中信外包档案管理服外包业务创新经验汇报

档案管理服务外包业务创新经验汇报中信外包服务有限公司2015年9月Ⅰ

档案管理服务外包行业现状分析Ⅱ

综合档案管理服务外包业务模式探索Ⅲ

中信外包服务有限公司档案管理服务外包业务开展情况介绍内容概要2第一部分

档案管理服务外包行业现状分析1.1档案管理服务外包市场参与主体需求机构监管机构服务机构对档案管理服务外包工作中供需双方以及第三方等各类主体进行指导、监督的机构。档案管理服外包的需求方。档案管理服务外包的供应方。1.2市场需求分析档案数量增加各类机构历史沉淀档案经多年累积，数量巨大；社会和经济发展增速，不断产生大量新增档案；管理难度提升业务和管理行为的复杂化导致档案种类不断增加；新时期互联网、信息系统的应用导致档案形式多样化；资源投入需求不断增加需求机构内部专门的档案管理部门建设需求增加；人员配置，尤其是专业档案管理人员需求不断增加；档案馆/室建设、设备设施采购等固定资产投入需求增加；自行管理压力进一步凸显机构设置不健全、人员配置不到位或不专业、场馆建设投资压力大等原因，导致大量机构无法通过自行管理来解决内部档案管理需求；档案管理专业程度不断增加、档案管理信息化水平不断提升、监管机构要求不断完善，导致现有配置无法适应新时期档案管理要求。1.3社会化服务供应分析社会化服务机构开始出现但仍远远落后于市场需求进入2000年以后，我国档案管理服务外包机构的数量不断增多，且保持着持续增长的趋势。据不完全统计，截止2012年在全国登记在册的档案中介机构就达到376家；服务范围逐步扩展但服务机构仅限于提供单一品类服务主要服务类别包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务以及档案开发利用服务。但大量机构仅能提供单一类别的服务，无法提升资源集约化利用水平，也无法形成产业链竞争优势；国内服务机构发展状况国内目前尚没有建立完善的档案外包行业管理体系，业务范围模糊、行业准入门槛低，从业机构管理水平、资信实力参差不齐，市场竞争无序化等问题日益凸显；国外发展经验介绍国际档案管理服务经多年发展，在管理标准、服务流程、安全机制等方面已相对完善和成熟，并形成了规范的市场化竞争机制，各类商业性档案管理外包中心分布广泛，从业企业中已出现诸如美国铁山、香港嘉柏等一批领先企业，并实现跨国规模化运营并进入资本市场。1.4监管政策环境分析国家规范性文件2012年以来国家档案局连续印发了3个与档案管理服务外包直接相关的规范性文件，鼓励机构通过购买社会化服务解决内部档案管理需求，并要求档案部门在开展档案数字化服务外包、寄存服务外包过程中，采取相关有效措施确保档案实体安全、信息安全；地方性政策法规在目前已获取的45个副省级以上地区颁布的档案法规（不包括香港、澳门、台湾，西藏未出台档案法规）中，已有25个地区对档案中介机构（实质上即是档案管理外包服务供应商）做出了规定；国内政策法规的完善《全国档案事业发展“十二五”规划》已把制定《档案中介机构管理办法》列入档案法制工作的主要任务之中；国家档案局已着手开展全国性档案管理服务外包行业规范的研讨和编制，以期形成一系列行业标准和指导规范从根本上引导这一新兴行业的健康有序发展；国外标准化建设情况介绍已形成了诸如ISO15489、ISO23081等国际标准以及针对商业档案中心建设规划的ARMATR01-2011等成熟的行业标准和规范体系。而美国、英国、澳大利亚等各国的行业主管部门、外包服务企业也参照这些国际标准，形成了适合本国特点的标准体系和实施规范。第二部分

综合档案管理服务外包模式探索

基于价值链双向整合的服务外包理念机构A业务拓展客户服务风险管理计划财务产品开发渠道管理战略规划凭证档案管理人力资源供应信息采集处理客户响应服务IT技术支持机构N业务拓展客户服务风险管理计划财务产品开发渠道管理战略规划凭证档案管理人力资源供应信息采集处理客户响应服务IT技术支持………………专业外包服务商档案管理服务：铁山人力资源供应：FESCO信息采集处理：华道呼叫电销中心：PCCW系统开发维护：CISCO价值链纵向延伸中信外包服务综合外包服务商价值链横向整合关键业务自行运作或小部分外包前台中台后台2.1

服务外包理念12档案存储及管理对各类信息（包括影像、数据、声音记录等）提供采集、加工、存储、查询以及灾备与在线恢复等一系列综合管理服务。对各类凭证（如档案、票据、契约、文件、胶片、图纸、样本等）提供整理、存储、调阅、查询直至销毁等一系列“从生到死”过程的综合服务。对各类机构的票据、文件、包裹等提供整理、分配、派发、投递乃至信息管理等一系列综合物流服务。全流程档案管理业务模式信息管理及灾备票据物流2.2全流程档案管理业务模式13②递送③扫描、信息补录

影像转化设备及数据库需求机构信息管理/存储中心⑤信息存储①档案收取④档案查调阅

档案存储中心数字化处理中心

分配⑥影像/数据查询④影像/数据审核③档案寄存托管

硬件、软件系统集成

硬件、软件系统集成图例：票据流

信息流142.3针对档案、信息的全流程“无缝”服务第三部分

中信外包服务有限公司档案管理服务外包业务开展情况介绍3.1中国中信集团中国中信集团成立于1979年10月4日。目前已发展成为一家金融与实业并举的大型综合性跨国企业集团。其中，金融涉及银行、证券、信托、保险、基金、资产管理等行业和领域；实业涉及房地产、工程承包、资源能源、基础设施、机械制造、信息产业等行业和领域，具有较强的综合优势和良好发展势头。截至2014年底，中信集团总资产港币59478亿元，净资产港币5755亿元，全年实现营业收入港币4021亿元，净利润港币598亿元。自2009年以来连续五年入选美国《财富》杂志“世界500强”企业排行榜，2014年排名第160位。16CITIC-Prudential3.2中信外包服务有限公司中信外包服务有限公司隶属于中国中信集团，是在整合国内外优质资源、专业人才和先进技术的基础上成立的综合性外包服务企业，致力于为广大金融机构、政府部门、企事业单位等提供涵盖票据分配、档案寄存托管、数字化与信息灾备、现钞管理、定制化业务流程外包等一系列“一站式”、全方位外包服务解决方案。自2008年起，我们已先后在北京、天津、济南、武汉、郑州、厦门、宁波、保定、邯郸、邢台等城市设立子公司及分支机构，在部分重点城市投资建设了数十万平米的综合外包服务基地，并以“中信外包服务”、“CITICOS”作为统一业务品牌。18经过不断发展和持续创新，中信外包服务已经形成了以“金融后台外包服务”为主，面向广大国家机关、公用事业单位、大中型企业的全流程“综合外包服务”业务模式，并在若干专业细分市场中占据领先地位。截至2015年7月，中信外包服务已经为全国范围的逾百家金融机构、政府部门及跨国企业的逾10000个网点提供了多项专业化外包服务：在部分区域押运市场和票据分配市场中持续保持100%占有率；集中存储或入驻接管了各类机构约7000万册档案或凭证；为各类金融机构、政府部门定制并管理了数十个档案数字化加工中心、信息灾备中心、稽核中心及现钞中心，全年处理逾2.2亿笔票据、影像数字化文件。19现有机构拟拓展省份北京天津宁波郑州江西上海川/渝广东辽宁厦门运营网络西安河北山东武汉北京运营基地21天津运营基地22济南运营基地宁波运营基地24档案寄存、信息化管理的相关系统软件著作权包括档案寄存托管、数字化加工及信息处理、条码管理等，构成完整的档案与信息管理服务平台。25档案存储中心管理系统软件著作权以及专用档案保管箱实用新型专利。262014年7月，中信外包公司率先获得了中国档案学会“档案寄存托管类定点生产企业”资质认证。27注：档案寄存托管类定点生产企业资质是国内最具权威的档案行业从业企业资质认证，也是目前国内唯一的全国性档案服务机构认证。注：PRISM（ProfessionalRecords&InformationServicesManagement）

International是全球商业档案与信息管理服务领域最权威的协会型机构，对全球的档案与信息管理机构的经营管理和发展提供评估、认证及指导。自2008年起，中信外包公司即已通过了国际专业档案与信息管理服务协会（PRISMInternational）的专门认证，成为该协会在中国大陆的首家会员机构。28自2011年11月起，中信外包公司被认定为国家级“高新技术企业”，是国内首批获得该项资质的服务外包机构之一。292013年8月，中信外包公司的档案存储管理、信息管理与灾备、银行票据综合管理、现钞管理、后台中心运营、业务流程外包及定制化服务等主营业务陆续通过了国际标准组织（ISO）的权威认证，成为中国大陆唯一一家在上述六个专业领域均获得ISO9001认证的综合外包服务企业。30国家级行业标准《档案管理服务外包工作规范》《档案管理服务外包工作规范》是国家档案局正式批准立项的行业标准项目。该项目由国家档案局经科司与中信集团共同发起，由中信外包服务负责具体起草和编制工作，旨在针对中国档案管理服务外包行业率先制订出一套代表国际先进水平、符合国内实际情况并适应行业发展趋势的国家级指导性行业标准和工作规范体系。该《工作规范》将对国内市场中档案寄存、查询调阅、数字化乃至销毁等各个业务类别的发包管理、服务商管理、服务资质及能力、风险控制等方面制订一系列标准化流程、原则和规范。预计规范主要编制工作将在2015年底完成，经审核批准后于2016年颁布施行。31国家档案局杨冬权局长调研

中信外包公司档案寄存托管及数字化业务国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权率国家档案局调研组到中信外包公司档案托管及数字化中心实地考察调研。天津市常务副市长崔津渡、天津市档案局等相关局委办主要领导陪同考察。杨局长对中信外包公司在档案信息服务外包领域所进行的探索表示赞赏，对其业务模式、经营理念和管理体系给予了充分肯定。档案与信息管理外包服务概述在关于档案、信息安全等相关法规许可的范围内，对各类广义的“档案”（“Records”，包括纸质或非纸质的记录载体，如票据、契约、文件、胶片、图纸、样本等）及信息（包括影像、数据、声音记录等）提供整理、存储、调阅、查询、形式转换直至销毁等一系列“从生到死”过程的综合服务。3.3档案与信息管理外包服务介绍存储查取销毁扫描数字化整理文档销毁IronMountainSuiteRecords

Management档案管理电子存储管理域名管理相容的档案存储系统档案管理咨询文件管理解决方案健康信息管理服务影像和声音存储能源数据服务离岸磁带库个人电脑数据保护服务器数据保护电子邮件持续性

灾难恢复支持服务安全销毁泄密防范合规销毁程序应用服务

技术托管服务档案管理数据保护和恢复档案管理服务加密系统档案存储及管理业务模式

RecordsStorage&Management设置不同权限，实现“双盲管理”（Mutual-blindManagement）。业务支撑体系软件系统档案存储管理系统档案调阅管理系统影像处理及信息管理系统专用档案箱美国双面五层纸板(AcidFree-Acrylic-175gsm)，经特殊工艺制造而成；由一张纸板反复折叠成型，无接缝；具有良好的力学结构和化学特性，抗压、抗冲击、抗腐蚀能力表现出色；除系统专用条码外，箱体无任何客户标识，“全匿名”管理。专用保密锁条Tamper-Evident专利保密产品；每根锁条的“保密码”全球唯一；采用双锁条封箱，无泄密可能。主要服务内容档案寄存托管国际通行的阁楼架（Mezzanine-Pallet）存储方式，使有效容量最大化；所有凭证进库之前，必须接受至少72小时药物熏蒸（Fumigation），杀除一切成虫和虫卵；24小时全视角库内安全监控系统；全程实时温湿度监控，主动/自动存储环境控制（ClimateControl）；专用消防系统；凭证箱采用条码随机分散定位系统，不可追踪。建立索引、目录和整理、装箱使用系统软件建立符合客户要求的档案索引和目录，便于核对与查询；帮助客户整理档案，并分类封装。安全销毁根据客户指令，以专业的方式销毁已经失去保存价值的（或必须销毁的）档案；严密监控整个销毁过程，确保无泄密可能；可作为专业的档案管理机构，据实提供“档案销毁证明”。“桌对桌”调阅用传真、电话或EMAIL发出调阅指令，简单方便；覆盖全市各区县的递送网络，提供普通（半日）和紧急（180分钟）调阅；专用递送软件CRS编排线路，监控每一步骤，并对所有突发事件（如交通堵塞）提供应对方案；全程封闭式运输，严密的操作程序；严格依照客户事先设定的“权限体系”和“印鉴设置”的交接手续，避免任何违规、越权事件。数字化、信息化加工将实物档案通过影像扫描、数据录入转换为数字化、信息化档案；信息存储将信息通过磁盘、磁带、光盘等介质进行存储；信息查询提供对于信息的专用软件单机查询以及依据“权限体系”的网络实时加密查询；信息的灾备与在线恢复通过成熟的灾难备份设备和快速的应急恢复程序对信息进行灾备与在线恢复。业务优势

安全/耐久

保密性24小时库区保安巡逻、库内全视角监控；专用档案箱封装，避免档案直接暴露在外；全程温湿度主动/自动控制，确保档案处于优良的存储环境；实时更新应急方案。除条码标签外，档案箱外部无任何标识，确保完全“匿名性”；专用软件系统随机提供档案箱位置，任何人（包括档案库管理人员）无法追踪；通过印鉴资料设置严格的档案信息管理授权体系（用于调阅、销毁等）；完整的报告系统，记录档案箱的每一次“活动”（开箱、移动、调阅等）。

方便/高效

降低成本“桌对桌”服务，不需离开办公室，就可以及时调阅档案；专业的客户端软件，可以协助建立详尽的档案索引，方便查阅；只需指定一名“联络人”，确定“授权体系”和“印鉴记录”，就可完成全部档案/信息管理工作。规模经济效应，节省直接费用（场地、设施、人员等），降幅可达30%-70%；减少各类资源的占用，降低间接成本、间接成本（管理成本、间接投入等）将可趋近于零。成本效用较低业务未投入大量资源业务已投入大量资源业务暂无法外包业务客户非核心业务外包服务中心集中交付入驻管理先运营后交付协同管控流程渗透全面标准化运营3.4业务开展模式天津市人力资源与社会保障局起初由天津社保局二十余家分中心分散管理自1987年起共计3200万页天津市居民的社保历史档案（包括缴费记录、医保报销记录等）。自2011年起，中信外包公司开始分两期为天津市社保局及各家分中心提供涵盖档案运输、分类整理、索引设计、档案数字化、档案存储及查调阅等一系列服务项目在内的全流程档案信息管理服务，并协助天津市社保局建立了系统化的档案影像资料库。特点：1、全流程集中交付的服务外包模式，免去了该局的场所建设、固定资产购置、人员聘用和管理负担等。2、一站式、无缝化的运营流程，减少了不必要的交接环节，提高了运营效率，并使责任更加清晰。3、项目完成后，相关人员及设施设备可以用于满足其它机构的类似需求，可避免资源的闲置浪费。案例1、集中交付案例2、入驻管理建设银行天津分行已在天津宁河县自建有6层总面积5400平米的档案库，起初以密集架形式存放约150万册档案。自2010年起，中信外包公司开始提供入驻管理服务，改变存储模式，并配备专业管理系统和人员。截至目前，共管理了该行近8万箱档案（约240万册），容量提升后还可进一步满足其他客户的需求。特点：1、充分利用已有设施，避免了资源浪费。2、将传统的开放式档案存放方式，改为保密箱封装的存放方式，并设立严格的授权管理体系（查询、调阅等），有效降低了“内部人风险”。3、通过改造提升了原有设施的存储容量，可进一步满足本机构今后增长的需要，或服务于外部机构，变“成本中心”为“利润中心”案例3、协同管控工商银行天津分行起初档