德国企业档案管理模式

德国克虏伯企业档案馆是一家私人经济档案馆,创建于1905年,馆内保存的档案分为企业档案和家族档案两部分,共用一套检索系统,主要是为本企业提供服务。二战后,企业和家族档案融合在一起,60年代后,档案馆开始对公众开放,特别是1976年后,档案馆大力开展宣传,让公众利用档案。现在,每年都有数百名来自世界各地包括欧、美和亚洲的研究人员到档案馆调阅档案。1999年3月,克虏伯公司和突森公司合并,克虏伯公司为独自保存家族所有的档案,封闭了克虏伯档案馆,不再接收新档案,档案馆今后的主要任务是继续整理已经接收的档案和研究企业发展史。克虏伯档案馆归克虏伯基金会所有。今天的克虏伯企业档案馆馆藏档案长达18公里,照片140000张,电影胶片1500盘,另外还收藏8000本图书,数千张建筑图纸和地图,以及公司公开出版物等。这些珍贵的企业及家族档案为世界各国的利用者提供了翔实的研究素材。国内有关资料介绍,国外私人档案馆不对外开放。但是,在这次参观考察中,我们发现克虏伯档案馆十分注意发挥宣传教育功能,在埃森市的地图上有位于雨果庄园的克虏伯企业档案馆的标识,我们参观就是按地图的标识寻来的。在档案馆一层是企业发展展览,对社会开放,在我们参观过程中看到了不同年龄层次的人在这里观看展览。1.德国西门子公司档案馆1907年，西门子公司因六十周年大庆而建立档案馆，是德国第二个建立档案馆的企业（第一家是1906年建立的钢铁企业—克努伯公司）。1944年之前，西门子档案馆在柏林，二战后逐步迁至慕尼黑。

1954年至1999年有一个独立的档案馆。现在档案馆与公司展览部、公关部一起设在论坛中心，由公关部管理。档案馆在大楼里有1363平方米办公用房，但库房使用面积有1600平方米（楼外有保存档案的库房）；现有雇员六个半人，三个档案专业，三个技术支持，半个杂务。西门子档案管理部主任威登多夫博士先生向考察团介绍了企业档案管理情况以及档案管理的方法和流程。公司档案馆是西门子公司一个重要组成部分。档案馆的职责是：（1）收集西门子公司需要保存的有价值的文书，如法律文书、证书等；（2）妥善保管、保存所有收集进馆的档案；（3）为对信息感兴趣的人们提供档案服务。公司档案馆负责收集保管公司董事会、行政管理层、市场部、财会、法律咨询顾问等方面的档案，还保存声像、电子材料；生产技术、科研方面的档案由各生产部门和科研开发部门保存，只有生产、科研不再需要的档案才有选择地接收进档案馆。西门子公司档案馆馆藏文书档案4000米（排架长度），40万张照片，1.2万册图书资料，数据资料每年急剧上涨。档案按照文件处理时间顺序排架。利用档案的客户比例是总公司约占30%，各子公司约占20%，各生产部门约占20%，西门子各参股商约占10%，媒体、科研等机构约占20%。据2003年档案馆统计，一年里有1700份的查询工作，参与30多次展示，20次为客户周年庆祝活动提供材料。档案利用权限分三个层次：可向大众开放的；公司内部职工可利用的；涉及知识产权等方面的重要档案作为资产保存，严格限制利用。西门子公司重视分支机构（包括海外机构）的档案工作，公司制订了统一的档案管理要求，有的分支机构也设了档案馆。对于产权变动企业的档案，档案馆表示了担忧，如果提前知道情况应能保证档案收集，否则有难度。关于人事档案，只有人离开了或去世了，其档案才进档案馆永久保存。1971年西门子档案馆开始电子化档案管理的尝试，1993年开发出档案管理软件。2.德国空中客车公司档案馆空中客车公司（以下简称空客）有35年历史，分布在法国、德国、英国、西班牙等不同国家，我们访问的是位于欧洲第二大港口汉堡市的空客公司档案馆。档案馆负责人米歇尔先生接待了考察团，并介绍了空客纸质档案的管理情况。空客过去有200多个档案室分别管理档案，近2-3年才在汉堡建档案馆，集中管理公司在德国境内的档案。公司决定将档案集中管理的原因：其一，档案需要大量利用，集中管理有利于快速全面查找；其二，便于全面了解技术历史，有利于空客产品的研发；其三，有利于法律机构因法律纠纷、赔偿等事由对原始证据的快速查找。其中第三个原因最为重要。空客纸质档案装入档案盒后保存在集装箱。集装箱经过质检局检测，具有防潮、恒温、可漂浮等功能，符合档案的长期保管要求。每个集装箱可存放446个档案盒，约2230个档案夹。每个档案夹都带有芯片条形码，可跟踪档案的利用情况。芯片条形码包含的信息为档案夹、档案盒、架、柜、室号，索引系统还有档案内容说明。只有持工作卡的人才能取档案夹。现汉堡档案馆共有35人，纸质档案2000多万份。过去档案的保管期限是99年，现在与飞机的存在时间一致。德国对私人档案不进行任何监督。在私人档案中有十分重要的经济档案，即工业、金融、商业等方面的档案。德国资产阶级曾经作过在某种程度上集中经济档案的尝试。

1900年，路易港(在莱茵河南岸)的商业团体首先提出了建立专门经济档案馆的问题。1906年，在科隆有许多人支持这种想法。于是，在莱茵河沿岸诸邦九个商业团体和威斯特法利亚邦九个商业团体的支援下，成立了第一个经济档案馆：莱茵一威斯特法利亚经济档案馆。第一个经济档案馆所以在这里出现，。是因为这个地区的经济很发达，资本十分集中。送交经济档案馆的都是历史档案，而且只是由经济档案馆代为保管，原主仍保留着所有权，可以随时取走。除上述商业团体外，科隆铁路公司、埃森铁路公司、沙夫豪森银行、北海一莱茵航运公司、斯托尔堡铸铁工厂等的档案，以及前普鲁土内阁总理康普浩曾(此人是一个大银行家和科隆商业团体的代表)的许多档案，也都送交这个档案馆保管。莱茵一威斯特法利亚经济档案馆设在一个经过改建的旧教堂内，它由一个理事会管理。理事会的成员包括：科隆商业团体的代表，科隆市历史档案馆馆长，市长，市参议会议员二人，对外政策团体的代表三人，高等商业学校校长，该档案馆馆长。福建省南纸股份有限公司是以生产新闻纸为主业的国有大型一档造纸企业，原名南平造纸厂，投产于1958年。1998年5月经省政府批准为上市公司，现为国家级520家重点企业之一。主导产品新闻纸生产能力，从早期的3.4万吨增为30万吨，投产以来，累计为国家提供了近320万吨新闻纸，为我国的造纸工业和福建省经济发展作出了应有的贡献。南纸档案馆是经国家档案局批准设立的企业档案馆。株洲市自来水有限责任公司始建于1956年，是一家日供水能力125万立方米、供水人口约90万人，集制水、供水、售水、工程设计、建筑工程安装、纯净水和净水剂生产、房地产开发于一体的国有大型供水企业。该公司档案馆是1984年6月在原档案室的基础上设立的,是湖南省第一个企业档案馆。这个档案馆虽仅两年历史,但显示了旺盛的生命力,受到世人的瞩目。它的成长之路给企业档案馆的建设与发展提供了新鲜经验。鞍山钢铁集团公司，是中华人民共和国