部门协调与沟通管理制度

部门协调与沟通管理制度1.前言为了提高企业内部部门之间的协调和沟通效率，加强各部门之间的合作和信息沟通，订立本《部门协调与沟通管理制度》。该制度适用于本企业全部部门，旨在建立一个高效的沟通和协调机制，促进企业整体工作的顺利推动。2.术语定义部门：指企业内各个职能部门，依据具体情况进行具体定义。部门负责人：指各个部门的负责人，直接上级可以依据需要进行调整。3.部门协调与沟通机制3.1部门协调会议定期召开部门协调会议，以提高部门之间的沟通与协作效率。具体布置如下：会议周期：每周一次，具体时间由部门负责人决议。会议形式：会议可以采用线上或线下形式，依据实际情况敏捷选择。参会人员：会议应由各部门负责人和相关人员参加，也可以邀请企业其他相关人员参加。会议议程：会议议程应包含部门工作进展、问题与困难、需协调解决的事项和部门间合作计划等内容。会议记录：会议应有专人负责记录会议内容，并及时整理成会议纪要，发给与会人员，并依照要求进行档案保管。会议反馈：会议纪要应在会后一周内发给与会人员，并分发给相关人员，以便做好沟通和协调工作。3.2工作交接与合作为了保证部门间工作的衔接和合作，订立以下工作交接与合作的规定：工作交接：部门负责人在离职、调动等情况下，应将相关工作交接给新任负责人。工作交接应包含工作内容、进展情况、联系方式等相关信息，并进行书面记录。工作合作：部门负责人和团队成员应乐观自动与其他部门进行合作，解决工作中的问题和困难。合作需要通过书面或口头形式进行，明确责任和任务，并及时跟进工作进展。3.3跨部门合作项目管理对于需要跨部门合作的项目，订立以下管理规定：项目经理：每个跨部门合作项目应指定一名项目经理负责项目的组织、协调与推动。项目计划：项目经理应编制认真的项目计划，明确项目目标、工作内容、责任人和工期等信息，并与相关部门负责人沟通并确认。项目沟通：项目经理应定期召开项目沟通会议，与相关部门负责人进行沟通和协调，确保项目进展顺利。问题解决：项目中显现的问题和困难应由项目经理与相关部门负责人共同解决，确保项目进度不受影响。4.行为准则4.1敬重和理解在部门之间的协调与沟通过程中，应坚持以下准则：敬重：相互敬重他人的职责和工作，不抢夺他人权益和资源。理解：理解其他部门的工作需求和困难，乐观寻求解决方案，供应帮忙与支持。4.2及时反馈和沟通为了保持顺畅的信息流动和高效的工作推动，以下准则应得到遵守：反馈：及时向相关部门反馈工作进展，如遇问题及时寻求帮忙并提出解决方案。沟通：乐观自动与其他部门进行沟通，就相关工作内容进行明确、准确的沟通。4.3守信用和保密在部门之间的合作过程中，应遵守以下准则：守信用：履行对其他部门的承诺，定时完成工作任务，不推诿、拖延或无故停止工作。保密：严格遵守企业的保密规定，不泄露其他部门的机密信息，保护企业的商业机密和利益。5.纪律与监督5.1纪律要求为了维护部门协调与沟通的有效性，以下纪律要求应得到遵守：按时参会：各部门负责人和相关人员应按时参加部门协调会议，不得迟到、早退或缺席，如确因特殊原因无法参加，应提前请假。诚信合作：各部门负责人和员工应诚信合作，不得损害其他部门的利益，不得有意拖延或拦阻其他部门工作的进行。5.2监督与惩罚对于违反《部门协调与沟通管理制度》的行为，将采取如下监督和惩罚措施：监督：上级部门负责人有义务对下属部门的协调与沟通情况进行监督，及时发现问题并提出整改要求。惩罚：对于违反规定的行为，将依据情况进行纪律处分，包含口头警告、书面警告、通报批判等。6.附则6.1本制度的订立和修订本制度由企业管理负责人负责订立和修订。修订前应充分听取各部门的看法和建议。6.2本制度的执行与解释本制度由企业管理负责人负责执行。对于本制度的解释，应以企业管理负责人的解释为准。6.3本制度的施行本制度自颁布之日起执行，并替