办公设施管理办法

办公设施管理办法TOC\o"1-2"\h\u31239第一章总则 1292641.1目的与依据 173161.2适用范围 1143011.3管理原则 123922第二章办公设施分类与编号 2300382.1设施分类 217762.2编号规则 211455第三章办公设施采购 2143823.1采购流程 2146493.2供应商管理 315938第四章办公设施验收与入库 3204.1验收标准 3193354.2入库流程 327493第五章办公设施使用与维护 498185.1使用规定 45815.2维护计划 429393第六章办公设施报废与处置 4215536.1报废条件 459466.2处置流程 522548第七章办公设施盘点 5310637.1盘点周期 594817.2盘点流程 5692第八章监督与检查 5230058.1监督机制 632208.2检查内容 6第一章总则1.1目的与依据为了加强公司办公设施的管理，提高办公设施的使用效率，保证办公工作的顺利进行，根据公司的实际情况，特制定本管理办法。1.2适用范围本办法适用于公司内所有办公设施的管理，包括办公桌椅、电脑、打印机、复印机、空调等设备。1.3管理原则办公设施的管理应遵循以下原则：（1）统一管理原则：公司对办公设施进行统一规划、采购、调配和管理。（2）合理配置原则：根据公司的实际需求和工作任务，合理配置办公设施，避免浪费和闲置。（3）安全使用原则：员工应正确使用办公设施，遵守操作规程，保证办公设施的安全运行。（4）定期维护原则：公司定期对办公设施进行维护和保养，延长办公设施的使用寿命。第二章办公设施分类与编号2.1设施分类办公设施按照功能和用途分为以下几类：（1）办公家具类：包括办公桌椅、文件柜、沙发等。（2）办公设备类：包括电脑、打印机、复印机、传真机等。（3）电器类：包括空调、饮水机、电风扇等。（4）其他类：包括投影仪、白板、保险柜等。2.2编号规则为了便于管理和识别，对办公设施进行统一编号。编号规则如下：（1）编号由字母和数字组成，共八位。（2）前两位为设施类别代码，如办公家具类为“JJ”，办公设备类为“SB”，电器类为“DQ”，其他类为“QT”。（3）第三、四位为部门代码，如行政部为“XZ”，财务部为“CW”，市场部为“SC”等。（4）第五、六位为购置年份，如2023年为“23”。（5）第七、八位为流水号，从01开始依次递增。第三章办公设施采购3.1采购流程办公设施的采购按照以下流程进行：（1）需求部门提出采购申请，填写《办公设施采购申请表》，注明采购设施的名称、数量、规格、型号、预算等信息。（2）采购部门根据需求部门的申请，进行市场调研，选择合适的供应商，并与其进行洽谈，签订采购合同。（3）采购合同签订后，采购部门按照合同约定的时间、地点、数量、质量等要求，组织供应商发货。（4）货物到达后，采购部门组织需求部门、仓库管理部门等相关人员进行验收，验收合格后，办理入库手续。3.2供应商管理为了保证办公设施的质量和采购效率，对供应商进行管理。具体措施如下：（1）建立供应商档案，记录供应商的基本信息、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等情况。（2）定期对供应商进行评估，根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。（3）对优秀供应商，给予优先采购权和一定的优惠政策；对合格供应商，保持合作关系；对不合格供应商，取消其合作资格。第四章办公设施验收与入库4.1验收标准办公设施的验收按照以下标准进行：（1）外观检查：检查办公设施的外观是否完好，有无划痕、变形、损坏等情况。（2）功能检查：检查办公设施的功能是否符合要求，如电脑的运行速度、打印机的打印质量、空调的制冷制热效果等。（3）配件检查：检查办公设施的配件是否齐全，如电脑的鼠标、键盘、电源线，打印机的墨盒、硒鼓、数据线等。（4）文件检查：检查办公设施的相关文件是否齐全，如产品说明书、合格证、保修卡等。4.2入库流程办公设施验收合格后，按照以下流程办理入库手续：（1）仓库管理部门根据验收结果，填写《办公设施入库单》，注明入库设施的名称、数量、规格、型号、入库时间等信息。（2）仓库管理部门将入库单交给采购部门，采购部门核对无误后，签字确认。（3）仓库管理部门将入库单交给财务部门，财务部门根据入库单和采购合同，进行账务处理。（4）仓库管理部门将办公设施分类存放，做好标识和记录，便于管理和查找。第五章办公设施使用与维护5.1使用规定员工在使用办公设施时，应遵守以下规定：（1）员工应按照操作规程使用办公设施，不得擅自拆卸、改装或损坏办公设施。（2）员工应爱护办公设施，保持办公设施的清洁和卫生，不得在办公设施上乱涂乱画。（3）员工不得将办公设施转借他人使用，不得利用办公设施从事与工作无关的事情。（4）员工发觉办公设施出现故障或损坏时，应及时向部门负责人报告，不得擅自处理。5.2维护计划为了保证办公设施的正常运行，制定以下维护计划：（1）定期维护：每月对办公设施进行一次全面检查和维护，包括清洁、保养、调试等工作。（2）故障维修：对于出现故障的办公设施，及时进行维修，保证办公设施的正常使用。（3）预防性维护：根据办公设施的使用情况和寿命，提前进行预防性维护，如更换易损件、升级软件等。（4）维护记录：对办公设施的维护情况进行记录，包括维护时间、维护内容、维护人员等信息，便于查询和管理。第六章办公设施报废与处置6.1报废条件办公设施符合以下条件之一的，可申请报废：（1）达到使用年限，且无法继续使用的。（2）因损坏严重，无法修复或修复成本过高的。（3）技术功能落后，不能满足工作需要的。（4）因其他原因需要报废的。6.2处置流程办公设施报废的处置流程如下：（1）使用部门提出报废申请，填写《办公设施报废申请表》，注明报废设施的名称、数量、规格、型号、报废原因等信息。（2）技术部门对报废申请进行审核，确认报废设施是否符合报废条件，并出具审核意见。（3）财务部门对报废设施的账面价值进行核算，并出具核算报告。（4）公司领导对报废申请进行审批，批准后，办理报废手续。（5）报废设施的处置方式包括拍卖、报废处理等，处置收入应及时上交公司财务部门。第七章办公设施盘点7.1盘点周期办公设施的盘点周期为每半年一次，分别在每年的6月和12月进行。7.2盘点流程办公设施的盘点流程如下：（1）成立盘点小组，由财务部门、仓库管理部门、使用部门等相关人员组成。（2）盘点小组制定盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员分工等事项。（3）盘点人员按照盘点计划，对办公设施进行实地盘点，核对办公设施的数量、规格、型号等信息，并填写《办公设施盘点表》。（4）盘点结束后，盘点小组对盘点结果进行汇总和分析，查找差异原因，并提出处理意见。（5）财务部门根据盘点结果，调整办公设施的账面价值，保证账实相符。第八章监督与检查8.1监督机制建立健全办公设施管理的监督机制，加强对办公设施管理工作的监督和检查。监督机制包括内部监督和外部监督。内部监督由公司内部的审计部门、监察部门等负责，定期对办公设施管理工作进行审计和检查；外部监督由上级主管部门、监管机构等负责，不定期对公司的办公设施管理工作进行检查和指导。8.2检查内容办