公司法律事务管理手册

中交一航局城市交通工程有限公司法律事务管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDleaglaffairsOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual-文件编号：BMSC/YHCJ-FL-2013本手册基于：中交一航局城市交通工程有限公司管理大纲发布日期：2013年07月01日实施日期：2013年07月01日版本：第二版第×次修订：0编号：10受控状态：受控编写：李艳梅日期：2013年5月30日审核：王金平日期：2013年6月15日审批：日期：2013年6月30日不得复制目次1总则 32引用文件 32.1国家关法律法规、部门规章、地方规章 32.2上级主管部门的文件 32.3公司文件 33术语 43.1授权委托书 43.3法律文件 44管理责任 45法律事务管理 45.1授权委托管理 55.2规章制度法律审核管理 145.3重要决策法律审核管理 165.4法律文件审核管理 185.5合同综合管理 225.6法律纠纷案件管理 325.7法律法规管理 389各流程风险提示 4110绩效指标与考核 421总则本标准规定了法律事务管理中各职能、各层次的工作流程和管理要求，旨在通过清晰的工作流程和明确的管理要求，不断加强公司的法律事务管理，规范公司的法律行为，防范法律风险，维护公司的合法权益，为公司的发展提供法律支持。本标准适用于公司及项目部的法律事务管理工作。2引用文件2.1国家关法律法规、部门规章、地方规章《中华人民共和国合同法》（中华人民共和国主席令第15号1999.3.15）《中华人民共和国公司法》（中华人民共和国主席令第42号2006.1.1）《国有企业法律顾问管理办法》（国务院国资委第6号令2004.6.1）《中央企业重大法律纠纷案件管理暂行办法》（国务院国有资产监督管理委员会令第11号2005.3.1）2.2上级主管部门的文件《中交第一航务工程局有限公司授权管理办法》（中交一航法字〔2010〕123号）《中交第一航务工程局有限公司合同管理办法》（试行）(中交一航法字〔2010〕587号)《中交一航局有限公司合同示范文本》(中交一航法字〔2012〕555号)《中交一航局有限公司合同履约监控管理办法（试行）》（中交一航法字〔2012〕667号）《中交第一航务工程局有限公司法律事务管理办法》（中交一航法字〔2010〕466号）《中交第一航务工程局有限公司法律纠纷案件管理办法》（中交一航法字〔2010〕467号）2.3公司文件《中交一航局城市交通工程有限公司合同管理办法实施细则》（中交一航城经字〔2013〕83号）《中交一航局城市交通工程有限公司授权委托管理暂行办法》(中交一航城法字〔2010〕22号)《中交一航局城市交通工程有限公司法律事务管理暂行办法》(中交一航城法字〔2010〕21号)《中交一航局城市交通工程有限公司法律顾问工作暂行规定》(中交一航城法字〔2010〕20号)3术语3.1授权委托书公司法定代表人授权委托公司有关人员在授权范围内以公司或其法定代表人名义行使职权或办理公司有关事务的法律文件，是被授权人或受托部门的权利证明书。3.2重要决策具备下列情形之一的决策：制定、修改或审查公司章程；设立分公司及事业部制单位；订立重大合同；决定起诉、上诉、申诉、索赔或者申请仲裁；申请商标注册和专利权；公司单方面解除职工劳动合同或对职工按离职处理；对外投资参股、控股公司；为其他公司提供担保、保证、抵押等行为；公司规定的其他重要决策事项。3.3法律文件指除合同外的以公司名义对外出具的能产生法律效力的文书，如公司的授权委托书，代理书，通知书，承诺函，承认书，声明等。4管理责任流程名称流程的主管部门流程的使用部门/支持部门法律事务管理经营部经营部、项目部、相关部门5法律事务管理5.1授权委托管理活动主责部门管理要求申请办理法定代表人授权委托书承办部门项目部填写《授权委托书》和授权委托书审批单。承办单位审核承办部门项目部由承办单位负责人审核，审核同意后在授权委托书审批单上签署意见。组织会签承办部门项目部1.组织相关部门会签，填写会签意见2.将会签后的《授权委托书》和授权委托书审批单一并报经营部（法律事务室）。审核、登记经营部（法律事务室）进行程序性与合法性审核、登记。不符合条件的，说明理由要求经办人补充。公司领导审批承办部门项目部经公司法定代表人审批同意后方能办理授权事宜。办理授权事宜承办部门项目部被委托人忠实履行委托义务，妥善保管授权书，不得转授权。授权事项报告承办部门项目部被委托人在办理完委托事项十天内，向法定代表人提交书面工作报告，包括授权事项、办理情况、委托书是否收回等。资料登记、归档经营部(法律事务室)1.将授权委托书副本和授权委托审批单以及其他文件副本包括书面报告一起登记、保存、归档。2.每年年初将上一年度授权书交公司档案室归档。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门授权委托书审批单中交一航城法字〔2010〕22号相关部门项目部经营部（法律事务室）授权委托书式样中交一航城法字〔2010〕22号相关部门项目部经营部（法律事务室）授权委托书台帐中交一航城法字〔2010〕22号经营部(法律事务室)经营部（法律事务室）MR-FL-01授权委托书审批单申请事由承办人：年月日承办单位意见：负责人：年月日公司会签部门意见：负责人：年月日公司法律事务室意见：年月日公司法定代表人意见：年月日MR-FL-02项目经理授权委托书式样中交一航局城市交通工程有限公司授权委托书中交一航局城市交通工程有限公司（以下简称公司）法定代表人、执行董事XXX先生以公司名义签署本授权委托书。兹委任（先生/女士）为（项目名称）项目的经理，根据本授权委托书代表公司形式下列权限：一、全面履行合同，处理合同履行过程中包括（设计、采购、安装、施工、调试及交验）的一切问题。二、在项目合同文件规定的范围内，就有关本工程项目的分包和供货协议参加谈判。三、使用公司为项目开立的银行账户。被授权人签字样式本授权委托书不得转授权。本授权委托书自年月日生效，至年月日失效。法定代表人：中交一航局城市交通工程有限公司年月日项目资格预审授权委托书式样中交一航局城市交通工程有限公司授权委托书中交一航局城市交通工程有限公司（以下简称公司）法定代表人、执行董事XXX先生以公司名义签署本授权委托书。兹委任（先生/女士）为（项目名称）项目办理资格预审事宜，根据本授权委托书代表公司形式下列权限：一、签署或确认该项目的资格预审文件。二、为资格预审就项目的分包、联营等事宜参加谈判，并签署有关协议。三、答复质询。四、依照资格预审的规定办理相关手续。被授权人签字样式本授权委托书不得转授权。本授权委托书自年月日生效，至年月日失效。法定代表人：中交第一航务工程局有限公司年月日投标代表授权委托书式样中交一航局城市交通工程有限公司授权委托书中交一航局城市交通工程有限公司（以下简称公司）法定代表人、执行董事XXX先生以公司名义签署本授权委托书。兹委任（先生/女士）为（项目名称）项目投标代表，根据本授权委托书代表公司形式下列权限：一、办理该工程项目的资格审查事宜。二、签署或确认该项目的投标文件。二、为投标过程中就项目分包、联营等事宜参加谈判，并签署有关协议。四、答复质询。五、依照投标要求办理相关手续。被授权人签字样式本授权委托书不得转授权。本授权委托书自年月日生效，至年月日失效。法定代表人：中交一航局城市交通工程有限公司年月日订立合同授权委托书式样中交一航局城市交通工程有限公司授权委托书中交一航局城市交通工程有限公司（以下简称公司）法定代表人、执行董事XXX先生以公司名义签署本授权委托书。兹委任（先生/女士）在（合同名称）合同订立过程中，根据本授权委托书代表公司行使下列权限：一、进行合同谈判。二、签署合同文件。被授权人签字样式本授权委托书不得转授权。本授权委托书自年月日生效，至年月日失效。法定代表人：中交一航局城市交通工程有限公司年月日其他授权委托书式样中交一航局城市交通工程有限公司授权委托书中交一航局城市交通工程有限公司（以下简称公司）法定代表人、执行董事XXX先生以公司名义签署本授权委托书。兹委任（先生/女士）就（事项），根据本授权委托书代表公司行使下列权限：一、二、三、被授权人签字样式本授权委托书不得转授权。本授权委托书自年月日生效，至年月日失效。法定代表人：中交一航局城市交通工程有限公司年月日中交一航局城市交通工程有限公司法律事务管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDleaglaffairsManagementManualMR-FL-03授权委托书台帐序号承办单位事由授权人权限时限授权时间备注中交一航局城市交通工程有限公司法律事务管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDleaglaffairsOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual5.2规章制度法律审核管理活动主责部门管理要求起草规章制度承办部门根据实际工作需要，起草新的规章制度。研究讨论整理成稿承办部门组织公司各部门及下属各项目部对新起草规章制度进行讨论，广泛征集意见并对规章制度进行修订整理。申请发布承办部门通过协同工作平台申请发布新起草规章制度。合法合规性审核经营部（法律事务室）对新起草规章制度进行合法合规性审核并出具审核意见。根据意见进行修改承办部门根据审核意见进行修改。签署公司领导提请分管领导和公司总经理签署。发文公布承办部门经公司总经理签署后发文公布。5.3重要决策法律审核管理活动主责部门管理要求提出重要决策承办部门根据公司安排，提出重要决策。研究讨论承办部门组织公司相关部门对重要决策进行讨论，形成重要决策计划方案。提交审核承办部门将重要决策方案提交法律事务室。法律审核经营部（法律事务室）审核重要方案的法律风险，出具法律意见。审批公司领导分管领导和公司总经理对重要决策计划方案进行审批。实施承办部门经公司总经理批准后实施。5.4法律文件审核管理活动主责部门控制要求识别法律文件承办部门项目部法律文件是指除合同外的以公司名义对外出具的能产生法律效力的法律文件，如授权委托书，代理书，通知书，承诺函，承认书，声明等。审查报送承办部门项目部公司各部门及下属项目部将法律文件和《法律文件审查表》，报送法律顾问审查。法律审查经营部(法律事务室)法律顾问审查并出具法律意见。建立法律文件审查管理台帐。修改承办部门项目部根据法律意见进行修改。审批公司领导将修改过的法律文件报公司法律分管领导和总经理审批。办理用印承办部门项目部经公司总经理批准，才可加盖公司印鉴。使用承办部门项目部正确使用法律文件。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门法律文件审查表中交一航城法字〔2010〕20号相关部门项目部经营部（法律事务室）法律文件审查管理台帐中交一航城法字〔2010〕21号经营部（法律事务室）经营部（法律事务室）MR-FL-04法律文件审查表审查表号送审部门送审时间编号名称简况审查意见1、2、3、审查人：日期：送审部门意见部门领导：日期：分管领导意见公司总经理意见中交一航局城市交通工程有限公司法律事务管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDleaglaffairsManagementManualMR-FL-05法律文件审查管理台帐序号送审时间送审部门法律文件名称审查结果执行结果123456789101112中交一航局城市交通工程有限公司法律事务管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDleaglaffairsOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual5.5合同综合管理活动主责部门控制要求合同前期调研谈判承办部门项目部负责合同项目的前期调研和谈判工作，组织公司相关部门和公司法律事务室参与重大合同项目的前期调研谈判。合同起草承办部门项目部根据前期调研谈判情况起草，组织公司相关部门和公司法律事务室参与重大合同的起草和讨论。法律评审台账登记经营部（法律事务室）参与公司合同会签评审，出具法律审核意见。进行合同管理台账登记。合同会签评审承办部门项目部根据公司合同管理的相关规定组织有关部门进行合同会签评审。修改承办部门项目部根据会签评审意见对合同文本进行修改，并就修改部分与签约相对方协商一致。审批公司领导将修改后的合同文本报分管领导和公司总经理审批，经审批同意后方可办理签字盖章手续。合同签订及履行承办部门项目部1.组织合同订立，并按照认真、全面、严格履行的原则组织合同的履行。2.合同履行时应当严格按照以下流程操作：合同交底、及时报告、及时通知、合同清理、合同评价。变更法律审核经营部（法律事务室）发生合同变更时，承办部门应及时向法律事务室征求法律意见或让法律事务室进行合同变更的法律审核。变更评审承办部门项目部根据公司合同管理的相关规定组织有关部门进行合同变更会签评审。审批公司领导将变更报分管领导和公司总经理审批，经审批同意后方可执行。合同变更并履行承办部门项目部负责组织合同的变更，并按照认真、全面、严格履行的原则组织变更后合同的履行。履约监控承办部门项目部经营部（法律事务室）1.合同履行过程中及履行完毕后，承办部门要对合同的履行情况进行监控，并按相关规定及时将履约监控记录上报法律事务室。2.法律事务室负责对承办部门的履约监控行为进行监督检查。合同归档承办部门项目部合同履行完毕后，按公司相关规定将合同档案资料整理、归档。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门中交一航局城市交通工程有限公司合同管理台账中交一航城经字〔2013〕83号承办部门经营部（法律事务室）承办部门经营部（法律事务室）建设工程承包合同履约监控表中交一航法字〔2012〕667号承办部门承办部门经营部（法律事务室）建设工程施工分包合同履约监控表中交一航法字〔2012〕667号承办部门承办部门经营部（法律事务室）建设工程劳务分包合同履约监控表中交一航法字〔2012〕667号承办部门承办部门经营部（法律事务室）中交一航局城市交通工程有限公司法律事务管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDleaglaffairsManagementManualMR-FL-06中交一航局城市交通工程有限公司合同管理台帐编制部门：编制人：审核人：序号合同编号合同名称甲方乙方合同价款履约期限签约日期承办单位履约记录备注MR-FL-07项目部/公司建设工程承包合同履约监控表监控日期：记录人：联系方式：合同基本信息项目名称甲方乙方合同金额签订日期履约期限履约状况自评(优/良/一般/差)履约监控信息序号监控事项合同约定目前履约情况风险预警受控状态拟采取措施其他说明1预付款支付2进度款支付3变更(签证与索赔)4保险5工程计量6工程质量7安全施工8施工进度9工期(提前或延误)10暂停施工11工程验收与结算12双方其他违约情况13补充协议签订情况14其他监控事项……MR-FL-08项目部/公司建设工程施工分包合同履约监控表监控日期：记录人：联系方式：合同基本信息项目名称分包范围甲方乙方合同金额履约期限签订日期是否使用公司范本是否两级会签履约状况自评(优/良/一般/差)履约监控信息序号监控事项合同约定目前履行情况风险预警受控状态拟采取措施其他说明1分包商证照、资质2合同价款支付3农民工工资支付4施工变更5履约担保6保险7工程计量8质量控制9安全施工10施工期限11工程验收与结算12双方其他违约情况13补充协议签订情况14其他监控事项……MR-FL-09项目部/公司建设工程劳务分包合同履约监控表监控日期：记录人：联系方式：合同基本信息项目名称分包范围甲方乙方合同金额履约期限签订日期是否使用公司范本是否两级会签履约状况自评(优/良/一般/差)履约监控信息序号监控事项合同约定目前履行情况风险预警受控状态拟采取措施其他说明1分包商证照、资质2劳务报酬支付3施工变更4保险5工时与工程量确认6安全施工7工期8材料、设备管理9工程验收与结算10双方其他违约情况11补充协议签订情况12其他监控事项……中交一航局城市交通工程有限公司法律事务管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDleaglaffairsOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual5.6法律纠纷案件管理活动主责部门管理要求诉讼（或仲裁）申请相关部门/项目部相关部门收到法院或仲裁部门的应诉通知后，或有诉讼或仲裁需求时，填写《法律事务处理申请单》，同时附相关说明资料详细说明事件具体情况。提出法律意见经营部（法律事务室）经营部法律事务室对该法律事务提出相应法律处理意见。意见审批分管领导分管领导对处理意见进行审批。案件办理经营部（法律事务室）公司决定自行办理的案件，由法律事务室代表公司办理；公司决定由外聘律师办理的案件，由法律事务室配合律师取证以及联络公司内部单位或部门给予协助和支持；报送证据和被告资信相关部门/项目部拟起诉部门报送证据，由法律事务室进行证据审查，对于证据不足或已过诉讼时效的，由拟起诉部门按照法律事务室的要求补充证据；拟起诉部门在法律事务室起草诉讼文书前应提供：被告单位的法定名称（个人的为姓名）、住所地、法定代表人姓名、职务、电话等自然情况。取证经营部（法律事务室）相关部门/项目部公司作为被告的案件，由法律事务室根据案情需要（或律师要求）发出书面的《取证通知》，列出详细的证据目录及需要说明的问题；各部门或基层单位在接到《取证通知》后，必须在法律事务室要求的时间内提供相应的证据，不能提供的说明理由或说明证据所在地，并书面报送法律事务室，由法律事务室掌握情况后另行分析处理。组织集体讨论或咨询专家经营部（法律事务室对办理法律事务中出现的疑难问题，要组织相关人员进行内部集体讨论或向专家请教，达成统一认识。组织诉讼、仲裁、调解、和解等活动经营部（法律事务室组织相关人员进行诉讼或参加仲裁，或组织实施调解或和解等。结案总结经营部（法律事务室）总结经验教训。立卷、归档经营部（法律事务室）1.将案件办理过程中形成的书面材料整理成册，建立卷宗，移交经营部法律事务人员。2.经营部定期清点案件卷宗，将符合移交条件的资料及时移交档案室保管。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门法律事务处理申请单新制相关部门经营部（法律事务室）取证通知书新制经营部（法律事务室）经营部（法律事务室）JMR-FL-10法律事务处理申请单单号：申请部门部门领导申请日期申请事项□法律诉讼□商事仲裁□劳动仲裁□经济合同纠纷□民事合同纠纷□劳动合同纠纷□担保合同纠纷□其它争议纠纷事项基本情况说明(空白处不足，基本情况说明可附后)相关数据(附件)□存证信函（份数：）□律师函（份数：）□公文（份数：）□警告函（份数：）□合同文件（份数：）□其它（份数：）法律事务室处理意见（空白处不足，处理意见可附后)经营部公司分管领导公司总经理MR-FL-11取证通知书部门：因我公司纠纷案件向贵部取证，需要证据目录如下:证据名称证据形式份数备注原件原件并请就以下问题作出书面说明：。请各部门或单位在接到本通知书后，必须日内提供以上证据，不能提供的说明理由或说明证据所在地，并报送经营部法律事务室。经营部领取人：年月日时分……………年月日报送。报送人：年月日时分接收人：共2联第1联经营部（法律事务室）留存取证通知书部门：因我公司纠纷案件向贵部取证，需要证据目录如下:证据名称证据形式份数备注原件原件并请就以下问题作出书面说明：。请各部门或单位在接到本通知书后，必须日内提供以上证据，不能提供的说明理由或说明证据所在地，并报送经营部法律事务室。经营部领取人：年月日时分………………………不能提供的理由：证据所在地：部门：部门领导：分管领导：共2联第2联交相关部门5.7法律法规管理活动主责部门控制要求识别、收集和获取经营部（法律事务室）相关部门包括经营部（法律事务室）在内的公司相关部门对与本部门职能有关的法律法规进行识别、收集与获取。整理汇总经营部（法律事务室）相关部门相关部门对获取的法律法规进行审查整理，并报经营部（法律事务室）汇总。形成清单经营部(法律事务室)汇总后，形成公司法律法规清单。上报经营部(法律事务室)将法律法规清单连同法律法规本文一同报送主管领导批准。批准发布分管领导主管领导批准之后，经营部（法律事务室）同意发布公司的法律法规清单。使用经营部（法律事务室）相关部门由相关部门在业务范围内使用。定期评价经营部(法律事务室)对相关部门适用法律法规情况进行定期评价，以保证法律法规得到有效遵守。记录清单记录名称格式来源填报部门/单位保存部门法律法规清单新制经营部（法律事务室）相关部门经营部（法律事务室）中交一航局城市交通工程有限公司法律事务管理手册URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTD