公司宣贯培训-档案管理工作数字化转型

培训的目的、意义我们在档案工作开展中遇到各种类型的问题，例如专项工作协调推进缓慢、人员配备及经费预算不足、档案基础工作薄弱等，本次培训旨在于统一认识、明确方向，共同探讨做好档案工作的路径及方法。一档案数字化转型的背景目录Contents档案数字化转型的探索面临的挑战应对的方案二三四下一步工作计划五目录系统操作应用与要求六一档案数字化转型的背景一、档案数字化转型的背景123国家层面信息化的极速发展，纸质文件逐步被系统电子文件及数据取代，数字签名和电子签章的成熟应用更是起到了巨大的推动作用。档案部门层面公司公司已完成数字档案馆系统建设，实现3个业务系统与数字档案馆系统集成对接，于2020年12月通过国家档案局验收。档案事业层面

《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出，新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。集团层面集团在十四五规划提出“数智中交”的愿景，大量数据的积累和应用，实现以数据为核心的数字化转型。4随着互联网的迅猛发展与信息技术的不断渗透，在国家经济发展需求与企业长远发展现实需求的共同推动下纷纷进行数字化转型。作为企业业务活动开展的基础，档案管理工作的数字化转型工作也迫在眉睫。一、档案数字化转型的背景（一）发展趋势一、档案数字化转型的背景（二）集团档案工作的发展历程。0102文档一体化阶段开发应用档案管理系统，完成与OA系统集成对接，步入了文档一体化阶段，开展档案数字化工作，完善文档一体化职能，健全档案管理制度，建成了公司档案管理信息网和查询系统。重组改制上市阶段明确公司档案工作分管领导，确定了办公室为档案归口部门，成立公司档案室，公司按照“集中统一管理”原则开展档案工作，建立健全档案管理制度，建立了档案工作体系。0304档案数字转型升级发展阶段不断完善档案管理机制，做好机构改革中的档案处置工作，规范档案业务管理，加强档案信息化建设，统建数字档案馆系统，积极推进资源开发利用，促进档案工作数字转型与升级发展。档案工作体系创新阶段深入贯彻中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，进一步健全档案管理制度，积极贯彻落实国家档案局10号令，建立企业文件材料收集新体系。开展档案工作对标，促进档案工作提质增效，成立档案专家库，推进档案工作体系创新。2002-20092010-20132014-20172018-2023一、档案数字化转型的背景（三）档案工作数字化转型的意义数字化转型是档案工作持续发展的助推剂，为档案事业发展指明了方向。数字化转型能够充分发挥档案数据资产价值，使数据能准确、清晰地反映业务经营成果。根据国家和集团对于数智融合发展的要求，档案工作的数字化转型也是顺应大趋势的发展策略。数据价值档案事业顺势而为二档案数字化转型的探索二、档案数字化转型的探索搭建了档案工作规定、业务规章、操作规范三个层次38项制度的新体系。为适应档案数字化转型，制定了8项档案信息化制度，以及1项存储方案，明确了档案数据的归档、检测、管理及存储等。一聚焦建章立制，完善制度体系。二、档案数字化转型的探索二聚焦数字档案馆建设，强化应用推广。二、档案数字化转型的探索建设计划第一阶段（2017.9-2019.3）数字档案馆系统建设、搭建档案制度体系、OA系统接口、公司及10家试点单位建设，并完成了数据迁移工作第二阶段（2020.3-2021.2）财务系统接口、质量奖系统接口对接，会计档案建设，长期保存系统建设第一阶段成果推广到9家二级单位第三阶段（2022.2开始）剩余二级单位推广完善以科技档案为主的档案门类建设，更多成熟业务系统对接试点先行统一规划分步实施统一标准已完成已完成已完成建设思路在数字档案馆建设发展的过程中逐步形成了基础数据平台与专题系统共同发展的态势，以下重点说明数字档案馆建设中几个主要系统的关系。二、档案数字化转型的探索着力加强数字档案系统接口建设接口平台作为业务系统及归档部门的中间平台，为数字档案系统及编研系统提供可靠数据对接服务

编研系统数字编研系统，从接口平台及数字档案系统接入数据资源支持档案检查工作，积累检查数据三聚焦业务发展，凸显数字档案馆应用成果二、档案数字化转型的探索制定了集团统一的数字档案馆建设系列标准制度规范。制度建设实现集团OA、督办、外事、投资系统的电子文件归档及管理。接口建设搭建数字档案馆核心功能平台，建立集团档案数字资源利用机制。系统建设落实人、财、物及安全等各项保障措施，建立系统数据安全存储与备份机制。实施保障四聚焦工作实践，实现档案检查工作的数字化转型。档案检查有一套严格的管理规范及工作流程，档案检查包括综合检查、专项检查两类，下面简单说明集团综合检查及专项检查的情况。二、档案数字化转型的探索档案安全检查：2023年，集团从档案实体、档案信息、档案安全应急管理三方面对33家单位开展了检查，检查整体情况良好，但也发现制度不健全、应急演练不完善、档案信息安全隐患、视频及监控系统不完善等问题。针对问题项各单位开展整改，促进了档案安全工作水平。境外区域档案督查：2023年，分别对境外机构档案工作开展检查，在人员属地化管理及数字化管理方面都有新的突破，同时在制度建设、档案分类管理、档案系统应用及人才队伍建设上有待提升。32档案综合检查：2023年，集团对9家单位开展了档案工作综合检查，9家单位中2家优秀、4家良好、3家合格。问题主要集中在制度建设、档案收集管理基础业务、档案数据未按照要求备份、档案库房建设证明文件、档案库房选址、涉密档案管理不规范等方面。1三、档案数字化转型面临的挑战工作机制亟待健全系统建设尚存瓶颈制度体系需要完善人才队伍略显薄弱三、档案数字化转型面临的挑战一工作机制方面，企业应将档案工作数字化转型纳入企业数字化转型的规划体系之中，同时应建立涵盖业务部门、信息化部门和档案部门在内的协同机制，明确档案部门在数据资产管理中的职责定位，支持数字化转型工作。三、档案数字化转型面临的挑战二制度体系方面，应加快制定业务信息系统数据归档和电子档案管理等方面的制度，特别是数据归档、数据标准、电子档案长期保存、共享利用及数据安全保密等方面的制度规范，并完善相关条款。业务系统档案数据档案共享利用数据安全保密数据传输存储三、档案数字化转型面临的挑战三系统建设方面，系统接口服务能力不足、数字档案系统数据管理及治理尚需加强、业务系统与数字档案系统数据标准不一致等问题暴露出来。接口服务能力不足档案系统浏览插件响应差自建系统归档接口历史数据归档率低档案数据四性检测准确性需提高与业务系统数据标准不一致三、档案数字化转型面临的挑战四人才队伍建设方面，企业档案工作数字化转型涉及管理模式的变革、数字化技术的应用。需要一支拥有相关专业技能的档案人才队伍作为支撑。企业应从长远发展角度重视档案部门人员的配备和培养，切实为顺利转型提供人才保障。一是组织召开公司年度档案工作会议，系统研究部署档案工作，全面加强档案管理体系建设，重点推进数字档案馆系统建设。二是认真学习习近平总书记关于档案工作的重要批示，要求各级领导在思想上要高度重视档案工作，把学习贯彻总书记重要批示作为当前和今后一个时期的重要政治任务；办公室印发了《关于认真学习贯彻习近平总书记重要批示进一步加强档案工作的通知》，组织公司各级档案部门全体干部职工认真贯彻执行。三是完善协同工作的机制，保障档案工作数字化转型顺利开展。强化统筹部署，统一工作思路，完善工作机制。四、档案数字化转型的应对思路优化制度规范，健全制度体系。档案数据收集归档、长期保存、资源建设、安全保护。四、档案数字化转型的应对思路收集归档重视前端业务系统数据标准配置。长期保存重视电子文件的封装及长期保存库的建设。资源建设重视档案数据的分类管理及档案数据质量。安全保护重视档案数据的备份存储，确保安全。为开展推广实施，集团对先期对接的一体化公文系统归档中的问题进行了归纳分析，并开展了对应方案研究，便于各单位在系统归档配置中加以关注。四、档案数字化转型的应对思路数据格式数据及电子文件文件完整性推广应用归档字段信息上存在错误或缺失、电子文件存在对应错误的情况，各单位需严格按照配置文档进行系统配置，归档字段信息按照规定要求映射。公文系统审批单及过程稿不完整，导致数据不能正常推送，我们将集中处理历史数据，确保应归尽归。归档数据格式上，由于业务与数字档案系统数据标准的差异数据无法推送，经过与公文组沟通，将归档要求纳入前端，限制压缩格式及其他不符合归档要求的格式。考虑后面有国产化替代的工作，今年一体化公文系统对接暂时没有推广计划。待国产化替代完成后再做后续推广。集团在数字档案馆建设中将重点开展接口平台建设，各单位在档案数据归档中也要主动以接口平台为数据入口，按照平台数据接入要求，整合自身系统信息数据。以下为数据标准的部分要求。四、档案数字化转型的应对思路05STEP04STEP03STEP02STEP01STEPXML打包数据能够正常解析归档数据电子文件正文、附件、审批单等对应正确数据格式限制压缩格式、xlsm、txt、exe等不符合归档要求的格式归档字段信息按照规定要求映射确保公文系统审批单及过程稿齐全完整优化系统功能，建设归档服务平台。四、档案数字化转型的应对思路重点任务目标：围绕推广工作，升级统一数据接口平台功能，提供历史档案自助接入接口，支持推广单位系统对接集成围绕档案管理工作，开展系统集成，提供职能、生产、运营等领域业务系统电子文件归档对接服务，系统功能升级、优化、扩容服务，提供档案编研利用接口服务，档案系统技术支持服务系统建设及优化服务全面贯通，深入推广围绕总体规划，深入开展数字档案馆系统推广，持续开展业务系统电子文件归档。为此，基于档案统一数据接口平台基础进行接口平台分权限协作改造，通过改造、升级和重构，形成接口服务组件，实现“业务通、数据通、流程通”，不断完善统一数据接口平台，电子档案管理系统、档案编研利用服务等各类子系统和服务接口，推进数字档案馆向“智能化、服务化、知识化、全景化”的智慧管理方向，建设成集团型数字档案馆。优化系统功能，建设接口平台。四、档案数字化转型的应对思路三期建设③历史档案自助接入接口开发档案系统优化需求档案统一接口平台升级优化扩容⑤系统平台升级优化历史档案移交接口开发及数据接收（存量）①集团业务系统电子文件归档④档案资源开发利用项目管理和决策会议管理系统在线归档开发及数据对接②档案系统集成对接自建档案系统对接开发及数据接收(增量)档案资源开发利用接口对接，工程库建设及数据对接优化系统功能，建设接口平台。四、档案数字化转型的应对思路接口平台监控站点对接系统接口配置安全管理归档进度归档日志扩展业务系统启停归档服务定制接口属性接口参数设置当前归档文件系统归档统计归档日志查询监控实时日志机构用户管理统一认证授权接口检测在线测试传输在线四性检测三

下一步工作计划六、下一步工作计划

档案工作经历了四个发展历程，步入了档案数字转型升级发展新阶段，档案工作紧紧围绕公司“两保一争”战略目标和中心工作，坚持“十四五”时期公司办公室（党委办公室）“把握根本定位，突出五大职能，练好五项内功”的发展主线（一五五主线），按照“确定一个目标、分两个阶段、实现三个提升、深入推进十大体系”的发展思路，不断完善公司档案“组织、制度、资源、指导监督、人才、评优、宣传、利用、安全、奖惩”十大体系建设，着力提升公司档案管理能力和治理水平，为公司抓经营、拓市场、优结构、防风险，持续筑牢发展根基、积蓄发展动能保驾护航。办公室“十四五”时期发展主线一个主线：功能定位、部门建设。五大职能：整体统筹、参谋助手、综合协调、督查督办、服务保障。五项内功：政治建设、体系建设、队伍建设、风控建设、支部建设。发展思路一个目标十大体系三个提升两步走档案工作发展思路三、下一步工作计划三、下一步工作计划到2025年，实现数字档案馆系统的全集团覆盖。一个目标公司公司档案治理水平得到全面提升；二级单位档案治理水平得到进一步提升；建设项目档案管理水平得到进一步加强。三个提升第一步，到2022年，公司公司档案管理体系得到进一步提升，数字化转型实现突破性进展；第二步，到2025年，二级单位进一步健全档案管理体系，实现档案工作数字化全面转型。分两步走深入推进档案组织体系建设，提升治理能力科学化；深入推进档案制度体系建设，提高治理能力法制化；深入推进信息资源体系建设，提高治理能力规范化；深入推进指导监督体系建设，提升治理能力专业化；深入推进档案信息化建设，提升档案资源利用价值；深入推进评优与科技创新，激发档案工作新活力；深入推进档案宣传体系建设，提升档案工作影响力；深入推进档案人才体系建设，提供档案智力支撑；深入推进档案安全体系建设，筑牢档案安全防线；深入推进奖惩体系建设，深化责任意识激发担当作为。十大体系三、下一步工作计划档案工作的扎实开展离不开档案实体及数据的齐全完整，因此明确归档要求是重要的一环。以下我们将就归档移交要求进行说明。

建设项目档案归档要求

重大活动档案归档要求档案处置工作要求归档要求010203三、下一步工作计划建设项目档案归档要求，以下列出需要重点注意的归档移交事项，集团数字档案系统中发布了国家及集团的有关制度规范，各单位可在平台中下载学习。1在线归档移交，档案移交单位应对电子档案移交清单与待移交电子档案的一致性进行检查。2在线归档移交，按照国家档案局及集团制度规范在数字档案馆系统中进行著录登记、原件挂接等，确保著录完备、应归尽归，著录项、格式及原文命名等按照制度要求实施。3在线归档移交在线归档移交在线归档移交后，建议进行检验后接收档案数据，并在数字档案系统中进行封装，作为提供下载或长期保存使用。在线归档移交三、下一步工作计划建设项目档案归档要求1以硬磁盘或光盘等符合档案存储要求的形式做离线归档移交。2移交单位做离线归档时，应按照国家及集团制度规范整理文件，完善文件格式、命名及存储结构并将离线形式存档的载体做好载体标签，便于管理。3离线归档移交离线归档移交根据《电子档案移交与接收办