英文【麦肯锡】行政数字化的实施转变 - 在一个立法周期内成功实现大型项目

#ZehnMalZukunft

UmsetzungswendefürdieVerwaltungs-digitalisierung

GroßprojekteineinerLegislaturerfolgreichrealisieren

Dezember2024

DieVerwaltungsdigitalisierunghateinUmsetzungsproblem:LauteinerStudievonMcKinseyundOxfordGlobalProjectsdauernetwa80%dergroßenIT-Projekte(Budgetvonüber15Mio.EUR)imöffentlichenSektorlängeralsgeplant–imSchnittverlängertsichihreDauerumganze47%.UndknappdieHälftederProjekteüberschreitetihrBudget:DurchschnittlichkostensieamEndemehralsdoppeltsovielwiegeplant.ObdieProjekteauchdengewünschtenEffekthaben,istkaumnachzuvollziehen–nurdreivonüber2.900inderStudieuntersuchtenProjektenmessendieRealisierungdesNutzensnachProjektende.1

DieHerausforderungenzeigensichinDeutschlandbesondersanbehördenübergreifendenGroßprojekten.2DiesedauernoftmehralsfünfJahreundhabenBudgetsimdreistelligenMillionenbereichoderhöher.3GleichzeitigsindihreErfolgeinderÖffentlichkeitbislangnurwenigwahrnehmbar:SoentstehtderEindruck,dassderStaatbeiderDigitalisierunghinter-herhinkt.BeiProjektenmiteinerLaufzeitvonmehralsfünfJahrenändernsichzudemwährendderUmsetzungoftdietechnologischenundpolitischenRahmenbedingungen.WirddaraufhindasVorgehenangepasst,verursachtdieshäufigweitereKostenundVerzögerungen.

DamitbehördenübergreifendeGroßprojektekünftigschnellermehrNutzenliefern,brauchtesneueAnsätze.EinZielkönntesein,neueIT-undDigitalprojekteinnerhalbeinerLegislaturperiodeerfolgreichabzuschließen.DafürkönneneineReformderverwaltungsinternenGovernance,eineverbesserteAufstellungderöffentlichenIT-Dienstleisteroderauchdigitaltaugliche

GesetzebessereRahmenbedingungenschaffen.4

DochwielassensichspezifischeProjektesogestalten,dassihreErfolgswahrscheinlichkeitsteigt?Die„Basics“sindlängstbekannt–dazugehörenz.B.klardefinierteProjektziele,dasEinbeziehenvonNutzenden,verlässlicheSchätzungenundPlanungensowiederEin-satzvonerprobtenTechnologienundStandardlösungen.DasBundesverwaltungsamtfasstdierelevantenAspekteinseiner„SOS-Methode“prägnantzusammen.5DochgeradebehördenübergreifendeGroßprojektebringenspezifischeHerausforderungenmitsich.ErfahrungenaussolchenVorhabeninDeutschlandundinternationaleErfolgsbeispielezeigen,dassinsbesonderesieben„Nutzenbeschleuniger“helfenkönnen,solcheGroßprojekteschnellerundbesserumzusetzen.

1KerstinBalka,BreannaHeslinundSinaRisse-Tenk(2022),Unlockingthepotentialofpublic-sectorITprojects

2BehördenübergreifendeProjektekönnenverschiedeneBehördenineinemRessort,AkteureausmehrerenRessortsoderausföderalenEbenen(Bund,Länder,Kommunen)beinhalten.MancheProjektesindbehörden-,ressort-

undebenenübergreifend(z.B.UmsetzungdesOnlinezugangsgesetzes).WirverwendenhiernurdenAusdruck„behördenübergreifend“.

3BeispielsweiseGrobkonzeptzurIT-KonsolidierungBund,beschlossenam20.5.2015,Gesamtkostenfür2015bis

20253,4Mrd.EUR(S.7);UmsetzungdesOnlinezugangsgesetzesseit2017,Gesamtkostenmindestens3Mrd.EUR;Registermodernisierungseit2021,geschätzteKosten2Mrd.EUR(S.3und25)

4ViolaHeeger(2024),Digitalisierung:Bundes-CIOwünschtsichmehrZentralisierung

5OrganisationshandbuchdesBundes

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1.Ohne„Nutzeninkasso“

keineMittelfreigeben

EinProjektlässtsichnurdannsinnvollplanenundumsetzen,wennklarist,welcherNutzen

erzieltwerdensoll,undwennderFortschrittregelmäßiggemessenwird.Dannistesmöglich,Ressourcenzielgerichteteinzusetzenundnachzusteuern,wennderErfolgnichtrechtzeitigeintritt.

WarumistdiesfürbehördenübergreifendeGroßprojekteherausfordernd?SolcheVorhabenbasierenmeistaufpolitischenEntscheidungen.IndenentsprechendenGesetzenoderpolitischenErklärungenwerdentypischerweiseabstrakteZieleformuliert,umdieInteressenmöglichstvielerStakeholderzuberücksichtigen.DabeisindmeistnochkeinemessbarenNutzenindikatorendefiniert.DieswäredieAufgabederProjektverantwortlichen,diejedochnachAntrittihrerPositionmeistunmittelbarunterUmsetzungsdruckstehen.Dieeigentlich

unverzichtbareAbstimmungmitdenStakeholderndarüber,wiederNutzenbeziffertwirdundwannerrealisiertseinsollte,wirddeshalboftvernachlässigt.

WaskanneineLösungsein?ProjektverantwortlichemüssendieMöglichkeithaben,ihrVorgehenzukonkretisierenundzupilotieren,bevorsiefestzusagen,wannwelcherNutzeneintrittundwieerzumessenist.NacheinerStartphasemitklardefiniertemZeit-und

KostenrahmensolltediePolitikdannkeineweiterenMittelfreigeben,ohnedassein„Nutzen-inkasso“erfolgt.

Praxisbeispiel.DiebritischeRegierunghat2022festgelegt,dass75LeistungenfürBürger:innenundUnternehmenbis2025onlineverfügbarseinunddieBewertung

„great“erhaltensollen.DazuhatsiemessbareKriteriendafürdefiniert,wanneindigitalerServicealsnutzerfreundlich,barrierefreiundeffizientgilt.ÜberdieZiel-erreichungwirdanParlamentundÖffentlichkeitberichtet.6

6Policypaper(2022),Roadmapfordigitalanddata,2022to2025;CentraldigitalandDataOffice(2023),Whatmakesaservice‘Great’?;UKParliament(2023),Digitaltransformationingovernment:addressingthebarrierstoefficiency

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2.Legoprinzipnutzen

Großprojektekönnennurerfolgreichsein,wenndasVorhabenimverfügbarenZeitraumzubewältigenist.DazusolltederGesamtumfangzerlegtwerdeninkleine,fürsichgenommenfunktionsfähigeBausteine.VieleprivateUnternehmenfolgenmittlerweilederFaustregel,dasseinUmsetzungsmodulnichtlängeralsdreiMonatedauernundnichtmehrals

300.000EURkostensollte.

WarumistdiesfürbehördenübergreifendeGroßprojekteherausfordernd?Theoretischist

dasPotenzialgemeinsamerdigitalerLösungenderVerwaltunghoch–siekönnendieNutzer-freundlichkeiterhöhenundermöglichenSynergienbeidenIT-Ausgaben.DochdieRealisierungdieserVorteileerfordertmeisteineaufwändigeKoordination.Behördenübergreifende

Initiativenstrebenoft„großeLösungen“an,diezahlreicheNutzenpotenzialegleichzeitigerschließensollen.DamitsteigtjedochdasRisikofürZeitverzug,BudgetüberschreitungodernichtfunktionstüchtigeProdukte.

WaskanneineLösungsein?ErfolgreicheVorhabenverfügendurchausübereineambitio-nierteVision,setzenaberrealistischeZwischenzieleundpriorisierendieBausteine,dieraschdengrößtenNutzenschaffen.WeitereModulekönneninspäterenPhasenumgesetztwerden,fallsdieerstenSchritteerfolgreichwaren.

Praxisbeispiel.InSingapursindheutevieleBürgerdiensteineinerAppvereint(LifeSG).DerenersteVersionkonzentriertesichzunächstaufdieBedürfnissejungerElternundFamilien;LeistungenfürweitereZielgruppenundLebenslagenwurdensukzessivehinzugefügt.SingapurnähertsichsoschrittweisederVision,VerwaltungsleistungenineinerAppzubündeln–ohnegleichdievolleKomplexitäteinerbehördenübergreifendenTransformationbewältigenzumüssen.

3.MitgutemNarrativüberzeugen

DamiteinProjekterfolgreichumgesetztwird,müssensichdiewichtigstenAkteureüberdasgemeinsameZielunddenWegdorthineinigsein.

WarumistdiesfürbehördenübergreifendeGroßprojekteherausfordernd?SolcheProjektehabenmeistzahlreicheStakeholder,dienichtTeilderumsetzungsbeauftragtenOrganisationsind.ProjektverantwortlichekönnenVeränderungendeshalbnichtüberWeisungsbefugnissedurchsetzen.Gelingtesihnennicht,dieBeteiligtendurchüberzeugendeKommunikationfürdieMitarbeitundUnterstützungzugewinnen,istderProjekterfolggefährdet.

WaskanneineLösungsein?DieVerantwortlichenmüsseneineüberzeugendeVeränderungs-geschichte(„Narrativ“)formulierenundandieAkteurekommunizieren.DiesesNarrativerklärt,

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warumdiegeplantenVeränderungenfürdieBeteiligtenvonVorteilsindundfunktionierenwerden.EinprofessionellesKommunikationsteamkannbeidieserAufgabeunterstützen.DarüberhinaussindMultiplikator:inneninallenprojektrelevantenOrganisationenerforderlich.DaszentraleTeamkannsichdazumitdenKommunikationseinheitenderbeteiligtenOrganisa-tionenvernetzen.EinigeProjektesetzenzudemaufcharismatischeFührungspersönlichkeiten,dieeineVeränderungsgeschichtebesondersgutvermittelnkönnen.

Praxisbeispiel.WaseinüberzeugendesNarrativbewirkenkann,zeigtdierasante

DigitalisierungderVerwaltungsangebotederStadtKyjiw.BürgermeisterVitaliKlitschko

prägtenachdemrussischenAngriffaufdieUkraine2022denSlogan„Resilienzdurch

Digitalisierung“.HierzuleistetdieAppKyjiwDigitaleinenkritischenBeitrag.DieAppumfasstverschiedeneDienste,diedenMenschendasLebeninKriegszeitenerleichternundsicherermachen.UrsprünglichfürdenöffentlichenNahverkehrkonzipiert,wurdeKyjiwDigitalnachKriegsbeginninnerhalbwenigerMonateumzahlreicheAngeboteerweitert.Heutenutzenmehrals80%derEinwohner:innenvonKyjiwdieseApp.7

4.Demschleichenden

Gremientodvorbeugen

IngroßenIT-oderDigitalprojektensindpermanentEntscheidungengefragt:WelcheTechno-logiesollverwendetwerden?WelcheFunktionalitätistnotwendig,welcheverzichtbar?WannkanneineLösungindenBetriebgehen?FüreineschnelleunderfolgreicheProjektumsetzungistesnotwendig,solcheEntscheidungenmöglichstraschzutreffen.

WarumistdiesfürbehördenübergreifendeGroßprojekteherausfordernd?Inderöffent-

lichenVerwaltunggibteszahlreicheKoordinierungsgremien(z.B.IT-Planungsrat,IT-RatundFachministerkonferenzen),diehäufigauchProjektesteuern.DieseGremientagenmeistin

größerenZeitabständenundindenSitzungenkonkurrierenzahlreicheThemenumAufmerk-samkeit.ZudemhabenvielederTeilnehmendennurbegrenztesfachlichesundtechnischesWissenzudenInhaltenspezifischerProjekte.HäufiggiltauchdasEinstimmigkeitsprinzip,dasnotwendigeEntscheidungenerheblichverzögernkann.

WaskanneineLösungsein?BehördenkönneneinSteuerungsgremiumeinrichten,dassichmitnureinemProjektbefasst.BestenfallsentscheidetdiesesGremiumautonomübereinmehrjährigesBudgetundistnichtzuengandenjährlichenHaushaltszyklusgebunden.DieMitgliedersolltenerfahrenseinundüberdierelevantefachlicheundtechnischeKompetenzverfügen.AnwichtigenEntscheidungensolltezudemdieminimaleAnzahlvonStakeholdern

7AdamHill(2022),Kyivmayor:“Resiliencethroughdigitalization”;SarahWray(2022),ConnectiontocitizenskeytoKyivsresilience,saysCIO

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beteiligtseinundbeiAbstimmungensollteesmöglichstwenigeVetorechtegeben.SinddieseVoraussetzungenerfüllt,steigendieChancen,dassEntscheidungenschnellundfachkundiggetroffenwerden.

Praxisbeispiel.DasProgrammPolizei20/20(P20)schaffteinegemeinsameIT-Platt-

formfürdigitalePolizeiarbeitinBundundLändern.Gesteuertwirdesvoneinemeigens

geschaffenenVerwaltungsrat,derübereinmehrjährigesBudgetverfügtundfachliche

sowietechnischeRichtungsentscheidungentrifft.EineGeschäftsstelleundeinexternesControllingunterstützendenVerwaltungsrat.8SomitistP20wenigerabhängigvonden

BestandsgremienderInnenministerkonferenz.VieleStakeholdersehendarindenVorteil,Entscheidungenschnellerundfundierterabstimmenzukönnen.

5.ModernePlattformarchitekturwagen

IT-Großprojektesolltenaufzukunftssichere,zeitgemäßeTechnologienundPlattform-architekturensetzen,dieeineschnelleEntwicklungundSkalierungerlauben.

WarumistdiesfürbehördenübergreifendeGroßprojekteherausfordernd?

BehördenübergreifendeProjektesindmeistmiteinerkomplexenLandschaftvonBestands-systemenkonfrontiertundvieleBeteiligtewollendiegewohntenFunktionalitätenbeibehalten.DaherstrebendieVerantwortlichenofteineInteroperabilitätmitbestehendenLösungen

an.Dieskannsinnvollsein,abereskannauchzuverpasstenChancenführen.SoeinigtensichBundundLänder2018zunächstdarauf,eigeneNutzerkontenfürihrejeweiligenVer-waltungsportalezubehaltenoderneuzuentwickeln–dieseaberinteroperabelzugestalten.9AufgrundtechnischerSchwierigkeitenundderfehlendenVorteileausBürgersicht,haben

BundundLänder2024entschieden,aufdieinteroperablenNutzerkontenzuverzichten–stattdessensolleseinegemeinsameLösunggeben.10ImlaufendenBetriebkönnensovoraussichtlichjährlicheKostenvon10Mio.EUReingespartwerden.11

WaskanneineLösungsein?ProjektekönnenaufneutraleExpertisesetzen,umsicherzustellen,dassdastechnischeLösungsdesignzeitgemäßistundnichtdurchPartikularinteressenbeeinflusstwurde.SinnvollisthierinsbesonderedasEinbindenvonFachleutenausderPrivat-wirtschaft,diedenStandderTechnikeinschätzenkönnen(aberkeineigeneskommerziellesInteresseandemProjekthaben).

8GeschäftsordnungdesVerwaltungsrats(2019)

9Bundesrechnungshof(2023),UmsetzungdesOnlinezugangsgesetzes

10BMI,Nutzerkonten;derparalleleBetriebvonNutzerkontenwurdealszuaufwendigbewertet.BMI(2024),VerbindlicheFristenimOZG-Änderungsgesetz;bisspätestens2028solldasgemeinsameNutzerkontoumgesetztsein.

11SieheBMI(2023),EntwurfeinesGesetzeszurÄnderungdesOnlinezugangsgesetzessowieweitererVorschriftenzurDigitalisierungderVerwaltung

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Praxisbeispiel.DänemarkhateinenIT-ExpertenratmitVertreter:innenausVerwaltungundPrivatwirtschaftetabliert.DieserbewertetfürjedesVorhabenmitKostenüber2Mio.EUR(15Mio.DK),obVorgehenundtechnischeArchitekturzielführendundzukunftsfähigsind.Seit2011hatderRatmehrals150solcherBeurteilungendurch-geführtundsozuminternationalanerkanntenErfolgderVerwaltungsdigitalisierunginDänemarkbeigetragen.12

6.RichtigesTeamamrichtigen

Platzeinsetzen

DasLeitungsteamfüreinIT-GroßprojektbenötigteinebreitePalettevonWissenundFähigkeiten.DazugehöreneintiefesVerständnisderfachlichenBelange,NutzerbedürfnisseundrechtlichenRahmenbedingungen,KenntnisseimklassischenundagilenProjekt-managementsowiehoheTechnologiekompetenz.NurwenigePersonenerfüllenalldieseVoraussetzungengleichzeitig–interdisziplinäraufgestellteTeamssinddeshalbunerlässlich.

WarumistdiesfürbehördenübergreifendeGroßprojekteherausfordernd?KarrierewegeinderöffentlichenVerwaltungbegünstigeneinenFokusauffachlicheundjuristischeFähigkeiten.SoverfügendieLeitungsteamsfürgroßeIT-Vorhabenoftnichtüberallenotwendigen

Kompetenzen.Hinzukommt,dassTeams,dieinklassischenBehördenstrukturenarbeiten,mehrZeitmitaufwändigenAbstimmungenundderKommunikationderProjekterfordernisseverbringen,alsdiesineineragilarbeitendenOrganisationnotwendigwäre.

WaskanneineLösungsein?DieFederführungfürwichtigeVorhabenkannanInnovations-laboreübertragenwerden.FürdieseEinheitenlassensichTeamsmitallenerforderlichenKompetenzenzusammenstellen–inklusiveTalentenausderPrivatwirtschaft.Innovations-laborebietenzudemdieMöglichkeit,bestimmteFähigkeitengezieltzustärken,einÖkosystemausgeeignetenPartnernaufzubauenundProjekteabseitsbremsenderStrukturenagildurchzuführen.

Praxisbeispiel.DasInnovationslaborBaden-WürttemberghatTalentemitVerwaltungs-erfahrungundhoherTechnologiekompetenzangeworbenundvernetztsichintensivmitderGovTech-Szene,WissenschaftundZivilgesellschaft.Esarbeitetentkoppeltvom

täglichenVerwaltungsablauf,mitdirekterSteuerungdurchdiepolitischeLeitungsebenederLandesregierung.Soistesz.B.gelungen,densouveränenKI-AssistentenF13inner-halbwenigerMonatealsPrototypzuentwickeln.Nachetwa1,5JahrenProjektlaufzeit

wurdeerindergesamtenLandesverwaltungausgerolltundBehördeninganzDeutsch-landangeboten.

12StatensIT-Rad(2023),StatusRapport2023(S.13)undStatensITAbouttheAgencyforGovernmentalITServices

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7.„RotesTelefon“einrichten

GroßeIT-undDigitalprojektebenötigenvonderpolitischenLeitungsebeneoftkurzfristigeEntscheidungenzueinerSachfrage,dieFreigabevonRessourcenoderauchnureinöffentlichesSignalderUnterstützungfürdasVorhaben.

WarumistdiesfürbehördenübergreifendeGroßprojekteherausfordernd?HäufigsinddieProjektverantwortlicheninkomplexeHierarchienundGremieneingebunden–entsprechendlangekannesdauern,biseinAnliegendiepolitischeEbeneerreicht.

WaskanneineLösungsein?GroßeIT-undDigitalprojektesolltenpolitische„Sponsor:innen“haben.Sinddieseschwerzufinden,soistdasProjektgenerellzuhinterfragen.DieProjekt-leitungsolltemitdiesenPersonenindirektemKontaktstehen,ihrVorgehenerläuternundmöglicheHindernissefrühzei