上海森杰贸易有限公司进货费用控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1上海森杰贸易有限公司简介.......................................................................................1

2上海森杰贸易有限公司进货费用控制制度现状.......................................................1

2.1影响进货费用的因素........................................................................................1

2.2公司采购部门框架及人员职责........................................................................2

2.3公司进货流程....................................................................................................2

3上海森杰贸易有限公司进货费用控制制度存在的问题...........................................3

3.1采购人员素质较低............................................................................................3

3.2不重视和供应商的长期合作，供货商管理不足............................................4

3.3采购进货流程不完善........................................................................................4

4上海森杰贸易有限公司进货费用控制制度优化设计...............................................5

4.1加强采购人员管理............................................................................................5

4.1.1提高采购人员道德素质.........................................................................5

4.1.2加强采购人员专业技能培训.................................................................6

4.2加强供应商管理................................................................................................6

4.2.1完善供应商准入标准.............................................................................6

4.2.2对供应商进行分类管理.........................................................................7

4.3优化采购流程....................................................................................................8

5总结...............................................................................................................................9

参考资料.........................................................................................................................10

I

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上海森杰贸易有限公司进货费用控制制度优化设计

1上海森杰贸易有限公司简介

上海森杰贸易有限公司是一家以箱包、生产、销售为一体的贸易公司，成

立于2013年，总部位于上海。上海森杰贸易有限公司下设设计部门、运营部门、

售后服务部门、客服部门、仓储物流部门等多个部门。公司主要经营钱包、皮

带、鞋、挎包、皮具皮件等，公司本着“客户第一，诚信至上”“多品种经营特

色和薄利多销”的原则，秉承“品质、创新、技术、服务”的品牌内涵，以“客

户价值”为首要，诚信经营为宗旨的发展观，充分尊重客户、了解客户需求，

实现与客户之间的合作双赢，获得了广大客户的信任。

2上海森杰贸易有限公司进货费用控制制度现状

从2016年以来，整体经济大环境下，线下实体店消费状况不太乐观，线下

实体店慢慢步入了低谷期。特别是中小型线下实体店，被打击的挺严重的，但

拥有更好的配置、建筑面积更大、服务更好的线下实体店，在现在比较复杂的

经济环境里，还能够比较持续地拥有较多的客流量，在同行业拥有比较好的竞

争优势。同时电商也在高速发展，它不受空间和商场租金的限制，在挑选商品

时也给众多顾客更多的选择机会，更进一步打压了三四线城市下的线下实体点。

在现在比较复杂的经济环境以及逐渐被电商取代的时代大环境下，公司可

以从优化进货费用控制制度入手，找寻成本管理的更优方法，减少公司的费用

支出，增加公司的利润。

2.1影响进货费用的因素

进货费用包括运费、装卸费、保险费以及运输途中所需的其他各种必要费

用。与订购次数不相干的费用（比如折旧费、办公费、水电费等）属于固定费

用；随着订购次数的不同而成正比例改变的费用（比如差旅费、核查费等），也

就是与订购数量相关的费用是变动费用，两者都是进货费用。

影响进货费用的因素主要有以下几个方面：采购所需货物的品种，采购所

需货物的数量，采购所需货物的价格，所需货物的运输方式，所需货物的运费

计算。

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2.2公司采购部门框架及人员职责

公司历经将近10年的发展，对货物进货的流程和人员职责方面有了一定程

度的认知。进货作为公司最关键的经营活动之一，影响着公司的日常经营。

为了能够有效发挥公司采购部门的职能，更好地实现公司计划的采购目标，

公司对采购部门进行了比较详细的划分，具体把采购部门分为采购策略分析部、

采购执行部、采购综合管理部和采购审计部。公司采购部门人员的组织框架如

表2-1所示。

表2-1采购部门人员职责分类表

类别采购部门划分主要职责

1采购策略分析部分析与预测市场信息，制定采购计划，参与采购策略决策

2采购综合管理部审批采购计划，选择供应商，合同洽谈

3采购执行部整个采购工作的执行、填写与收集发票、物流追踪

4采购审计部对整个采购过程进行监督和管理，提出合理的建议

如表2-1所示，公司采购部门的最高管理机构为采购策略分析部，它主要

负责分析与预测公司采购部门所需的原材料市场信息:一方面，它可以为公司进

行采购提供具体的信息，并且制定采购计划；另一方面，可以为公司采购策略

的决策提供比较有效的信息，能够参与公司采购方面相关的策略决策。采购管

理综合部负责审批采购计划、选择与公司合作的供应商以及后期合同洽谈等工

作。采购执行部负责整个采购工作的执行、填写与收集发票、物流追踪。采购

审计部负责对整个采购过程进行监督和管理，提出合理的建议。

2.3公司进货流程

公司市场部门管理中心按照往年的需求和原材料库存情况，向采购部门提

交生产所需要的原材料采购清单。然后采购策略分析部根据公司的生产需求和

市场情况制定采购计划，预计采购价格，确定采购数量，采购综合管理部审批

采购计划，根据公司的采购需求来选择供应商，然后公司的采购部门将会安排

商务洽谈人员与供应商就采购价格、采购数量、交货日期及后期的售后保障等

内容进行商务洽谈，通过比较充分的协商，确定好交货日期、交货及付款条件

等合同条款，最终签采购合同，签采购合同之后，采购审计部要对采购订单进

行及时的监督、跟踪，着重监督货物生产的进度还有质量状况，保证供应商能

按时提供公司生产所需要的原材料，保证公司的生产可以顺利进行。

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采购执行部负责整个采购计划的具体实施，执行采购工作，填写、收集发

票，及时进行物流追踪。供应商按时交货后，采购部门对已到的货物进行检查

验收，验收无误、合格之后，按合同上的条款进行付款。

公司的进货流程如图2-1所示。

制定采购计划

调查市场行情

实际考查

预计价格

确定采购数量

与供应商谈判

货物质量

签采购合同明确采购日期

确定交货及付款条件

运输方式

货物的运输

运输路途

装卸费用

货物检查验收

货物超额、短缺、损

坏

进货正确记录

进行入库

付款

图2-1公司的进货流程图

3上海森杰贸易有限公司进货费用控制制度存在的问题

3.1采购人员素质较低

公司采购人员所要采购公司所需的物资，基本上数量不一样，而且种类繁

多，用途都不一样，有的是为公司生产产品所采购的、有的是领导所需的办公

用品，还有就是会涉及公司的员工所需的办公用品之类。这其实增加了公司采

购人员的采购工作难度，采购员想要以最优的成本采购到较多种类的物资，就

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需要对采购员自身的专业知识和采购经验有着更高的标准，但目前公司缺少这

样的采购人员。

公司比较注重公司自身的发展和对外扩张，导致忽视了对公司内部的管理

问题，没怎么重视公司采购管理上的问题，对公司采购成本上的控制意识比较

淡薄，没怎么意识到控制公司采购成本的重要性，从而导致采购员在采购过程

中铺张浪费，采购费用普遍较高。公司采购人员素质低体现在以下方面：

公司采购人员职业道德低，很多采购员拿回扣，造成公司采购费用支出比

较大；并且公司的采购人员与人协作的能力相对比较低，经常因为采购问题出

现内部矛盾；以及公司的一些采购人员表达能力低，不能与供应商很好地谈判，

经常因为表达不当导致失去一些供应商。

3.2不重视和供应商的长期合作，供货商管理不足

公司对供货商的选择仅重视价格因素，没有重视和供货商的长期合作，专

挑选进货价格低的供应商，其实选择长期合作的供应商和一般的供应商有本质

区别，长期合作伙伴关系建立在双方互信的基础上，是双赢的模式。公司之前

的供应商制度导致公司经常出现隔三岔五换供货商的现象，从而促使公司的进

货成本越来越高，浪费大量的时间成本和其他无形的进货成本。公司和供货商

之间的短期协作，也很难保证质量，可能造成商品质量差等危险。因此在挑选

供货商时，除了观察货物的价格，还要看货物质量如何、供货商诚信度、运输

费和其他条件。如供货商选择不当，货物质量低劣，资金占用严重，会影响公

司业绩；无法确保按时到达，还可能造成公司的机会成本上升。

采购管理制度的主要环节就是对供应商进行管理，而供应商管理在进货费

用控制中同样发挥着举足轻重的作用。公司最开始的供应商管理制度并不适用

于采购部门的日常事务，因此，管理效果较差。采购部门对供应商的管理只存

留档案与信息，平时很少和供应商接触，导致消息有时会传递迟延，造成输入

达标供货商没有及时更改资料，导致部门对供货商进行挑选时，供货商档案并

没有发挥其比较有效的考察作用。以上管理制度导致了公司采购进货部门的采

购进货效率不高，并且加大了与优质的供货商失之交臂的机会成本。

3.3采购进货流程不完善

公司的采购部门应该根据产品的供货需要和生产需求来进行采购进货。由

于公司的采购流程不合理，采购制度不完善，在不同的时间段，采购方式和政

策有冲突，公司采购部门将遇到很多不可避免的问题。

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之前公司的采购人员按照以前的进货价格来进行报价，进货前期没有进行

市场调查与库存清理的工作。导致采购员在价格判断时，可能会发生对货物的

价格判断失误、进货数量不清晰等问题，导致亏本或者在情况紧急时外调，采

购价格高于业务报价，公司会亏本。采购进货是以保证生产为主，但是采购数

量常常会高于实际生产需求量，导致货物库存增加，进货成本增多。

在每个采购业务中，采购人员都要等待采购综合管理部经理当场签字审批，

才能进行下一步流程。大多数时候订购单需要好几个工作人员进行审批，复杂

的审批步骤加大了采购时间，可能会错过采购的最佳时间。而且有时负责的经

理比较忙，采购单据很难很快地就完成审核。并且申请审核期间可能经理不在

办公，就会耽误采购流程的进行，就更增加了采购时间成本，一定程度降低了

公司的竞争力。

4上海森杰贸易有限公司进货费用控制制度优化设计

4.1加强采购人员管理

4.1.1提高采购人员道德素质

公司如果想提高公司内部的采购人员道德素质，那么比较的方式是集体开

展培训。如管理层与采购人员定期开会，帮助采购人员从内心慢慢树立起对企

业文化的认同；每隔一段时间请行业内的不同资深专家来公司进行现场教学；

公司内部定期开展拒绝贪污腐败的主题培训、会议等。经过学习和培训，让采

购人员能慢慢从思想上认知到贪污腐败给公司以及给自己带来的不良影响，能

不断地增强采购人员的职业道德。

根据公司目前的培训要求，采购部门应制定及实施培训计划表，如下表所

示。

表4-1采购部培训计划表

序号项目培训内容目的培训方式学时考核方式

更加明确公司的

1树立企业文化集中开会1询问

岗位职企业文化，加强公

业道德正廉明的意识，掌

2岗位职责培训现场教学3笔试

素质培握拒绝供货商的

训反腐败贪污培一些不合理要求

3视频讲解1询问

训的方法等。

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4.1.2加强采购人员专业技能培训

公司可以开展采购人员专业技能的培训。目前公司的采购人员还比较缺乏

专业素养，但相对都比较年轻，对技能的接受能力和学习能力比较好，可以开

展收集整理市场信息、合理进行采购管理、进货费用控制等方面的专业能力培

训。

在公司培养员工的过程中，分别有两种类型的培训方式，一种是老带新，

就是让公司比较有经验的采购人员一对一把经验传授给比较年轻的采购人员，

这种培训方式操作性比较强又贴合实际，新来的采购人员也能比较快地提高综

合素质；二是集中培训，采购人员一起在公司以外的专业培训机构进行专业的

业务能力培训，可以让员工比较快地学到更全面的专业知识，提高自身的采购

进货的业务能力。

根据公司目前的培训要求，采购部门应制定及实施培训计划表，如下表所

示。

表4-2采购部培训计划表

序号项目培训内容目的培训方式学时考核方式

收集整理市场

1可以具备快速应现场讲解2笔试

信息培训

岗位的对市场变化的能

采购进货管理

2专业能力、管理供应商的集中教授3现场操作

培训

力培训能力、价格谈判的

进货费用控制

3能力。在岗培训3笔试

培训

4.2加强供应商管理

4.2.1完善供应商准入标准

可以设置供应商的准入条件，准入条件包括技术层面的准入条件以及商务

层面准入的条件，技术层面的准入条件由公司的项目部或公司的研发部负责，

商务层面的准入条件由公司的采购部和财务部负责。

准入条件的关键是不能针对某种技术设置相应的技术指标和参数，否则就

会锁定供应商，从而导致供应的垄断。因此，公司要特别注意设置准入条件，

是否有多家供应商同时满足公司所需的技术层面的需求，避免单一供应商导致

供应的垄断。除此之外，还要注意公司是否把供应商的准入条件及时地进行公

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示。公示方式包括公司官方的网站、媒体或者专业网站。让供应商的准入条件

既公开又透明，并且可以让多方参与进来，这样可以帮助公司更好地选择供应

商。

公司可以对供应商进行相应的评分标准。如下表所示。

表4-3优质的供货商具备条件的分析表

序号具体的条件表述标准分评分标准

01提供货物的质量符合20分一级10分，二级15分，三级20

标准分

02财务状况20分一级10分，二级15分，三级20

分

03诚信经营的供货商20分好20分，不好0分

04良好的内部管理制度15分好15分，不好0分

05交货准确、及时10分好10分，不好0分

06售后服务态度良好10分好10分，不好0分

07地理位置合适5分好5分，不好0分

对供应商的货物质量、诚信层面、财务状况等方面进行评估，这些方面作

为比较本质的要求，分值总共60分，占了很大的比重，对于供应商来说应该要

足够引起重视，对于供应商的内部管理制度而言，一个公司如果内部管理不太

行，则很难可持续生存，所以作为比较特殊的评分方式，当供应商内部管理的

某些方面出现问题时，公司也需要及时与供应商进行及时沟通交流，以便可以

更好地促进两方长久发展。

4.2.2对供应商进行分类管理

全面考察供应商的产品品质、价格及生产管理体系等方面，将它们转化为

比较具体、可比较的数值指标，每个月或每个季度定期进行供应商的评分比较，

按照下面的标准进行分类，如下表所示。

表4-4供应商分类管理表

序号类别具体表述

1潜在供应商技术创新型、市场占有率增长较快

2合格供应商生产管理体系较完善、产品质量规格较高

3紧密合作供货商双方进行信息共享、对市场变化及时沟通

从表4-3中可以发现，第一类供应商比较潜在，公司应充分挖掘，及时更新

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应保持长期的合作往来；第二类供应商还需待以后考查再做下一步评价；第三

类供应商比较优质，公司要增强与它的采购合作，应保持长期的合作往来。

4.3优化采购流程

公司应根据目前公司的实际情况来制定科学且合理的采购流程，并规范公

司采购的流程，让公司的采购员可以按照规范后的采购流程来开展采购工作。

采购优化流程如图4-1所示。

采购优化

采购货物品种分类

建立并完善公司采

管理

购成本数据库

完善供应商管理

建立长期的合作关

系

加强采购监督管理

更明确采购职能

完成采购

图4-1采购优化流程图

公司采购部建立并完善公司的采购成本数据