上海茂康盛服装有限公司对英国XIDI服装有限公司客户商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍..........................................................1

1.1我方公司介绍................................................1

1.2客户公司介绍................................................1

1.3接待目的....................................................1

2接待前期准备工作..................................................2

2.1来宾基本情况................................................2

2.2接待安排表..................................................2

2.3接机........................................................3

2.4酒店预定....................................................4

3接待中期安排......................................................5

3.1商务宴请....................................................5

3.2参观工厂....................................................6

3.3会议洽谈....................................................9

3.4游览观光...................................................11

4接待后期安排.....................................................12

4.1送机与赠礼.................................................12

4.2客户邮件跟进...............................................12

5费用预算.........................................................13

参考资料...........................................................14

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上海茂康盛服装有限公司对英国XIDI服装有限公司

客户商务接待方案设计

1背景介绍

1.1我方公司介绍

上海茂康盛服装有限公司创立于2001年，是集丝绸、高档羊绒以及旗袍定

制服饰和旗袍批发为主的连锁企业。在北京、上海、广州、杭州等有十几家品牌

直营店以及全国各地的代理商。产品主要以女性旗袍为主，有印花旗袍、绣花旗

袍、手绘旗袍等。产品均为原创设计，所有盘扣、绣花、镶线均为手工缝制，其

精细的手工深受中外客户的赞誉。除此之外，上海茂康盛服装有限公司每年会推

出上百种款式，深受各个年龄女性的喜爱。

1.2客户公司介绍

英国XIDI服装有限公司创立于1990年，公司位于英国伦敦新港大街12号

奇遇庭院。其服饰设计主要满足18-58岁各个年龄层的女士需求，品牌服装以高

端女性服饰为主，包括女性裙子，T恤，裤子等，品牌服饰强调多变性和百搭性，

并且吸收了许多国际服饰时尚理念的精华，敏感地捕捉了国际流行元素，注重款

式色彩的搭配，不仅时髦有气质，且价格适宜，适合很多大众女性的选择。

1.3接待目的

2021年01月09日英国惜蒂服装有限公司通过阿里巴巴平台询问我方公司

中式旗袍嫁衣及一系列新品信息，表示对我方公司中式旗袍嫁衣感兴趣。

通过前期与英国惜蒂服装有限公司的信函往来,我们了解到对方想成为我们

中式旗袍嫁衣的代理商，开拓旗袍市场。由于对方对产品的需求量非常大，所以

想了解我方工厂的生产规模，价格和质量。并且因为我们的旗袍制作采用了独特

的传统工艺，从图片上很难展示旗袍手工艺的精美度，所以我们将邀请英国惜蒂

服装有限公司来我方进行实地考察,参观我们工厂的生产模式以及亲自感受手工

艺文化的博大精深。届时，双方将进行洽谈，确立对方成为我方公司代理商的合

作关系。

注:经前期双方信函交流，拟定对方来访日期为2021年04月08日，由于疫

情期间，存在着巨大的安全隐患，国内外出入的可能性比较小，经双方再次信函

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协商，来访时间拟定于2021年11月20日，来访时间为5天，具体以实际到访

时间为准。)

2接待前期准备工作

2.1来宾基本情况

此前我方公司与英国惜蒂服装有限公司通过信函来往,对方公司表示为了感

受中国传统手工艺文化，进一步了解产品细节，将会派两名公司代表来我方公司

进行参观访问，其来访人员名单如下:

表1来访人员名单表

姓名职位性别

约翰·威尔逊JohnWilson总经理男

吉姆·格林JimGreen总经理秘书男

2.2接待安排表

由于此次接待工作量大,需派出我方公司比较有外商接待经验的人员来接待

客户，将接待工作任务安排明确，提高接待效率。

接待工作人员安排如下:(仅供参考)

表2我方公司接待人员安排表

姓名性别部门主要接待工作

罗晓女总经理接待英国借蒂服装有限公司全程工作总负责人,切实跟进接待

工作进展以及谈判工作,商务宴请,游览观光陪同。

胡天男总经理助理负责接机与送机,酒店、宴请、餐厅、会议室预定,准备赠礼,

会议洽谈工作记录,游览观光路线设计及游览陪同,景点介绍。

杨欢女市场部负责客户参观工厂接待,会议洽谈谈判,商务宴请祝酒词。

何妮女秘书部负责接机与送机,客户邮件跟进撰写并寄出,双语日程表设计并

打印,菜品介绍,参观工厂流程图设计,样品展览室布置,会议治

谈前准备工作,准备赠礼。

刘天意女清洁部负责接待过程中工厂清洁工作以及消毒工作。

李华男设计部负责邀请函设计、接机牌设计、产品双语宜传画册设计的制作

打印工作。

刘星男财务部负责接待经费预算,接待物资的财务支出报备及购买。

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2.3接机

(1)接机时间:11月20日上午8:00

(2)接机地点:上海浦东机场

(3)负责人员:总经理助理胡天、秘书部何妮

(4)接机目的:接机工作安排是商务接待前期的重要步骤，体现我方对客户的

重视。

(5)接机注意事项:

根据上海浦东国际机场的航班信息显示,由英国飞往上海的航班每天只有两

趟，分别为北京时间上午十点和下午九点，飞行时长为11个小时。以客户提供

的来访时间为基础，我们拟定客户将在2021年11月19日下午九点从英国希思

罗国际机场出发，2021年11月20日上午八点到达上海。接机人员应提前到达

机场等待客户，英国人比较守时，所以接待人员应早到20-30分钟，避免给客户

留下不好的印象。

接机人员在接机前应提前在商务车内进行消毒,备好独立包装的一次性口罩

(4个)、酒精喷雾(2瓶)、免洗消毒洗手液(2瓶)放在车座位旁，供客户使用。

接到客户后，主动进行自我介绍，关心客户旅途有无不适应情况。由于疫情

原因，叮嘱客户，佩戴好口罩，在客户手心喷少量酒精消毒。到达酒店后，帮客

户办好入住登记，协助搬运行李。安排妥当后，向客户出示日程表，询问意见，

确定无误后，分发产品双语宣传画册，供客户参考。

接机牌设计

主要内容:接机牌负责人员:设计部

设计理念:醒目清晰，加入两国旗帜元素，表达中英双方公司的美好合作。

设计目的:为了客户在到达上海机场后，能确认我方公司接机人员。

此次接机牌设计如下所示:（仅供参考)

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图1接机牌设计

2.4酒店预定

（1）酒店名称:上海诺富特大酒店

（2）酒店地址:上海浦东新区浦东大道728号

（3）负责人员:总经理助理胡天（提前五天左右预定酒店，预订时长为四晚

（4）入选理由如下:

上海诺富特大酒店是欧洲型商务酒店，适合英国人居住，价格相对适中。酒

店位于金融贸易中心，交通便利，距离我方公司近。

酒店设施齐全主要有:中、西餐厅，健身房，按摩室，会议室，宴会厅等。

酒店在疫情期间，每天进行日常消毒工作，进出人员体温检测，入住人员每天记

录个人健康信息情况，每个房间都放有消毒液和口罩，疫情防护工作准备充足。

（5）酒店简介:

酒店介绍能让客户更好的了解上海诺富特大酒店的环境，由秘书部何妮准备

酒店的介绍，如下:(仅供参考)

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图2上海诺富特大酒店外观图

上海诺富特大酒店是由法国雅高酒店集团管理的上海首家欧洲型四星级商

务酒店。位于上海浦东金融贸易区的心脏地带，距浦东国际机场40分钟车程，

交通方便，酒店备有中央空调、电子报警系统、卫星电视、迷你酒吧、茶水装置

等设施。拥有多座豪华餐厅，供应中西式美食，其中最为著名的是位于50楼的

旋转餐厅，在享受美味的同时，还能饱览大上海美丽景致。

3接待中期安排

3.1商务宴请

宴会时间:11月20日下午6:00

宴会地点:上海诺富特大酒店4楼中式餐厅负责人员:总经理助理胡天

宴请目的:体现我方公司作为东道主应尽的地主之谊，让客户感受中国菜系

的美味,加深对方对中国美食文化的认识。

商务宴请注意事项:

由于英国人的正餐一般是晚餐，根据客户方文化习俗，应将宴请定位晚餐。

考虑到疫情原因，此次参加宴请的人数不可过多，由主要负责此次接待的几个人

来参加。

提前五天左右预定酒店内有窗户的包厢，确保室内空气流通。

为保证安全，在用餐过程中全部使用一次性筷子，碗和杯子，另外考虑到英

国人可能不会用筷子，提前准备好两具消过毒的刀叉，供客户使用。

英国人不喜欢吃动物内脏，尽量不要点有关动物内脏的菜。英国人喝酒时不

喜欢碰杯，敬酒时需注意。

（1）菜品介绍

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为了让客户更清晰的了解上海特色菜品八宝鸭,将由何妮在晚宴过程中来给

客户介绍八宝鸭的来历和制作过程,了解中国美食文化。菜品介绍如下:(仅供参考)

图3八宝鸭菜品图

“八宝鸭”最早出现在清代，是上海苏帮菜馆的名菜，它的制作方法是将肥鸭

拆出骨架，在鸭里面加糯米饭、笋丁、冬菇丁、肉丁、火腿丁、栗子丁、莲子、

虾米8种配料，进行蒸制而成。出锅后的鸭子，色泽红润，形状完整，鸭肉酥烂，

香味浓溢，汁浓味鲜。

（2）祝酒词

祝酒词是商务宴请中不可缺少的一部分,此次欢迎宴的举办是对英国惜蒂有

限公司来我方公司进行参观表示感谢,祝酒词将由杨欢在宴请开餐前以开场词为

在座的各位送上最美好的祝愿，也祝愿我们公司能和英国惜蒂公司达成合作。

祝酒词设计如下:（仅供参考)

女士们先生们，

我谨代表上海茂盛隆制衣有限公司向总经理表示热烈的欢迎约翰先生我相

信，在今后的几天里，我们会相处得很好，相互了解得更多。同时，我希望通过

我们的交流，加强我们的经济合作，进一步扩大我们的贸易关系。

让我们一起举杯，为我们的幸福干杯合作。干杯!

3.2参观工厂

参观工厂时间:11月21日上午9:00

参观工厂地点:上海浦东路世纪大道2100号负责人员:市场部杨欢、秘书部何

妮

参观工厂目的:为让客户进一步了解我方工厂生产规模，满足客户观看传统

手工艺人现场手工刺绣愿望，展现中国手工艺文化特色。

参观工厂注意事项:

清洁部部长刘天意需负责安排人员提前做好工厂内部全面消毒工作,尤其是

卫生间的消毒工作，需保证卫生间无异味。

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提前准备好免洗消毒洗手液放在工厂每个房间门口旁，使客户和员工随时能

进行手部消毒。

所有员工及外宾都需佩戴口罩，测量体温正常后才能进入工厂，对可能进行

亲密接触的人员分发一次性手套。

参观过程的临时休息地点拟定为工厂小组会议室,在参观之前需在会议桌上

备好水（4瓶)、水果（分成拼盘摆放，准备好一次性水果叉）桌上每个位置备好

一包湿巾，供客户擦手消毒。

（1）参观工厂流程

主要内容:流程图负责人员:秘书部何妮

流程图设计目的:参观工厂流程图能够让客户清楚参观工厂的整个安排，有

计划、有目的地进行参观。

参观工厂路线图如下所示:（仅供参考)

图4参观工厂路线图

参观路线将由何妮设计好后打印成60cm*40cm尺寸的纸质图,提前一天贴在

工厂宣传栏张贴处，便于客户进工厂后能看到宣传栏处的流程安排。

（2）制作工艺介绍

制作工艺介绍地点:作坊

负责人员:市场部杨欢

介绍目的:制作工艺介绍有助于客户深入了解我方产品工艺制作细节，感受

我方工厂对传统手工艺的态度。

制作工艺介绍注意事项:由于旗袍制作工艺繁琐多样，在介绍过程中，杨欢

将会把提前打印好的纸质工艺制作流程表发给两位客户，人手一份，边讲边看便

于客户对旗袍工艺的理解。在讲制作流程的时候，杨欢需放慢速度，将每个细节

点详细的介绍给客户。

（3）参观样品展览室地点:样品展览室

负责人员:市场部杨欢、秘书部何妮

参观样品展览室目的:使客户欣赏到旗袍成品，感受手工艺旗袍的魅力。旗

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袍上一针一线绣出来的图案，都传递了我方工厂对旗袍的工匠精神，有利于客户

与其他工厂的旗袍进行比较，体现我方旗袍性价比。

样品展示效果图和中式嫁衣成品效果图如下:(仅供参考)

图5样品展览室效果图图6中式旗袍成品效果图

样品展览室布置注意事项:

样品展览室的布置将由何妮提前三天将不同的旗袍分类穿在模型上,新品中

式嫁衣则单独放置一个橱窗，供客户欣赏。

以不同系列的旗袍作为分类摆放在橱窗，每个橱窗摆放三件旗袍，并在右下

角用名牌标注旗袍名称。

样品摆放前，需仔细检查旗袍样品质量，不得有任何瑕疵。

（4）产品外包装双语介绍

地点:仓库包装室负责人员:市场部杨欢

介绍目的:为了向客户展示我方对出售旗袍整体的美观要求，体现我方外包

装的精致。

外包装介绍如下:

产品外包装以旗袍的领子样式为元素，设计成包装盒形式，采用了红色和黄

色花式图案填充整个封面，代表着吉祥，喜庆之意。中间采用了中式盘扣，尽显

中国风味。外包装尺寸:30cm*22cm*6cm。外包装盒分为三层，一个包装盒可装

三件旗袍。

图7旗袍外包装图

（5）提问环节

客户来我方工厂参观的主要目的是为了寻找一家生产规模大,供货量大的旗

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袍厂家进行合作，所以在参观工厂的同时，客户可能会对我方工厂及产品提出疑

问，根据以往接待经验，我方需提前整理对方可能会提出的问题。

我方回答设计如下:（仅供参考)

①我方公司相比其他公司的产品优势特点

回答:我方公司面料均选用上等面料，大部分旗袍的装饰图案都由手工艺人

一针一线的缝制，做工细致，外形优美，区别于其他公司的机制品。另外，我方

公司设计师坚持原创、独特、有个性、的理念，以传统旗袍为基础，结合现代女

性的审美方式，设计出的旗袍受很多女性的喜爱。

②我方工厂规模、以及月产量、年产量

回答:我们主要有五个工厂供货，每个工厂都有1200多名员工，其中有300名是

专业刺绣的手工艺人。我们公司的旗袍大多是手工刺绣旗袍,工艺复杂繁琐，耗

时长。旗袍月平均产量为4万件，年产量为48万件。

3.3会议洽谈

会议时间:2021年11月22日下午2:00

会议地点:上海诺富特大酒店8楼888房间会议室会议主题:合作共赢

负责人员:市场部杨欢，总经理罗晓，秘书部何妮，总经理助理胡天会议洽

谈目的:双方达成共识，促进合作

会议洽谈注意事项:

提前督促酒店对会议室进行全面消毒,包括会议过程中可能会用到的一些设

备，保持会议室的空气流通。

所有参会人员需戴口罩，量体温，参会人员位置需保持一米的间隔。在会议

室桌每个位置备好一瓶免洗消毒洗手液，方便参会人员随时洗手。

（1）会议流程安排

负责人员:设计部李华

会议流程安排目的:会议流程安排有利于双方理清会议流程，提高会议洽谈

效率。

会议流程安排如下:（仅供参考)

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图8会议流程安排图

流程图将由设计部设计并打印成尺寸为60*4Ocm的彩色纸质版,在布置会

议室的时候，贴在会议室门口，供客户会议前参考。

（2）会议双语签到表

负责人员:秘书部何妮设计要求:简洁，明了

设计目的:准确统计到会人数，更好地安排会议工作签到表设计如下:(仅供参

考)

表3会议签到表

签到表

姓名公司职位

签到表将由何妮设计好后打印成纸质版（2张），在会议开始之前让到会人

员在会议室门口签到。

会议前期准备工作:

胡天应提前十天左右预定酒店会议室;何妮应在会议前，调试好投影仪和音

响，准备好讲台、检查麦克风、电脑、投影仪等设备仪器是否正常，确保会议洽

谈工作顺利进行;会议开始之前备好茶水(6杯)、纸（6张)、笔(6只)、签到表（2

张)

（3）谈判

会议中期，客户可能作为我方代理商对产品价格与我方进行谈判,我将安排

罗晓和杨欢作为公司谈判代表，以公司对代理商的产品价格规定为基础，提前准

备好谈判资料，以及回答。

设计回答如下:（仅供参考)产品价格问题谈判

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回答:我方公司旗袍价格在旗袍市场上，产品质量上等，价格适宜。公司内

部会给代理商统一的价格表。对代理商的价格优惠问题，我方会根据代理商的预

订数量决定产品价格，给出一定的折扣。

会议洽谈后期,根据会议记录对客户在谈判中所提及到的内容及重点进行整

理，以及分析我方在此次谈判中有欠缺的地方，并进行归档，做成文件，以便后

期的跟进工作。

谈判注意事项:

①提前了解谈判对方的相关资料，性格，爱好，特点等，有利于谈判中抓住

客户弱点。准备好价格谈判的逻辑思路，循序渐进的开展谈判工作。

②确定理想的成交价格，不得轻易对价格做出改动，但同时要考虑到长远利

益，在适当的时机，可以适当对价格上让步。

③保持好的心态，不要轻易被别人所干扰。

④获取信息是价格谈判的基础保证，把所有问题都得到明确后，再进行价格

较量。

⑤做好全程会议记录，了解客户想法，分析我方在谈判中有欠缺的地方。

3.4游览观光

游览时间:2021年11月23日上午9:30游览地点:东方明珠广播电视塔

负责人员:总经理罗晓、总经理助理胡天

游览观光目的:游览、观光意在让客户放松心情，感受上海的风土人情，加

深客户对上海的印象。

游览观光注意事项:

出门前负责接待的人员需给客户每人分发一瓶迷你免洗消毒洗手液便于携

带，让客户随时进行手部消毒，多准备几个口罩，防止口罩有丢失弄脏的情况

避免带客户到人群过于密集的地方，避开人流高峰期，疫情原因，为安全起

见，此次游览观光的时间不宜过长。

负责人员:总经理助理胡天，介绍人员总经理助理胡天

东方明珠介绍如下：

东方明珠广播电视塔是国家首5A级旅游景区，位于浦东新区最繁华的金融

地带，塔内有上海城市历史发展陈列馆、太空舱、旋转餐厅等景观和设施。该建

筑建于1911年，有一百多年的历史传承，是上海最有标志性的建筑之一。

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图9东方明珠风景图

4接待后期安排

4.1送机与赠礼

送机时间:2021年11月24日上午10:00

送机地点:上海浦东机场

负责人员:总经理助理胡天，秘书部何妮

赠礼与送机目的:表达对客户的尊重以及希望能达成合作的美好愿望。赠礼

与送机注意事项:

送机人员应提前一小时去酒店帮客户办理退房手续，然后送客户去机场。赠

礼应提前五天左右准备，需挑选有中国文化特色的礼物，意在搭起中英双方公司

的合作的桥梁。

赠礼:景德镇瓷器茶具

景德镇瓷器茶具参考图如下:（仅供参考)

图10景德镇茶具图

4.2客户邮件跟进

(1)主要内容:邮件跟进

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(2)负责人员:秘书部何妮

(3)邮件跟进目的:客户邮件跟进设计表达对对方公司亲切的问候，进一步拉

近跟客户的距离，及时了解对方公司对我方公司产品的看法和疑问，促进交易达

成。

(4)客户邮件设计如下:(仅供参考)

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