企业档案数据治理评估反馈模型及改进策略

企业档案数据治理模式研究与应用项目企业档案数据治理评估反馈模型及改进策略研究报告公司2022年9月目录28248_WPSOffice_Level1一、评估反馈模型建立意义 18545_WPSOffice_Level2（一）有助于数据管理体系建设，为档案数据治理制定出必要的评价参考 125228_WPSOffice_Level2（二）准确地评估档案数据治理的发展现状 25280_WPSOffice_Level2（三）持续提升档案数据治理能力 28545_WPSOffice_Level1二、档案数据治理评估反馈模型的整体介绍 225228_WPSOffice_Level1三、档案数据治理评估反馈模型的设计 3664_WPSOffice_Level2（一）档案数据治理评估组织运行机制 315688_WPSOffice_Level2（二）档案数据治理评估体系的建设 38545_WPSOffice_Level31.档案数据治理评估指标数据来源的说明 425228_WPSOffice_Level32.档案数据治理评估模型涉及的主体范围 55280_WPSOffice_Level33.档案数据治理评估的衡量维度 5664_WPSOffice_Level34.档案数据治理评估指标的设定 75280_WPSOffice_Level1四、档案数据治理评估的工作流程 143039_WPSOffice_Level2（一）档案数据治理评估标准说明 1416084_WPSOffice_Level2（二）规划档案数据治理评估活动 1514773_WPSOffice_Level2（三）档案数据治理评估的实施 15664_WPSOffice_Level1五、档案数据治理评估反馈模型的应用 1515688_WPSOffice_Level1六、档案数据治理改进策略的设计 1932263_WPSOffice_Level2（一）档案数据治理改进原则 1915688_WPSOffice_Level31.数据质量治理目标定为5级，优化级 193039_WPSOffice_Level32.数据架构治理目标定为4级：己管理级 2316084_WPSOffice_Level33.数据建模治理目标定为3级：已定义级 2314773_WPSOffice_Level34.存储和操作治理目标定为4级：己管理级 2532263_WPSOffice_Level35.数据安全治理目标定为4级：已管理级 26418_WPSOffice_Level36.数据集成和互操作治理目标定为3级：已定义级 2830414_WPSOffice_Level37.文件和内容治理目标定为3级：已定义级 29578_WPSOffice_Level38.参考数据和主数据治理目标定为4级：已管理级 307731_WPSOffice_Level39.数据库和数据应用治理目标定为4级：已管理级 3120965_WPSOffice_Level310.元数据治理目标定为3级：已定义级 32418_WPSOffice_Level2（二）档案数据治理工作的改进策略 546380_WPSOffice_Level31.实施档案数据治理的改进实施需要有组织机制的支持 5429554_WPSOffice_Level32.实施数据治理必须对制度规范以及实施方案加以完善 554931_WPSOffice_Level33.系统建设需要根据档案数据治理的要求进行优化升级 5630414_WPSOffice_Level2（三）公司档案数据治理改进的方向 593039_WPSOffice_Level1七、总结评价 61开展档案数据治理评估及改进工作的目标在于通过对数据治理的现状、目标、成效进行评估反馈，真正发现问题、明确目标、找到差距、提出改进方案和最佳路径，进而验证企业档案数据治理模式的有效性。档案数据治理评估反馈模型主要是基于DAMA数据管理知识体系中数据管理的成熟度评估模型及项目的现状调研报告制定的。在建立模型的过程中，我们主要从数据质量、存储和操作、数据安全、数据集成和互操作、文件和内容管理、数据库和应用、参考数据和主数据、数据架构、数据建模、数据库和应用及元数据这10个方面对档案数据治理进行评估。评估实施通过列明衡量维度及评估等级，以公司档案数据治理作为应用案例，开展评估与改进策略的制定，目的在于使档案数据治理评估反馈模型既有理论研究的支撑，又能通过实践加以验证，进而具备一定的普适性。一、评估反馈模型建立意义（一）有助于数据管理体系建设，为档案数据治理制定出必要的评价参考建立评估模型的主要目标在于评估关键档案数据管理活动的当前状态，以便制定计划进行改进。评估通过分析具体的优势和弱点，帮助企业设定数据治理目标，从而帮助企业认知、确定优先次序和实施改进机会。档案数据治理评估可用于全面评估数据管理，也可用于聚焦单个知识领域甚至单个过程。企业需要开展档案数据治理评估，并通过设定治理目标、制定路线图和监控进度来有效地响应评估结果。（二）准确地评估档案数据治理的发展现状从整体上看，运用评估指标分析档案数据治理情况，从而知晓各类企业档案数据发展等级，分析其存在的共性问题及发展趋势，为下一步档案数据管理能力的提升奠定基础，进而指导档案数据领域发展。（三）持续提升档案数据治理能力在档案管理工作过程中，应用评估模型可以实时监控档案数据管理活动，准确把握档案数据管理所处的层级，并结合最佳实践经验确定改进策略，推动企业档案数据管理能力升级发展。二、档案数据治理评估反馈模型的整体介绍档案数据治理评估反馈模型是一个由组织机制、制度规划、评估体系、组织人员等组成的有机整体。其中组织机制是评估反馈模型得以实施的保障，是支撑模型建立的企业组织机构；制度规划是评估模型实施的基础，每个企业都受到政府和行业法规的影响，其中包括规定如何管理档案数据和信息的法规，档案数据治理指导实施适当的控制措施，以记录和监控档案数据相关法规的遵从情况；评估体系是模型实施的依据，也是模型建立的工具，我们根据建立的评估体系开展对企业档案数据治理情况的评价；组织人员是档案数据治理实施的主体，是档案数据治理得以成功实现的前提。三、档案数据治理评估反馈模型的设计档案数据治理评估反馈模型的设计主要考虑企业管理特点、制度要求、评价目标以及组织人员的实施能力。（一）档案数据治理评估组织运行机制档案数据治理评估模型中组织运行的实施机制一般为档案工作领导小组。具体由档案工作管理机构作出数据治理评估的计划，依据评估模型调查分析并出具评估报告。档案工作领导小组主要负责审核评估报告，针对具体的改进策略作出审核意见，档案工作管理机构根据审核意见组织实施，并对组织实施效果进行评价与实时汇报。（二）档案数据治理评估体系的建设档案数据治理评估体系是整个研究成果报告的核心，构建科学的档案数据治理评估指标体系,可以有效衡量数据治理的现状,对明确未来档案数据治理工作任务和要求有着重要的指导意义。档案数据治理评估体系的建设首先应当遵循外部与内部的基本制度规范，这也是建设档案数据治理评估模型需要遵守的底线。编号名称47号主席令中华人民共和国档案法（2020年）国务院第676号令中华人民共和国档案法实施办法国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定DAT42-2009企业档案工作规范DAT70-2018文书类电子档案检测一般要求档办发〔2017〕2号企业数字档案馆（室）建设指南档办发〔2015〕4号企业电子文件归档和电子档案管理指南档发〔2012〕7号电子档案移交与接收办法档办发〔2016〕1号档案信息系统安全保护基本要求GBT18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范档发〔2016〕11号建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法档办发〔2017〕3号电子档案管理系统基本功能规定DAT47-2009版式电子文件长期保存格式需求DAT48-2009基于XML的电子文件封装规范DAMA数据管理知识体系指南根据档案数据治理的内涵，依据以上制度规范，参照DAMA数据治理成熟度评估模型，本研究成果从数据质量、存储和操作、数据安全、数据集成和互操作、文件和内容管理、数据库和应用、参考数据和主数据、数据架构、数据建模、数据库和应用及元数据这10个方面，设定评价指标，探讨设计档案数据治理评估体系，并从指标层级的确定等方面阐释如何运用指标体系，力图构建一套具有理论和实践价值的档案数据治理评估体系。1.档案数据治理评估指标数据来源的说明本次档案数据治理评估指标的建立参考DAMA数据管理知识体系中数据管理成熟度的评估模型，并结合企业中档案数据治理工作的业务实际制定。2.档案数据治理评估模型涉及的主体范围档案数据治理评估模型主要对档案数据治理的现状及成效进行评价，设定档案数据治理应达成的目标，通过与目标项的对比检验档案数据治理的现状或效果。3.档案数据治理评估的衡量维度数据质量作为档案数据治理评估的一部分在治理工作中起着重要作用，实现档案数据质量的规范化管理及档案数据的标准化管理是开展档案数据治理的重要目标。全面管理数据平台的数据质量，实现可定义的数据质量检核及分析，反馈问题项，实现问题追踪。构建完整的数据质量管理体系，既是支持企业系统稳定运行的基本保障，同时也是企业数字化转型、创新的必备条件。数据架构是档案数据治理工作的一个关键步骤，科学而完善的数据架构能够保障治理工作的有效实施。数据架构的设计主要是针对档案数据管理系统功能的实现，明确实际业务需求，档案系统功能的开发需要依据文档中相关的数据架构描述进行实施。数据建模指标主要是对数据库表之间的关系进行评估，数据库表之间的关系完善与否决定了数据结构的稳定性，因此该指标的评估是衡量档案数据治理水平的重点。元数据的管理是企业数据治理的基础，根据体系建设需求设计的元数据管理模式，可为后面的系统开发与测试工作提供依据。科学设置各类型元数据，构建元数据体系，既要综合考虑各类型数据的通用性，形成通用元数据，又要考虑部分数据的特性，形成专用元数据。同时兼顾数据收集的方式及途径，对元数据进行分类聚合，形成企业内的元数据体系。存储和操作，该指标对档案数据的收集与交互进行说明，企业数据主要来源于业务办理过程，其收集途径主要是各个业务系统及线下归存的数据。数据安全指标主要衡量档案数据治理工作中关于数据安全及备份恢复、物理安全保障、网络安全保障等的要求。数据集成和互操作，该指标主要针对数据接口方面进行评价，明确数据收集途径，通过数据接口、采集、监控等各类技术手段,将已确定范围的及具有利用价值的数据收集起来，实现数据的集成和互操作。参考数据和主数据，参考数据主要指档案管理系统中的数据字典，主数据指用户及组织机构等唯一核心数据。参考数据与主数据的完备性直接影响档案数据的管理与应用。文件和内容管理是企业数据治理的关键，数据及电子文件归档依据文件材料归档范围和数据保管期限表执行，电子文件的背景信息和元数据的保管期限与电子文件内容信息保管期限一致。电子文件及数据收集归档时间按照各类规定执行。数据库和数据应用是企业档案数据治理工作的落脚点，档案数据治理致力于建设以制度为牵引、以质量为重点、以技术为基础、以系统为平台、以应用为目标五位一体的治理模式，从而实现档案数据的规范化管理。在此基础上，通过档案数据梳理及溯源、识别关键档案数据，厘清档案数据资产分布、数据质量、数据管理情况等。通过档案数据的整合与分析，其最终目的是满足保障档案数据安全及实现档案数据应用的需要。4.档案数据治理评估指标的设定档案数据治理评价指标一级指标评估说明评定级别数据质量0级：无能力级。在档案数据质量管理中，管理活动或正式企业流程处于无组织的状态1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的数据质量管理，很少或根本没有治理活动。数据质量高度依赖于少数管理人员，管理数据质量的解决方案是有限的。数据质量问题普遍存在，但无法得到解决2级：可重复级。有一致的工具和角色定义来支持流程执行。在2级中，组织开始使用集中化的工具，并为数据质量管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员。组织对数据质量问题和概念有认识，开始认识到主数据和参考数据的概念3级：已定义级。数据质量管理流程已制度化，并将数据质量管理视为一种必要因素。其特点包括在组织中的数据复制受到控制，总体数据质量普遍提高，有协调一致的政策定义和管理4级：己管理级。从1~3级增长中获得的经验积累使组织能够在即将开展新项目和任务时预测结果，并开始管理与数据质量相关的风险，数据管理包括一些绩效指标。4级的特点包括从桌面到基础设施的数据质量管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能。此级别的机构在数据质量和全组织数据管理能力(如端到端的数据审核)等方面有显著性提高5级：优化级。当数据质量管理实践得到优化时，由于流程自动化和技术变更管理，它们是高度可预测的，这个成熟度级别的组织会更关注于持续改进。在第5级，工具支持跨流程查看数据。控制数据的扩散防止不必要的复制使用容易理解的指标来管理和度量数据质量和过程数据架构0级：无能力级。在档案数据架构管理中，管理活动或流程处于无组织的状态1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的数据架构管理，很少或根本没有治理活动。数据库表的管理高度依赖于少数管理人员，管理数据架构的解决方案是有限的。数据架构存在的问题普遍存在，但无法得到解决2级：可重复级。有一致的工具和角色定义来支持流程执行。在2级中，组织开始使用集中化的工具，并为数据架构管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员3级：已定义级。数据架构管理流程已制度化，并将数据架构管理视为一种必要因素。其特点包括在组织中的数据复制受到控制，数据架构管理能力普遍提高，有协调一致的政策定义和管理4级：己管理级。组织开始管理与数据架构相关的风险，从桌面到基础设施的数据质量架构管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能5级：优化级。当数据架构管理实践得到优化时，由于流程自动化和技术变更管理，它们是高度可预测的，这个成熟度级别的组织会更关注于持续改进数据建模0级：无能力级。在档案数据建模活动中，管理活动或正式企业流程处于无组织的状态1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的数据建模，很少或根本没有治理活动。数据建模高度依赖于少数管理人员，管理数据建模的解决方案是有限的2级：可重复级。组织开始使用集中化的工具，并为数据建模管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员3级：已定义级。数据建模管理流程已制度化，并将数据建模管理视为一种必要因素。总体数据建模能力提高，有协调一致的政策定义和管理4级：己管理级。组织开始管理与数据建模相关的风险，从桌面到基础设施的数据建模管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能5级：优化级。当数据建模管理实践得到优化时，由于流程自动化和技术变更管理，它们是高度可预测的，这个成熟度级别的组织会更关注于持续改进元数据0级：无能力级。在档案元数据管理中，管理活动或正式企业流程处于无组织的状态1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的元数据管理，很少或根本没有治理活动。元数据管理高度依赖于少数管理人员，管理元数据的解决方案是有限的2级：可重复级。组织开始使用集中化的工具，并为元数据管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员3级：已定义级。元数据管理流程已制度化，并将元数据管理视为一种必要因素，总体元数据管理水平，有协调一致的政策定义和管理4级：己管理级。组织开始管理与元数据相关的风险，从桌面到基础设施的元数据管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能5级：优化级。当元数据管理实践得到优化时，由于流程自动化和技术变更管理，它们是高度可预测的，这个成熟度级别的组织会更关注于持续改进存储和操作0级：无能力级。在档案数据存储和操作管理中，管理活动或正式企业流程处于无组织的状态1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的档案数据存储和操作管理，很少或根本没有治理活动。数据存储和操作高度依赖于少数管理人员，数据存储和操作的解决方案是有限的2级：可重复级。组织开始使用集中化的工具，并为数据存储和操作提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员3级：已定义级。数据存储和操作管理流程已制度化，并将数据存储和操作管理视为一种必要因素。总体数据存储和操作管理水平提高，有协调一致的政策定义和管理4级：己管理级。组织开始管理与数据质量相关的风险，从桌面到基础设施的数据存储和操作管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能5级：优化级。当数据存储和操作管理实践得到优化时，由于流程自动化和技术变更管理，它们是高度可预测的，这个成熟度级别的组织会更关注于持续改进数据安全0级：无能力级。在档案数据安全管理中，管理活动或正式企业流程处于无组织的状态1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的数据安全管理，很少或根本没有治理活动。数据安全高度依赖于少数管理人员，管理数据安全的解决方案是有限的。数据安全问题普遍存在，但无法得到解决2级：可重复级。有一致的工具和角色定义来支持流程执行。在2级中，组织开始使用集中化的工具，并为数据安全管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员。组织对数据安全问题和概念有认识3级：已定义级。数据安全管理流程已制度化，并将数据安全管理视为一种必要因素。总体数据安全管控水平普遍提高，有协调一致的政策定义和管理4级：己管理级。组织开始管理与数据安全相关的风险，从桌面到基础设施的数据安全管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能5级：优化级。当数据安全管理实践得到优化时，由于流程自动化和技术变更管理，它们是高度可预测的，这个成熟度级别的组织会更关注于持续改进数据集成和互操作0级：无能力级。在档案数据集成和互操作管理中，管理活动或正式企业流程处于无组织的状态1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的数据集成和互操作管理，很少或根本没有治理活动。数据集成和互操作高度依赖于少数管理人员，管理数据集成和互操作的解决方案是有限的。数据集成中的问题普遍存在，但无法得到解决2级：可重复级。组织开始使用集中化的工具，并为数据集成和互操作管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员。组织对数据集成问题和概念有认识3级：已定义级。数据集成和互操作管理流程已制度化，并将数据集成管理视为一种必要因素。总体数据集成水平普遍提高，有协调一致的政策定义和管理4级：己管理级。开始管理与数据集成和互操作相关的风险，从桌面到基础设施的数据集成和互操作管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能5级：优化级。当数据集成和互操作管理实践得到优化时，由于流程自动化和技术变更管理，它们是高度可预测的，这个成熟度级别的组织会更关注于持续改进参考数据和主数据0级：无能力级。在参考数据和主数据管理中，管理活动或正式企业流程处于无组织的状态1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的参考数据和主数据管理，很少或根本没有治理活动。参考数据和主数据管理高度依赖于少数管理人员，管理参考数据和主数据的解决方案是有限的。参考数据和主数据管理中的问题普遍存在，但无法得到解决2级：可重复级。组织开始使用集中化的工具，并为参考数据和主数据管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员。组织对参考数据和主数据问题和概念有认识3级：已定义级。参考数据和主数据管理流程已制度化，并将参考数据和主数据管理视为一种必要因素。参考数据和主数据管理能力普遍提高，有协调一致的政策定义和管理4级：己管理级。开始管理与参考数据和主数据相关的风险，从桌面到基础设施的数据质量管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能5级：优化级。当参考数据和主数据管理实践得到优化时，由于流程自动化和技术变更管理，它们是高度可预测的，这个成熟度级别的组织会更关注于持续改进文件和内容管理0级：无能力级。在文件和内容管理中，管理活动或正式企业流程处于无组织的状态1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的文件和内容管理，很少或根本没有治理活动。文件和内容管理高度依赖于少数管理人员，开展文件和内容管理的解决方案是有限的。文件和内容管理中的问题普遍存在，但无法得到解决2级：可重复级。组织开始使用集中化的工具，并为文件和内容管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员。组织对文件和内容管理问题和概念有认识3级：已定义级。文件和内容管理流程已制度化，并将文件和内容管理视为一种必要因素。总体文件和内容管理能力普遍提高，有协调一致的政策定义和管理4级：己管理级。组织开始管理与文件和内容管理相关的风险，从桌面到基础设施的文件和内容管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能5级：优化级。当文件和内容管理实践得到优化时，由于流程自动化和技术变更管理，它们是高度可预测的，这个成熟度级别的组织会更关注于持续改进数据库和数据应用0级：无能力级。在数据库和数据应用管理中，管理活动或正式企业流程处于无组织的状态1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的数据库和数据应用管理，很少或根本没有治理活动。数据库和数据应用高度依赖于少数管理人员，管理数据库和数据应用的解决方案是有限的。数据库和数据应用中的问题普遍存在，但无法得到解决2级：可重复级。组织开始使用集中化的工具，并为数据库和数据应用管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员。组织对数据库和数据应用中的问题和概念有认识3级：已定义级。数据库和数据应用管理流程已制度化，并将数据库和数据应用管理视为一种必要因素。总体数据库和数据应用管理能力普遍提高，有协调一致的政策定义和管理4级：己管理级。组织开始管理与数据库和数据应用相关的风险，从桌面到基础设施的数据质量管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能5级：优化级。当数据库和数据应用管理实践得到优化时，由于流程自动化和技术变更管理，它们是高度可预测的，这个成熟度级别的组织会更关注于持续改进四、档案数据治理评估的工作流程档案数据治理评估的工作流程主要包括选定评估标的、调研分析、依据度量标准进行评价、总结实施等。（一）档案数据治理评估标准说明评估模型中评估标准分为5个级别，在每一级别上评估标准都将按照一个尺度进行评估，如1—未开始、2—正在进行、3—能使用、4—有效，以此显示该级别的进展情况。以便理解当前状态和目标状态之间的差异。（二）规划档案数据治理评估活动规划评估活动本身包括收集和评估输入、沟通结果、建议和行动计划。规划档案数据治理评估活动主要节点包括定义目标、选择框架、定义组织范围、定义评估方法以及计划沟通。（三）档案数据治理评估的实施实施档案数据治理评估首先需要为评估活动收集适当的输入，其次需要执行评估并对评估结果做出解释及建议，再次需要制定有针对性的改进计划并对数据治理情况做出重新评估。五、档案数据治理评估反馈模型的应用结合公司实施案例，通过对案例企业数据管理情况、数据结构及存量数据现状的分析。对照实际调研结合档案数据治理评估模型，得出了公司档案数据治理评估分析结果。公司档案数据治理评估分析一级指标评估级别评定说明数据质量2级：可重复级。有一致的工具和角色定义来支持流程执行。在2级中，组织开始使用集中化的工具，并为数据质量管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员。组织对数据质量问题和概念有认识，开始认识到主数据和参考数据的概念公司建设了档案管理系统用于支持档案数据质量的管理，同时使用四性检测工具为档案数据质量管理提供了监控手段。但是尚未纳入制度管理及统一规划，通过调研分析，当前企业档案数据中包括主数据、业务数据、元数据、参考数据、统计数据在内的各项数据质量有待提升。数据架构1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的数据架构管理，很少或根本没有治理活动。数据库表的管理高度依赖于少数管理人员，管理数据架构的解决方案是有限的。数据架构存在的问题普遍存在，但无法得到解决公司管理数据架构工具主要为数据库技术及系统管理工具，尚未形成一致与集中的管理数据架构的工具体系。库表设计与管理依赖于管理人员。数据建模1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的数据建模，很少或根本没有治理活动。数据建模高度依赖于少数管理人员，管理数据建模的解决方案是有限的公司管理数据建模工具主要为数据库技术及系统管理工具，尚未形成一致与集中的管理数据建模的工具体系。库表建模与管理依赖于管理人员。元数据1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的元数据管理，很少或根本没有治理活动。元数据管理高度依赖于少数管理人员，管理元数据的解决方案是有限的公司管理元数据工具主要为数据库技术及系统管理工具，很少开展元数据的问题分析与治理活动，元数据中存在设置的数据长度不合理、包含特殊字符、未关联电子档案内容、可读性差、元数据项不完整等问题。管理元数据的解决方案较为有限。存储和操作2级：可重复级。组织开始使用集中化的工具，并为数据存储和操作提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员公司使用档案管理系统作为集中存储和操作档案数据的工具，虽然主营业务系统的使用占比已经很高，但主业相关的诸多业务还存在线下办理的情况，这说明主营业务的信息化数字化建设还有较大提升空间，档案数据收集渠道和接口建设需要进一步加强。档案数据的存储和操作进一步尚未纳入制度管理及进行统一规划。数据安全2级：可重复级。有一致的工具和角色定义来支持流程执行。在2级中，组织开始使用集中化的工具，并为数据安全管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员。组织对数据安全问题和概念有认识公司数字档案馆制定《公司档案工作突发事件应急管理办法》，以在档案的物理安全受到威胁时，可及时实施相应的应急预案，减少档案损害程度。同时，在涉及信息系统方面的网络安全、数据安全等方面也都制定了应急预案，以确保信息系统的安全。配备必要的网络安全设备，如防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施。但是尚未将制度纳入系统流程化管理。数据集成和互操作1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的数据集成和互操作管理，很少或根本没有治理活动。数据集成和互操作高度依赖于少数管理人员，管理数据集成和互操作的解决方案是有限的。数据集成中的问题普遍存在，但无法得到解决公司档案数据主要来源于生产项目管理系统和办公管理系统，档案管理系统作为档案数据管理终端，需要从这两个系统接收档案数据，现阶段，公司档案管理系统数据接收方式为：从中间库通过数据接口的方式来实现。对于数据集成和互操作开展的治理活动还比较有限，存在着数据接口不通、用户同步接口现阶段不能正常使用、数据接口日常维护不够及时的问题。参考数据和主数据1级：初始/临时级。使用有限的工具集进行通用的参考数据和主数据管理，很少或根本没有治理活动。参考数据和主数据管理高度依赖于少数管理人员，管理参考数据和主数据的解决方案是有限的。参考数据和主数据管理中的问题普遍存在，但无法得到解决公司参考数据和主数据主要依靠档案管理系统管理。存在着数据中无法归存归档前的数据情况，包括收发人、收集人、归卷人等信息；档案管理元数据未显示在对应的条目目录中，管理过程元数据基本为空项等问题。对于这些问题很少开展治理活动，且解决手段有限。文件和内容管理2级：可重复级。组织开始使用集中化的工具，并为文件和内容管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员。组织对文件和内容管理问题和概念有认识公司档案管理系统集中对文件和内容进行管理，完成业务活动中数据归档；对以独立文档形式存储的具有保存价值的电子文件归档；按照归档范围及时接收各类电子文件；记录归档电子文件元数据，记录电子文件归档日志。流程运行既有管理员管理，也有系统进行辅助支持。数据库和数据应用2级：可重复级。组织开始使用集中化的工具，并为数据库和数据应用管理提供更多的监控手段。角色的定义和流程并不完全依赖于特定管理人员。组织对数据库和数据应用中的问题和概念有认识公司使用数据库技术及企业知识资源管理平台对数据库和数据应用进行集中管理。但是尚未纳入制度管理要求以及进行统一的规划。六、档案数据治理改进策略的设计（一）档案数据治理改进原则企业在档案数据治理中，实施改进措施主要应遵循现有的制度规范进行开展，实施改进的输入条件主要为制度规范建设、系统功能的完善、管理人员知识技能的提升等。档案数据治理改进原则的设置要基于明确治理目标在各项指标的等级以及定义该等级的原因。同时明确实施过程及实施效果，如何达成的治理目标。公司档案数据治理设定的数据质量治理目标主要依据企业的发展战略以及业务需求的实际来制定的。1.数据质量治理目标定为5级，优化级在企业中，随着业务增长，数据也增量积累，企业在数据管理和流程中面临着越来越多的数据质量问题。其主要原因在于数据模型设计的质量问题、数据源存在数据质量问题、数据采集过程质量问题、数据传输过程的问题、数据清洗及转换规则的问题以及数据存储的质量问题、业务流程的不规范、缺乏数据认责机制、缺乏有效的数据问题处理机制等。因此，实现档案数据质量的规范化管理及档案数据的标准化管理是决定治理成效的关键。全面管理数据平台的数据质量，实现可定义的数据质量检核及分析，反馈问题项，实现问题追踪。构建完整的数据质量管理体系，既是支持企业系统稳定运行的基本保障，同时也是企业数字化转型、创新的必备条件。公司在达成数据质量治理目标时主要采取了建立数据质量管理监控机制的措施：数据质量监控机制包括前端监控、数据保管阶段管控及质量后管控三个方面。（1）前端监控数据一般具备管理属性、业务属性及技术属性，数据的管理人员、管理位置、从属部门为管理属性，数据的业务规则、业务关系为业务属性，数据的编号、名称、值域、长度、结构类型为技术属性。对数据的前端监控在于制定统一的数据标准，即对数据以及数据的属性信息标准化定义和推广应用。管理方面，通过标准化定义，明确数据管理主体，保障数据质量及数据安全；业务方面，通过标准化定义，解决数据的不规范问题；技术方面，建立统一规范的数据项标准，是数据集中管理的基础。同时做好数据管理，是预防数据质量问题的基础。完整性完整性真实性可用性安全性采集规则检验规则处置规则数据质量框架数据质量指标数据检验模式为数据检验提供程序设计数据库实体数据库数据定义数据表结构视图程序语言模式数据查询数据运用为程序设计提供数据存储综合来看，对数据的前端控制需要有效的方法与手段，其有效措施主要有几方面：第一，控制各环节接收数据，约定数据标准，制定统一数据模型；第二，依据数据标准制定检验规则，并严格执行规则；第三，强化问题数据的处置，查明原因，从管理、业务、技术上查漏补缺、严防死守；第四，优化分析与系统升级。（2）档案数据保管阶段管控数据保管阶段管控数据质量，应当在数据的保管和应用过程中高度重视数据质量。通过系统化流程化管理，对数据在保管应用中的变更、下载、加载、格式、转移等多个操作关键环节管控数据质量。数据保管阶段的管控，要做好三项深化：第一，深化数据的规范化管理，数据标准的制定严格按照国家及集团要求，做到随业务需求及时更新。第二，深化数据的系统化管理，数据的变更、加载等须经系统校验，符合系统数据质量规则；数据格式由系统统一转换管理；数据及相关附件的转移应通过系统设置将数据、附件、结构等一并转移。第三，深化数据在保管阶段的质量检查，实施定期、分类的质量检查工作，对数据库中保管数据的进行规范性处理。去除冗余数据和错误字符、转换不符合要求格式的数据、统一各平台系统名称及层级关系。（3）档案数据质量后管控前端监控及数据保管阶段的管控规避了大多数的数据质量问题，但是尚未能够保障质量的最优化及零问题，作为数据质量的最后一道关，数据的质量后管控尤为重要。常态化的开展数据质量问题查验及历史数据清洗工作成为质量后管控的重要措施。第一，丰富数据质量规则。基于元数据配置数据质量规则，针对保障数据的真实性、完整性、可用性、安全性、关联性、及时性等属性配置相应的质量检验指标。第二，历史数据核查检验。一般建议将数据质量规则嵌入系统，由系统设置定时开展历史数据检核。第三，分析造成数据质量问题的原因，研究与实施数据质量调研方案，第四，对标评价。对各业务系统接收数据的质量状况予以对标评价，评价指标主要从准确率、归档效率、完整率等几个方面设置，将对标评价情况纳入管理机制。综上所述，在数据管理的三个阶段，数据处于三种不同的状态，其所处阶段不同，在解决质量问题时采取的方式不同。此阶段确保数据质量的措施主要为系统及技术手段，通过系统管控及技术设置，保障定期查验数据质量，处置问题数据此阶段确保数据质量的措施主要为管理手段，从制度规范、源系统改造、业务调整及流程优化上加以保障过程阶段优化阶段前端阶段此阶段确保数据质量的措施主要为管理手段，通过调研分析进一步优化数据质量管理方案，促进系统清洗数据良性循环此阶段确保数据质量的措施主要为系统及技术手段，通过系统管控及技术设置，保障定期查验数据质量，处置问题数据此阶段确保数据质量的措施主要为管理手段，从制度规范、源系统改造、业务调整及流程优化上加以保障过程阶段优化阶段前端阶段此阶段确保数据质量的措施主要为管理手段，通过调研分析进一步优化数据质量管理方案，促进系统清洗数据良性循环在各阶段采取的控制措施，可从源头上解决数据质量问题，为企业生产经营发展赋能增效。公司在采取各项措施提高数据质量后，数据质量评级基本达到了5级水平，实现了数据质量的自动化管理，系统工具较为支持跨流程查看数据。2.数据架构治理目标定为4级：己管理级数据架构的设计主要是针对档案数据管理系统功能的实现，明确实际业务需求，档案系统功能的开发需要依据文档中相关的数据架构描述进行实施。公司档案管理系统使用关系型数据库（SQL）：建立在关系模型基础上的数据库，借助于集合代数等数学概念和方法来处理数据库中的数据。系统用于存储业务数据，并满足对所存储数据的安全、检索、统计等需求。公司在采取各项措施完善数据架构后，数据架构基本达到了4级水平，公司管理与数据架构相关的风险，从桌面到基础设施的数据质量架构管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能。3.数据建模治理目标定为3级：已定义级数据建模指标主要是对数据库表之间的关系进行评估，数据库表之间的关系完善与否决定了数据结构的稳定性，因此该指标的评估是衡量档案数据治理水平的重点。公司在达成数据建模治理目标时主要采取了搭建完善的表关系图的措施：自动判定与数据分类表关系人员表与人员材料表关系科技项目、案卷、文件数据表关系数据案卷表与数据文件表关系公司在采取各项措施提升数据建模水平后，数据建模基本达到了3级水平，数据建模管理流程已纳入方案规范化管理，并将数据建模管理视为一种必要因素。总体数据建模能力提高，有协调一致的政策定义和管理。4.存储和操作治理目标定为4级：己管理级存储和操作，该指标对档案数据的收集与交互进行说明，企业数据主要来源于业务办理过程，其收集途径主要是各个业务系统及线下归存的数据。公司在达成数据存储和操作治理目标时主要采取了档案数据分类、系统集中管理的措施：（1）建设档案数据分类体系根据档案数据形成特点，兼顾不同载体档案数据管理要求，将全部档案数据划分为9个类目，即管理类档案数据、产品(知识服务)类档案数据、科学技术研究类档案数据、建设项目(管理服务)类档案数据、设备仪器档案数据、会计档案数据、人事档案数据、声像档案数据、实物档案数据。其中管理类档案数据、产品(知识服务)类档案数据、科学技术研究档案数据、建设项目(管理服务)类档案数据、设备仪器档案数据、会计档案数据、人事档案数据为具有专业性要求的业务档案数据，内容具有成套性和独立性特点；声像档案数据、实物档案数据是在管理活动和专项业务活动中形成的，因其载体特殊，需单独管理，也列为一级类目。（2）系统集中管理档案数据企业档案数据主要来源于线上及线下业务办理过程，其收集途径主要有办公系统、生产系统、标签管理等，采用传递及中间库的方式收集档案数据。档案数据收集归档后由档案管理系统进行集中的存储与操作。公司在采取各项措施提升数据存储与操作水平后，数据存储与操作基本达到了4级水平，组织开始管理与数据相关的风险，从桌面到基础设施的数据存储和操作管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能。5.数据安全治理目标定为4级：已管理级数据安全指标主要衡量档案数据治理工作中关于数据安全及备份恢复、物理安全保障、网络安全保障等的要求。公司在达成数据安全治理目标时主要采取了系统建设等措施：数字档案馆系统可对接收的电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性进行四性检测。检测后可以对检测不符合要求的数据进行标记。数字档案馆系统搭建在公司办公网和内网生产网段上，通过加载防火墙实现了与互联网的逻辑隔离和物理隔离；数字档案馆系统与我公司生产业务传图系统同步上线，通过接口开发和中间库转存提取的方式实现了对生产业务系统电子文件的收集、归档、管理与利用；采用千兆带宽，满足图像、音频、视频等各类数字档案资源传输、利用要求。我公司数字档案馆系统配有天融信安全管理系统，用于网络设备、安全设备日志的收集、存储、查询，通过多种技术收集和整合各类安全事件，并运用实时关联分析技术、智能推理技术和风险管理技术,对安全事件深度分析，快速做出智能响应，实现对安全风险的统一监控分析和预警处理；配有入侵检测系统，用于对数字档案馆系统所在区域进行安全事件监控与预警;配有防火墙，用于区域间的逻辑隔离；配有漏洞扫描系统，定期对行内所有系统进行漏洞扫描，并根据扫描结果进行漏洞修复。公司对档案数据管理系统的物理环境、主机、网络、业务应用系统、安全管理制度和人员等等进行安全测评，及时发现问题。安全测评通过静态评估、现场测试、综合评估等相关环节和阶段，从物理和环境安全、网络和通信安全、设备和计算安全、应用和数据安全、数据安全与备份恢复、安全策略和管理制度、安全管理机构和人员、系统建设管理、系统运维管理八个方面，对档案数据管理系统进行综合测评。公司在采取各项措施提升数据安全管理水平后，数据安全基本达到了4级水平，组织开始管理与数据安全相关的风险，从桌面到基础设施的数据安全管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能。6.数据集成和互操作治理目标定为3级：已定义级数据集成和互操作，该指标主要针对数据接口方面进行评价，明确数据收集途径，通过数据接口、采集、监控等各类技术手段,将已确定范围的及具有利用价值的数据收集起来，实现数据的集成和互操作。公司在达成数据集成和互操作治理目标时主要采取了系统接口建设等措施：近几年来，公司生产业务范围不断扩大，生产项目管理系统和办公系统不断优化升级，对数据接口建设要求也在逐步提高。因此，为了保证数据能够及时、准确接收到档案管理系统中来，数据接口建设也在一直进行。序号接口名称备注1单点登录接口思绪办公系统单点登录接口与档案管理系统采用超链接传递用户账号和固定密码方式实现，接口已经实现且经过双方系统之间联调测试通过2标签查询接口思绪项目管理系统（PM系统）与档案管理系统，采用超链接传递用户及标签ID方式实现，在实现按照标签ID检索数据的同时实现单点登录，接口已经实现且经过双方系统之间联调测试通过5办公系统数据接口接口采用中间库存储的方式实现，通过中间库可视化程序，可视化分类展示中间库数据信息，按照归档数据分类，对行政合同、行政发文、行政收文、生产合同、分包合同、通知进行展示6生产系统数据接口接口采用中间库存储的方式实现，对科技档案数据加以分类型分级展示公司数字档案馆系统建设了在线文件收集功能，可从我公司业务系统和其他电子档案管理系统接收电子文件及其元数据，且符合《企业电子文件归档和电子档案管理指南》、《电子档案移交与接收办法》有关要求。公司在采取各项措施提升数据集成与互操作水平后，数据存储与操作基本达到了3级水平，数据集成和互操作管理流程已制度化，并将数据集成管理视为一种必要因素。总体数据集成水平普遍提高，有协调一致的政策定义和管理。7.文件和内容治理目标定为3级：已定义级文件和内容管理是企业数据治理的关键，数据及电子文件归档依据文件材料归档范围和数据保管期限表执行，电子文件的背景信息和元数据的保管期限与电子文件内容信息保管期限一致。电子文件及数据收集归档时间按照各类规定执行。公司在达成文件和内容治理目标时主要采取了制度建设、系统建设等措施：第一，制定了《公司档案数字化加工实施细则》，制订了本企业传统载体档案应数字化的内容和范围。同时将传统载体档案数字化成果导入档案管理系统，并通过档号或文件名等方式与目录建立关联，按照规范要求完成具有重要保存价值的纸质档案数字化转换。第二，完成各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据归档，完成办公自动化系统形成的电子文件归档，实现了生产业务系统电子文件归档。通过系统收集及线下收集两种方式将以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录进行归档，确保应归尽归。第三，数字档案馆系统建设了按照公司文件材料归档范围及时接收各类归档电子文件的功能，办公系统中处理完毕的文件定时推送至中间库，中间库中对收集文件予以“四性检测”，检测通过后归档至档案管理系统。生产系统中的文件依批次进行移交接收，由档案管理员在业务系统中对项目文件进行归档确认。公司在采取各项措施提升文件与内容管理水平后，文件与内容管理基本达到了3级水平，文件和内容管理流程已制度化，并将文件和内容管理视为一种必要因素。总体文件和内容管理能力普遍提高，有协调一致的政策定义和管理。8.参考数据和主数据治理目标定为4级：已管理级参考数据和主数据，参考数据主要指档案管理系统中的数据字典等数据，主数据指用户及组织机构等唯一核心数据。参考数据与主数据的完备性直接影响档案数据的管理与应用。公司在达成参考数据和主数据治理目标时主要采取了集中治理等措施：主数据包括用户数据、组织机构数据。主数据中存在以下问题：“系统维护-部门管理”中的机构及人员没有及时更新；设置的角色过多，没有及时清理无用角色；主数据人员信息中各项数据均录入不全。参考数据中存在以下问题：档案数据无法归存归档前的数据；缺少对于收集人、收集时间、收集情况、归入整编等过程参考数据的记录；档案管理元数据未显示在对应的条目目录中；档案数据存储元数据分为保管环境元数据、实物状态元数据、电子属性元数据；档案数据利用元数据缺乏利用效果的登记、缺少对于数据利用原因的记录、缺少利用经办人信息。针对主数据和参考数据中的问题，公司进行了专项的治理活动并取得了成效。参考数据和主数据评估等级基本达到了4级水平。9.数据库和数据应用治理目标定为4级：已管理级数据库和数据应用是企业档案数据治理工作的落脚点。我们通过档案数据梳理及溯源、识别关键档案数据，厘清档案数据资产分布、数据质量、数据管理情况等，建设高质量档案数据中心，最终目的是满足保障档案数据安全及实现档案数据应用的需要。公司在达成数据库和数据应用治理目标时主要采取了制度流程管控及系统集中管理等措施：公司档案馆制定了《公司电子文件归档与管理细则》，其中对电子文件的转换格式和备份均进行了规定，以便实现电子文件的长期保存；并且档案管理系统中建立了电子文件库，专门用来长期保存电子文件和实现电子文件的四性检测。在智慧档案馆的背景下，档案馆积极引入互联网技术，不断完善数字档案馆的建设。第一，升级档案管理系统和用户的交互界面，提供全文检索、关联检索、标签查询等多种检索方式；第二，利用数据关联技术，在获取用户需求基础上提供知识推送服务，以便用户获得良好的服务体验。公司在采取各项措施提升数据库与数据应用管理水平后，数据库与数据应用管理基本达到了4级水平，公司开始管理与数据库和数据应用相关的风险，从桌面到基础设施的数据质量管理工具标准化以及结构良好的集中规划和治理功能。10.元数据治理目标定为3级：已定义级元数据在治理前存在部分元数据设置的数据长度不合理、包含特殊字符、内容元数据著录项较少、部分类型档案数据未关联电子档案内容、部分元数据项内容不连续等问题。公司在达成元数据治理目标时主要采取了规范元数据描述方法、加强检测等措施：（1）规范元数据的描述方法编号按照一定规则排列的元数据顺序号中文名称元数据元素的中文标识英文名称元数据元素的英文标识定义元数据元素含义的描述目的元数据元素的必要性和实施作用可重复性元数据元素是否可以重复约束性元数据元素的约束程度，包括“必选”、“条件选”和“可选”数据类型为表达元数据元素值而规定的数据类别，包括数值型、字符型及日期型元素类型元数据元素所属的类别值域分配给元数据元素的值信息来源元数据元素值的来源子元素元数据元素的所属元素相关元素与元数据元素有相关关系的元素注释对元素的进一步解释与说明（2）管理类元数据元素的描述管理类元数据元素描述表英文名称中文名称定义目的数据长度数据类型值域约束信息来源情况注释M1档案编号由全宗号-年度-保管期限-件号组成反映电子文件排列顺序100字符型必填M2全宗号档案馆（室）分配给全宗的代码标识全宗，利于电子文件的管理和利用字符型固定：00必填在管理电子文件的系统中著录档案管理系统中尚未添加著录M3年度形成处理年度标识电子文件年度，利于电子文件的管理和利用32数值型必填在管理电子文件的系统中著录档案管理系统中已添加著录，数据类型为字符型，需要修改为数值型M4保管期限对电子文件划定的留存年限利于电子文件的鉴定、统计和管理20字符型永久、30年、10年必填在管理电子文件的系统中著录档案管理系统中已添加著录，但不是列表形式，可以设置为列表形式M5保管期限编码电子文件划定的留存年限对应编码利于系统自动生成档号字符型永久：1、30年:2、10年:3必填在管理电子文件的系统中著录档案管理系统中未添加著录M6部门（发文部门、留存部门、承办单位、申请部门）对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果区分电子文件类别，利于电子文件管理，提供检索点字符型必填在管理电子文件的系统中著录档案管理系统中已添加著录M7案卷编号案卷顺序号标识所属案卷100字符型固定：年度+00必填在管理电子文件的系统中著录档案管理系统中已添加著录，每年度案卷编号为同一值，需要修改M8件号文件排列顺序号标识文件排列顺序10数值型必填在管理电子文件的系统中著录档案管理系统中已添加著录，但是数据类型为字符型，需要修改为数值型M9题名（合同名称、文件标题）表达电子文件中心内容和形式特征的名称描述中心内容字符型必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获档案管理系统中已捕获M10相关人员文件内容涉及的具有检索意义的人物姓名提供检索点2000字符型可选管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中未添加著录M11文件编号（文件编号、合同编号：目前收集错误）文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号提供检索点字符型必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中已添加著录M12责任者（发文部门、留存部门、承办单位、申请部门、客户名称）对电子文件内容进行创造、负有责任的团体或个人明确电子文件的责任主体字符型必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中已添加著录M13日期（签定日期、形成时间、发文时间）文件形成的日期明确文件形成的时间字符型必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中已添加著录，只是未设置为必填项，需要设置为必填项M14文种按性质和用途确定的文件种类的名称揭示性质、特点，反映行文方向字符型命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告等必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中已添加著录M15紧急程度公文送达和办理时间要求的急缓等级提供文件背景信息，利于对文件理解字符型特提、特急、加急、平急、急件、其他必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中已添加著录M16主送文件的主要受理者说明电子文件的发送对象字符型可选管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中已添加著录M17抄送除主送者以外需要执行或知晓文件的其他受文者说明电子文件的发送对象字符型可选管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中已添加著录M18密级电子文件保密程度等级利于电子文件管理利用字符型秘密、机密、绝密可选管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中未添加著录M19保密期限对电子文件密级时效的规定和说明利于电子文件管理利用字符型可选管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中未添加著录M20页数每一份文件的页数利于档案的统计、自动管理数值型必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获、或档案管理系统中自动生成未添加著录M21稿本文件的文稿、文本和版本描述文件的形式特征，利于电子文件的控制字符型草稿、定稿、正本、副本、试行本、修订本、其他可选管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获未添加著录M22格式信息电子文件格式的一组描述信息描述电子文件的格式信息，利于分类管理、格式转换和提供利用字符型可选管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获未添加著录M23计算机文件名标识计算机文件的一组特定字串记录电子文件形式特征，利于电子文件控制和管理字符型必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获未添加著录一般由主文件名和扩展名组成，必要时，可增加著录路径M24计算机文件大小计算机文件的字节数记录计算机文件形式特征，利于电子文件存储、交换、统计和管理字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获未添加著录计算机文件大小的统计单位为字节，本元素的值由数量、单位两部分组成M25文档创建程序形成和处理文档的程序名称和版本描述电子文件创建环境字符型可选由形成、处理、管理电子文件的系统捕获未添加著录M26信息系统描述生成或管理电子文件的信息系统的描述信息描述电子文件创建和管理背景信息，保存电子文件来源的真实性和合法性信息字符型可选由形成、处理、管理电子文件的系统生成未添加著录著录信息系统的名称、版本、功能、开发商名称M27扫描分辨率文件或档案被数字化时，相关数字化设备所采用的取样分辨率记录电子文件的质量特征，满足不同应用需求字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录未添加著录小幅面材料（A4以下）采用300dpi；大幅面材料（A4以上）采用700dpiM28扫描色彩模式文件或档案被数字化时，相关数字化设备所采用的色彩模式记录电子文件的数字化特征，满足不同应用需求字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录未添加著录红头文件、合同等扫描色彩模式一般为彩色模式M29图像压缩方案文件或档案数字化生成数字图像时所采用的压缩方案记录电子文件的数字化特征，利于评估图像质量和维护电子文件的有效性字符型可选由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录未添加著录可著录图像压缩方案名称，例如CCITTGroup4M30签名规则对电子文件的电子签名方法、手段等相关信息的描述利于对电子签名进行了解和验证字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统中著录未添加著录著录签名算法、被签名对象及其编码格式、验证签名和数字证书的简要说明M31签名时间进行签名的时间记录电子文件被签名的时间日期型可选进行签名时由系统自动生成未添加著录可以是标准时间戳、服务器时间等。格式：YYYY-MM-DDThh:mm:ssM32签名人对电子签名负责的组织或个人标识签名人，提供电子文件真实性、合法性证明字符型可选由形成、处理、管理电子文件的系统捕获未添加著录M33签名结果电子文件中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据表明和识别签名人身份，保障电子文件完整性和真实性字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获未添加著录M34证书可证实电子签名人与电子签名制作数据有联系的电子文件或者其他电子记录用于保存证书验证签名，保证电子文件完整性和真实性字符型可选由形成、处理、管理电子文件的系统捕获未添加著录符合电子认证服务管理办法M35证书引证指向验证签名证书的链接验证签名证书的真实性字符型可选由形成、处理、管理电子文件的系统捕获未添加著录M36签名算法标识用于电子签名的算法标识了解和验证电子签名字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获未添加著录M37电子文件校验码文件MD5码电子文件标识字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获未添加著录M38当前位置电子文件在文档管理系统中的存储位置利于电子文件的管理和利用字符型可选由形成、处理、管理电子文件的系统捕获未添加著录URI；计算机名（服务器名）+盘符+路径；国家或行业标准规定的其他标识方法M38脱机载体编号电子文件脱机存储载体排列顺序的一组代码利于电子文件的管理和利用字符型必填在管理电子文件的系统中著录未添加著录格式为组织机构代码（档案馆代码）—存储载体代码—排列顺序号CD表示光盘，MT表示磁带，DK表示磁盘，排列顺序号用阿拉伯数字表示M39脱机载体存址电子文件脱机存储载体的存放位置利于电子文件的管理和利用字符型可选在管理电子文件的系统中著录未添加著录M40机构人员类型形成、处理和管理电子文件的机构/人员的类别记录电子文件的背景信息，维护电子文件的真实性字符型单位内设机构个人可选在形成、处理、管理电子文件的系统中通过值域列表选择或手工著录未添加著录M41机构人员名称形成、处理和管理电子文件的机构/人员的称谓记录电子文件的背景信息，维护电子文件的真实性字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录未添加著录单位名称内设机构名称个人名称M42业务状态电子文件形成、处理和管理等业务行为的时态类型提供电子文件的背景信息，维护电子文件的真实性字符型历史行为计划任务必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获、值域列表选择或手工著录未添加著录M43业务行为履行电子文件形成、处理和管理等业务的具体行为维护电子文件的证据特性，利于电子文件的控制、管理和利用字符型草拟、审核、签发、会签、复核、缮印、用印、登记、分发、签收、拟办、承办、批办、催办、价值鉴定、整理、立卷、归档、检查、移交、接收备份、存储、利用、利用审批、其他必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获、值域列表选择或手工著录未添加著录M44行为时间实施具体业务行为的时间或时间段记录背景信息，提供电子文件真实性证明字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录未添加著录一般著录为产生行为结果时间（通常为行为结束时间），格式一般为YYYY-MM-DDM45行为依据实施具体业务行为的依据、授权或原因记录背景信息，维护电子文件的合法性、真实性字符型可选由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录未添加著录行为依据包括法律、政策、制度上的依据，机构人员所具有的职能或授权，以及实施业务行为的其他原因M46行为描述业务行为相关信息的描述记录背景信息，维护电子文件的合法性、真实性字符型可选由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录未添加著录主要著录电子文件及其元数据在行为开始前的状况和行为结束后的状况，业务活动过程、方法等。用自由文本描述M47实体标识符实体的唯一标识编码标识实体，利于表示实体的内、外部关系，利于电子文件的管理字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统按照设定的规则生成未添加著录在电子文件形成、处理或管理过程中，按照规则编制标识符M48关系类型电子文件之间、电子文件不同实体之间以及电子文件实体内部对象之间关系的种类利于电子文件的控制、管理和利用字符型文件-文件文件-案卷案卷-文件案卷-案卷文件-单位文件-内设机构文件-个人案卷-单位案卷-内设机构等可选在形成、处理、管理电子文件的系统中通过值域列表选择或手工著录未添加著录M49关系电子文件之间、电子文件不同实体之间以及电子文件实体内部对象之间的相互关系利于电子文件的理解、控制、管理和利用字符型转发/被转发来文/复文正文/附件新版本/旧版本包含/被包含前/后替代/被替代参考/被参考其他可选在形成、处理、管理电子文件的系统中通过值域列表选择或手工著录未添加著录M50关系描述对关系类型和关系的进一步说明对关系类型和关系作解释，利于电子文件的理解、管理、控制和利用字符型可选在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录未添加著录在以上元数据字段中，应用于收集检测的元数据必填项主要有部门、题名、编号及日期等。元数据必要检测项编号元数据定义目的数据长度数据类型约束信息来源情况M6部门（行政发文：发文部门、行政收文：留存部门、项目合同及分包合同：承办单位、行政合同：申请部门/单位、通知：发布部门）对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果区分电子文件类别，利于电子文件管理，提供检索点字符型必填在管理电子文件的系统中著录档案管理系统中已添加著录M9题名（行政合同及项目合同：合同名称、分包合同：分包合同名称、行政发文及行政收文：文件标题、通知：标题）表达电子文件中心内容和形式特征的名称描述中心内容字符型必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获档案管理系统中已捕获M11文件编号（行政合同：合同流水号、分包合同：分包合同编号、行政发文：文件编号、行政收文：来文字号、项目合同：合同编号、通知：编号）文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号提供检索点字符型必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中已添加著录M13日期（行政合同：起草时间、分包合同及项目合同：签定日期、行政收文：形成日期、行政发文：发文时间）文件形成的日期明确文件形成的时间字符型必填管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获办公系统中已添加著录，只是未设置为必填项，需要设置为必填项M37电子文件校验码文件MD5码电子文件标识字符型必填由形成、处理、管理电子文件的系统捕获未添加著录公司在采取各项措施提升元数据管理水平后，元数据管理基本达到了3级水平，元数据管理流程已制度化，并将元数据管理视为一种必要因素，总体元数据管理水平，有协调一致的政策定义和管理。（二）档案数据治理工作的改进策略1.实施档案数据治理的改进实施需要有组织机制的支持（1）档案数据治理工作领导和组织体系档案数据治理工作领导小组的主要职能为统筹推进档案数据治理相关工作，制定档案数据治理工作方案，明确档案数据治理工作架构、开展方式等，筹备召开管理会议，总体协调、扎实推进档案数据治理工作。实施工作组的主要职能为拟制档案数据治理工作方案和相关文件，落实档案数据治理工作领导小组的决策部署；研究分析档案数据治理工作实施过程中遇到的问题，及时汇报和协调解决；组织档案数据治理相关会议按期召开，对档案数据治理进展汇报说明，推进工作方案的落实。档案数据治理工作组的主要职能为档案数据治理工作具体实施，编制系统建设方案及内置规则设置；组织开展系统测试，总结应用情况等。（2）档案数据治理工作运行管理档案数据治理实施工作通过会议、交流工具等手段按照工作计划统一组织协调，排除干扰项及问题项，推进档案数据治理工作按期开展；开展详细的工作结构分析，剖析实施过程和细节，规则分解档案数据治理工作，编制工作进度计划，利用管理工具并采用科学手段控制计划，重复检查-分析-修正-完成过程，直至工作完成；档案数据治理工作建设过程中应注重保证档案的完整、准确、系统，并按照归档要求实施档案归档。（3）档案数据治理工作保障措施1）档案数据治理组织管理体系通过确定档案数据治理工作管理内容、组织机构与程序明确各方职责，通过管理、实施计划控制档案数据治理工作进度，确保档案数据治理工作按期、按计划完成。2）档案数据治理工作运行管理方式工作应通过高层管控的方式统一运行，具体的管理方式包括：计划管理、合作管理、协调管理、工具管理等。2.实施数据治理必须对制度规范以及实施方案加以完善公司现有的档案管理方面的制度规范主要是针对档案实体与档案系统方面的，伴随着企业治理进程的深入，企业自身管理呈现出精细化、体系化、专业化、数字化需求。档案专业领域的法律法规与标准规范也呈现出全面、动态、具体、严密的特点。比照各层面管理现状。因此在制度规范的建设方面需要：结合公司新业态新领域发展，及时制定相应管理制度，做好配套管理支撑；结合最新版法律法规与标准规范，及时修订现行制度中不合理或不落地的相关条款，增强制度的可操作性；跟进数据层面制度标准的制定，为数据治理和数据管控提供指导和依据。3.系统建设需要根据档案数据治理的要求进行优化升级公司数据治理平台主要包含数据收集系统、数据验证系统、数据专家鉴定系统、数据自动归档及管理系统四个子系统。（1）数据收集系统通过运用信息技术，采取全程质量控制，设置元数据采集方案，减少人工干预，实现对数据采集的可视化、智能化管理。数据收集系统可应用于多种类型的数据管理实践中，此系统的开发可实现数据全程自动采集处理，是数据治理体系建设的基础。（2）数据检验系统数据验证功能按照《企业数据检测方案》要求，实现在数据接收之前对中间库的数据进行检测验证的功能。数据验证完成后生成完整的检测报告，详细记录检测中的问题原因，同时提供导出功能，方便用户将问题数据导出为图表格式文件。（3）数据专家鉴定系统本档案数据治理工作拟通过基于分词统计方法对数据文件进行分词处理，提取归纳数据文件关键词，并将元数据及关键词与关键词库进行匹配，建立完整且灵活的专家鉴定系统。（4）数据自动归档及管理系统数据自动归档及管理系统，主要为了实现数据的分类管理及长期保存等，最终目的是提供数据服务。数据自动分类管理系统将平台中的数据按照定义的规则进行预处理。系统建设主要功能模块有：1）数据收集接口功能实现对接各系统及业务平台