文件管理与档案保管办法

文件管理与档案保管办法TOC\o"1-2"\h\u20201第一章文件管理与档案保管的基本原则 1146401.1文件管理与档案保管的目标 1273461.2文件管理与档案保管的重要性 2190021.3文件管理与档案保管的法律依据 215878第二章文件的分类与编号 281372.1文件分类的方法 2106202.2文件编号的规则 231052.3分类与编号的实施流程 332489第三章文件的收集与整理 3185873.1文件收集的范围与渠道 3283703.2文件整理的步骤与要求 3301993.3文件收集与整理的责任人 310270第四章文件的存储与保管 4235724.1文件存储的设施与环境 4157104.2文件保管的安全措施 4196314.3文件存储与保管的定期检查 417695第五章文件的利用与查阅 4268405.1文件利用的申请与审批 456345.2文件查阅的规定与流程 4182295.3文件利用与查阅的登记制度 517525第六章文件的销毁与处置 5105846.1文件销毁的条件与程序 5305226.2文件处置的方式与记录 583576.3文件销毁与处置的监督机制 54384第七章档案的建立与管理 5183427.1档案建立的流程与标准 5249937.2档案管理的制度与要求 668447.3档案的信息化管理 623353第八章附则 650008.1办法的解释权 614638.2办法的修订与完善 611648.3办法的实施日期 6第一章文件管理与档案保管的基本原则1.1文件管理与档案保管的目标文件管理与档案保管的目标是保证文件和档案的完整性、准确性、可用性和安全性。通过有效的管理和保管，使文件和档案能够及时、准确地为组织的各项活动提供支持和依据。完整性要求文件和档案的内容完整无缺，不允许有遗漏或损坏；准确性要求文件和档案的内容真实可靠，数据准确无误；可用性要求文件和档案能够方便地被查询和利用，提高工作效率；安全性要求文件和档案得到妥善的保护，防止泄露、丢失或损坏。1.2文件管理与档案保管的重要性文件管理与档案保管对于组织的正常运转和发展具有重要意义。它有助于提高工作效率。通过合理的分类、编号和整理，能够快速准确地找到所需文件，减少查找时间，提高工作效率。它有助于保证信息的准确性和可靠性。规范的管理和保管可以避免文件的篡改和丢失，保证信息的真实性和完整性。它还为组织的决策提供了重要依据。档案中记录了组织的历史和发展过程，通过对档案的分析和研究，能够为组织的决策提供有益的参考。1.3文件管理与档案保管的法律依据文件管理与档案保管必须依据相关法律法规进行。我国《档案法》等法律法规对文件和档案的管理、保管、利用等方面做出了明确规定。组织应当严格遵守这些法律法规，依法开展文件管理与档案保管工作。同时组织还应当根据自身的实际情况，制定相应的内部管理制度，保证文件管理与档案保管工作的规范化和制度化。第二章文件的分类与编号2.1文件分类的方法文件分类是文件管理的重要环节。常见的文件分类方法有按职能分类、按时间分类、按项目分类等。按职能分类是根据组织内部的职能部门将文件进行分类，如行政管理类、财务会计类、人力资源类等。按时间分类是根据文件的形成时间将其进行分类，如年度分类、季度分类、月度分类等。按项目分类是根据组织所开展的项目将文件进行分类，如项目策划类、项目实施类、项目验收类等。在实际工作中，可以根据需要采用多种分类方法相结合的方式，以便更好地满足管理和利用的需求。2.2文件编号的规则文件编号是为了便于文件的识别和管理而对文件进行的编码。文件编号应遵循唯一性、系统性、可扩展性和稳定性的原则。唯一性要求每个文件都有一个唯一的编号，避免重复；系统性要求编号能够反映文件的分类和层次关系；可扩展性要求编号系统能够适应组织的发展和变化，便于增加新的文件；稳定性要求编号一旦确定，应尽量保持不变。文件编号可以采用字母、数字或其组合的方式，具体的编号规则应根据组织的实际情况进行制定。2.3分类与编号的实施流程文件分类与编号的实施流程包括确定分类方法和编号规则、对文件进行分类和编号、建立分类和编号目录等环节。组织应根据自身的业务特点和管理需求，确定合适的分类方法和编号规则。按照确定的分类方法和编号规则，对文件进行逐一分类和编号，并在文件上标注相应的分类号和编号。建立分类和编号目录，将文件的分类号、编号、文件名、形成时间等信息进行登记，以便于查询和管理。第三章文件的收集与整理3.1文件收集的范围与渠道文件收集的范围应包括组织内部形成的各种文件，如行政管理文件、业务文件、财务文件等，以及与组织相关的外部文件，如上级机关的文件、合作伙伴的文件等。文件收集的渠道主要有内部传递、外部接收和自行采集等。内部传递是指组织内部各部门之间通过文件流转的方式进行文件的传递和收集；外部接收是指组织从外部单位接收文件，如通过邮件、传真等方式；自行采集是指组织根据工作需要，主动收集相关的文件和资料，如通过市场调研、网络搜索等方式。3.2文件整理的步骤与要求文件整理的步骤包括分类、装订、编号和登记。将收集到的文件按照分类方法进行分类；对分类后的文件进行装订，以保证文件的整齐和完整；接着，按照编号规则对文件进行编号，并在文件上标注编号；将文件的相关信息进行登记，如文件名、编号、形成时间、保管期限等。文件整理的要求是文件分类准确、装订牢固、编号规范、登记完整。3.3文件收集与整理的责任人文件收集与整理的责任人应明确，以保证工作的顺利进行。一般来说，组织内部各部门应负责本部门文件的收集和初步整理工作，然后将整理好的文件移交至档案管理部门进行统一管理。档案管理部门负责对各部门移交的文件进行审核、整理和归档，并对整个文件收集与整理工作进行监督和指导。第四章文件的存储与保管4.1文件存储的设施与环境文件存储的设施应符合防火、防潮、防虫、防盗等要求。常见的文件存储设施有文件柜、档案室等。文件柜应选择质量好、密封性强的产品，以保证文件的安全。档案室应保持干燥、通风，温度和湿度应控制在适宜的范围内。同时档案室还应配备消防设备、监控设备等，以保证文件的安全。4.2文件保管的安全措施文件保管的安全措施包括建立健全的安全管理制度、加强人员管理、采取技术防范措施等。建立健全的安全管理制度，明确各部门和人员的安全职责，加强对文件保管工作的监督和检查。加强人员管理，对接触文件的人员进行严格的审查和培训，提高其安全意识和保密意识。采取技术防范措施，如安装监控设备、设置门禁系统、使用加密技术等，防止文件的泄露和丢失。4.3文件存储与保管的定期检查为了保证文件的安全和完整，应定期对文件存储与保管情况进行检查。检查的内容包括文件的数量、质量、保管环境、安全措施等。检查的频率应根据文件的重要性和保管期限进行确定，一般来说，重要文件应每月检查一次，普通文件应每季度检查一次。对检查中发觉的问题，应及时采取措施进行整改，保证文件的安全和完整。第五章文件的利用与查阅5.1文件利用的申请与审批文件的利用应遵循一定的程序，首先由需要利用文件的人员提出申请，填写《文件利用申请表》，注明利用文件的目的、范围和时间等信息。将申请表提交给相关部门进行审批。审批部门应根据文件的密级和利用目的，对申请进行审核，确定是否批准利用。对于涉及机密或重要信息的文件，审批部门应进行严格的审查，保证文件的利用不会对组织造成不利影响。5.2文件查阅的规定与流程文件查阅应在指定的地点进行，一般为档案室或阅览室。查阅人员应遵守相关规定，如不得损坏文件、不得擅自复制文件、不得泄露文件内容等。查阅文件时，应按照规定的流程进行，先出示有效证件，登记查阅信息，然后在工作人员的指导下查阅文件。查阅结束后，应及时归还文件，办理归还手续。5.3文件利用与查阅的登记制度为了加强对文件利用与查阅的管理，应建立登记制度。登记的内容包括利用人员的姓名、单位、利用目的、利用时间、查阅文件的名称和编号等。登记制度可以有效地掌握文件的利用情况，便于对文件的管理和监督。同时登记制度还可以为文件的利用效果评估提供依据，有助于提高文件的利用效率和质量。第六章文件的销毁与处置6.1文件销毁的条件与程序文件销毁应符合一定的条件，如文件超过保管期限、文件失去保存价值、文件涉及机密信息且已解密等。文件销毁的程序包括编制销毁清单、审批销毁清单、实施销毁操作、记录销毁情况等。编制销毁清单时，应详细列出需要销毁的文件的名称、编号、保管期限等信息。销毁清单应经过相关部门的审批，审批通过后，方可实施销毁操作。销毁操作应在指定的地点进行，采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等。销毁完成后，应及时记录销毁情况，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等。6.2文件处置的方式与记录文件处置的方式除了销毁外，还包括移交、留存等。对于具有历史价值或需要长期保存的文件，应移交至档案馆或专门的保管机构进行保存。对于一些临时性或参考性的文件，可以根据实际情况进行留存或清理。无论采取何种处置方式，都应进行详细的记录，包括处置文件的名称、编号、处置方式、处置时间等信息，以便于日后查询和管理。6.3文件销毁与处置的监督机制为了保证文件销毁与处置工作的合法性和规范性，应建立监督机制。监督机制包括内部监督和外部监督。内部监督由组织内部的监督部门负责，对文件销毁与处置工作进行全程监督，保证工作按照规定的程序和要求进行。外部监督可以由上级主管部门、审计部门或相关监管机构进行，对文件销毁与处置工作进行定期或不定期的检查，发觉问题及时督促整改。第七章档案的建立与管理7.1档案建立的流程与标准档案建立的流程包括收集、整理、鉴定、归档等环节。对文件进行收集和整理，按照档案管理的要求进行分类、编号和装订。对整理好的文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值和保管期限。对于具有保存价值的文件，进行归档处理，将其纳入档案管理体系。档案建立的标准应符合国家和行业的相关规定，保证档案的质量和完整性。7.2档案管理的制度与要求档案管理应建立健全的制度，包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等方面的制度。档案管理的要求是档案应集中统一管理，保证档案的安全和完整。同时应加强对档案的信息化管理，提高档案管理的效率和质量。档案管理人员应具备专业知识和技能，认真履行职责，做好档案管理工作。7.3档案的信息化管理信息技术的发展，档案的信息化管理已成为趋势。档案的信息化管理包括建立档案信息管理系统、实现档案数字化、加强档案信息安全等方面。通过建立档案