是：正式代表的座区在前或居中，列席代表安排在后排或两侧。较大的会议也可将正式代表安排就座于一楼，而将列席代表安排在二楼就座。如有特邀的嘉宾，除就座于主席台的以外，应安排就座在前排，以表示尊重和欢迎。如允许旁听和记者采访，则在会场两侧或后排专设旁听席和记者席。(2)按团组划分和排列。如会议活动需将与会者编组，则可按团组划分和排列座区。按团组划分和排列座区首先要按一定的原则确定团组排列的先后次序，然后再按一定的方法确定具体的座区。②会议观众席座次①排列团组先后次序的依据。a．按法定的顺序排列，如全国性会议各代表团的先后次序是依据国家技术监督局有关各省市自治区排列顺序的规定。b．按代表团、小组、单位名称的笔画确定，首字笔画数相同的，根据第二字的笔画数确定，余类推。c．按代表团、小组、单位名称的汉语拼音的字母顺序来确定，第一个字母相同的，根据第二个字母确定，余类推。d．国际会议则按与会国家英文名称的当头字母顺序排列，第一个字母相同的，根据第二个字母确定，余类推。e．根据协商达成的约定排列②会议观众席座次②确定团组具体座区的方法。

a．横向排列法。即把每个代表团、小组、单位的座席从前向后排成纵向的一列，按组别顺序以代表座席的朝向为准，从左到右依次横向排列。如图4—6—18：

b．纵向排列法。即把每个代表团、小组、单位的座席排成横向的一行，再按团组顺序从前向后依次纵向排列。如图4—6—19：

c．左右排列法。即把每个代表团、小组、单位的座席安排成纵向的一列，再以会场的中心线为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右一左一右向两侧横向交错扩展排列其他团组。如图4—6—20：

d．纵横排列法。当会议规模和会场较大、团组数量和会议人数较多时，如单纯按上述三种方法排列，可能会出现一个团组的代表座位排得过于横宽或狭长，以致相互联系和统计人数很不方便。这时可先将会场从前向后和从左到右分成若干个大的矩形座区，再按团组顺序先横后纵或先纵后横依次排列，使每个团组的座区相对集中。(3)按代表资格和团组顺序混合排列。如参加会议的代表具有不同的资格，又分成若干团组，则应当先按与会者的资格划分和排列座区，在相同的资格中，再按团组排列先后次序。3．座位排列的方法与会者座位次序排列的方法有以下几种：(1)按职务高低排列。(2)按姓氏笔画排列。(3)按上级批复或任命通知中的名单次序排列。(4)各单位派代表参加时，可按所代表的单位名称笔画排列。如会议代表的职务高低不同，也可先按职务高低排列，在相同职务的代表中再按单位名称笔画排列。座位次序排定后，具体座位的安排可参照确定团组具体座区的方法。②会议观众席座次各类大型的代表大会，可考虑按笔划排列：先按代表团（或地区）名称的笔划排列大的座次区域，再按代表小组（或地区）的笔划排定小的座次区域，然后按与会者的姓氏笔划逐人排列。注意：一、代表团的座区不要横宽而要适当的直长。这样就可使一个代表团具有从前到后的若干排座位；二、候补或列席代表的座位，应排列在正式代表位置的后边或侧边；三、是对一些老、弱、病、残代表和代表团的主要负责人，可予以照顾，排在便于进出走动的位置。。对于系统、部门的会议或一些专业会议，座次排列可根据地区排列，或根据单位笔划排列。也可根据单位规模大小、贡献大小排列，同时注意把职务高、年纪大的与会者安排在前排就座。注意：在座次排定以后，应经领导审定。（十三）会议用具和设施的准备和检查

1、常见的会议用具和设施常用文具印刷设备会场基本设施会场装饰用品视听器材交通工具通信设施生活卫生用品专门用品2、会议用品的准备和检查必备用品、特殊用品(1)提前到达会场，检查空调设备，必要时做好开机准备，空调设备一般应在会议前两小时开机预热或预冷。(2)检查好会场灯光、扩音设备。(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放好图架，准备好配套图表和足够的纸张。(4)一些重要会议的主席台或会议桌上事先要摆好就座者的名牌，注意名牌文字的大小要适宜，清楚易认。如果是工作性质的会议，名牌底色宜用白色；如果是庆典或总结等类型的会议，名牌底色宜用淡粉色。(5)在每人座位前摆放纸笔等所需文具(或签到时发放)。(6)投影仪、屏幕、录音设备等需要在会前安放好。(7)如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。(9)如果是电话、视频会议，需提前检查线路，保证传输效果良好。3、检查会议没备的注意事项(1)会务工作人员应在会前向设备供应商明确询问具体的解决程序。如果会议租赁的设备比较多，要提前向租赁公司问清楚其免费提供的各种服务的范围和联系方式。(2)在会议召开前由专门人员负责检查所有设备。(3)会议检查人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。如果会议过程中出现了紧急情况，可以判断应该先处理哪里的问题。(4)有些设备故障（如灯泡报废等）可以由会议工作人员自行处理，因此在可能的情下，应该在会场准备一些备用的设备。无论问题多么简单，都不应该让与会者和发言人参与紧急维修。(5)发现设备故障要及时请有关的公司和专业服务机构派人修理。(6)有些设备在出现故障时最好更换新的设备，等到会议结束后再进行修理。第2节：会中服务训练项目基本情况训练目的：了解研讨会会中工作的流程，掌握会中办会的技巧，提高会中办会的工作能力。一、会中服务工作流程接站工作——报到、签到工作——看望、拜访、照相服务——会议值班（保密工作、处理突发事件）——会议开幕词、会议闭幕词、会议讲话稿、会议记录、会议简报——会议主持——收集会议信息——搞好对外宣传——传接电话——送饮料——医疗卫生服务二、接站工作(1)完成接站信息(2)确保车辆安排(3)完善人员分工：两人一班(4)提供详细路线图1、组成接待小组并完善接站信息天地公司2016年第十六次代理商销售研讨会与会人员信息表序号与会者姓名部门及职务联系方式车次及抵达时间接站车辆及司机联系方式备注

准备好车辆会议代表接站安排表手提式扩音器工作证、胸卡醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品一张急救电话号码表（应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码）2、接站工具一般或团体客户，可提供商务车或面包车接站；对重要客户或者嘉宾，则必须提供轿车，最好有一定级别的领导参与接站。(1)对提前预订远道而来的客人，应主动到车站、码头、机场迎接。一般要在班机、火车、轮船到达前15分钟赶到。在出口处比较醒目的地方，高举接站牌等待客人到来，客户一出站就能看到接待牌。(2)服饰穿着要整齐、大方，体现出公司的形象与风貌，不可过于随意。(3)接到客户后，首先核实客户身份，再指引或者带领客户在休息地点先休息，或者带领客户上车。(4)做些力所能及的事。简短寒暄、帮嘉宾搬行李、车辆返途中可以选择合适的话题跟嘉宾交流。3、接站三、报到、签到(1)秘书点名1、会议签到形式(2)本人签到(3)凭证件报到(4)电子签到2、会议报到的主要内容：(1)设置报到处和会场指引路标(2)查验有效证件主要查验会议通知、单位介绍信、身份证等有效证件。(3)登记与会者个人信息(4)接收和发放会议材料(5)预收费用(6)安排住宿(7)将预先准备好的文件袋发给报到人员天地公司2016年第十六次代理商销售研讨会与会人员报到登记表序号与会者姓名性别年龄单位及地址职务联系地址电话房间号备注

四、会议值班(1)信息处理制度。1、会议值班工作的制度(2)岗位责任制度(3)交接班制度(4)主管领导带班制度(1)做好正常的接听电话、接待来访、信息传递、记好会议值班日记等工作。(2)协助搜集有关情况、文件和资料。(3)控制与会议无关人员出入会场，特别产品鉴定会等保密性强的会议更要把关。(4)备有公司和部门领导及设备维修人员、车队调度和后勤主管的联络方式，以便遇事联系。(5)要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通。(6)督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。(7)沟通情况，协调矛盾。(8)熟悉会议应急方案，处理突发事件。2、会议值班工作的主要内容紧急医疗、卫生问题、火灾、签证问题、盗窃等。人员问题——该来的领导人或主持人突然没有来；健康问题——突然有与会人员生病；交通问题——突然有大货车坏在门口，会议代表进不来等。3、熟悉应急方案，处理会议突发事件(1)会议突发事件的类型①应急方案的定期检查制度。②突发事件的第一时间报告制度。③各种应急设施的检查维护制度。④值班工作责任到人制度。(2)加强岗位责任制，建立会议期间的严格值班制度。①应急方案的定期检查制度。②突发事件的第一时间报告制度。③各种应急设施的检查维护制度。④值班工作责任到人制度。(1)处理人员问题。应根据会议的类型采取不同的备用人选。如果外部发言人缺席．可以安排由内部演讲者就相关主题演讲。(2)处理场地问题。如果内部会议地点因某种原因不可使用，可用其他房间替代；外部会议地点的临时改变则可以先和会议地点的管理人员协商，由他们提供准备场所替换。(3)处理设备问题。如果是内部会议，秘书应该掌握企业内可用的音像设备的类型和存放位置的清单。如果是外部会议，需要事先了解活动当地可以租用到设备的公司及设备供应商、维修工程师的联系方式，以便联系。(3)处理会议突发事件的方法(4)处理资料问题。为防止资料不够，可带上原稿复印。如果准备的材料不能及时送到会议地点，秘书应该向大家解释情况，并告知大家替代方案正在进行。(5)处理健康与安全问题。可组成安全小组、医疗小组来负责相关事务。加强会前的安全检查，必要时要组织应对火灾等突发事件的演习，要派出专门人员负责把守安全通道，要利用摄像监控系统随时掌握会场的情况，安排好医护人员和应急车辆在会场应急。(6)处理行为问题。要防止出现与会代表行为不当的情况。一方面，加强与会人员资格的把关，加强发言前的沟通；另一方面，提前做好准备，避免这种情况出现，必要时请行为不当者离开会场。说明：·值班时间，请注意保持会议值班室的安静整洁。·与会人员若有问题，欢迎前往会议室询问。·值班人员请注意接待来访人员。·值班人员请保证离开时会议值班室整洁。公司秘书处2015年7月20日

(五)做好会议记录方法：详细记录、摘要记录内容：会议的组织情况：会议的名称、开会的时间、开会的地点、出缺席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名、会议的起止时间(年、月、日、时、分)；会议的内容：主持人和发言人的姓名、发言的内容、提出的建议、通过的决议等。落款：会议记录人、审核人和时间等。注意事项：(1)会议记录的重点应放在记录讨论的观点、决议、决定；(2)即使要求详细记录，也不是有言必录，对于一些与会议主题无关的发言可以不记；(3)如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音修改。(公司名称或会议名称)会议记录时间：××××年×月×日×时×分地点：××××主持：××(单位、职务或职称)出席：××、××、××(单位、职务或职称)列席：××、××、××(单位、职务或职称)缺席：××、××、××(单位、职务或职称)记录：××(单位、职务或职称)主要内容及发言情况：主持人：今天我们主要讨论一下××的问题。1、发言××：

×××××××××××××。××：

×××××××××××××。（笑声、掌声、迟到、早退等）休会：×时×分——×时×分××：

×××××××××××××。××：

×××××××××××××。2、决议(1)××××××××××。(2)××××××××××××。3、会议于×时×分结束。记录人：×××（签名）审核人：×××（签名）审核日期：×年×月×日

(六)做好会议简报简报的结构：报头+报核+报尾

1、报头报头包括简报名称、秘级、期号、编号、编印单位、印发日期、红色横线。2、报核(1)按语。转发式简报要写、报道式简报不要写按语。说明转发原因和目的、提示内容的重点和要点、对转发内容发表意见和表明态度。(2)标题。(3)导语。写法有提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交待清楚谁（某人或某单位）、什么时间、干什么（事件）、结果怎样等内容。(4)主体。一是以时间先后为序；二是按事物之间的逻辑关系，从材料的主从、因果、递进等关系入手，安排层次。(5)结尾。或总结全文内容、点明文旨，或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。(6)背景。即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个部分。3、报尾在简报最后一页下部，用一横线与报核隔开，横线下左边写明发送范围，在平行的右侧写明印刷份数。密级

编号（涉密才要）会议名称简报(第×期)××单位编

×年×月×日按语：说明转发原因和目的、提示内容的重点和要点、对转发内容发表意见和表明态度。（转发式要写、报道式不要写）会议名称在（地点）召开/单/双标题会议名称于×年×月×日上午在××（地点）举行。××、××、××（单位、职务或职称）出席了会议。会议由单位、职务或职称××主持。会上单位、职务或职称××传达了××精神，单位、职务或职称××发表了重要讲话。××提出了×点意见（重点报道法或摘要法）/会议审议通过××文件，并对以下问题达成一致意见。（综述法）一、二、三、结尾：×××××××××××××××。（会议简报一般可略）

报（上级）：××，××。送（平级）：××，××。发（下级）：××，××。

印××份第三章会后收尾训练目的：了解研讨会的特点和会后收尾工作的流程，掌握会后办会的技巧，提高会后收尾的工作能力。工作情境设置

天地公司为了拓展销售，2016年7月公司决定今年10月在北京召开一次全国代理商研讨会，邀请包括总公司市场部销售总监、总经理、28家分公司经理和90多位代理商约130人参会，讨论当前市场销售存在的问题，交换公司竞争面临的现状，探讨代理商角色的转变、代理商运营新模式以及开展业务销售工作的要点等方面的内容，并制定新的营销策略。公司指派总经理办公室负责这次研讨会的组织，总经理指示由秘书陈好负责这次研讨会的组织工作。2016年10月15日，与会代表经过4天的讨论，已达到了预期的效果，准备于今天下午离会，目前陈好要做好会后的收尾工作。会后收尾会后扫尾工作主要包括引导与会人员安全有序地离开会场、清理会场、整理会议室、整理会议文件、安排车辆、交还与会代表物品、归还会场用品、撰写会议纪要、做好会议总结、会议经费结算、送感谢信等工作。①应急方案的定期检查制度。②突发事件的第一时间报告制度。③各种应急设施的检查维护制度。④值班工作责任到人制度。一、引导与会人员离场会议一结束，秘书人员就要与会务人员一道引导与会者有秩序地离开会场。在通常情况下，都是主席台上的领导离场后，与会人员再离场。如果会场有多条离场通道，领导者和与会者可以各行其道。大型会议还要注意散会后引导车辆迅速、有序地离场，必要时可派专人指挥。二、送别与会人员会议结束后，与会者要返程，秘书人员要提前摸清情况，谁什么时候走，怎么走。一般情况下有以下四项工作要做。(1)进行会议费用结算。会议结束时，应协助与会人员对会务费用、住宿费用等进行结算。(2)对于参加会议的外埠（或外国）人员，应事先登记，并为其提前购买返程机（船、车）票。当机（船、车）票送到会议秘书处后，秘书人员要把票妥善交到订票者手中，并请其在领取单上签字。(3)组织送别与会人员。与接站工作相同，要掌握与会者各自乘坐的交通工具、时间、车次，制作成表，便于协调安排送站的车辆和时间。与会者离去时，要安排好车辆，将与会者送至机场或车站，身份较高者应由领导亲自到机场或车站送别。(4)对于个别需要暂留的与会者，要妥善安排好他们的食宿。①应急方案的定期检查制度。②突发事件的第一时间报告制度。③各种应急设施的检查维护制度。④值班工作责任到人制度。三、会议总结1）含义会议总结，是会议组织者在会议结束时对整个会议效果的评价和概括，是对会议讨论的问题、交流的经验、决定的措施的肯定，是总的结论。2）形式一、以闭幕词代替总结。二、以会议主持人的结论性意见作为会议总结。三、专门的会议总结。四、总结、布置性会议不必再作会议总结。五、有些会议，工作尚未进行完毕，可不作会议总结。标题：会议名称+文种正文：导语：用简洁概括的语言把所召开会议的主要内容表述出来。比如，在什么时间、什么地点、由谁主持，召开了一次什么会议；谁在会议上作了重要讲话；会议中心议题和研究讨论的主要问题；参加会议的人员和活动情况；对会议的总体评价等。

主体内容：主要写会议讨论的主要问题，会议通过的文件及领导同志在会议上讲话的主要精神。最后部分，主要是如何贯彻这次会议精神提出意见或建议。落款：制发机关全称或规范化简称、日期。日期可放在文末或放在标题下面。3）会议总结的格式⑴写作的准备。一、调查研究，占有材料——基础。二、认真筛选材料。三、学习理论、掌握政策。四、拟定提纲。谁主谁次，如何起、承、转、合等等事先设计好。4）会议总结的注意事项一、事实为据，准确可靠。二、分析事实，找出规律。三、点面结合，重点突出。四、条理清楚，叙述平实。要用第一人称，以叙述、议论为主，说明为辅，可以夹叙夹议。5）写作的要求XXXX会议总结各位代表：经过大家的共同努力，我（单位）XXXX会议已顺利完成了各项既定议程，即将闭幕。现在，对本次大会作如下简要总结。一、会议的基本情况这次会议是认真贯彻XXXX精神，全面落实XXX（单位）提出的各项任务和要求，总结回顾我（单位）20XX年各项工作并安排部署20XX年重点工作的一次重要会议，会议气氛热烈、求真务实、主题突出、成效显著，达到了集思广益、发扬民主、布局全年的预期目的，对于推进XX的全面发展具有重要意义。这次会议，XXX（单位）、XXX（单位）、XXX（单位）高度重视，XXX（领导）、XXX（领导）等领导亲临会议，并作了重要指示，XXX（单位）、XXX（单位）、XXX（单位）给予了大力支持，并为我们今后工作提出了指导性意见，对推动我（单位）各项工作具有十分重要意义。会议总结模板会上，XXX（领导）作了题为《XXX》的文件，深刻分析了XXX，明确提出了今年工作的工作思路、工作目标和重点工作。与会代表通过广泛深入的学习讨论，普遍认为，工作意见报告主题鲜明，思路清晰，目标明确，工作部署定位合理，对于我们努力完成XXX目标任务具有很强的指导性。同时，各位代表充分行使民主职权参与XX管理，为XX的发展建言献策，对于进一步完善XXXX具有重要意义。在此，我代表（单位）全体干部职工对各位代表表示衷心的感谢!会议同时听取了XXX（领导）所作的XX工作总结，XXX（领导）所作的XX工作意见和XXX（领导）所作的XX报告，并对20XX年先进单位、先进集体、先进个人进行了表彰。会议审议通过了XX、XX文件。对于本次会议形成的提案和分组讨论期间收集到的意见与建议，各单位各部门要认真对待，尽快研究落实。

二、会议的贯彻会议结束后，各单位要积极利用各种有效形式深入学习会议精神，明确会议主旨、领会精神实质，的确掌握和了解（单位）一年来所取得的成绩、存在的问题和面临的机遇与挑战，全面把握20XX年的指导思想、工作思路和目标任务。按照这次会议的部署和要求，把思想认识和行动统一到会议确定的任务和措施上来，统一到（单位）的决策和部署上来，创造性地开展工作。落实责任，层层分解，把目标任务变为干部职工的实际行动。尤其是在工作意见和工作总结中指出的一些问题，各单位一定要高度重视，对照本单位的情况，查找存在的问题，采取针对性的措施，努力加以解决，不仅中层领导班子、中层干部与广大党员要带头认真学习，同时还要把会议精神传下达到工会和每个职工，以深化职工对企业发展定位、战略措施和管理模式的理解。工会组织要切实发挥群众组织的桥梁纽带作用，充分调动、发挥好职工的积极性与创造性，广泛凝聚智慧和力量，为（单位）的发展筑牢群众基础。各单位要积极行动起来，振奋精神、鼓舞斗志，把全体职工的思想统一到全年的主要任务上来，统一到年度工作目标上来。三、当前主要工作一是要XXX。二是要XXX。三是要XXX。四是要XXX。各位代表、同志们!新的目标已经确立，让我们在新的一年里，发扬“努力超越、追求卓越”的（单位）精神，坚定信心，扎实工作，为全面完成今年的各项工作目标，推进（单位）又好又快发展而努力奋斗、最后，祝各位代表工作顺利，平安健康!谢谢大家!XXXX年XX月XX日1、含义。《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）规定：纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。记录要点。纪要是在归纳、整理会议记录及其他相关会议材料的基础上，按照会议的宗旨和要求，针对会议讨论研究的工作事项和问题综合整理而形成的公文，它既可以反映会议的基本情况、主要精神和中心内容，也可以用以解决问题、统一协调各方面的步调，要求与会单位共同遵守、执行，还可以向上级机关汇报会议情况。四、会议纪要(1)标题①会议名称+文种。如《全国农村工作会议纪要》。②正、副标题式。即新闻式标题,常用于报刊发表的会议纪要。正题揭示会议的基本精神，副标题由会议名称和文种构成，如:《以十八大精神为指导，开创冬季工作新局面——××地区县、市长办公会议纪要》。根据2012年最新的《党政机关公文格式标准》，定期例会的纪要不用再拟制标题，可采用专用页眉。公文首页页眉标明：“××市人民政府市长办公会议纪要”，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。2、写作A、会议概况

包括会议召开的根据、目的、会议时间、地点、名称、主持人、与会人员、基本议程。接着用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”作为过渡语转到下一部分。B、会议事项

办公会、常务会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。三种写法：一是孤立逐序法。说明会议研究了什么问题及对这个问题所作出的决定。适用于内容比较简单的通知型会议纪要。二是集中概述法。按内容分类加以归纳，进行整体的阐述和说明。适用于座谈会、讨论会等会议纪要。三是按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。对过去工作的总结、对当前形势的分析、对未来工作总的要求以及为实现这个要求所采取的措施。(2)正文六种写法：一、号召式二、强调式三、评价式四、交代式五、感谢式六、不另写结尾C、结尾XX会议（会议名称）纪要

XX年XX月XX日上/下午XX点，（单位、职务）XX（姓名）在XX（地点）召开会议，研究XXXX问题。（单位、职务）XX（姓名）出席了会议。纪要如下：会议听取了XX、XX等部门对XX、XX的意见和建议，并就此进行了研究。会议指出，XXXXXXXX。会议决定：一、XXXXXXXX。二、XXXXXXXX。三、XXXXXXXX。出席/列席/请假：XXX（单位）、XX（单位）、XX（单位）、XX（单位）、XX（单位）。会议纪要模板填写内容：姓名、单位、联系地址、邮编、电话、电子邮箱等。可以在参会人报到时要求提供，也可以在会议期间请参会人提供。五、编印通信录1、会议评估表：接近尾声的时候，与会代表评2、书面自我总结：会议结束后，全体会务人员3、座谈会：全体会务人员发言，秘书总结4、书面的会务工作总结：秘书5、总经理：对全体会务人员进行慰问，对工作表现突出的工作人员进行了表彰六、会议评估第四章会务礼仪训练目的：了解会务礼仪的特点，掌握会务礼仪的技巧，提高会务礼仪的工作能力。工作情境设置天地公司为了拓展销售，2015年7月公司决定今年10月在北京召开一次全国代理商研讨会，邀请包括总公司市场部销售总监、总经理、28家分公司经理和90多位代理商约120人参会，讨论当前市场销售存在的问题。公司指派总经理办公室负责这次研讨会的组织，总经理指示由秘书陈好负责这次研讨会的组织工作。目前陈好首先要做好会议的礼仪工作。一、确定礼仪服务人员(1)从组织内部的员工中选择。（有经验、素质好、气质佳的人员）(2)聘请专业礼仪公司或礼仪人土承担会议主要的礼仪服务。二、培训礼仪服务人员培训内容：对会议工作的宗旨和合作精神的培训、对会议礼仪知识和工作技能的培训、对会议的设备和用品的使用常识培训。准备用品：根据会议的实际情况确定准备服装用品、鲜花等物品。1、会议的通用礼仪(1)会议文书礼仪。会议的请柬、邀请函、通知等文书在格式、称谓、语言上都应遵循相关礼仪要求。(2)迎送礼仪。凡是一些大型或中型会议，对会议参加者要认真做好迎送工作。无论是参会的领导、嘉宾还是一般的参会人员都应该热情接待和服务周到。一般应在会前组成一个会务组，专门处理有关问题。(3)参会礼仪。会议的组织方尽量使会议开得紧凑高效，尊重与会者的时间，参会者要遵守会议纪律和时间，不交头接耳，不迟到早退，发言不超过规定的时间。(4)服务礼仪。在会议的签到，引领、食宿接待服务中要遵守礼仪的一般要求，切忌服务忌语，使用礼貌用语。2、接待礼仪及程序当接待人员看到有人向自己走来并介绍自己的身份时，应该马上表示欢迎，献上鲜花、主动与对方握手、自我介绍，接过对方的大件行李(挎包、公文包由来宾自己拿着)。如果迎接者有好几位，由礼宾人员或我方迎候人员中身份最高者先将我方迎候人员按一定顺序一一介绍给客人，然后再由客人中身份最高者，将客人按一定顺序一一介绍给主人。3、乘车的礼仪小轿车的座次安排：驾驶者的身份不同，决定了车上座位的高低；其次再根据乘车者的身份安排座次。

在上车前应当清点行李，向来宾确认行李件数，以避免忙中出错。4、主持人的礼仪主持人应衣着整洁，庄重大方，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。入席后如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重、或幽默、或沉稳、或活泼。主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息中可点头，微笑致意。。5、会议发言者的礼仪(1)正式发言：领导报告。应衣冠整齐，走上主席台应步态自然、刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能只低头读稿，旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。(2)自由发言：讨论发言。发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧时应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。6、会议参加者礼仪会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。7、会场引导服务(1)引导服务的要求

国际通行的礼仪是“以右为尊”，接待人员应该统一着装，在来宾左前方一两步1-1.5米远引路，同时用手示意，配合话语“您好，欢迎光临”、“请这边走”：“我们现在去乘车，就在离这里不远的停车场，请跟我来。”与会者注意保持步速，在转弯或有台阶的地方要回头并及时提醒客人注意。有细微的肢体语言、标准的礼仪手势。女性手臂内收，然后手向倾斜上示意，男性手势要夸张一点，手向外推，要体现出绅士风度。同时站姿要标准，身体挺拔，不能倾斜。引导人员必须熟悉会场的布局、场内区域座号及各种配套设施的情况。为与会者引座，力求做到热情主动、准确无误。当有老、弱者入座、站立、投票、上厕所等情况，应主动搀扶、照顾。会议休息或休会时，按规范要求站到自己的岗位上，照顾与会者出入或退场。(2)走廊引导接待人员在客人两三步之前，配合步调，让客人走在内侧。(3)出入旋转门当引导客人进出有旋转门的大楼时，应在前面带路，并在门的另一侧等候客人为他指引方向。在你走入旋转门之前，可对客人说“我会在门那边等你”之类的话。推门时速度不能太快，因为此举既无礼又危险。出门后，等客人到了再走。如果客人有很多，要等所有的客人都出来了再离开。礼仪修养149职业形象行为举止社交 接待 电话办公 餐饮问候称呼引领 座次奉茶 送客电梯内没有其他人的情况：引导者需要先入后出。电梯内有人值守时：尊长、女士、客人应先进先出。(4)乘坐电梯上楼时，引导者应走在客人后面。下楼时，引导者应走在客人前面。如果陪同接待女性宾客的是男秘书，而女士又身着短裙，上下楼时，接待的陪同人员要在女士前面。(5)上下楼梯注意手势和眼神的配合，同时还要观察与会者的反应。比如说指示给与会者的座位，说明“请这边坐”等